Инструкция организация делопроизводства СМК-И-4.2.3-01 (стр. 2 )

1.1. Настоящая инструкция по организации и ведению делопроизводства устанавливает единую систему делопроизводства в Кемеровском государственном сельскохозяйственном институте, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

1.2. Данная инструкция соответствует выполнению требований стандарта ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования» (п. 4.2.3).

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Данная инструкция применяется во всех структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

-  ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования;

-  ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

-  ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

-  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

-  СМК-ДП-4.2.3-01-«Управление документацией СМК вуза»;

-  СМК-ДП-4.2.4-01-«Управление записями»;

-  СМК-ДП-8.2.3-01-«Мониторинг, измерение и анализ процессов»;

-  СМК-П-6.3-01-«Положение об электронной почте вуза»;

-  СМК-ДП-6.2-01-«Менеджмент персонала».

4. ТЕРМИНЫ. ОБОЗНАЧЕНИЯ. СОКРАЩЕНИЯ

4.1. ТЕРМИНЫ

Документ – информация, представленная на соответствующем носителе.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству;

Заверенная копия документа – копия документа, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Инструкция – нормативно-методический документ института, который является обязательным для исполнения для всех подразделений и сотрудников вуза.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Электронный вариант документа – документ официального происхождения на электронном носителе полностью идентичен бумажному варианту подлинника.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком
хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Индекс дела – номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Исходящий документ – отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.2 ОБОЗНАЧЕНИЯ

ВУС - военно-учетный стол;

ГОСТ Р ИСО – национальный стандарт по системе менеджмента качества;

ГУК – группа управления
качеством;

ДЗН – до замены новыми;

ДИ – должностная инструкция;

ДП – документированная процедура;

И – инструкция;

ОК – отдел кадров;

ПРК – представитель руководства по качеству;

РФ - Российская Федерация;

СМК - система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

УФД - унифицированная форма документов;

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» – Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт;

ФИО – фамилия имя отчество.

4.3. СОКРАЩЕНИЯ

гл. – главный;

зав. – заведующий;

нач. – начальник;

отв. – ответственный;

рук. – руководитель.

5. МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЦЕССА

5.1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1.1.Настоящая инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» устанавливает:

-единую систему делопроизводства во всех структурных подразделениях вуза;

-порядок подготовки, оформления и прохождения документов;

-контроль за исполнением документов;

-учет и хранение служебных документов;

-формирование дел для сдачи в архив, хранение и использование.

5.1.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» осуществляет вед. документовед ОК.

Ответственный за организацию делопроизводства в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения в структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

5.1.3.Ответственность за организацию, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей подразделений (отделов, кафедр, деканатов).

Руководители структурных подразделений ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» несут ответственность за:

-исполнение требований настоящей Инструкции;

-своевременное ознакомление с документами и оповещение работников о принятых решениях и действиях должностных лиц ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», касающихся деятельности структурных подразделений;

-обеспечение сохранности служебных документов, сопровождающих и отражающих деятельность структурного подразделения.

5.1.4.Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями, приказами и распоряжениями ректора, проректоров, деканов.

5.1.5.В случае отсутствия руководителя структурного подразделения в связи с уходом в отпуск, временной нетрудоспособностью или убытием в служебную командировку ответственность за делопроизводство в структурном подразделении переходит к лицу, замещающему руководителя на время его отсутствия.

5.1.6.Работники структурных подразделений:

- должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т. д.;

- несут ответственность за выполнение требований Инструкции по организации делопроизводства, за сохранность находящихся у них служебных документов;

- должны обеспечивать прохождение своих документов (приказов, заявлений, служебных записок и иных подготовленных ими документов до исполнителей (отдел кадров, бухгалтерия, общий отдел, учебная часть и др.).

5.1.7.Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», допускается с разрешения руководства вуза.

5.1.8.Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой института, установленным порядком работы, Инструкцией по организации делопроизводства СМК-И-4.2.3-01, номенклатурой дел СМК-И-4.2.3-02 и должностной инструкцией, СМК-ДП-6.2-01 Менеджмент персонала.

5.1.9.При уходе работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их сохранности и своевременному исполнению.

5.1.10.При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором), копия акта передается в отдел кадров вед. документоведу, ответственному за сохранность личных дел и др. документации в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

5.1.11.Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

5.1.12.Передача документов от одного исполнителя к другому производится только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

5.1.13.Ответственность за качество подготовки документов, за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за соответствие нормам действующего законодательства, за подготовку и исполнение документов в срок, за достоверность содержащейся в них информации возлагают на лиц, готовивших, визировавших и подписавших документы.

5.1.14.Вносить какие-либо изменения и добавления в утвержденные документы без согласования с лицом, подписавшим документ, не допускается.

5.2.ДОКУМЕНТЫ ИНСТИТУТА

5.2.1. Виды документов, создаваемые в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»:

- организационные документы (Устав, штатное расписание, структура и штатная численность).

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

- информационно-справочные документы (акты, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, служебные записки, заявления, письма, факсы, справки, телеграммы, международные телеграммы, телефонограммы).

5.2.2.Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» для обеспечения уставной деятельности;

- структурой института;

- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями и организациями.

5.2.3.Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы института, производится на основе, утвержденной ректором, сводной номенклатуры дел СМК-И-4.2.3-02- Сводная номенклатура дел, с указанием сроков хранения, а также описи дел постоянного и временного сроков хранения.

5.2.4.Распорядительные документы, поступающие в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений, посредством:

- издания распорядительных документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам института, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

- ссылки на наименование, номер и дату документа вышестоящей организации, при издании документов на их основе.

5.2.5.С целью усовершенствования делопроизводства в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», устанавливаются единые правила оформления документов СМК-ДП-4.2.3-01- Управление документацией СМК.

Для сокращения количества применяемых форм документов используются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также ГОСТ ИСО «Представление дат и времени дня. Общие требования» и ГОСТ Р1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.

5.3.ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

5.3.1.Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов на бумаге или других носителях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать, установленные ГОСТом и иными нормативными актами правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение, поиск и возможность обработки документов с помощью компьютерной техники.

Документ считается ненадлежащим образом оформленным при отсутствии реквизитов, обязательных для данного документа (например: наименования министерства, наименования института – автора документа, названия вида документа, номера, даты, индекса, заголовка к тексту, текста, виз, подписи и т. д.).

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен, если этого требует назначение документа.

5.3.2.Бланки документов

Документы ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер.

Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам.

5.3.3.Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм), в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30.-2003.

Каждый лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее (в мм): -20 – верхнее;

-20 - левое;

-10 – правое;

-20 - нижнее.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

5.3.4.В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» применяются следующие виды бланков:

- бланк письма с угловым штампом, образец оформления (Приложение ,1а);

- бланк письма с продольным штампом, образцы оформления (Приложение ,2а);

- общий бланк института, образец оформления (Приложение ,3а);

- бланки приказов, образцы оформления приказов по основной деятельности, студенческие по очной форме обучения, студенческие по заочной форме обучения (Приложение ,8а, 9,9а, 10,10а);

- бланк распоряжения, образец оформления распоряжения (Приложение ,14а);

- бланк справки, образец оформления справки (Приложение ,18а);

- бланк описи дел временного (свыше 10лет) хранения (Приложение );

- бланк описи дел по личному составу, образец оформления (Приложение );

- бланк описи документов, имеющихся в личном деле (Приложение );

- бланк - Лист заверитель дела №__ (Приложение ).

- бланк телеграмм (Приложение );

- бланк оформления телефонограммы (Приложение ).

5.3. 5.Все бланки находятся в сетевом окружении ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» в папке отдела кадров:

Перечень всех видов бланков, применяемых в институте, утверждается ректором института по представлению начальника ОК.

5.3.6.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.3.7.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) ректора института и утверждаются приказом ректора.

5.4.ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

5.4.1.Наименование института-автора документа

Наименование института указывается в точном соответствии с полным наименованием юридического лица
, определенном в действующей редакции Устава вуза, а именно: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт».

При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных ниже.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТ Р 6.30-2003.

Название документа пишется заглавными буквами (полужирным начертанием) и должно соответствовать его содержанию.

5.4.2.Название документа - бланк письма

На бланках ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», полиграфическим способом печатаются следующие реквизиты:

полное название вышестоящей организации (Министерства) вуза, код организации(ОКПО), основной государственный регистрационный номер юридического лица (далее ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/КПП), справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, электронный адрес; название вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на номер и дату, заголовок к тексту.

Например:

на бланке письма с угловым штампом (Приложение )

5.4.3.Реквизит - заголовок к тексту

Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Заголовок должен:

-грамматически согласовываться с наименованием вида документа;

-отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?»;

-писаться с прописной «большой» буквы;

-без кавычек;

-точка в конце не ставится.

Заголовок располагается ниже реквизита на регистрационный номер и дату документа, от границы левого поля без отступов.

Например:

-Об оказании материально-технической помощи;

-О предоставлении информации.

5.4.4.Реквизит - дата документа и регистрационный номер документа

На бланке документа для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки.

Датой документа является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Например: (08.09.2012).

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат,

Например: 10 февраля 2012 г. или 2 сентября 2011 года.

Когда в тексте какого – либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце заголовок.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер на бланке проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке документа отметки:

Например:

на бланке письма:

22.10.2012»№ 06-13/559 Регистрационный номер письма состоит:

-из индекса структурного подразделения-06;

-номера дела по номенклатуре-13;

-регистрационный порядкового номера документа-559.

Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке документа отметки.

Если письмо, которое готовится, (т. е. на исх. №09/575 от 28 июля 2012г.) является ответом на поступивший документ, вместо ошибочной фразы «На ваше письмо от 01.01.01г. №09/575 сообщаем…» в начале текста будет написано

Например:

-В связи с Вашим предложением…;

-в соответствии с Вашими рекомендациями….;

-сообщаем, что с Вашим предложением о………мы ознакомлены……;

-благодарим Вас за приглашение…;

-подтверждаем получение документов….;

-подтверждаем Ваше предложение (обращение)…;

-на условиях, предложенных Вами….;

-согласно договору о ….. и др.

5.4.5.Реквизит - адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда.

Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» в целом.

От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила: СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

-инициалы указываются перед фамилией должностного лица и отделяются от нее одним пробелом, при адресации имя человека всегда пишется в дательном падеже;

-наименование института или его структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже;

-иногда в реквизит «Адресат» включают почтовый адрес получателя письма. Адрес располагают ниже наименования получателя. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» или его структурному подразделению без указания должностного лица, наименование института пишут в именительном падеже с указанием полного почтового адреса.

Например:

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»

Отдел аспирантуры

Марковцева ул.,д.5,

г. Кемерово, 650056

При направлении документа должностному лицу название института, структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – дательном.

Например:

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» Отдел кадров, начальнику

Если письмо адресовано должностному лицу, имеющему ученое звание, ученую степень и другие регалии, следует писать адресование, начиная с должности.

Например:

Ректору Ростовского государственного экономического университета, д-ру экон. наук, профессору

При этом допускается общепринятые сокращения. (Приложение ). Кандидату экономических наук - канд. экон. наук, доктору педагогических наук - д-ру пед. наук и т. д.

Адрес не проставляется на документах, отправляемых в правительственные учреждения или в вышестоящие по подчиненности организации. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки. При этом на каждом экземпляре отправляемого документа указывается только один адрес.

Слово "копия" перед 2,3,4-м адресом не проставляется.

При адресовании письма физическому лицу вначале указывают Ф. И.О. получателя, затем почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами почтовой связи. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

При адресовании документа нескольким структурным подразделениям, их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Деканам факультетов

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»

заведующим кафедрами

инженерного факультета

При отправке заказным, ценным письмом, заказной бандеролью, посылкой – имя, отчество указывают полностью.

Например:

(Петрову Сергею Николаевичу

,

г. Липки, Кировский р-н,

Тульская обл.,

301264

При направлении документа более, чем в четыре адреса, руководитель структурного подразделения или ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, составляет список на рассылку документа, в котором в обязательном порядке должны быть указаны фамилия, имя, отчество и адрес получателя с указанием почтового индекса.

Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору "Сияние"

В письме, адресуемом организации (фирме), сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский Институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82 Москва, 117393

В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в нижнем правом углу колонтитула листа арабскими цифрами.

5.4.6.Реквизит - утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения, либо с момента, указанного в распорядительном документе.

Документы, издаваемые в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», утверждаются ректором или проректорами института, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документов ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», производятся двумя способами:

проставлением грифа утверждения,

изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о факультетах, кафедрах, структурных и иных подразделениях института подлежат утверждению ректором и приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Кемеровского государственного

сельскохозяйственного института

д-р техн. наук, профессор

___________

«__» ______________ 20_г.

(Дата проставляется от руки)

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _________ (подпись) 14.10.2012

УТВЕРЖДАЮ Председатель Правления Банка «Прогресс» _________ (подпись) 15.10.2012

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения оформляется по следующей форме:

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»

от 01.01.2001 №24

(Дата и номер проставляется от руки)

И могут состоять из слов (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Вносить изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документа и достоверность содержащихся в нем данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших этот документ.

5.4.7.Реквизит - резолюция

В состав резолюции ректора ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», входят следующие элементы:

- фамилия исполнителя (исполнителей);

- содержание поручений;

- срок исполнения;

- личная подпись руководителя;

- дата резолюции.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым).

Ведущий документовед ОК обязан ознакомить с документом всех исполнителей в оперативном порядке (в день получения документа), а ответственный исполнитель организовать в указанный срок его исполнение.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхней части на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Содержание резолюции обязательно должно переноситься с документа в регистрационную форму «Журнал входящей корреспонденции (общей)» (Приложение ).

Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, заполняется карточка контроля (Приложение ) с этого документа, снимается копия этого документа и регистрируется в «Журнале регистрации документов находящихся на «КОНТРОЛЕ-(К)» (Приложение ).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

5.4.8.Реквизит - согласование документа

Согласование документа, проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству, правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа может проводиться, как внутри ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа или проекта документа должностным лицом. Виза включает должность, личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. На распорядительных документах (приказы, распоряжения) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа без слова «Согласовано».

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью.

Например:

Проректор по научной работе	подпись	дата
Декан инженерного факультета	подпись	дата

При наличии замечаний, особых мнений дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Руководитель Юридического департамента

Фамилия дата

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи в левой части последнего листа на лицевой стороне документа и включает слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами (без кавычек и знаков препинания на конце). Наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

_______________

«_______» __________20___г

Если согласование осуществляется коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Например

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минсельхоза России

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа)

Если документ имеет два согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа.

Например:

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор _________ (подпись) 14.10.2012

СОГЛАСОВАНО Председатель Правления Банка «Прогресс» _________ (подпись) 15.10.2012

Проект документа считается согласованным при наличии всех необходимых виз.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, подписи располагаются последовательно по алфавиту.

При наличии у визирующего замечаний, дополнений они прилагаются на отдельном листе или по тексту.

При внесении в процессе согласования документа изменений принципиального характера, он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных структурных подразделений.