Инструкция организация делопроизводства СМК-И-4.2.3-01 (стр. 4 )

5.5.2.2.Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

5.5.3. ПРОТОКОЛ

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколированию подлежат заседания Попечительского Совета, Ученого совета, Диссертационного совета, научно-методического совета, приемной комиссии, экспертной комиссии, государственных экзаменационных и аттестационных комиссий, конфликтных комиссий, кафедр, научных семинаров и т. д.

Протокол оформляется на стандартных листах формата А4, а для представления в вышестоящие организации – на бланке института. В формуляр протокола включаются следующие реквизиты:

- полное наименование института;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа (протокол);

- дата;

- номер;

- гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

- наименование коллегиального органа или конкретного совещания;

- подписи председателя и секретаря.

Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола.

5.5.3.1.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня Текст каждого раздела состоит по схеме: слушали, выступили, постановили, решили. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

По постоянно обсуждаемым вопросам действительными считаются решения, принятые на последнем заседании.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в работе совещания, СМК –ДП-4.2.4-01 – Управление записями.

Протоколы хранятся в соответствующем структурном подразделении и передаются на хранение в архив института по распоряжению ректора, где и хранятся согласно «Перечню управленческих документов, образующихся в деятельности вуза, с указанием сроков хранения.

5.5.4.СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

5.5.4.1.Служебные письма, института готовятся:

-как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

-как инициативные письма.

По содержанию и назначению, письма, как вид документа, могут быть: инструктивные

-письма – приглашения;

-гарантийные письма – подтверждения;

-информационные письма – напоминания;

-рекламные письма – предупреждения;

-коммерческие письма – извещения и др.;

-письма-запросы.

Применяются письма «сопроводительные», которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма – ответа;

б) письма, не требующие письма – ответа.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Письмо должно быть кратким, чётким, тщательно отредактированным, составленным, как правило, по одному вопросу, объёмом не более двух страниц.

Письмо состоит из следующих основных частей:

- обращение,

- вступление,

- основное содержание,

- заключение.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т. д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются.

Например:

«!»; «Господин Титов!»;

«Уважаемый господин Титов!»; «Сергей Петрович!»

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии: «Господин Президент».

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ.

Основное содержание письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, отказов, напоминаний и т. п.

Для составления служебных писем от имени ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» используются бланки писем (Приложения № 1,2).

Письма от имени института подписывает ректор (проректор) или по поручению ректора – руководитель структурного подразделения. Письма от имени факультета и иных структурных подразделений – подписывает декан, руководитель структурного подразделения.

Все служебные письма подписанные ректором (проректором), регистрируются в ОК, в «Журнале исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение ), им присваивается номер, состоящий из индекса подразделения, подготовившего письмо, номера дела и порядкового номера по электронному журналу. В каждом структурном подразделении исходящая корреспонденция регистрируется в своем «Журнале исходящей корреспонденции» (Приложение ).

5.5.4.2. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в Уставе института, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях СМК-ДП-6.2.-01-Менеджмент персонала, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

5.5.4.3.Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Институт считает...»

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

5.5.4.4.Бланк, образец оформления служебного письма с угловым штампом приводится в (Приложении № 1а).

5.5.4.5.Бланк, образец оформления служебного письма с продольным штампом приводится в (Приложении № 2а). В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», этот бланк рекомендован для переписки с зарубежными партнерами.

5.5.5.СПРАВКА

5.5.5.1.Справка - документ, содержащий описание тех или иных событий, фактов. Справка является информационно-справочным документом и относится к учебно-организационной деятельности ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».Справка выдается по месту требования в различные государственные и негосударственные органы (военкоматы, органы Пенсионного фонда, Фонда социальной защиты, налоговые органы, организации, являющиеся местом работы заказчиков и студентов, и т. д.)

5.5.5.2.Справка оформляется на бланке института (Приложение ), утвержденном ректором.

5.5.5.3.Выпускникам ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», а также уволенным сотрудникам, чьи личные дела находятся на архивом хранении, выдается справка по официальному запросу с места работы, учебы или по личному заявлению, образец справки смотреть в (Приложении № 18а).

5.5.5.4.В справке описывается запрашиваемая информация, а именно:

- дата зачисления или приема на работу, отчисления или увольнения, перевода, предоставления академического отпуска и т. д. с указанием номера приказа.

5.6.1. ЗАЯВЛЕНИЕ

5.6.1.1.Заявление – это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др. В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», такие документы оформляются согласно СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала.

5.7.1.ДОКЛАДНАЯ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКИ – ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

5.7.1.1.Докладная записка может быть адресована руководителю своей организации, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной.

5.7.1.2.Внутренние записки пишутся от руки, подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает руководитель организации. Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения организации или должностного лица.

5.7.1.3.Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.

Объяснительная записка, поясняющая содержание документа, является приложением к документу, оформляется на бланке и подписывается руководителем организации. Внутренние объяснительные записки оформляются, как и внутренние докладные записки.

Реквизиты докладной и объяснительной записок:

- наименование организации (наименование министерства, структурного подразделения) – автора документа;

- наименование вида документа (докладная записка, объяснительная записка);

- дата, номер, место издания;

- адресат;

- заголовок, текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

5.7.1.4.Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу.

5.8.1.ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ

5.8.1.1.Заверительная надпись составляется по форме:

- внизу после полного воспроизведения текста ставится штамп «Копия верна», должность, подпись лица, заверяющего копию, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписи.

Например:

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»

КОПИЯ ВЕРНА

_______________________________

Ф. И.О.

_____________ ________________

(должность) (подпись)

«______» ____________ 20____г.

5.8.1.2.На копиях документов (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью. Допускается заверять копии при пересылке в другие организации или выдаче копии на руки отдельным лицам печатью отдела кадров института.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

Печатью отдела кадров института заверяются ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов института, ксерокопии Лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются отделом кадров), копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников института: копии трудовых книжек, копии приказов, копии локальных нормативных актов института,( подлинники которых хранятся в отделе кадров. Правила внутреннего трудового распорядка и т. п.)

Отзывы на авторефераты диссертаций заверяются начальником ОК института.

5.9.1.АКТ

5.9.1.1.Акт – справочно-информационный документ. СМК-ДП-4.2.4.-01- Управление записями вуза.

5.9.1.2.Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, и т. д.)

5.9.1.3.Текст акта состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части акта указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

5.9.1.4.В распорядительной части акта излагают установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Акт составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – отдел ЭТО,

3-й экземпляр – инженерный факультет.

5.9.1.5.Некоторые акты подлежат утверждению: изданием распорядительного документа или руководителем, к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.

Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Образец формы акта приема-передачи приведен в (Приложении № 20).

5.10.1.ТЕЛЕГРАММА

Телеграмма составляется согласно образцу (Приложение ), на общем бланке (Приложение ).

5.10.1.1.Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями вуза.

В телеграмме обязательно указывается должность лица, подписавшего телеграмму, его фамилия, инициалы и дата.

Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений в двух экземплярах, первый передается по факсу в телетайпную, другой, с отметкой о времени ее приема, подшивается в дело соответствующего структурного подразделения. Структурные подразделения института самостоятельно занимаются отправкой телеграмм.

5.10.1.2. Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором. Перед адресом указываются категории телеграммы: “Правительственная”, “Молния”, “Срочная” и др.

5.10.1.3.При оформлении телеграммы через телеграф почтового отделения, оформление телеграммы производится отдельно по каждому почтовому адресу.

Телеграмма должна быть завизирована ректором.

5.10.1.6.Отправляемые телеграммы вед. документовед регистрирует по тем же правилам, что и письма, в «Журнале исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение ).

5.10.1.5.Поступившие телеграммы со сроками исполнения, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, вед. документоведом, регистрируются в «Журнале входящей корреспонденции (общей)» (Приложение ), а затем передаются на рассмотрение ректору, а далее с его резолюцией исполнителям. Телеграммы носящие информационный характер или поздравительные - не регистрируются (Приложение ).

5.10.1.4.Передача местных телеграмм (в пределах города) запрещается, срочная информация в местные адреса передается телефонограммами.

5.11.1.ТЕЛЕФОНОГРАММА

Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. При этом текст телефонограммы оформляется на бланке (Приложение ) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем в «Журнале регистрации принятых телефонограмм» (Приложение ), СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями вуза.

5.11.1.1.Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации телефонограмм который хранится у секретаря ректора;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

5.11.1.2.Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов, тексты должны быть не сложными, не должны содержать трудно произносимых слов, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем.

5.11.1.3.Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступившие тексты телефонограмм вед. документовед ОК передает руководству вуза, после рассмотрения ректором или проректором по УР телефонограмму с резолюцией, вед. документовед забирает из приемной, регистрирует в «Журнале регистрации принятых телефонограмм» ( Приложение ), далее передает ее исполнителю.

5.12.1.ФАКС

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле), называемую факсом или телефаксом.

5.12.1.1.Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется в тех структурных подразделениях где находятся факсимильные аппараты.

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (договор, письмо, протокол и т. д.). Эти документы оформляются и регистрируются по общим правилам оформления писем.

5.12.1.2.Ответственный структурного подразделения, самостоятельно отправляет факс, после чего, регистрирует в «Журнале регистрации отправки факсов», без вложения документов в дело (Приложение ) дату и время передачи факса, если отправленный документ не подшивается в дело.

5.12.1.3.Сам факт отправки/получения документа посредством факсимильной связи отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который распечатывается после отправки документа.

5.12.1.4.Поскольку факсимильные аппараты позволяют вести журналы отправки документации автоматически, то ведение общего журнала регистрации отправки факсов не обязательно.

Если документ регистрируется у вед. документоведа ОК в «Журнале исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение ) в дело определяются копии отправленных документов и уже к ним подшиваются распечатки об отправке и получении данного документа.

5.13.1.ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

5.13.1.1.Сообщения, передаваемые электронной почтой, используются для пересылки сообщений между средствами ЭВТ (электронно-вычислительной техники) внутри одной организации, между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

5.13.1.2.В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», давно используется электронная почта, каждому структурному подразделению (абоненту электронной почты) выделяется индивидуальный “почтовый ящик”, которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. СМК-П-6.3-01-Положение об электронной почте вуза

5.13.1.3.Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделе служебные письма п.5.5.4.

6. ПОРЯДОК СНЯТИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

6.1.Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) института или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в институте и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

6.2.Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в каждом структурном подразделении института.

6.3.Копия документа воспроизводится полностью (бланк института, номер, дата, содержание и т. д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

7. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий и отделом инновационных технологий (ОИТ).

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

8.1.Организация документооборота.

Документооборот - это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений.

8.2.Принципы документооборота:

-четкая организация движения документов, обеспечивающая прямоточный поток документов, исключающий возвратные или повторные маршруты;

-однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

-оперативность обработки документов;

-согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация института делится на три документопотока:

-входящие (поступающие) документы;

-исходящие (отправляемые) документы;

-внутренние документы (создаваемые в институте не выходящие за ее пределы).

Документооборот включает следующие основные этапы работы с документами:

-прием, обработка, регистрация документов;

-распределение корреспонденции;

-передача и доставка документов;

-учет объема документооборота;

-непосредственное исполнение документа;

-контроль за исполнением документа.

8.3.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству СМК-И-4.2.3-01-Инструкция по организации делопроизводства в институте, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями сотрудников структурных подразделений. СМК-ДП-6.2-01-Менеджмнт персонала.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ИНСТИТУТ

9.1. Доставка документов в институт осуществляется средствами почтовой, факсимильной, курьерской и электронной связи.

С помощью почтовой связи в отдел кадров доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок.

9.2. Факсограммы, телефонограммы, а также сообщения по электронной почте, поступают в отдел кадров.

10.ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ

10.1.Все документы, поступающие в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», независимо от способа доставки корреспонденции, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе кадров ведущим документоведом, в «Журнале регистрации входящей корреспонденции (общей)» (Приложение ). Документы, поступающие в структурные подразделения регистрируются в «Журнале регистрации входящей корреспонденции структурного подразделения» (Приложение ).

10.2.При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в 2-х экземплярах, один экземпляр акта прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в течении одного месяца, и могут прилагаться к документам в случаях:

- адрес указан только на конверте,

- дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени,

- конверт необходим, как оправдательный документ к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция).

На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте (не вскрывается ценная корреспонденция, экспресс-почта и корреспонденция из-за рубежа).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается в почтовое отделение, доставляющее корреспонденцию в институт.

10.3.Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение ).

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения ректором, и направляются непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в институте распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения и регистрации передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

Корреспонденция, получаемая вед. документоведом отдела кадров под расписку (с нарочным, спец. связью и т. п.), регистрируется в «Журнале регистрации входящей корреспонденции (общей)»(Приложение ). Передача ценных бандеролей в структурные подразделения института производятся под расписку в журнале «Журнал регистрации заказных, ценных писем, бандеролей, посылок» (Приложение ).

10.4.Документы, поступившие в адрес в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»на имя ректора, проректоров, главного бухгалтера вскрываются (если на конверте не указано «Лично в руки») вед. документоведом ОК, проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.

10.5.На всех входных регистрируемых документах в правом нижнем свободном от текста поле на первой странице поступившего документа, ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера, даты поступления документа, и визы принявшего документ. Затем вед. документовед передает корреспонденцию в приемную ректора секретарю для рассмотрения её ректором и проректором по УР. После рассмотрения документов ректором, документы с резолюцией ректора передаются секретарем в отдел кадров вед. документоведу.

Вед. документовед, регистрирует в «Журнале регистрации входящей корреспонденции (общий)», содержание резолюции и передает документы исполнителям в отделе кадров под роспись для исполнения.

Получив документы на исполнение, руководитель структурного подразделения или непосредственно сотрудник, ответственный за исполнение документа, должен немедленно ознакомиться с содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом других сотрудников в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

10.7.Каждый сотрудник института обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

10.8.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Вед. документовед отдела кадров при получении корреспонденции в адрес структурных подразделений звонит по телефону и сообщает о поступившей корреспонденции,

Сотрудники структурных подразделений после сообщения получают корреспонденцию в ОК в отведенном для этого канцелярском шкафу, в ящиках с надписями структурных подразделений.

10.9.Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию между руководителями подразделений.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, который записан первым, остальным исполнителям передаются копии.

10.11. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Схему работы с входящими документами смотри в (Приложении № 33).

11.ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

11.1.Электронная почта в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передача между пользователями как внутри института, так и между организациями.

11.2.Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

11.3.Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и
создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения
передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждое структурное подразделение имеет свой электронный ящик, с которого и на который отправляется электронное сообщение согласно СМК-П-6.3-01 «Положение о электронной почте».

Электронные документы включаются в номенклатуру дел института СМК-И-4.2.3-02 «Сводная номенклатура дел».

11.4.При передаче приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»,необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом;

- документ по каналу факсимильной связи отправляется ответственным структурного подразделения;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

12.ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ И ПЕРЕДАЧИ ВЫХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ

12.1.Документы, отправляемые ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», передаются почтовой, факсимильной, экспресс - почтой и электронной связью.

12.2.Все документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться (регистрироваться в «Журнале исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение ).

12.3.Документы отправляются вед. документоведом отдела кадров.

12.4.При направлении документа более, чем в четыре адреса, руководитель структурного подразделения или ответственный за делопроизводство структурного подразделения составляет список на рассылку в произвольной форме и представляет его в ОК ведущему документоведу для отправки почтовой связью полностью оформленным.

12.5.Посылки, бандероли предоставляемые сотрудниками структурных подразделений в ОК для отправки почтовой связью, должны быть запечатаны и правильно оформленные ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с указанием полного почтового адреса получателя на почтовом отправлении.

Отправка почтовой корреспонденции осуществляется два раза в неделю (вторник, пятница) вед. документоведом ОК, для этих целей ему предоставляется служебный автомобиль службой ЭТО.

12.6.В экстренных случаях почтовая корреспонденция отправляется экспресс – почтой. Для этого вызывается курьер, ему передается документация, она пакетируется, оформляется квитанция, копия которой остается в институте (по этим квитанциям отв. документовед ОК отчитывается перед бухгалтерией в конце месяца) курьер забирает оформленную корреспонденцию и в течении 2х,3х дней почта доставляется до адресата.

12.7.Для отправки телеграмм ответственный за делопроизводство в структурном подразделении оформляет телеграммы, (Приложение ) где указывает адрес, должность, Ф. И.О. абонента, текст самой телеграммы, а далее сам отправляет телеграмму по факсу.

Если адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

Полный почтовый адрес указывается, в соответствии с почтовыми правилами.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями. предъявленными к соответствующему виду документа.(см. п.5.8.1.) Сам факт отправки/получения документа посредством факсимильной связи отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который распечатывается после отправки документа.

Поскольку факсимильные аппараты позволяют вести журналы отправки документации автоматически, то ведение общего журнала регистрации отправки факсов не обязательно.

Как правило, документы отравленные по факсу, направляются в стороннею организацию для оперативной работы, а вдогонку высылается оригинал документа, поэтому в дело определяются копии отправленных документов и уже к ним подшиваются распечатки об отправке и получении данного документа. СМК-И-4.2.3-02- Сводная номенклатура дел.

Схему работы с исходящими документами смотри в. (Приложении № 34).

13. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

13.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения - поступающих документов.

13.2.Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

13.3.Внутренние документы (докладные записки, справки, служебные записки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ.

13.4.В ОК документы для регистрации передаются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях института уже подписанные ректором института или проректорами.

13.5. Передача документов между структурными подразделениями
осуществляется через лаборантов структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

14. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

14.1.Руководители структурных подразделений в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

14.2.При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы немедленно передаются ответственными за делопроизводство структурных подразделений для исполнения исполнителю.

14.3.Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой
информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление
на подписание (утверждение) ректором , проректорами В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», или начальниками структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров распечатывает их на ксероксе.

14.4.При оперативном решении вопросов без составления дополнительных
документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.),о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

14.5.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители
ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление
ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведений и т. д.).