Инструкция организация делопроизводства СМК-И-4.2.3-01 (стр. 5 )

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

15. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ И ЗАПРОСАМИ ДЕПУТАТОВ

15.1.Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов
разных уровней осуществляется в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», в соответствии с законом.

15.2.В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении (запросе) депутата должностные лица предоставляют запрашиваемые документы или сведения не позднее 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

15.3.В случае необходимости проведения, в связи с обращением или запросом депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

15.4.Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов
депутатов осуществляется в соответствии с установленным порядком работы с
поступающими документами в ОК.

15.5.В структурных подразделениях института по обращениям и запросам в соответствии с указаниями ректора в ФГОБУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» оперативно готовятся проекты ответов.

16. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

16.1.Регистрация документов.

16.2.Регистрация документов в институте осуществляется децентрализовано:
- ведущим документоведом ОК, согласно СМК-И-4.2.3-01 – Инструкция по организации делопроизводства института, регистрируется входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора института, из министерств, ведомств, учреждений и организаций; документы адресованные в институт без указания конкретного адресата; исходящая документация за подписью ректора института или проректоров:

- вед. документоведом , регистрируется корреспонденция, поступающая для рассмотрения ректору и проректору института по УР;

- в структурных подразделениях института регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководителю структурного подразделения или исходящая корреспонденция и внутренние документы в журналах регистрации входящих или исходящих документов.

16.3.Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и
внутренние документы - в день подписания.

Ведущий документовед ОК регистрирует входящие документы в следующих журналах: - «Журнал регистрации входящей корреспонденции (общей)»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации входящей корреспонденции структурного подразделения»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации исходящей корреспонденции (общей)»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации исходящей корреспонденции структурного подразделения»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации приказов по основной деятельности «О»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации распоряжений «Р»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации заказных, ценных писем, бандеролей»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации документов находящихся на КОНТРОЛЕ «К»

(Приложение№ 13).

-«Журнал регистрации выдачи документов из архива»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации принятых телефонограмм»

(Приложение ).

-«Журнал регистрации отправки факсов, без вложения документов в дело»

(Приложение № 31).

-«Журнал регистрации печатей и штампов»

(Приложение ).

16.4.Каждому структурному подразделению института присваиваются цифровые индексы согласно СМК-И-4.2.3-02 «Сводная номенклатура дел».

17. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

17.1.Организация контроля.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение зарегистрированных документов.

Все поступающие на имя ректора и в адрес института документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Учёного совета, письма Минсельхоза России и т. д.).

Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки
.

17.2. Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

- постановка документа на контроль (руководитель (ректор, проректор) делает отметку на документе «КОНТРОЛЬ» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись).

- заполнение вед. документоведом ОК «Журнал входящей корреспонденции (общей)» (Приложение ).

- своевременное доведение документов до исполнителей вед. документоведом ОК (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);

- проверка и регулирование хода исполнения документа путём напоминания ответственным исполнителем специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 2 дня;

- регулярное информирование начальником отдела кадров соответствующих руководителей о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях исполнителями.

17.3.Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями ректора (проректоров) института, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

17.4.В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет ответственный за делопроизводство.

17.5.Контроль за исполнением зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес института, возлагается на ОК института.

17.6.Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

17.7.Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором).

17.8.Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа или не менее, чем за 2 – 3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьёзными обстоятельствами.

17.9.Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок,

- документы и поручения без указания срока исполнения – в месячный срок,

- если в документе имеется пометка «срочно», то в трехдневный срок.

Срок исчисляется в календарных днях с дня, следующего за днём подписания документа, трёхдневный срок – в рабочих днях.

17.10.Порядок снятия документов с контроля.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров института является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. Снятие с контроля зарегистрированных документов в ОК производит вед. документовед путём проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа, а в структурном подразделении - лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело.

Снять документ с контроля может только ректор или должностное лицо, которое поставило его на контроль.

18.ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

18.1..При тиражировании служебной документации сотрудники института руководствуются Едиными правилами печатания несекретных изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники.

18.2.Тиражирование документов, производится в информационно-издательском отделе (далее - ИИО) по распоряжению ректора или проректора ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

18.3.Тиражированные в ИИО экземпляры документов на последней странице
должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата.

18.4.Подлинники тиражированных документов возвращаются заказчикам при
получении тиража.

18.5.В ИИО ведется журнал учета тиражирования документов.

19.УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

19.1.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

19.2.Учет всех печатей и штампов, имеющихся в институте, ведется в специальном «Журнале учета печатей и штампов» у вед. документоведа ОК (Приложение ).

19.3.Выдача печатей, штампов производится под расписку в соответствующем журнале учета печатей и штампов.

19.4.Журнал учета печатей и штампов включается в номенклатуру дел

19.5.Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

19.6.Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях руководители подразделений начальники и лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях института.

19.7.Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, и начало личной подписи.

19.8.Печати и штампы уничтожаются по акту.

19.9.Проверка наличия печатей, штампов в структурных подразделениях, порядок их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

19.10.Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета ОК после последней записи.

19.11.Печати и штампы хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:

Наименование	Хранится	Применяется
1	2	3
Гербовая печать	У начальника отдела кадров	На документах, подписанных или утвержденных ректором института; на отдельных документах, подписанных проректорами института
Печати структурных подразделений	У лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях	На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов

19.12.Заказ на изготовление печатей и штампов производит вед. документовед ОК с разрешения ректора и гл. бухгалтера вуза.

- руководитель структурного подразделения пишет служебную записку на имя ректора с указанием причины, послужившей основанием для изготовления печати, штампа;

- после рассмотрения служебной записки, ректор пишет резолюцию для главного бухгалтера.

- если ответ положительный, то служебная записка передается вед. документоведом гл. бухгалтеру на подпись, а далее вед. документовед на бланке письма института оформляет заказ за подписью ректора и гл. бухгалтера в штемпельно-граверное предприятие на изготовление печати, штампа, в приложение к заказу указывает размеры, вид, текст изделия.

- в случае отрицательного ответа - возвращается исполнителю.

20. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

20.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», с указанием сроков их хранения, по установленной форме государственного стандарта ГОСТ Р .

20.2.Номенклатура дел вуза составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (Приложение ), согласованных и подписанных руководителями этих подразделений.

20.3.Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме сводной таблицы номенклатуры дел. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров в делопроизводстве вуза.

20.4.Номенклатура дел является плановым и обязательным документом, т. к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности в следующем году и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение 5лет.

20.5.Конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел, может устанавливать экспертная комиссия (ЭК) самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания комиссии, или (ЭПК) экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

20.6.Сводная номенклатура дел вуза представлена в форме таблицы с установленным названием граф.

В графе 1 проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Например, 01-03, где 01-код структурного подразделения, 03- номер заголовка дела в данном разделе.

В графе 2 номенклатуры дел переносятся заголовки дел, в течении года они могут уточняться в процессе формирования документов дела.

В графе 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.

В графе 4 показаны сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню, пункты и подпункты законодательных актов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.

В графе 5 указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», отметки о подразделениях, ответственных за формирование дела и др.

20.7.Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности (ДМН) не может быть менее одного года.

20.8.Срок хранения «Постоянно» (Пост.) означает, прежде всего « до ликвидации организации», и не может быть менее 10лет.

20.9.На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

20.10.По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

21.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

21.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» формируются децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство, назначенными приказом ректора. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет вед. документовед, отв. за архивное хранение дел института.

21.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дел,

- помещать в дело только исполненные документы одного календарного или учебного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы или учёбы данного лица в институте), надлежащим образом оформленные документы по разрешению одного вопроса,

- документы постоянного и временного срока хранения формировать раздельно,

- в дело не помещать документы, подлежащие возврату, а также черновики, лишние экземпляры, металлические скрепки,

- каждое дело должно быть не толще 35-40 мм и содержать не более 250 листов, если документов в деле больше 250 листов, то формируется несколько томов с самостоятельной нумерацией в каждом томе,

- документы внутри дела должны располагаться последовательно, освещая определённые вопросы. Приложения независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к тем документам, к которым они относятся; приложения большого объёма следует группировать в отдельные дела.

21.3.Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка « В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

21.4.Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.

21.5.Распорядительные документы группируют в дела по видам в хронологическом порядке, (наиболее ранние документы располагаются в начале дела) с относящимися к ним приложениями.

21.6.Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.

21.7.Приказы по личному составу о приёме, переводе, поощрении, увольнении работников формируют отдельно от приказов по личному составу о командировках, отпусках.

21.8.Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним их группируют вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

21.9.Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

21.10.Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Планы на несколько лет формируются по начальной дате, отчёты за несколько лет формируются по конечной дате.

21.11.Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в логико-хронологической последовательности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу (учёбу), а впоследствии – все остальные документы, возникающие в ходе трудовой (учебной) деятельности работника (студента).

Документы, подлежащие возврату из личного дела студента или работника (подлинники документов об образовании, почётные грамоты и т. д.) помещаются в дело в отдельном конверте, который наклеивается на третью сторону обложки личного дела. На третью сторону обложки личного дела подшиваются студенческий билет и зачетная книжка.

21.12.Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

21.13.Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

21.14.Переписка группируется за календарный или учебный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

22.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

22.1.Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

22.2.Экспертиза ценности документов в институте проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

22.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в институте создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК института, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором.

Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписывают председатель и секретарь ЭК затем утверждает ректор.

22.4. Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения или уничтожения в соответствии с номенклатурой дел института;

- рассмотрение и вынесение на утверждение ректором и согласование с ЭПК архивного учреждения проекта номенклатуры дел института, описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение );

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнями.

23.ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

23.1.Дела ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс мероприятий по технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем вед. документоведа, отв. за архивное хранение документов ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ».

23.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, учет ведется по номенклатуре дел.

23.3.Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле; составление «Листа заверителя дела №_»;Приложение ) составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела (Приложение № 25) подшивку или переплет дела; оформление обложки (внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела - названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.)

23.4.В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

23.5.Заверительная надпись составляется на отдельном листе – заверителе дела, подписывается составителем и подшивается в конце каждого дела.

23.6.Внутренняя опись помещается в начале дела и содержит: порядковый номер документа, индекс документа, дату документа, вид документа и краткое содержание, номера листов в деле, примечание (Приложение ).

23.7.Обложки дел постоянного (Приложение ) и временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение № 23), обложка личного дела студента (работника) оформляются по установленным формам.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносят уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.).

24.СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

24.1.На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу (Приложение ).

22.2.В структурных подразделениях ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» описи составляются ежегодно, лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве работника, отв. за архивное хранения в институте. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

По этим описям документы постоянного и временного ( свыше 10 лет хранения) передаются на архивное хранение через год после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел института, которую готовит вед. документовед ответственный. за архивное хранение, и по которой он передает дела на постоянное государственное хранение.

24.3.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел института;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

24.4.Описи дел по личному составу (Приложение ) составляются в установленной форме в трех экземплярах.

25.ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

25.1.С момента заведения и до передачи на архивное хранение вед. документоведом ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» дела хранятся по месту их формирования. В этот период ответственность за сохранность документов и дел несут работники, отвечающие за делопроизводство и руководители структурных подразделений.

Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

25.2.Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения ректора (проректора) института. В «Журнал регистрации выдачи документов из архива» (Приложение ) записывается этот документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора (проректора) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

1 месяц – для работников структурных подразделений;

3 месяца – для работников сторонних организаций;

до прекращения дела или вынесения судебного решения – органам суда и прокуратуры.

Состояние дел, возвращаемых в структурное подразделение или архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

26.ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

26.1.Для обеспечения сохранности документов В ФГБОУ ВПО – оборудуется отдельное помещение, в котором хранятся дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

26.2.В своей деятельности архив института руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве института.

Дела передаются в архив по описям.

26.3.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному вед. документоведом ОК отв. за архивное хранение ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» .

Прием каждого дела производится вед. докуменоведом отв. за архив в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых на хранение дел, дата приема-передачи дел, подписи вед. документоведом ОК отв. за архивное хранение, руководителя структурного подразделения и работника, передавшего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения на архивное хранение не передается как правило, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту (Приложение ), который рассматривается и подписывается ЭК ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» и утверждается ректором.

27. ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ И ЗАПИСЕЙ ПО ПРОЦЕССУ

№ п/п	Наименование документа	Код документа	Хранение	Архивирование
Место	Срок	Место	Срок
1	Бланк письма с угловым штампом	СМК-И-4.2.3-01/Ф01	ОК	ДМН	-	-
1а	Бланк письма с угловым штампом (образец оформления)	СМК-И-4.2.3-01/Ф01	-	-	-	-
2	Бланк письма с продольным штампом	СМК-И-4.2.3-01/Ф02	ОК	ДМН	-	-
2а	Бланк письма с продольным штампом (образцы оформления)	СМК-И-4.2.3-01/Ф02	-	-	-	-
3	Бланк общий	СМК-И-4.2.3-01/Ф03	ОК	ДМН	-	-
3а	Бланк общий (образцы оформления)	СМК-И-4.2.3-01/Ф03	-	-	-	-
4	Журнал регистрации входящей корреспонденции (общей)	СМК-И-4.2.3-01/Ф04	ОК	5 лет	-	-
5	Журнал регистрации входящей корреспонденции структурного подразделения	СМК-И-4.2.3-01/Ф05	СП	5 лет	-	-
6	Журнал регистрации исходящей корреспонденции (общей)	СМК-И-4.2.3-01/Ф06	ОК	5 лет	-	-
7	Журнал регистрации исходящей корреспонденции структурного подразделения	СМК-И-4.2.3-01/Ф07	СП	5 лет	-	-
8	Бланк приказа по основной деятельности «О»	СМК-И-4.2.3-01/Ф08	ОК	ДМН	-	-
8а	Образец оформления приказа по основной деятельности «О»	СМК-И-4.2.3-01/Ф08	-	-	-	-
9	Бланк студенческого приказа очной формы обучения «С»	СМК-И-4.2.3-01/Ф09	ОК	ДМН	-	-
9а	Образец оформления студенческого приказа очной формы обучения «С»	СМК-И-4.2.3-01/Ф09	-	-	-	-
10	Бланк оформления студенческого приказа заочной формы обучения «З»	СМК-И-4.2.3-01/Ф10	ОК	ДМН	-	-
10а	Образец оформления студенческого приказа заочной формы обучения «З»	СМК-И-4.2.3-01/Ф10	-	-	-	-
11	Журнал регистрации приказов по основной деятельности «О»	СМК-И-4.2.3-01/Ф11	ОК	5 лет	-	-
12	Карточка контроля	СМК-И-4.2.3-01/Ф12	ОК	3 года	-	-
13	Журнал регистрации документов находящихся на контроле «К»	СМК-И-4.2.3-01/Ф13	ОК	3 года	-	-
14	Бланк распоряжения	СМК-И-4.2.3-01/Ф14	ОК	ДМН	-	-
14а	Бланк распоряжения (образец оформления распоряжения)	СМК-И-4.2.3-01/Ф14	-	-	-	-
15	Журнал регистрации распоряжений «Р»	СМК-И-4.2.3-01/Ф15	ОК	5 лет	-	-
16	Перечень нерегистрируемой корреспонденции	СМК-И-4.2.3-01/Ф16	ОК	ДМН	-	-
17	Журнал регистрации заказных, ценных писем, бандеролей	СМК-И-4.2.3-01/Ф17	ОК	5 лет	-	-
18	Бланк справки	СМК-И-4.2.3-01/Ф18	ОК	ДМН	-	-
18а	Бланк справки (образец оформления справки)	СМК-И-4.2.3-01/Ф18	-	-	-	-
19	Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих длительному хранению	СМК-И-4.2.3-01/Ф19	ОК	5 лет	-	-
20	Акт приема-передачи документов	СМК-И-4.2.3-01/Ф20	ОК	ДМН	-	-
21	Журнал регистрации выдачи документов из архива	СМК-И-4.2.3-01/Ф21	ОК	5 лет	-	-
22	Опись дел постоянного хранения	СМК-И-4.2.3-01/Ф22	ОК	Постоянно	-	-
23	Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения	СМК-И-4.2.3-01/Ф23	ОК	Постоянно	-	-
24	Опись дел по личному составу	СМК-И-4.2.3-01/Ф24	ОК	Постоянно	-	-
25	Опись документов, имеющихся в личном деле	СМК-И-4.2.3-01/Ф25	ОК	Постоянно	-	-
26	Лист заверитель дела №__	СМК-И-4.2.3-01/Ф26	ОК	Постоянно	-	-
27	Номенклатура дел	СМК-И-4.2.3-01/Ф27	ОК	Постоянно	-	-
28	Бланк телеграмм	СМК-И-4.2.3-01/Ф28	ОК	ДМН	-	-
29	Журнал регистрации принятых телефонограмм	СМК-И-4.2.3-01/Ф29	ОК	3 года	-	-
30	Бланк оформления телефонограмм	СМК-И-4.2.3-01/Ф30	ОК	ДМН	-	-
31	Журнал регистрации отправки факсов без вложения документов в дело	СМК-И-4.2.3-01/Ф31	ОК	ДМН	-	-
32	Журнал регистрации печатей и штампов	СМК-И-4.2.3-01/Ф32	ОК	5 лет	-	-
33	Схема работ с входящими документами	СМК-И-4.2.3-01/Ф33	ОК	ДМН	-	-
34	Схема работ с исходящими документами	СМК-И-4.2.3-01/Ф34	ОК	ДМН	-	-
35	Официальные сокращения учёных званий и степеней	СМК-И-4.2.3-01/Ф35	ОК	ДМН	-	-

28.ПРИЛОЖЕНИЯ