Инструкция организация делопроизводства СМК-И-4.2.3-01 (стр. 3 )

Срок согласования документа у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех рабочих дней, в исключительных случаях – пяти рабочих дней (например, при анализе правовых актов большого объема, содержащих приложения в виде положений, концепций, программ, планов и т. п.).

Должностное лицо, нарушающее установленные сроки
согласования документов, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

5.4.9.Текст документа

Текст документа содержит достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Документ должен быть предельно кратким, четким, тщательно отредактированным, составленным, как правило, по одному вопросу.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле, вводной части) указываются факты, основания, цели составления документа, во второй (резолютивной, заключительной) - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др. Текст документа может содержать одну заключительную часть. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Вводная часть может начинаться словами:

- в связи с тем, что…;

- на основании приказа от…№…;

В основной (резолютивной, заключительной) части письма формулируется предложение, отказ, просьба, а также их обоснование.

При обращении к группе работников или ко всему коллективу организации используется форма обращения:

- Уважаемые господа!

- Уважаемые коллеги!

- Уважаемые сотрудники!

Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управлении, которые занимают высокие посты:

- Уважаемый господин председатель!

- Уважаемый господин мэр!

Официальный характер носит форма обращения по фамилии:

- Господин Смирнов!

- Павел Александрович!

- !

Существует два основных способа изложения текста письма: исторический и систематический.

При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события.

При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма. В следующих абзацах – все подробности и уточняющая информация. Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных, писем-предложений.

В зависимости от разновидности письма при составлении текста используются следующие обороты: СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Сопроводительное письмо

-Отправляем Вам… -Направляем Вам… -Согласно достигнутой договоренности

Напоминание

- Напоминаем Вам, что… - По истечении срока…

Подтверждение

- Ученый Совет ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» подтверждает получение… - С благодарностью подтверждаем…

Извещение

- Извещаем Вас о том, что… - Считаем необходимым поставить Вас в известность…

Просьба

- Мы будем благодарны, если Вы сможете… - Мы крайне заинтересованы… - В соответствии с нашей договоренностью…

Благодарность

- Мы признательны Вам за… - Выражаем благодарность за…

Кроме указанных выше составляются гарантийные письма, рекламные письма, информационные, письма-приглашения и др.

При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Правильное употребление:

-направить на рассмотрение;

-передать в управление;

-осуществлять контроль;

-вносить предложения;

-предоставлять кредит;

- пострадать в результате событий;

-предоставить информацию;

-получить информацию;

-согласно приказу (приложению).

Тексты документов могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов и подразделов пишутся с прописной буквы по центру текстового поля. Допускается писать прописными буквами наименования разделов. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, и пишутся с абзаца. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Текст пункта может состоять из абзацев, которые не нумеруются. При этом абзац может начинаться как с прописной буквы (в конце абзаца ставится точка) так и со строчной буквы (в конце абзаца ставится точка с запятой).

В локальных нормативных актах (приказах и т. п.), а также в других документах (заявление, служебная записка) текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "прошу", "предлагаю").

В правовых актах коллегиальных органов (решение) текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил").

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили). СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчет и др.), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа (например: "начальник управления имеет право"; "комиссия установила"; "аналитический центр разработал"; "в состав управления входят...").

В письмах используют следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа ("просим направить"; "направляем заключение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("деканат не возражает", "комиссия считает возможным"). СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Выбор определенных языковых средств при составлении документов осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля (нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и лаконичности изложения).

В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие и слова профессионального жаргона исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" - предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первый вариант имеет разговорный оттенок.

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").

Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) допускается, но должно быть ограничено.

При построении больших сложных предложений следует учитывать, что его перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, т. е. отвечать на один вопрос. СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями.

Например:

Работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и проверку исполнения поручения, обязан:

- проверить наличие сведений о документе в журнале входящей корреспонденции;

- установить непосредственных исполнителей в подразделениях;

- обобщить сведения о ходе исполнения поручения.

Заканчивать письма лучше этикетными формулами.

Например:

- Мы ценим Ваше сотрудничество;

- будем признательны Вам за оперативное решение вопроса;

- с наилучшими пожеланиями…;

- надеемся на Вашу заинтересованность…

Перед реквизитом «Подпись» используется заключительная этикетная фраза «С уважением».

При составлении писем общепринято применение шрифтов Times New Roman с кеглем 12-14. Текст письма печатается с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Все остальные реквизиты с одинарным межстрочным интервалом.

5.4.10.Реквизит – отметка о наличии приложения

Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два-четыре межстрочных интервала.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, при наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложение 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

Приложение 2. Смета расходов на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложение: Прайс-лист в 1 экз.

На приложениях к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата, номер.

Например:

Приложение 2к приказу ректора института

от 01.01.2001г., № 000

5.4.11.Реквизит - подпись документа.

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись – обязательный реквизит документа.

Документы, направляемые институтом в вышестоящий орган, подписываются ректором или по поручению ректора – проректорами.

Документы, направляемые институтом в адрес других организаций, подписываются ректором, проректорами или по поручению ректора, руководителями структурных подразделений института.

Документы, направляемые структурными подразделениями (справки, письма заказчикам и др.), могут подписываться руководителями структурных подразделений вуза.

В состав подписи входят:

наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Ректор подпись

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»

Если документ оформлен на бланке, то допускается использование сокращенного варианта должности (без упоминания наименования организации).

Например:

Проректор по учебной работе подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. СМК-ДП-4.2.4-01-Управление записями.

Например:

Ректор	подпись
Главный бухгалтер	подпись

При подписании документа несколькими лицами одной должности разных учреждений подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Ректор ФГБОУ ВПО «НГАУ» ______________ (подпись) 19.11.2012	Ректор ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» _____________ (подпись) 20.11.2012

Документы, направляемые институтом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора, а в его отсутствие - исполняющий обязанности ректора.

Недопустимо при подписании документа исполняющему обязанности должностного лица ставить предлог "за", подписывать от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности руководителя. Должна быть указана фактическая должность подписывающего, его инициалы и фамилия.

Если в подписанный документ вносят какие-либо исправления, добавления, необходимо получить разрешение подписывающего документ.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель обязан проверить содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложения к документу.

Подлинная подпись может быть заменена факсимиле. Факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) – штамп (клише) с воспроизводящей подписью лица. Факсимиле в институте может изготавливаться для ректора и проректоров, хранится в приемной ректора и проректора по учебной работе у секретаря.

Факсимиле проставляется на приглашениях, грамотах, благодарственных письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению или с его разрешения.

Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле при заверении дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений, договоров, финансовых документов

5.4.12.Реквизит - печать

При необходимости документ заверяется печатью с изображением герба РФ (гербовая печать), печатями, штампами ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», или печатями, штампами структурного подразделения.

Печать с изображением герба РФ ставится на документах, где воспроизведение оттиска этой печати специально предусматривается действующим законодательством.

Гербовая печать ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», проставляется на документах, подписанных или утвержденных ректором, проректорами института, гл. бухгалтером и в особых случаях на документах, подписанных Ученым секретарем ( например, на списках научных трудов работников).

Перечень других должностных лиц, имеющих право подписи документов заверенных гербовой печатью, определяет ректор.

По общим правилам гербовая печать ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» не ставится на документах, оформленных на бланках института. На гарантийных письмах оттиск печати необходим.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М. П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Печати структурных подразделений (деканатов, приемной комиссии, отдела кадров и т. д.) применяют на документах, подписанных руководством этих подразделений, а также на копиях и выписках из этих документов, на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью и обучением.

5.4.13.Реквизит - отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, Это позволяет получателю документа оперативно связаться с его составителем.

Например на бланке письма:

Исп.: Ф. И.О. (полностью)

Тел.:

Например на бланке приказа:

Проект приказа подготовила:

Такая отметка располагается на лицевой стороне документа в левом нижнем углу и печатается уменьшенным 10 кеглем.

5.4.14.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

Документ исполнен, Ф. И.О.

«______»___________20___г

Тел. ____________________

5.4.15. Отметка о поступлении документа в институт.

Отметка о поступлении документа в институт проставляется в виде штампа на первом листе документа справа внизу, который включает в себя:

- наименование учреждения;

- порядковый номер;

- дату поступления документа в институт.

- подпись ведущего документоведа ОК

ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»

Вход.№ _______________________

«____»__________________20____г

Подпись _______________________

5.5. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

5.5.1.ПРИКАЗ

Приказ – это правовой акт, издаваемый ректором ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом.

Приказы издаются по основным задачам (например по задачам основной деятельности ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ.

Говоря о подготовке приказа, подготавливается именно проект приказа, а не документ, проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом, он должен пройти процедуру согласования и подписания, кроме того после подписания необходима регистрация документа.

Оформляются проекты приказов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003»Унифицированные системы документации».

В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» приказы делятся на отдельные разновидности, а их оформление поручается различным подразделениям. Регистрируются и хранятся оригиналы приказов до передачи в архив службой отдела кадров. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» используют индексацию на основе букв:

-«О» - Приказы по основной деятельности, регистрируются вед. документоведом отдела кадров, согласно СМК-ДП-4.2.3-01-Управление документацией;

-«С» - Приказы студенческие по дневному обучению, регистрируются вед. документоведом отдела кадров, согласно СМК-ДП-4.2.3-01-Управление документацией;

-«З» - Приказы студенческие по заочному обучению, регистрируются вед. документоведом отдела кадров согласно СМК-ДП-4.2.3-01-Управление документацией;

-«К» - Приказы кадровые по личному составу регистрируются специалистом отдела кадров, согласно СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала;

-«К/о»-Приказы кадровые о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, регистрируются специалистом отдела кадров, согласно СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала;

-«К/д»-Приказы кадровые о дисциплинарных взысканиях и о работе в выходные и праздничные дни, регистрируются специалистом отдела кадров, согласно СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала;

-«П» - Приказы кадровые производственные о направлении в командировки, регистрируется специалистом отдела кадров СМК-ДП-6.2-01-Менеджмент персонала.

На примере приказа по основной деятельности(О), рассмотрим процедуру подготовки этого приказа.

5.5.1.1.Работа с проектом приказа начинается с получения указания о его создании от ректора, проректоров, исполняющего обязанности ректора в случае его отсутствия.

5.5.1.2.На этом этапе записывается вся информация, полученная от ректора или проректоров, уточняются:

- сроки исполнения;

- необходимость контроля исполнения;

- срок действия приказа.

Если необходимо, то готовятся сопутствующие документы например, служебная записка графики, сметы и т. д.

5.5.1.3.Приказы оформляются на утвержденном бланке института (Приложение ). Образец оформления приказа по основной деятельности смотреть в (Приложении № 8а).

5.5.1.4.Приказ печатается шрифтом Times New Roman размером № 12-14. Верхнее поле документа должно составлять 20мм, нижнее-20мм, левое-20мм, правое - 10мм.

Первая строка абзаца и все последующие абзацы начинаются на расстоянии 1,25см от левой границы текстового поля.

5.5.1.5.В левом нижнем углу проекта приказа может проставляться отметка об исполнителе. Указываются фамилия и инициалы (полностью) сотрудника который готовил этот проект приказа, его должность и телефон.

5.5.1.6.Если проект приказа изменяет, отменяет или дополняет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

Обеспечение правового оформления проектов приказов возлагается на гл. юрисконсульта
института.

5.5.1.7.Приказ должен иметь следующие реквизиты:

-наименование вышестоящей организации;

-наименование института;

-наименование вида документа – приказ;

-дата и номер с индексом.

Указанные реквизиты оформляются словесно-цифровым способом.

Например:

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КЕМЕРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ

ИНСТИТУТ

П Р И К А З

г. Кемерово

«15 » 01 20___г № 71-О

5.5.1.8.Заголовок к тексту

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста проекта приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Например:

О назначении руководителей

дипломных работ

Заголовок к проекту приказа выравнивается по левой границе текстового поля документа под датой.

5.5.1.9.Текст

Текст проекта приказа, как правило, состоит из 2-х частей: вводной или констатирующей и распорядительной частей.

В вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания проекта приказа по основной деятельности (О). Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если проект приказа издается на основании другого документа, то в вводной части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Вводное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» обязательная часть текста проекта приказа, пишется прописными (заглавными) буквами, выносится на новую строку выравнивается по левой границе текстового поля.

Если распорядительная часть не требует пояснения, вводная часть может отсутствовать.

При наличии двух частей проекта приказа распорядительная часть отделяется от вводной словом ПРИКАЗЫВАЮ: после слова приказываю, ставится двоеточие.

Распорядительная часть текста содержит самое главное – непосредственно принятое руководителями решение. Оно может состоять из единственного абзаца либо из нескольких пунктов. В любом случае здесь указывается что, в какие сроки должно быть сделано задание, кто исполнитель, и, если необходим контроль исполнения, то кто его осуществляет. Если срок вступления приказа в силу не указан, считается, что он начинает действовать со дня подписания.

Все пункты проекта приказа располагаются от левого поля. Применяется традиционная нумерация пунктов (1,2,3 и т. д.) и подпунктов (1.1, 1.2,2.1 и т. д.).

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например:

Приложение

к приказу ректора

-О

Другими словами вспомогательная информация, (смета, таблица, график или перечень), может быть оформлена в виде приложения со ссылкой на неё в соответствующих пунктах проекта приказа.

При этом в проекте приказа ставится « отметка о наличии приложений », в отличии от письма ( потому, что в тексте письма не всегда четко указано, если ли к нему приложения и какие, а в тексте проекта приказа такое указание обязательно есть, более того, обычно оно сопровождается объяснением назначения приложений).(см п. 5.4.10.Реквизит – отметка о наличии приложения).

Без согласования документ не может быть представлен на подпись ректору, поэтому далее проводится согласование проекта приказа по основной деятельности(О),(см. п. 5.4.8.Реквизит - согласование документа).

Все приложения, так же как и сам проект приказа, должны быть подписаны ректором проректорами, или другими должностными лицами.

Подпись под документом содержит наименование должности, саму подпись и ее расшифровку, (см. п. 5.4.11.Реквизит - подпись документа).

Подпись ректора или проректоров превращают проект приказа по основной деятельности (О), в полноценный документ, после чего он должен считаться приказом и быть зарегистрирован.

5.5.1.10. Вед. документовед ОК, согласно порядковой нумерации в пределах календарного года регистрирует подписанный ректором и должностными лицами оригинал приказа вместе с копиями, которые приносит ответственный за подготовку проекта приказа. Не допускается регистрация приказов с дробью.

Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер приказа, буквенный код и дату. Каждая группа приказов имеет самостоятельную нумерацию.

Например:

126-О	16.10.12
15-С	09.07.12
115-З	09.07.12

Оригиналы приказов по основной деятельности института (О) подшиваются в папку регистратор приказов и регистрируются в «Журнале регистрации приказов по основной деятельности» (Приложение ). СМК-ДП-4.2.3.-01-Управление документацией СМК, Оригиналы приказов хранятся в отделе кадров института у вед. документоведа.

5.5.1.11.Вед. документовед ОК, заверяет копии приказов по основной деятельности (О) штампом «верно» и передает ответственному за подготовку проекта приказа для ознакомления должностных лиц.

5.5.1.12.Если требуется ознакомить с приказом большое количество должностных лиц: (деканов и зав. кафедрами) то, применяется рассылка по электронной почте. Ответственный за подготовку приказа, сканирует готовый приказ и отправляет на электронную почту вед. документоведу ОК, тот в свою очередь рассылает приказ по адресатам.

Подлинники приказов формируются в дела и хранятся в ОК института.

Подлинники приказов с постоянными сроками хранения передаются на архивное хранение вед. документоведу ответственному за архивное хранение.

5.5.1.13.Приказы по кадровым вопросам оформляются в соответствии с СМК-ДП-6.2-01- Менеджмент персонала.

5.5.1.14.Проекты приказов по студенческому составу (очное и заочное обучение), вносят руководители структурных подразделений (деканатов, кафедр) на основании поручения ректора или проректоров института, либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с другими руководителями структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений которые готовят и вносят проекты приказов.

Ответственные за делопроизводство структурных подразделений передают проекты приказов по студенческому составу дневного и заочного отделений на согласование проректорам, гл. бухгалтеру, деканам, гл. юрисконсульту и др. а далее на подпись ректору института ежедневно. После всех согласований ответственные. за делопроизводство в структурных подразделений приносят приказы в отдел кадров для регистрации вед. документоведу, с приложениями копий приказов.

5.5.1.15.Вед. документовед согласно СМК И - 4.2.3-01-Управление документацией СМК, заверяет копии приказов по студенческому составу штампом «верно» и передает ответственному за приказы в структурном подразделении, а некоторые копии приказов по студенческому составу дневного обучения передаются вед. специалисту отдела кадров для вложения в личное дело студентов.( отчисление, восстановление, изменение персональных данных и др.).

5.5.1.16.Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию с руководителями структурных подразделений.

5.5.1.17.Проекты приказов предоставляются для подписи ректору института при необходимости со сведениями о том, на основании каких документов подготовлен этот приказ и с кем согласован. Визы согласования проставляются на оборотной стороне листа.

Подпись ректора или проректоров превращают проект приказа по студенческому составу в полноценный документ, после чего он должен считаться приказом и быть зарегистрирован.

Регистрация приказов и дальнейшее хранение приказов по студенческому составу проводятся по тем же правилам, что и приказы по основной деятельности.(см. п. 5.4.10, по п. 5.5.17).

5.5.2.РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, или проректорами в целях разрешения оперативных вопросов, как правило имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Распоряжения издаются по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др.

5.5.2.1. В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» Распоряжения оформляются на установленном бланке института (Приложение ) за подписью ректора или проректоров. Образец оформления распоряжения смотреть в (Приложении № 14а).

Распоряжения регистрируют в «Журнале регистрации распоряжений» (Приложение ). Во время регистрации документу присваивается регистрационный номер с буквенным обозначением «Р» и дата.

Например:

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КЕМЕРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ

ИНСТИТУТ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Кемерово

«15» __01 20__г № 71-Р

Подготовка и доведения распоряжения до исполнителя происходит по аналогии подготовки проекта приказа, только вводная или констатирующая часть в распоряжении отделяется от распорядительной словом «ПРЕДЛАГАЮ:» , «ОБЯЗЫВАЮ:», «НАЗНАЧАЮ:» и «РЕКОМЕНДУЮ» данные слова печатаются с новой строки от левого поля прописными (заглавными) буквами без кавычек, с двоеточием.