Автоматизация учета товаров (стр. 11 )

4.3. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ

Покупка товаров – одна из важнейших функций организаций оптовой торговли. В процессе приобретения товаров в бухгалтерии на основе сопроводительных документов ведут синтетический и аналитический учет, составляются проводки по каждому документу, рассчитываются с поставщиками, формируются выходные документы.

Поступление товаров от поставщика к покупателю сопровождается документами: товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и другие, в которых должны содержаться наименование поставщика и покупателя, их адреса, наименование поставляемого товара, единицы измерения товара, его количество, цена, стоимость товара.

Поступивший товар приходуется на счете 41 «Товары», оплачивается, осуществляется учет НДС, о чем формируются соответствующие бухгалтерские проводки.

Все указанные действия выполняет команда Учет покупок (Учет → Учет покупок и продаж → Учет покупок), которая:

-  регистрирует в базе данных счет-фактуру, поступивший от поставщика;

-  регистрирует факт поступления товара, выделяя стоимость товара без НДС, сумму НДС, стоимость товара с НДС;

-  автоматически формирует проводки об оприходовании товара, оплате товара, учете НДС;

-  автоматически формирует первичные документы, связанные с поступлением товара;

-  автоматически составляет документы, связанные с оплатой товара в соответствии с видами оплаты (безналичный расчет, наличными через кассу организации, наличными через материально-ответственное лицо), в том числе платежное поручение;

-  автоматически составляет выходные документы по учету поступления товара: книгу покупок, журнал регистрации счетов-фактур, отчет по учету покупок и другие.

Особенности команды Учет товаров рассмотрим на примере.

Задание. Сформировать товарную накладную и проводки в журнале операций, если 15.02.2012 г. в соответствии с договором № 11 от 01.01.2001 г. по товарной накладной № 67 в сопровождении счета-фактуры 133 от 01.01.2001 г. от фабрика «Пике» получен товар «Халат женский трикотажный» 100 штук по цене 670 руб. на сумму 79060 руб., включая НДС 12060 руб. (18%), в том числе, стоимость без НДС 67000руб.

Товар оприходован на складе товарный и предназначен для оптовой продажи.

Оплата за товары в сумме 79060 руб. выполнена 15.02.2012 г. по безналичному расчету, когда с расчетного счета организации указанному поставщику перечислено 79060 руб.

Пиктограммой Покупки откроем окно команды Учет покупок и рассмотрим особенности реализации данной команды (рис. 4.3.1).

 

Рис. 4.3.1. Окно Учет покупок

Прежде всего, следует обратить внимание на то, что в окне присутствуют две даты – в левом верхнем углу и в правом нижнем (дата оприходования).

Первая дата служит для указания интервала просмотра информации, введенной в окно, состоит из двух клеток. При этом первая из указанных клеток предназначена для указания конкретной даты, вторая включает варианты – день, месяц, квартал, год, все года. В зависимости от выбранных значений «Дата – день», «Дата – месяц», «Дата – квартал» на экран соответственно выводится информация за день, месяц (указанный в дате), квартал (включающий дату). При выборе варианта год – отображаются сведения за отчетный год, введенный в справочнике Сведения об организации. В пособии используем вариант год.

Вторая дата – дата оприходования служит для формирования проводок в бухгалтерии, поскольку даты поступления на склад и регистрация в бухгалтерском учете в силу ряда причин могут не совпадать.

В окне Учет товаров выделены две таблицы, которые находятся в верхней и нижней частях. Верхняя таблица служит для указания характеристик счета-фактуры поставщика, который является первичным документом. Она включает колонки для ввода следующих реквизитов счета-фактуры:

-  № - для ввода номера счета-фактуры;

-  Дата с/ф – дата формирования счета-фактуры;

-  Поставщики используется для указания наименования поставщика путем выбора из справочника контрагентов;

-  стоимостные реквизиты счета-фактуры - стоимость поступившего товара без НДС (колонка без НДС), сумма НДС (НДС), стоимость товара, включая НДС (Всего), сумму оплаты товара (Оплачено).

Кнопки Добавить сч/ф, Удалить, Копировать предназначены для выполнения операций со счетом-фактурой - записи ее в таблицу, удаления, копирования.

Итак, для ввода реквизитов счета-фактуры, соответствующих условию задачи, нажмем кнопку Добавить сч/ф. В результате программа переходит в справочник Контрагенты, откуда выбираем фабрика «Пике», поскольку ранее он был введен в данный справочник (рис. 4.3.2).

Рис.4.3.2. Фрагмент справочника Контрагенты

В случае отсутствия в справочнике данных требуемого поставщика, справочник дополняют новыми сведениями и переносят в окно Учет покупок стандартным образом. Затем пользователь указывает номер и дату счета-фактуры (133 от 01.01.2001 г.).

Сформированная строка представлена на рис. 4.3.3.

Рис. 4.3.3. Счет-фактура поставщика

Стоимостные реквизиты счета-фактуры не заполняются, так как они формируются автоматически в результате выполнения последующих действий.

В нижней таблице отражаются процедуры, связанные с вводом наименований и стоимостных характеристик товара, оплатой товара, формированием первичных документов, просмотром и формированием проводок. Указанное многообразие хозяйственных операций достигается за счет наличия в окне Учет покупок закладок Приход, Оплата, Док-ты (Документы), Проводки.

4.3.1. Ввод исходной информации о поступлении товаров

Закладка Приход позволяет:

1.  Организовать учет товаров в различной валюте путем выбора валюты учета непосредственно на закладке Приход (рис. 4.3.1.1).

Рис. 4.3.1.1. Выбор валюты учета

2.  Вести учет поступления различного имущества, хозяйственных средств организации. Их выбор предопределяется бухгалтерским счетом, который пользователь указывает в клетке Дебет нижней части окна. В зависимости от указанного пользователем дебетуемого счета, программа обращается к тому или иному справочнику оборотных или внеоборотных активов организации. При указании счета 10.1 «Сырье и материалы» команда автоматически настраивается на учет поступления материалов, 08.4 «Приобретение объектов основных средств» - учет основных средств и т. д. Для учета товаров на складе используется счет 41.1.

Отметим, что после указания счета 41.1 в клетке Вид сделки по умолчанию отображается вариант Обычная сделка, под которой понимают коммерческое возмездное поступление товара от поставщика, в отличие от других способов поступления товара, например, приобретение товара через материально-ответственное лицо (вариант Авансовый отчет).

В соответствии с вышесказанным для учета поступления товаров следует:

1.  Ввести в клетку Дебет счет 41.1.

2.  Щелкнуть кнопке Добавить для перехода в справочник товаров.

3.  Выбрать в нем товар халат женский трикотажный.

4.  Ввести в справочник Товаров на закладке Цена, НДС, валюта количество и цену товара соответственно 100, 670 (рис. 4.3.1.2). Программа автоматически рассчитает стоимость без НДС, НДС, стоимость, включая НДС.

5.  Выбрать на закладке По складам склад товарный, отметить его как Приоритетный склад при оприходовании\списании.

6.  Ввести дату оприходования товара в клетку Дата оприходования - 15.02.2012 г., которая одновременно является датой формирования проводок. Поэтому если Дата оприходования товара не заполнена, то проводки не формируются.

Рис. 4.3.1.2. Фрагмент справочника Товаров

В результате в окне Учет покупок на закладке Приход появиться строка (рис.4.3.1.3) о поступлении товара, а также автоматически заполняются стоимостные показатели счета-фактуры в верхней таблице.

Рис. 4.3.1.3. Поступление товара

4.3.2. Ввод исходной информации об оплате товаров

Закладка Оплата служит для ввода исходной информации, связанной с оплатой поступивших товаров.

Работа с закладкой построена по тем же принципам, что и с предыдущей закладкой Приход (рис. 4.3.2.1): пользователь вводит исходные данные в соответствии с условиями оплаты товара, все остальные действия, вытекающие из вида исходной информации, выполняются программой автоматически.

Как известно, оплата стоимости товаров может выполняться:

-  наличными из кассы организации, когда кредитуемым счетом является субсчет 50.1 «Касса»:

-  с расчетного счета организации - кредитуемый счет 51.1 «Расчетный счет организации»;

-  через подотчетное лицо по авансовому отчету – кредитуемый счет 71.

В качестве исходной информации на данной закладке указан кредитуемый счет. Нельзя не отметить, что такое решение является весьма продуманным, поскольку дальнейший алгоритм работы программы зависит от выбранного кредитуемого счета. Такой подход позволил разработчикам сократить до минимума объем вводимой бухгалтером исходной информации

Для ввода кредитуемого счета предназначена клетка Кредит, которая находится в нижней части закладки Оплата, куда пользователь вводит из плана счетов требуемый счет (субсчет). Переход в план счетов выполняется по кнопке перехода к справочникам, которая расположена в правой части клетки Кредит.

В соответствии с условиями примера выбираем в качестве кредитуемого счета 51.1 и нажимаем кнопку Добавить.

Рис. 4.3.2.1. Закладка Оплата

В результате программа автоматически заполняет все колонки таблицы на закладке Оплата:

-  колонка Кредит содержит счет 51.1;

-  Дата – дату оплаты приобретенного товара;

-  № документа – порядковый номер платежного поручения;

-  Вид документа – программа, по умолчанию, указывает платежное поручение. При этом пользователь может выбрать из ниспадающего списка иной вариант;

-  Получатель содержит наименование поставщика;

-  остальные клетки Оплачено, НДС, в т. ч. НДС, Валюта заполнены суммой оплаты, процентной ставкой НДС, суммой выделенной НДС, а также валютой оплаты.

Кроме этого, в строку со счетом-фактурой в верхней таблице автоматически запишется оплаченная сумма.

4.3.3. Автоматическое формирование первичных документов о поступлении товаров

Закладка Документы служит для формирования первичных документов, которые применяются при поступлении товаров (рис. 4.3.3.1.). Документы заполняются программой автоматически, формируются на экране кнопкой Печать, расположенной на закладке Документы. Среди них:

-  счет на оплату используемый покупателем для оплаты отгруженного поставщиком товара как документ, обосновывающий платеж;

-  счет на товары;

-  счет-фактура на отгрузку – счет-фактура, полученный от поставщика, на товарно-материальные ценности;

-  счет-фактура на аванс служит для регистрации счетов-фактур на перечисленную оплату, частичную оплату в счет предстоящих поставок товаров;

-  товарная накладная в соответствии с унифицированной формой ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 000 .

Рис. 4.3.3.1. Перечень документов учета товаров

В соответствии с заданием сформируем товарную накладную. С этой целью достаточно:

1.  Отметить товарную накладную на закладке Документы.

2.  Щелкнуть по кнопке Печать, на экране появится документ «Товарная накладная» (рис. 4.3.3.2).

3.  Документ можно сохранить, распечатать на принтере.

Товарная накладная автоматически включает все данные, введенные в программу:

-  наименование, договор, адрес, банковские реквизиты организации, составившей документ, из справочника Контрагентов – фабрика «Пике» (Договор № 11 от 20.01.20,Чувашская Республика – Новочебоксарск г, 10 Пятилетки ул, 23, АКБ «Энергобанк» (ОАО) г. Казань, р. сч. , корр. сч. , ;

-  наименование, адрес, платежные реквизиты грузополучателя из справочника Сведения об организации – центр» Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Чебоксары г, М. Горького пр-кт, д.15 т.412175 Филиал АВБ в г. Чебоксары р. сч корр. сч. ;

-  наименование, договор, адрес, банковские реквизиты поставщика, которые совпадают с реквизитами организации – составителем документа;

-  реквизиты организации, оплачивающей товар, соответствуют реквизитам грузополучателя;

-  дата отгрузки товара – 15.02.2012;

-  в табличной части товарной накладной указаны наименование товара, его количество, цена, сумма без НДС, ставка НДС, стоимость с учетом НДС (рис. 4.3.3.3).

В дополнение к автоматически отображаемой в приходной накладной информации на закладке Документы могут быть введены сведения об ответственных лицах организации-поставщика, разрешивших отпуск товара, отпустивших товар, так как после выделения товарной накладной на закладке Документы правее перечня документов появляются клетки для ввода перечисленных данных (отпуск разрешил, должность, отпуск произвел, должность) (рис. 4.3.3.4).

Кроме этого, если прием товара осуществляется на складе поставщика, то в накладную можно внести сведения о сотруднике покупателя, получившего товар (груз получил), его должности (должность), доверенности на получение товара (доверенность № от).

Рис. 4.3.3.2. Товарная накладная

Рис. 4.3.3.3. Фрагмент документа «Товарная накладная»

Рис. 4.3.3.4. Клетки ввода дополнительной информации

Параметр Сохранить в журнале документов служит для записи товарной накладной в журнал документов. Отметим, что после установки флажка о необходимости сохранения товарной накладной в журнале документов перечисленные параметры недоступны для изменений. В случае необходимости повторной активизации параметров необходимо убрать флажок Сохранить в журнале документов, ввести требуемые изменения и записать документ в журнал документов.

Особенности журнала документов описаны в «4.3.8. Журнал документов».

Важным сопроводительным документом при учете товара является счет-фактура. Регистрация счета-фактуры, полученного от поставщика, выполняется по тем же правилам, что и товарная накладная:

-  на закладке Документы команды Учет покупок выбирается необходимый документ Счет-фактура на отгрузку. Отметим, что программа после наименования счета-фактуры автоматически указывает стоимость товара по введенным исходным данным (рис. 4.3.3.5);

-  запись счета-фактуры в журнал документов выполняется активизацией параметра Сохранить в журнале документов;

-  нажимается кнопка Печать.

Рис. 4.3.3.5. Окно формирования счета-фактуры

Отметим следующие особенности параметров, включенных в окно формирования счета-фактуры:

1.  В соответствии с Постановлением Правительства РФ «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах на добавленную стоимость» счет-фактура может быть зарегистрирована как документ, предоставленный поставщиком на бумажном носителе, либо в электронном виде. Выбор возможного варианта осуществляется в клетке, расположенной после клетки Дата (рис. 4.3.3.6).

Рис. 4.3.3.6. Вид счета-фактуры

2.  В журнале учета полученных счетов-фактур в настоящее время появилась новая графа «Код вида операции». Указанный перечень кодов операций и их наименований представлен в окне формирования счета-фактуры, выбирается программой автоматически в зависимости от вида счета-фактуры полученной (рис. 4.3.3.7).

Рис. 4.3.3.7. Перечень кодов и наименований видов операций

Рассмотрим счет-фактуру, сформированную программой, которая соответствует требованиям Постановления № 000, так как в строках указываются (рис. 4.3.3.8):

а) в строке 1 – порядковый номер и дата составления счета-фактуры – 133 от 01.01.2001;

в) в строке 2 – полное или сокращенное наименование продавца – фабрика «Пике»;

г) в строке 2а – место нахождения продавца – Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Новочебоксарск г, 10 Пятилетки ул, д.23;

д) в строке 2б – идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца – / ;

е) в строке 3 – полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами – фабрика «Пике» (Договор № 11 от 01.01.2001) Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Новочебоксарск г., 10 Пятилетки ул. Д.23;

ж) в строке 4 – полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес – центр» Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Чебоксары, М. Горького пр-кт, д.15;

з) в строке 5 – реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа – 1;

и) в строке 6 – полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами – центр»;

к) в строке 6а – место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами – Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Чебоксары г., М. Горького пр-кт, д.15;

л) в строке 6б – идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет налогоплательщика-покупателя – / ;

м) в строке 7 – наименование валюты, код в соответствии с Общероссийским классификатором валют – российский рубль.

2. В графах указываются следующие сведения:

а) в графе 1 – наименование поставляемых товаров – халат женский трикотажный;

б) в графах 2, 2а – единица измерения (код и соответствующее ему условное обозначение) – шт;

в) в графе 3 – количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров – 100;

г) в графе 4 – цена (тариф) товара за единицу измерения (без учета налога на добавленную стоимость – 670;

д) в графе 5 – стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров без налога на добавленную стоимость – 67000;

е) в графе 6 – сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя вносится запись «без акциза»;

ж) в графе 7 – налоговая ставка – 18%;

з) в графе 8 – сумма налога на добавленную стоимость, предъявляемая покупателю товаров, - 12060;

и) в графе 9 – стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров с учетом суммы налога на добавленную стоимость – 79060;

к) в графах 10 – страна происхождения товара (цифровой код и соответствующее ему краткое наименование) в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Графы заполняются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация;

л) в графе 11 – номер таможенной декларации. Графа заполняется в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

Отметим, что для стоимостных показателей счета-фактуры (в графах 4 – 6, 8 и 9) в программе в соответствии с Постановлением № 000 выделены рубли и копейки. Последние удалены в пособии для удобства размещения документа. Кроме этого, удалены последние строки, отраженные на втором листе.

Строка «Всего к оплате» заполняется для составления книги покупок, включает сумму НДС и стоимость товара с учетом налога – 12060 и 79060.

СЧЕТ-ФАКТУРА №

133

от

15.02.2012

(1)

Продавец

фабрика «Пике»

(2)

Адрес

Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Новочебоксарск г, 10 Пятилетки ул, д.23

(2а)

ИНН / КПП продавца

/

(2б)

Грузоотправитель и его адрес

фабрика «Пике» (Договор № 11 от 01.01.2001) Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Новочебоксарск г, 10 Пятилетки ул. Д.23

(3)

Грузополучатель и его адрес

центр» Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Чебоксары г, М. Горького пр-кт, д.15

(4)

К платежно-расчетному документу №

1

(5)

Покупатель

центр»

(6)

Адрес

Россия, Чувашская Республика – Чувашия, Чебоксары г, М. Горького пр-кт, д.15

(6а)

ИНН / КПП покупателя

/

(6б)

Наименование валюты: Российский рубль

Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) имущественного права

Единица измере-ния

Ко-ли-чест-во

Цена (тариф) за единицу измерения

Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, всего без налога

В том числе акциз

Налого-вая ставка

Сумма налога

Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав, всего с учетом налога

Страна происхождения

Номер таможенной декларации

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Халат женский трикотажный

шт

100

670

67000

18%

12060

79060

Всего к оплате

12060

79060

Руководитель организации

Главный бухгалтер

(подпись)

(ф. и.о)

(подпись)

(ф. и.о)

Рис. 3.3.3.8. Фрагмент счета-фактуры

4.3.4. Автоматическое формирование проводок в команде Учет покупок

Закладка Проводки служит для отображения на экране хозяйственных операций, связанных с приобретением и оплатой товаров (рис. 4.3.4.1).