Автоматизация учета товаров (стр. 1 )

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ТОВАРОВ

Учебное пособие для бакалавров направления подготовки 230700.62 «Прикладная информатика в области экономики»

Чебоксары

2012

УДК 620(075.8)

ББК 30.609Я73

Б43

Рецензенты:

зав. кафедрой математических и инструментальных методов экономики Чебоксарского кооперативного института (филиала) АНО ВПО ЦС РФ «Российский университет кооперации», д. физ.-мат. наук, профессор ;

доцент кафедры информационных систем ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный университет им. », канд. экон. наук

Автоматизация учета товаров: Учебное пособие для бакалавров направления подготовки 230700.62 «Прикладная информатика в области экономики». – Чебоксары: ЧКИ РУК, 20с.

Рассматриваются теоретические и практические вопросы автоматизированного складского и бухгалтерского учета товаров в организациях оптовой торговли, особенности автоматизированного решения задач на базе комплексной системы автоматизации «БухСофт: Предприятие». Предназначено для проведения лекционных и лабораторных занятий, самостоятельной работы по темам, связанным с автоматизацией складского и бухгалтерского учета в организациях оптовой торговли

Для бакалавров направления подготовки 230700.62 «Прикладная информатика» профиля «Прикладная информатика в области экономики».

УДК 620(075.8)

ББК 30.609Я73

© , 2012

СОДЕРЖАНИЕ

1. УЧЕТ ТОВАРОВ КАК ОБЪЕКТ АВТОМАТИЗАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ 5

2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УЧЕТА ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ В ОПТОВОЙ ТОРГОВЛЕ.. 13

2.1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ.. 13

2.2. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ.. 17

2.3. КЛАССИФИКАТОРЫ И КОДЫ... 23

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ.. 31

3. ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА ТОВАРОВ.. 32

4. АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ТОВАРОВ В «БУХСОФТ: ПРЕДПРИЯТИЕ 2012». 47

4.1. ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ.. 48

4.2. ОРГАНИЗАЦИЯ НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ.. 50

4.2.1. Справочник Сведения об организации. 53

4.2.2. Справочник Учетная политика. 60

4.2.3. Справочник План счетов. 67

4.2.4. Ввод остатков. 69

4.2.5. Справочник Складов. 80

4.2.6. Справочник Контрагенты.. 81

4.2.7. Справочник Товары.. 92

4.3. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ.. 98

4.3.1. Ввод исходной информации о поступлении товаров. 101

4.3.2. Ввод исходной информации об оплате товаров. 102

4.3.3. Автоматическое формирование первичных документов о поступлении товаров. 104

4.3.4. Автоматическое формирование проводок в команде Учет покупок. 112

4.3.5. Автоматическая запись проводок в журнал операций. 114

4.3.6. Автоматическое формирование банковских документов об оплате товара. 117

4.3.7. Автоматическое формирование журнала полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок в команде Учет покупок. 121

4.3.8. Журнал документов. 125

4.3.9. Формирование документов, предшествующих поступлению товара. 127

4.4. АКТ СВЕРКИ РАСЧЕТОВ.. 131

4.5. СПРАВОЧНИК СПИСОК СОТРУДНИКОВ.. 138

4.6. УЧЕТ ОТГРУЗКИ, ПРОДАЖИ ТОВАРОВ.. 149

4.6.1. Команда Учет продаж

4.6.2. Команда Учет продаж в примерах. 150

4.7. УЧЕТ ТОВАРОВ НА СКЛАДАХ.. 154

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ.. 158

Литература. 159

Приложение. 161

ВВЕДЕНИЕ

В учебном пособии рассматриваются особенности компьютерного учета товаров в оптовых организациях, отражающие как теоретические аспекты бухгалтерского учета товаров, так и связанные с программными средствами их автоматизации. Знание особенностей предметной области является обязательным условием квалифицированного использования компьютерных экономических систем. В этой связи в разделе «Учет товаров как объект автоматизации в организациях оптовой торговли», исходя из требований функциональной полноты, рассмотрены задачи складского и бухгалтерского учета товаров, особенности объектов автоматизации в соответствии с законодательными актами, установлены отличительные характеристики товара в процессе его движения от поступления до реализации.

Одним из важнейших элементов компьютерного учета явля­ется информационное обеспечение, методы и способы организации которого в значительной степени влияют на реализацию программных продуктов систем обработки данных. В издании представлены основные требования к содержанию и структуре современного информационного обеспечения, рассмотрены классификаторы и коды, унифицированные первичные и выходные документы торговых организаций, используемые в соответствии нормативными актами. Указанные вопросы позволяют рассматривать нормативно-справочную информацию (НСИ) как основу автоматизации учетных систем вообще и торговых в частности: ответственно относиться к организации НСИ; осознавать объем условно-постоянной информации, подлежащей обязательному вводу в базу данных; оценивать программные продукты с позиций удобства организации НСИ.

Ядром информационных систем являются программные средства. В разделе «Программные средства автоматизации учета товаров» проводится анализ рынка программных продуктов автоматизации учета товаров; приводятся основные характеристики программных продуктов учета товаров, разделение их на традиционные и инновационные, отрицательные последствия применения традиционных программных средств.

Внедрение инновационных информационных технологий является приоритетным направлением развития образования. Особенности инновационного программного продукта «БухСофт: Предприятие» представлены в заключительном разделе пособия. Известный специалист в области маркетинга справедливо заметил, что если товар превосходит ожидания потребителя, то он вызывает восторг*. Именно такие чувства вызывает комплексная система автоматизации бухгалтерского учета «БухСофт: Предприятие»: по уровням сопровождения, автоматизации и удобству превосходит все ожидания пользователя.

Для практического освоения и закрепления теоретических знаний в издание включены вопросы контроля знаний и самоконтроля, а также значительное количество заданий по наиболее важным разделам тематики. Основные положения проиллюстрированы примерами, которые способствуют более глубокому пониманию изучаемого материала.

Содержание учебного материала соответствует образовательному стандарту высшего профессионального образования по направлению подготовки 230700 Прикладная информатика (квалификация (степень) «бакалавр») № 000 от 01.01.2001 г., учебному плану подготовки бакалавров направления подготовки 230700.62 «Прикладная информатика» профиля «Прикладная информатика в области экономики».

Изучение учебной дисциплины направлено на формирование у обучающихся следующих общекультурных и профессиональных компетенций:

общекультурные компетенции (ОК) -

способность понимать сущность и проблемы развития современного информационного общества (ОК-7);

профессиональные компетенции (ПК) -

- способность использовать нормативные правовые документы в профессиональной деятельности (ПК-1);

- способность проводить обследование организаций, выявлять информационные потребности пользователей, формировать требования к информационной системе, участвовать в реинжиниринге прикладных и информационных процессов (ПК-8);

- способность эксплуатировать и сопровождать информационные системы и сервисы (ПК-12);

- способность принимать участие во внедрении, адаптации и настройке прикладных ИС (ПК-13);

- способность анализировать рынок программно-технических средств, информационных продуктов и услуг для решения прикладных задач и создания информационных систем (ПК-19);

- способность выбирать необходимые для организации информационные ресурсы и источники знаний в электронной среде (ПК-20).

Автор выражает благодарность компании «БухСофт Сервис», генеральному директору Сорокину Ивану Анатольевичу, заместителю генерального директора Макарову Андрею Викторовичу за предоставленную возможность использования лицензионных программных продуктов торговой марки «БухСофт» в учебном процессе Чебоксарского кооперативного института на основе соглашения о сотрудничестве в области внедрения инновационных информационных технологий.

1. УЧЕТ ТОВАРОВ КАК ОБЪЕКТ АВТОМАТИЗАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ

Современные системы автоматизации учета товаров должны удовлетворять различным требованиям, среди которых одним из важнейших является требование функциональной полноты. Функциональная полнота системы автоматизации подразумевает наличие в программной системе необходимого и достаточного количества компонентов, которые:

-  наиболее полно соответствуют информационным потребностям пользователей;

-  автоматизируют все функции, охватывают все виды деятельности конкретной предметной области.

Автоматизированная система должна соответствовать требованиям предметной области, поскольку они влияют как на выделяемые в средствах автоматизации функциональные подсистемы, так и на состав задач, их взаимосвязь, алгоритмы обработки информации. Оценка систем автоматизации любых объектов экономического управления, в том числе организаций оптовой торговли, с позиций функциональной полноты базируется на знании особенностей предметной области, особенностей обработки информации.

Автоматизация организаций оптовой торговли базируется на выделении функциональных подсистем и задач, которые соответствуют ее хозяйственной деятельности. В соответствии с разделением функций между подразделениями предприятия в системах автоматизации организаций оптовой торговли, как правило, выделяют две функциональные подсистемы:

1.  Складской учет товаров.

2.  Бухгалтерский учет товаров.

Указанные подсистемы могут входить в комплексные системы автоматизации торгового предприятия, как отдельные программные модули, взаимосвязанные между собой в процессе обработки информации.

В оптовой торговле решают задачи:

-  учет поступления товаров в местах хранения;

-  отчетность материально ответственного лица;

-  контроль за количеством и качеством товара в местах хранения;

-  контроль правильности составления документов в местах хранения товаров;

-  учет поступления товаров в бухгалтерском учете;

-  формирование цены товара;

-  учет отгрузки, реализации товаров;

-  учет товарных запасов;

-  учет налога на добавленную стоимость;

-  учет тары;

-  инвентаризация товаров;

-  отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете;

-  учет расчетов с поставщиками и подрядчиками;

-  инвентаризации товаров.

Основным объектом автоматизации в организациях оптовой торговли являются товары. Порядок оценки товаров определен в ПБУ 5/01 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов», утвержденный Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. N 44н, в соответствии с которым товары являются частью материально-производственных запасов (МПЗ), приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц, и предназначенные для продажи.

В ПБУ 5/01 определен порядок оценки товаров, которые принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью товаров, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов. К ним относятся суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику; уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с товаром; таможенные пошлины; невозмещаемые налоги; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены товары; затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.

Организации, осуществляющие торговую деятельность, могут включать затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, в состав расходов на продажу.

Товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по стоимости их приобретения.

При отпуске товаров в продажу (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) или ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов: по себестоимости каждой единицы; по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Применение одного из указанных способов оценки материально-производственных запасов и товаров устанавливается в учетной политике организации. Отметим, что документ «Об учетной политике для целей бухгалтерского учета на 2012 г. по организации», который автоматически формируется в программе «БухСофт: Предприятие», приведен в приложении. В нем, в частности, установлен способ списания товаров, приобретенных для перепродажи, по средней себестоимости.

Схема регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете установлена в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденном Приказ Минфина РФ от 01.01.01 г. N 94н. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).

В соответствии с этим выделяют синтетический учет товаров, который служит для учета наличия и движения хозяйственных средств в итоговой денежной оценке. Синтетический учет в конечном итоге используется при формировании законодательно установленной бухгалтерской отчетности организации, анализе финансового состояния предприятия.

По степени детализации учета в составе синтетических бухгалтерских счетов выделяют субсчета, предназначенные для группировки хозяйственных средств по их видам в составе синтетических счетов.

Так, в соответствии с «Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций» для обобщения информации о наличии и движении товаров, приобретенных для продажи, предназначен счет 41 «Товары».

К счету 41 могут быть открыты субсчета:

1.  41.1 «Товары на складах».

2.  41.2 «Товары в розничной торговле».

3.  41.3 «Тара под товаром порожняя» и другие.

На субсчете 41.1 «Товары на складах» учитывается наличие и движение товарных запасов, находящихся на оптовых и распределительных базах, складах, в кладовых организаций.

На субсчете 41.2 «Товары в розничной торговле» учитывается наличие и движение товаров, находящихся в организациях, занятых розничной торговлей (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и т. п.).

На субсчете 41.3 «Тара под товаром и порожняя» учитываются наличие и движение тары под товарами и тары порожней.

В плане счетов счет 45 «Товары отгруженные» предназначен для обобщения информации о наличии и движении товаров, выручка от продажи которой определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете.

Счет 90 «Продажи» предназначен для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, а также для определения финансового результата по ним. На этом счете отражается выручка по товарам.

К счету 90 «Продажи» могут быть открыты субсчета:

1.  90.1 «Выручка», на котором учитывается поступления активов, признаваемые выручкой.

2.  90.2 «Себестоимость продаж» служит для учета себестоимости продаж, по которым на субсчете 90.1 «Выручка» признана выручкой.

3.  90-3 «Налог на добавленную стоимость» - учитываются суммы налога на добавленную стоимость, причитающиеся к получению от покупателя.

4.  90-4 «Акцизы» - учитываются суммы акцизов, включенных в цену проданного товара и другие.

5.  90-9 «Прибыль/ убыток от продаж» предназначен для выявления финансового результата (прибыль или убыток) от продаж за отчетный месяц.

Таким образом, для учета товаров применяются различные бухгалтерские счета, связанные с переходом товара из одного состояния в другое.

Отметим, что наиболее точно указанные преобразования отображаются при рассмотрении экономических информационных систем с позиций категорий сущности и процессы. В информационных системах с точки зрения автоматизации существуют только два объекта - сущности и процессы.

Сущности взаимосвязаны между собой и являются узловыми точками сбора информации. Они соответствуют понятию «объекты», из которых состоит информационная система. Так, в системе автоматизации организаций оптовой торговли сущностями, как узловые точки сбора информации, являются:

-  товар, который определяется наименованием, единицей измерения, ценой, сортом, артикулом и т. д.;

-  поставщик (покупатель) определяется наименованием, адресом, расчетным счетом и другими реквизитами и т. д.

Процессы – преобразование одних сущностей в другие, либо движение сущностей во времени и пространстве, в которых могут участвовать другие сущности. Например, в процессе поступления товара на склад организации принимают участие, как минимум, сущности товар и поставщик.

Вышесказанное позволяет оценить различие товара, хранящегося на складе, и товара, учет которого ведется в бухгалтерии. Товар на складе определяется следующими характеристиками:

-  наименование;

-  сорт;

-  цена;

-  единица измерения, количество (объем);

-  стоимость;

-  таможенная декларация и другие реквизиты.

Указанные характеристики являются исходной информацией для автоматизированного учета товара.

В бухгалтерии реквизитами товара являются счет, на котором учитывается товар, и его наименование, которое соответствует наименованию товара на складе. Этим предопределяется взаимосвязь складского и бухгалтерского учета товаров. При этом наименование товара позволяет вести аналитический учет в разрезе конкретных товаров. Кроме этого, аналитический учет товаров на счете 41.1 может быть организован по наименованиям и складам (местам хранения товаров), по партиям поставок товаров. Таким образом, товар, принятий на учет в бухгалтерию по счету 41.1, – это новая сущность, одной из важнейших реквизитов которой является счет, определяющий состояние товара.

Счета бухгалтерского учета являются способом вторичной регистрации товаров и операций с ними. На них товары, как правило, фиксируются в денежном измерении. Процессы, происходящие с товарами и другими средствами, приводят либо к их уменьшению, либо к увеличению. С целью раздельного учета указанных процессов по каждому счету учет ведется по дебету и кредиту. По дебету отражается увеличение средств, по кредиту – уменьшение

Для учета движения товаров составляют бухгалтерские проводки, которые отражают вид движения товаров: поступление товаров на склад, отгрузка, реализация, инвентаризация и другие.

Проводки (хозяйственные операции) отражаются на счетах с помощью двойной записи, которая показывает взаимную связь объектов учета. Двойная запись, по сути, показывает внутреннюю связь объектов, экономический смысл и содержание каждой операции, переход средств из одного состояния в другое. В бухгалтерском учете взаимосвязь счетов в проводке называют корреспонденцией, а счета, составляющие проводку, корреспондирующимися.

Таким образом, бухгалтерская проводка представляет собой корреспонденцию счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащей регистрации.

Процессы движения товаров могут происходить в различных условиях. Например, поступление товаров, как правило, определяется договором купли-продажи (поставки). Покупатель оплачивает товар безналичным перечислением денежных средств, или другим способом, предусмотренным законодательством. Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки или передачи товаров покупателю или лицу, указанному в договоре. При этом поставка товаров может выполняться транспортом третьего лица. Товар может быть получен со склада поставщика. Перечень и содержание проводок зависит от времени оплаты стоимости товаров, перехода прав собственности от поставщика к покупателю.

В плане счетов указаны все корреспонденции счетов по тому или иному счету. В соответствии с планом счетов в табл. 1.1 приведены проводки по учету поступления товара с оплатой за товары после получения товара (в тот же день), в табл. 1.2 – проводки по купле товаров по предоплате

Таблица 1.1

Проводки по учету поступления товара с оплатой за товары после поступления товаров

	Дебет	Кредит	Содержание проводки	Сумма
15.02.2012	41.1	60.2	Отражается поступление товара от поставщика	Стоимость товара без НДС
15.02.2012	19.3	60.2	Отражается сумма НДС, относящаяся к поступившим товарам	Сумма НДС
15.02.2012	68.2	19.3	Принят НДС к зачету	Сумма НДС
15.02.2012	60.1	51.1	Отражается факт погашения кредиторской задолженности за полученные ранее товары	Стоимость товаров

Таблица 1.2

Проводки по учету покупки товаров по предоплате

	Дебет	Кредит	Содержание проводки	Сумма
15.02.2012	60.1	51.1	Отражается перечисление  денежные средства поставщику	Сумма оплаты
17.02.2012	19.10	60.2	Отражается сумма НДС, относящаяся к поступившему товару	Сумма НДС
17.02.2012	41.1	60.2	Отражается поступление товара от поставщика	Стоимость товара
17.02.2012	60.2	60.1	Зачтен аванс	Сумма аванса
17.02.2012	68.2	19.10	Принят НДС к зачету	Сумма НДС

В проводках использованы следующие счета:

-  19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»;

-  19.10 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»;

-  51.1 «Расчетный счет организации»;

-  60.1 «Расчеты по авансам выданным»;

-  60.2 «Расчеты с поставщиками за поставленные ценности»;

-  68.2 «Расчеты по налогам и сборам».

Бухгалтерские проводки в табл. 1.1 отражают ситуацию, когда переход собственности на товары от поставщика к покупателю происходит в момент передачи товаров.

В табл. 1.2 представлен вариант, когда оплата стоимости товаров происходит до поступления товара в организацию, в результате у поставщика возникает кредиторская задолженность перед покупателем, которую он гасит, передавая товары.

Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. На основе Плана счетов организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. В этой связи отметим, что, как правило, современные бухгалтерские программы позволяют формировать рабочий план счетов организации.

При решении задач учета расчетов с поставщиками в бухгалтерском учете применяются понятия дебиторской и кредиторской задолженности.

Под дебиторской задолженностью понимают долг других организаций, за приобретенные товары, или подотчетных лиц данной организации за выданные им под отчет денежные суммы и т. д.

Организации и лица, которые связаны с данной организацией задолженностью, называют дебиторами. С позиций бухгалтерского учета покупатели – это дебиторы, задолженность у которых возникла в связи с приобретением товара.