Автоматизация учета товаров (стр. 4 )

Следует отметить, что наиболее ранние разработки в области автоматизации бухгалтерского учета назывались комплексными системами бухгалтерского учета или бухгалтерским комплексом, представляли собой отдельные программы под каждый участок учета с возможностью интеграции данных. Строились они на базе типовых проектных решений. Указанную тенденцию поддерживают разработки серии «БЭСТ».

«БЭСТ-5» состоит из базовых и специализированных функциональных модулей. К базовым, например, относятся «Финансы», «Логистика», «Персонал», предназначенные для автоматизированного ведения бухгалтерского, налогового, управленческого учета, а также автоматизации отдельных участков.

Специализированными приложениями являются программы «БЭСТ-Магазин», «БЭСТ-Питание» и другие, которые позволяют расширить основные базовые функции программы.

«БЭСТ-5 - Логистика» включает приложения:

1.  Продажи. Клиенты.

2.  Товары. Продукция.

3.  Сырье. Материалы.

4.  Закупки. Поставщики.

5.  Книга покупок-продаж.

6.  Торговый зал.

7.  Автотранспорт.

8.  Анализ товаров и услуг.

Мобильная торговля.

При этом «Продажи. Клиенты» служит для формирования первичных и выходных документов, связанных с продажами, среди них: прайс-листы, договоры (простые и многостраничные), регистрация и оформление заявок покупателей на поставку товаров, заказы для оформления продаж, счета, накладные, счета-фактуры, контроль расчетов с покупателями, оперативные отчеты по продажам и OLAP-анализу продаж. Таким образом, модуль предназначен для отделов продаж.

Программа «Товары. Продукция» служит для учета товаров (продукции) на складах (на произвольном количестве складов). При этом для учета МПЗ используется двухуровневый классификатор номенклатуры. Учет товаров ведется по серийным номерам, единицам измерения, штрих-кодам. Осуществляется поддержка сортового и партионного учета запасов.

Программа «Закупки. Поставщики» используется для учета поступления товарно-материальных ценностей, работ и услуг, формирования первичных документов по учету поступления ТМЦ (приходных накладных, доверенностей, актов), планирования закупок по госзаказам, выгрузки реестра договоров в электронном формате Федерального казначейства.

Приложение «Книга покупок-продаж» предназначено для учета расчетов по НДС на основе книги покупок и книги продаж, формирует счета-фактуры и регистрирует их в книге покупок и продаж.

Приложение «Анализ товаров и услуг» - оперативного анализа ассортимента, закупок и продаж, предназначено для менеджеров среднего и высшего звена.

Приложения «Торговый зал», «Мобильная торговля» служат соответственно для автоматизации розничной и мобильной торговли.

Программная система «БЭСТ-Маркетинг» предназначена для оценки рыночных позиций предприятия в условиях конкуренции. Может использоваться на предприятиях производства, торговли и сферы услуг.

Компания БЭСТ предоставляет различные уровни модификации своих разработок:

-  параметрическая настройка без привлечения специалистов по программированию;

-  создание небольших программ с сохранением базовой функциональности (1-й уровень модификации);

-  создание новых программ с помощью встроенных средств программирования (2-й уровень), которые предоставляются пользователю бесплатно.

Рассмотреть особенности программы «БЭСТ-5» можно с помощью демонстрационной версии, которая доступна на официальном сайте компании «БЭСТ». Она отличается от коммерческой версии программы некоторыми ограничениями. После оплаты и установки ключа защиты демонстрационная версия преобразовывается в коммерческую (http://www. *****/programs/best-5/demo. php).

 Для установки демонстрационной версии необходимо скачать определенные файлы, указанные на сайте, пакет обновлений, развернуть демонстрационную базу. При этом демонстрационная версия устанавливается не только на локальной станции, но и на сервере предприятия.

В заключение отметим, что в связи с развитием информационных технологий актуальным является вопрос переосмысления понятия «инновационные информационные технологии», которые в результате эволюционного развития научно-технического прогресса приходят на смену традиционным, что наиболее ярко отражается в программных продуктах систем обработки данных. Среди них наиболее распространенными и востребованными являются программные средства автоматизации бухгалтерского учета.

Исходя из анализа существующих систем автоматизации известных производителей «1С», , -Бухгалтер», компании «БЭСТ», приведем обобщенные характеристики некоего усредненного программного продукта автоматизации бухучета, который реализован традиционным способом:

1.  По способу распространения - программа является платной, т. е. со всеми ее возможностями можно ознакомиться только после ее приобретения; может сопровождаться демо-версией, которая позволяет в определенной степени оценить отличительные особенности коммерческой версии.

2.  По возможностям модификации - относится к частично реконфигурируемым либо полностью реконфигурируемым системам. В первых некоторые параметры, набор базовых функций могут быть расширены в некоторых пределах конечными пользователями без вмешательства разработчиков программ. Вторые позволяют изменить и расширить функциональность, а именно, пользователь может разработать новые экранные формы ввода исходной информации, изменить формулы расчета, сформировать новые отчетные формы. Поскольку программирование не входит в профессиональные функции бухгалтера, то для конфигурирования, как правило, привлекаются IT-специалисты либо дилеры.

3.  Сопровождение программ осуществляют дилеры, является отдельной самостоятельной процедурой за дополнительную оплату.

4.  В настоящее время появилась возможность скачивания обновлений (не новой версии, а именно обновлений) с сайтов компаний через сеть Интернет, которые устанавливаются пользователями в соответствии со специальными инструкциями, как правило, достаточно сложными, требующими определенной квалификации. Установка обновлений предполагает выполнение дополнительных действий: регистрацию программ, выбор требуемых обновлений, заполнение регистрационных листов. Услуги являются платными, общая стоимость программ, как правило, включает стоимость приобретения, сопровождения дилерами, обновлений.

Безусловно, при описании программ конкретного производителя имеются отклонения от средней. Так, -Бухгалтер» предлагает не только частично модифицируемые и полностью реконфигурируемые, но и платные готовые программы.

Отрицательные последствия использования традиционных программных продуктов в условиях нестабильности законодательства в области бухгалтерского учета общеизвестны: необходимость систематического внесения системных изменений в бухгалтерскую программу силами, а точнее, за счет средств пользователей; программа зачастую соответствует требованиям только в момент приобретения; требует систематического присутствия программистов; быстрое моральное старение; функциональность программы не соответствует требованиям изменившегося законодательства; отсутствие оперативности в обновлении и сопровождении программ.

Указанные негативные явления в сфере автоматизации бухгалтерского учета предопределены систематическими изменениями нормативной базы, связанной с бухгалтерским учетом, отчетностью, налогообложением с одновременным отсутствием сопровождения программ со стороны их разработчиков. Все это приводит к тому, что в настоящее время, когда программные продукты ежегодно и значительно изменяются, условия сопровождения программных продуктов являются важнейшей их качественной характеристикой. Она влияет как на стоимость эксплуатации, так и на возможность полноценной автоматизации работы бухгалтерии.

К программным продуктам инновационного направления относятся разработки известной компании «БухСофт Сервис», которые включают характеристики, позволяющие преодолеть недостатки традиционных систем:

1.  Программы являются условно-бесплатными, для их изучения с целью внедрения на предприятии достаточно скачать любую из коммерческих разработок с сайта. Изучать ее можно в течение месяца без оплаты, в случае приобретения программы все введенные ранее данные автоматически сохраняются.

2.  Готовыми программными системами, а именно, все изменения в программы в связи с изменением внешней среды (бухгалтерского, налогового законодательства, форм отчетности) вносят сами разработчики и не требуют дополнительного привлечения в работу бухгалтерии других IT-специалистов. При этом сопровождение программ включено в их стоимость. Таким образом, общая стоимость программных систем равна стоимости приобретения.

3.  Имеется форум пользователей программных продуктов «БухСофт», на котором разработчики в оперативном режиме отвечают на вопросы пользователей программ. В случае необходимости возможна пересылка базы данных пользователя через сеть Интернет в «БухСофт» с целью обнаружения ошибок, допущенных пользователем. Такое общение со специалистами, безусловно, является высококачественной поддержкой автоматизации решения бухгалтерских задач.

4.  Для продажи, сопровождения и обновления программ «БухСофт» использует сеть Интернет, осуществляя, таким образом, Интернет-продажу, Интернет-обновление, Интернет-сопровождение программ.

Нельзя не отметить, что указанные услуги являются важнейшей составной частью программных комплексов автоматизации бухгалтерского, налогового учета и формирования отчетности, осуществляется щелчком мыши, по сути, автоматически, что приводит к их оперативному автоматическому сопровождению. Оперативность достигается за счет:

-  автоматических сообщений бухгалтеру о выпуске новой версии (например, в связи с изменениями в законодательстве), которые появляются на экране в процессе работы с программами;

-  автоматической установки новой усовершенствованной по щелчку мыши без прерывания работы с программой!

Современные программные продукты характеризуются высоким уровнем автоматизации. Так, в «БухСофт: Зарплата, кадры» после ввода исходной информации учет зарплаты осуществляется автоматически, практически без участия пользователя: программа автоматически формирует все платежные документы, платежные поручения, проводки в журнале операций, автоматически выводит их на экран и сохраняет на диске. Простота процесса учета зарплаты при первоначальном расчете в «БухСофт» вызывает радостное удивление у студентов, особенно изучавших ранее другие программные продукты, например, «1С».

Следующим важным направлением развития информационных технологий в современных условиях является отделение процесса обработки информации от компьютера пользователя, когда учетные, финансовые задачи решаются непосредственно на сайте разработчика. Указанный режим разработчики называют режимом «онлайн», по аналогии со способами обмена информацией в компьютерно-кассовых системах: в реальном режиме, по мере необходимости. Терминология в связи с новизной является неустоявшейся. Будем называть указанный процесс в соответствии с видом решаемых задач, который более точно отражает их сущность. Например, Интернет-учет товаров.

Лидером в указанном направлении автоматизации бухгалтерского учета также является «БухСофт Сервис».

Разработки компании «БухСофт» позволяют вести Интернет-учет товаров, заработной платы, сформировать учетную политику, а также отчетность. В указанных разработках сохранены все высокие стандарты автоматизации, характерные для торговой марки «БухСофт».

Задание. На российском рынке программные средства автоматизации бухгалтерского учета и учета товаров в оптовой торговле представляют ряд разработчиков, указанных в таблице.

Вариант	Наименование программы	Разработчик
1	БухСофт: онлайн учет товаров»	Компания «БухСофт»
2	1С: Бухгалтерия	1С»
3	1С: Управление торговлей	1С»
4	Инфо-Бухгалтер: Бухгалтерия	-Бухгалтер»
5	Инфо-Бухгалтер-10 Торговый и складской учёт	-Бухгалтер»
6	Турбо Бухгалтер
7	Счетовод
8	БЭСТ-5. Логистика	Компания «БЭСТ»
9	ФРЕГАТ-Торговля	ИТЦ «ФРЕГАТ»
10	ФРЕГАТ-Складская логистика	ИТЦ «ФРЕГАТ»
11	ФРЕГАТ - Управление заказами	ИТЦ «ФРЕГАТ»
12	ФОЛИО БухМастер	Компания «Фолио»
13	ФОЛИО WinСклад	Компания «Фолио»
14	ФОЛИО WMS	Компания «Фолио»
15	КИС «Флагман» - Логистика
16	FlagmanExpress
17	ПАРУС – Предприятие 8. Управление логистикой	Корпорация «Парус»

Изучить в соответствии с вариантом программные продукты, используя сайт фирмы-разработчика, условно-бесплатные программы, демо-версии, другие источники, оценить возможности программ, их назначение, составить письменный отчет, в котором должны быть отражены следующие вопросы:

1.  Назначение программы, стоимость приобретения и сопровождения, возможности изучения программы до ее приобретения.

2.  Принципы, заложенные в основу функционирования системы.

3.  Особенности автоматизации учета товаров.

Подготовиться к обсуждению в группе проблемы выбора наиболее приемлемых программных продуктов автоматизации организаций оптовой торговли в потребительской кооперации.

4. АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ТОВАРОВ В «БУХСОФТ: ПРЕДПРИЯТИЕ 2012»

«БухСофт: Предприятие»* является комплексной программной системой, которая позволяет автоматизировать бухгалтерский, налоговый, кадровый, оперативный учет организаций различных форм собственности и видов деятельности в соответствии законодательством.

«БухСофт: Предприятие» включает отдельные программные продукты, в том числе, по учету товаров «БухСофт: Торговля и услуги», «БухСофт: Мини», которые могут использоваться как в составе комплексной системы, так и самостоятельно.

Применительно к предприятиям оптовой торговли комплекс обеспечивает:

-  создание единого информационного пространства торговой организации;

-  компьютерный бухгалтерский учет всех предприятий торговой организации в одной программе;

-  автоматическое формирование учетной политики организации с автоматическим формированием предусмотренных законодательством документов;

-  автоматическое формирование бухгалтерской отчетности торговой организации, собственных организаций, торгового предприятия в целом;

-  складской учет товаров на всех складах собственных организаций в единой информационной системе, включая удаленные склады;

-  автоматический расчет средней цены товара;

-  различные единицы изменения на один и тот же товар, серийный учет товаров, неограниченный объем товаров на складах, печать этикеток; автоматическое формирование складских документов;

-  автоматизацию работы отделов продаж от имени одной или нескольких собственных организаций;

-  рублевый и многовалютный учет торговых операций;

-  автоматическое формирование оперативной информации по каждой своей организации и в целом по предприятию;

-  полный контроль наличия и движения товара (товаров) по отдельным, всем складам организации, а также независимым складам;

-  возможность оперативно формировать документы от имени любой из своих организаций;

-  автоматическое одновременное формирование всех необходимых документов по продажам (счет, счет-фактура, товарная накладная, договор купли-продажи и т. д и т. п);

-  возможность продаж от имени нескольких собственных компаний;

-  возможность объединения баз данных нескольких организаций;

-  автоматический учет заработной платы с автоматическим переходом от одного этапа учета к другому, автоматическим формированием всех требуемых документов.

К достоинствам программ следует отнести:

1.  Высокая функциональная готовность всех программных продуктов, гарантии решения задач в соответствии с требованиями законодательства.

2.  Гибкость. Настройка прав доступа для пользователей в соответствии с должностными инструкциями и организационной структурой.

3.  Надежность. Предусмотрено автоматическое создание архивных копий, что исключает возможность потери данных при ошибке пользователя.

4.  Простота использования конечным пользователем.

4.1. ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ

Инструкции ко всем программам торговой марки «БухСофт» находятся на сайте разработчика, к которым можно перейти, используя команду Справка ® Инструкция, затем следует активизировать гиперссылку «Полная инструкция к программе» (рис. 4.1.1) и выбрать раздел «БухСофт Торговля» (рис. 4.1.2).

Рис. 4.1.1. Окно перехода к инструкциям на сайте

Меню является иерархическим: на верхнем уровне находятся наименования разделов, которые объединяют инструкции к конкретным программам «БухСофт: Предприятие», «БухСофт: Упрощенная система налогообложения» и другие, включая «БухСофт: Торговля».

Рис. 4.1.2. Окно Инструкции к программам «БухСофт»

Каждый раздел включает подразделы, в которых описаны особенности компьютерного учета конкретного участка бухгалтерского учета, формирования отчетности.

Рис. 4.1.3. Инструкции к программе «БухСофт:Торговля и услуги»

Раздел по учету товаров состоит из подразделов: меню, назначение и возможности программы, учет поступлений товаров и другие (рис. 4.1.3), которые позволяют в полной мере оценить возможности программы, самостоятельно изучить ее с целью внедрения в учетный процесс организации.

4.2. ОРГАНИЗАЦИЯ НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Организация нормативно-справочной информации в «БухСофт: Предприятие» связана с заполнением справочников и применением в учете заполненных справочников, предоставленных разработчиками. Использование справочников существенно ускоряет подготовку документов, так как достаточно один раз занести в справочник данные, затем можно многократно пользоваться ими в компьютерном учете. Например, характеристики сотрудников из справочника Сотрудники используются при ежемесячном начислении, выплате заработной платы, расчете отпускных, командировочных.

Справочники условно можно разделить на 2 группы.

К первой относятся справочники, касающиеся всех разделов бухгалтерского учета предприятия. Перечень указанных справочников можно просмотреть командой Справочники ® Наименование справочника (рис. 4.2.1), а также используя комбинации клавиш вне зависимости от регистра клавиатуры. Например, справочник реквизитов предприятия, на котором выполняется автоматизация, активизируется командой Справочники ® Сведения об организации, а также комбинацией клавиш Ctrl+S. К ним, в частности, относятся справочники:

1.  Сведения об организации служит для ввода реквизитов организации, на котором осуществляется автоматизация бухгалтерского учета.

2.  Учетная политика характеризует параметры учетной политики организации.

3.  План счетов включает счета бухгалтерского учета.

4.  Остатки на начало года используется для ввода остатков по счетам бухгалтерского учета.

5.  Должности отражает должности работников предприятия, применяется для автоматизации учета зарплаты.

6.  Подразделения включает перечень подразделений организации, определяет тем самым ее структуру.

7.  Виды цен.

8.  Загрузка/обновление КЛАДРа предназначен для установки и обновления справочника КЛАДР, представляет собой официальный классификатор адресов РФ, который служит для автоматического ввода адресов организации, банков, сотрудников, контрагентов, поддерживается ГНИВЦ ФНС РФ. КЛАДР целесообразно установить до организации НСИ.

Рис. 4.2.1. Меню Справочники

Ко второй группе относятся справочники, связанные с конкретными участками учета. Все они находятся в Учет меню команд, который служит для автоматизации учета основных средств, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), складского учета, заработной платы, денежных средств (рис. 4.2.2).

Рис. 4.2.2. Содержимое параметра Учет

В параметр Внеоборотные активы включен справочник основных средств, который служит для ввода в базу данных информации об объектах основных средств организации.

Во Внеоборотные активы – справочники материалов, товаров, продукции и услуг, куда заносятся сведения о товарно-материальных ценностях и возмездных услугах организации.

В Учет покупок и продаж – справочник Контрагентов, используется для ввода реквизитов организаций-поставщиков, покупателей, ИФНС, фондов социального страхования и обеспечения.

В параметр Зарплата и кадры включен справочник Кадры, который предназначен для ввода реквизитов работников организации.

Следует подчеркнуть, что в процессе организации НСИ пользователь заполняет только указанные две группы справочников.

Вспомогательные справочники, характерные для программных продуктов других разработчиков, например, для «1С», в которые пользователь-бухгалтер вынужден заносить сведения для реализации алгоритмов решения задач, группировки данных в выходных формах, других целей, в «БухСофт: Предприятие» отсутствуют. Все действия, связанные с решением задач, выполняет сама программа во многих случаях автоматически, без вмешательства пользователя.

Общие принципы организации справочников остаются в программе от версии к версии неизменными. К ним относятся:

1.  Информация в справочнике регистрируется один раз, как правило, на начальных этапах автоматизации бухгалтерского учета. Затем по мере необходимости справочники дополняются, корректируются.

2.  Для работы со справочником его необходимо активизировать. После этого пользователь может скорректировать старые записи и поля, используя кнопку Править или щелчок мыши, добавить новые (кнопка Добавить), удалить ненужные (Удалить), просмотреть отдельные элементы справочника, отобранные по указанному пользователем критерию (Фильтр).

3.  Перечень кнопок, включенных в справочники, является продуманным. Особый интерес представляют кнопки Печать, Отчеты, которые включены не только в справочники, но и в команды. Они служат для формирования первичных, промежуточных, выходных документов, связанных с тем или иным объектом, отраженным в справочнике. Такое решение является весьма эффективным как с позиций простоты интерфейса пользователя, не загроможденного излишними деталями, так прозрачности и наглядности процесса автоматизации – свойств, которое бухгалтера-практики считают приоритетными характеристиками учетных программ.

4.2.1. Справочник Сведения об организации

Справочник Сведения об организации служит для ввода в базу данных:

-  реквизитов предприятия, которые предусмотрены законодательством для ведения бухгалтерского, налогового учета, формирования отчетности;

-  руководителей;

-  банковских реквизитов;

-  налогового органа;

-  сведений, которые определяют ставки налогов и взносов.

Окно справочника включает 6 закладок (рис. 4.2.1.1 – 4.2.1.5), на каждой из которых имеется кнопка Сохранить, которая служит для сохранения введенных данных.

Справочник активизируется командой Справочники → Сведения об организации. Если в состав организации входит несколько предприятий, то сведения об остальных заполняются командой Создать новую организацию (Сервис → Создать новую организацию).

Закладка Организация используется для указания:

-  краткого и полного наименования предприятия его ИНН, КПП, адреса;

-  вида деятельности в соответствии с учредительными документами;

-  организационно-правовой формы, формы собственности (вводятся в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности ОК 027-99);

-  ОГРН;

-  реквизитов, которые влияют на порядок расчета налогов, а также ставку по травматизму в поле Сведения о взносах. При этом в соответствии с действующим законодательством перечень типов плательщиков по сравнению с «БухСофт-2011» в клетке Тип плательщика увеличилось. В зависимости от ставок социальных взносов возможны варианты: