8) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа (на котором располагается подпись главы муниципального образования) проекта постановления (распоряжения), включают наименование должности, инициалы и фамилию визирующего лица, и его подпись. Допускается визирование каждого листа документа.
Организации, подразделения, исполнители, до которых доводится постановление (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит одновременно с проектом постановления (распоряжения), указатель рассылки размещается на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения), в левом нижнем углу.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при оформлении текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов решений городской Думы.
Образцы бланков и оформления постановлений, распоряжений приведены в приложениях №№ 5,6 соответственно.
4.1.7. Порядок оформления постановления (распоряжения).
Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№», порядкового номера постановления (распоряжения) и через дефис условного обозначения (при наличии).
Например:
03 июля 2008 г. ()
Распоряжения могут не иметь заголовка, постановление должно быть озаглавлено обязательно.
4.1.8. Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Сторонние организации, подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), указываются в сведениях о рассылке, которые исполнитель готовит вместе с проектом постановления (распоряжения).
4.1.9. Копии постановлений (распоряжений) заверяются печатью подразделения, регистрирующего данные документы.
4.1.10. Рассылка постановлений (распоряжений) для исполнения, информации или использования в работе осуществляется в соответствии со сведениями о рассылке в электронной форме по электронной почте, средствами почтовой связи или нарочно. В сведения о рассылке обязательно включается структурное подразделение, подготовившее проект постановления (распоряжения).
4.1.11. После подписания постановления (распоряжения) осуществляется его регистрация в соответствии с настоящей Инструкцией. Регистрация осуществляется путем создания регистрационной карточки (далее – РК) постановления (распоряжения) в СЭД либо записи в регистрационном журнале.
Для размещения на официальном сайте Рязанской городской Думы в сети Интернет копия постановления (распоряжения) передается в управление делами.
4.1.12. Для опубликования постановления (распоряжения) в газете «Рязанские ведомости» его копия передается в пресс-службу.
4.2. Служебные письма городской Думы готовятся:
1) как ответы на поступившие запросы и обращения;
2) как сопроводительные письма;
3) как инициативные письма.
Служебные письма содержат следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком письма;
2) дата письма, датой письма является дата его подписания, которая проставляется документационным отделом при регистрации письма;
3) регистрационный номер;
4) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
5) адресат;
6) текст письма печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 интервал;
7) отметка о наличии приложений;
8) визы заинтересованных должностных лиц;
9) подпись должностного лица;
10) отметка об исполнителе.
Бланки служебных писем используются и вводятся в обращение в соответствии с пунктом 4.1 настоящей Инструкции.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами, настоящей Инструкцией либо резолюцией руководителя (указаниями по исполнению документа).
4.2.1. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим представить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.), от 3-го лица единственного числа («Рязанская городская Дума предлагает рассмотреть…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные…», «Считаю возможным принять участие…»).
4.2.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
4.2.3. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью городской Думы.
4.3. Положение, инструкция.
4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции городской Думы. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения и инструкции утверждаются постановлением или распоряжением.
4.3.2. Текст проекта положения, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?», «Чего?» (Должностная инструкция главного специалиста, инструкция по ведению делопроизводства).
Констатирующей частью положения, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
Значительные по объему положения (правила), инструкции могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Нормы положений, правил, инструкций оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначенные арабскими цифрами или буквами русского алфавита со скобкой, а также на абзацы.
4.4. Протокол.
4.4.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях городской Думы, на заседаниях комитетов (комиссий) городской Думы, Совета Думы, совещательных органов, депутатских слушаниях, совещаниях. Документирование хода заседаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение протокола.
4.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В городской Думе протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председательствующего, секретаря, присутствовавших, приглашенных на заседание (совещание). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте делается отметка «текст прилагается».
4.4.4. Протоколы печатаются на бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком протокола;
2) наименование вида акта – протокол;
3) вид заседания, совещания;
4) дата и номер протокола, дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита у левого поля, номер печатается цифрами у правого поля;
5) место проведения заседания, совещания;
6) основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Словом «председательствующий» начинают протокол; оно печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита, от поля с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом; указывают фамилию председательствующего, инициалы, должность.
Например:
Председательствующий: – глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы.
Далее перечисляются присутствующие депутаты городской Думы (в алфавитном порядке), либо делается отсылка к прилагаемому листу регистрации депутатов.
После них записываются фамилии приглашенных, как правило, в алфавитном порядке с указанием их должности (либо делается отсылка к прилагаемому списку приглашенных).
Далее следует повестка дня.
В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания (совещания) (наименование вопроса, фамилия, инициалы, должность докладчика, содокладчика, кем вносятся вопросы на рассмотрение).
В разделе «СЛУШАЛИ» каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»).
Указывается фамилия, инициалы и должность докладчика и содокладчика, выступившего на заседании (совещании).
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших на заседании (совещании). При необходимости приводится краткий текст выступления.
В разделе «РЕШИЛИ» указывается количество голосов, поданных «за», «против», количество воздержавшихся от голосования, а также результаты голосования по всем вопросам, поставленным на голосование (принято или отклонено), принятое решение. При использовании электронной системы голосования результаты голосования заносятся в память электронной системы.
Если было внесено предложение о поименном голосовании по вопросу, то это предложение выносится на голосование. Результаты голосования и решение отражаются в протоколе.
В случае если вопрос был перенесен или отложен, это отражается в протоколе;
7) подпись председательствующего отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает должность, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);
8) виза лица, ведущего протокол, включает должность, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Образец оформления протокола приведен в приложении № 7. Бланки протоколов используются и вводятся в обращение в соответствии с пунктом 14.1 настоящей Инструкции.
4.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания. Протокол визируется лицом, ведущим протокол.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний городской Думы, протоколы заседаний комитетов (комиссий) городской Думы, протоколы совещательных органов, экспертной комиссии и др.
4.4.6. Протокол заседания городской Думы, комитета, комиссии городской Думы, депутатских слушаний оформляется в соответствии с нормами Регламента.
Подлинные экземпляры протоколов заседаний городской Думы до передачи в архивное учреждение хранятся в документационном отделе, протокол, содержащий информацию ограниченного распространения, имеет гриф «Для служебного пользования».
Другие группы протоколов хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел до передачи в документационный отдел для ведомственного хранения.
4.4.7. Принятые решения (если они не оформлены как отдельные документы) доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола. Выписка оформляется в соответствии с требованиями, заверяется подписью работника, ответственного за текущее хранение дел, и печатью документационного отдела.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
1) наименование организации;
2) название вида документа (выписка из протокола);
3) заголовок к тексту (заседания экспертной комиссии и т. п.);
4) дата (дата заседания);
5) номер протокола;
6) текст (повестка дня, слушали, выступили, голосовали, решили);
7) подпись (без личной подписи, только слово «Председательствующий» и расшифровку фамилии с инициалами);
8) отметка о заверении копии.
Из основной части протокола берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных лиц, исполнителей установленных протоколом поручений.
4.4.8. Ведение протокола заседания городской Думы, Совета Думы, комитета, комиссии городской Думы, рабочей группы и т. д. поручается специалисту аппарата соответствующего структурного подразделения городской Думы.
4.4.9. Ознакомление депутатов с протоколами заседаний городской Думы и представление копии протокола заседания городской Думы обеспечивается руководителем аппарата в соответствии с Регламентом.
4.5. Акт.
4.5.1. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности городской Думы или ее структурного подразделения и отдельных должностных лиц, проводимых проверок, при приёме – передаче дел, подготовке документов к уничтожению, списанию, инвентаризации, ревизии, расследовании несчастных случаев и др.
Акт содержит следующие реквизиты:
1) гриф утверждения;
2) название вида документа;
3) дата и номер;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) отметка о наличии приложения;
7) подписи.
Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
4.5.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части указываются наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его дата и номер, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится проверка, или событие, факты, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии, например:
председатель (должность, Ф. И.О.);
члены комиссии (должности, Ф. И.О.).
Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при совершении актируемого события.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.
4.6. Записка (докладная, служебная, объяснительная).
4.6.1. Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т. п. и побудить к принятию определенного решения. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие информационные докладные записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; вид документа; дату; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; адресат; подпись составителя (с указанием должности); резолюцию.
4.6.2. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри городской Думы по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне.
4.6.3. Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой сотрудник городской Думы в адрес вышестоящего должностного лица.
4.7. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств.
Печать документов в городской Думе проводится с использованием компьютерной техники, установленной в структурных подразделениях.
Работы по оформлению документов с использованием компьютерной техники выполняются с учетом требований настоящей Инструкции.
Должностные лица, отвечающие за выполнение данных работ, несут ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
Должностные лица, допущенные к работе с персональными данными без использования средств автоматизации, несут ответственность за соблюдение установленных правил обработки персональных данных при оформлении документов с помощью компьютерной техники.
В работе могут быть использованы методические документы, правовые акты, конкретизирующие отдельные вопросы использования технических средств.
V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Общие правила оформления реквизитов документов.
Документы, оформленные не на бланке, должны иметь поля:
левое – 25 мм;
правое – не менее 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
Документы печатаются шрифтом Times New Roman №14 на стандартных листах формата А4 с применением одинарного межстрочного интервала, если иное не установлено для отдельных видов документов.
Отделяются одним или двумя «фиксированными» интервалами следующие элементы документа:
1) символ «№» и регистрационный номер документа;
2) номер списка и текст, при создании нумерованных списков;
3) фамилия и инициалы в любом порядке следования;
4) символы «г.» и наименование города.
Не допускается перенос (разрыв) следующих элементов документа:
1) символ «№» и регистрационный номер документа;
2) фамилия и инициалы в любом порядке следования;
3) дата, представленная цифровым методом.
Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Обращение «Уважаемый» печатается центрированным способом, не выделяется.
Начало нового абзаца или список (маркированный, нумерованный) начинается с отступа от левой границы текстового поля равного 1,25 см.
При наличии подписи в конце текста документа последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При возможности размещения документа на одной странице допускается:
1) уменьшение количества межстрочных интервалов (не менее одного), отделяющих заголовок документа при его наличии от предыдущего и последующего реквизита;
2) уменьшение количества межстрочных интервалов (не менее одного) между подписью в конце текста документа, при ее наличии, и текстом документа.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.
5.2.1. Изображение герба муниципального образования – городской округ город Рязань Рязанской области.
Изображение герба муниципального образования – городской округ город Рязань Рязанской области помещают на бланках документов городской Думы и ее структурных подразделений в соответствии с Уставом муниципального образования – городской округ город Рязань Рязанской области. Герб размещается в центре верхнего поля бланка документа.
5.2.2. Наименование организации (должностного лица).
Наименование организации (должностного лица) – автора документа приводится на бланках городской Думы ниже герба муниципального образования – городской округ город Рязань Рязанской области полужирным шрифтом Times New Roman № 16 прописными буквами.
5.2.3. Справочные данные о городской Думе включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, сайт в сети Интернет, адрес электронной почты.
5.2.4. Наименование вида документа приводится на установленных бланках городской Думы ниже наименования организации (должностного лица) ‑ автора документа, полужирным шрифтом Times New Roman № 16 прописными буквами, центрируется относительно текста документа.
5.2.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется при его регистрации или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Дата распорядительного документа, решения, протокола, а также документа, содержащего сведения финансового характера, оформляется словесно-цифровым способом, например, 05 января 2013 г.
Дата служебных писем и других документов, а также ссылка на дату документа в тексте другого документа, оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 5 января 2013 г. следует оформлять 05.01.2013.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату более поздней подписи.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
5.2.6. Регистрационный номер документа.
Регистрационные номера документов проставляются в соответствии с системой регистрации, принятой в городской Думе, после подписания (утверждения) документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
5.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
5.2.8. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу «секретно», «для служебного пользования» и др. проставляется без кавычек на первом листе документа и регламентируется специальными инструкциями.
5.2.9. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем? (о ком)?», «чего (кого)?» – «о выделении…», «об изменении…» и т. д.
Заголовок выравнивается по левой границе текстового поля, может занимать 4-5 строк шириной до 100 мм, печатается обычным либо полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием – их переносят на следующую строку.
5.2.10. Адресование документа.
Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. При адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии. Строки реквизита адресат выравниваются по левому краю.
При адресовании документа организации, её структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Бухгалтерия
Старшему экономисту
При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно.
Например:
Предприятия города Рязани
Документ не должен содержать более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
В состав реквизита «Адресат» должен входить почтовый адрес.
Адреса не проставляются на документах, направляемых в органы власти и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес.
Например: Государственное учреждение
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документирования и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
5.2.11. Утверждение документа.
Утверждение документа является одним из способов введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, подразделений, должностных лиц.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, центрируется относительно самой длинной строки и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы
___________________________________
личная подпись, инициалы, фамилия
23 апреля 2012 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа решением, постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением главы муниципального образования, председателя Рязанской
городской Думы
5.2.12. Резолюция.
Резолюции (указания по исполнению документа) оформляются как на отдельном специальном бланке формата А6 (бланк резолюции скрепляется с документом), так и на свободной от текста части документа, но не на поле, предназначаемом для подшивки. Резолюция пишется от руки либо печатным способом.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дата.
Например:
Прошу подготовить заключение
на проект решения к 7.11.2012
Личная подпись
Дата
В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ответственному исполнителю поручается координация работы соисполнителей по данному документу, на нём лежит ответственность за исполнение данного документа в установленные сроки.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
5.2.13. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением срока документа.
5.2.14. Текст документа.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, излагается чётко, последовательно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Тексты документов излагаются:
1) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение», в протоколах: слушали, выступили, решили);
2) от первого лица единственного числа («постановляю», «прошу рассмотреть»);
3) от третьего лица единственного числа («комитет не возражает», «Рязанская городская Дума решила»).
5.2.15. Оформление приложений к документу.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого, например:
Приложения: 1. Штатное расписание на ____ л. в ____ экз.
2. Смета расходов на ____ л. в ____ экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо администрации города Рязани -4/533 и приложение к нему, всего на ____ л. в ____ экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на ____ л. в ____ экз. только в первый адрес.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием его даты и регистрационного номера. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к распоряжению главы муниципального образования, председателя Рязанской
городской Думы
-д
5.2.16. Подпись документа.
Документы, направляемые городской Думой в органы государственной власти и местного самоуправления, а также сторонним организациям подписываются главой муниципального образования или по его поручению одним из заместителей главы муниципального образования или руководителем аппарата.
Документы, направляемые в органы государственной власти и местного самоуправления, а также сторонним организациям от имени комитета или комиссии городской Думы, подписываются председателем комитета, комиссии или его заместителем.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Наименование должности размещается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи размещается по правой границе текстового поля.
Например:
Глава муниципального образования,
председатель Рязанской городской Думы
подпись
Если документ оформляется на бланке, указывается наименование должности, личная подпись и её расшифровка.
Если документ оформляется на обычном листе бумаги, при подписании вместе с должностью указывается наименование структурного подразделения.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составляющих их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя, подпись оформляется следующим образом:
И. о. главы муниципального образования подпись
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
5.2.17. Внешнее согласование проекта документа проводится с органами власти и организациями, интересы которых в нём затрагиваются, а также в иных специально предусмотренных случаях и оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Контрольно-
счетной палаты города Рязани личная подпись расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
07.02.2012
Если согласование осуществляется протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Рязанской городской Думы
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись».
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
5.2.18. Визирование документа.
При необходимости оценки целостности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и ранее принятым решениям проводится визирование документа – согласование документа с должностными лицами и специалистами городской Думы.
Представляемые на подпись документы, визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего документ.
Визы включают в себя личную подпись, должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Главный бухгалтер личная подпись расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
28.01.2012
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
