Инструкция по ведению делопроизводства в Рязанской городской Думе (стр. 3 )

Главный бухгалтер Личная подпись расшифровка подписи

(инициалы, фамилия)

28.01.2012

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

На проектах решений визы проставляются на лицевой стороне проекта, на решениях, постановлениях, распоряжениях - на оборотной стороне последнего листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, визирование служебных писем исполнителем оформляется личной подписью и датой ниже реквизита «Отметка об исполнителе».

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

5.2.19. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе и ставится в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основании унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

5.2.20. Заверение копии документа.

Для подтверждения верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».

Должностные лица городской Думы имеют право заверять только копии документов, созданных в городской Думе[1].

Заверение оформляется следующим образом:

Например:

Подлинник документа находится в деле

Рязанской городской Думы

Верно (или «Копия верна»):

Начальник документационного

отдела личная подпись расшифровка подписи

(место для печати) (инициалы, фамилия)

12.10.2006

5.2.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

28 88 14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывают инициалы и фамилию основного исполнителя.

5.2.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: исчерпывающее документированное подтверждение исполнения или при отсутствии документов краткие сведения об исполнении (излагаются на лицевой стороне первого листа исполненного документа, либо на отдельном листе формата А4); слова «В дело».

Сведения об исполнении документа и направлении его в дело подписываются и датируются исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.2.23. Отметка о поступлении документа в городскую Думу содержит регистрационный номер входящего документа и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты).

Отметку о поступлении документа проставляют в виде штампа в нижнем правом углу первого листа документа.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Организация документооборота.

6.1.1. Движение документов в городской Думе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в городской Думе, устанавливаются Регламентом, настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников, другими правовыми актами.

6.1.3. Документооборот в городской Думе организован при использовании СЭД (за исключением документооборота в бухгалтерском и кадровом делопроизводстве). При этом любое перемещение документа или действие с ним фиксируется соответствующими подразделениями и сотрудниками путем внесения записей в РК документа. В схему работы с документами может быть включен этап сканирования документа (получение электронного образа бумажного документа) и помещения соответствующего файла в СЭД, путем прикрепления к РК документа.

6.2. Организация доставки документов.

6.2.1. Доставка документов в городскую Думу осуществляется, как правило, нарочно, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, телеграммы, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Документы, поступающие в городскую Думу на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

6.3.1. Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками документационного отдела. Предварительное рассмотрение осуществляется руководителем аппарата.

При приеме служебной корреспонденции нарочно на копии доставленного документа или в разносной книге отправителя ставится регистрационный штамп, дата и подпись работника, принявшего документ.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

Все конверты с поступившими в городскую Думу документами (за исключением конвертов с пометкой «лично») вскрываются. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения неполного комплекта корреспонденции (отсутствия документов или приложений к ним) составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта остается в документационном отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты сохраняются, если только по конверту может быть установлен обратный адрес отправителя или дата отправки.

При первичной обработке документы сортируются на подлежащие регистрации в документационном отделе и других подразделениях в соответствии с настоящей Инструкцией. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях не зависимо от способа доставки. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении № 8.

В случае поступления документов непосредственно в комитеты, комиссии и структурные подразделения они подлежат передаче в документационный отдел для их регистрации и учёта. Не зарегистрированные документы к рассмотрению не принимаются.

Регистрация поступивших документов осуществляется путем создания РК документа в СЭД либо записи в регистрационном журнале. При поступлении документов с пометками «Срочно», «Оперативно», при поступлении требований, протестов или представлений от правоохранительных органов, они передаются на рассмотрение незамедлительно. Другие документы передаются в день поступления в 17-00 часов. Поступившие после 17-00 часов - на следующий день.

На зарегистрированных документах, поступивших на бумажном носителе, в правом нижнем углу первого листа документа проставляется штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.

6.3.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов.

Результатом предварительного рассмотрения является направление документа главе муниципального образования (его заместителям) для вынесения указания по исполнению документа. Документы с материалами о ходатайстве для награждения или поощрения городской Думой, главой муниципального образования, прошедшие регистрацию, направляются главе муниципального образования в течение одного дня после проверки их отделом по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы организационного управления (далее – отдел по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы). После проверки отдел по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы готовит соответствующую справку и возвращает документы в документационный отдел, откуда они передаются на рассмотрение главе муниципального образования.

По повторной служебной корреспонденции подбираются дела, которые вместе с зарегистрированным поступившим документом направляются главе муниципального образования (его заместителям) на резолюцию.

Рассмотрение документа (наложение резолюции) производится в течение 3-х дней с момента его регистрации. При предварительном рассмотрении документов руководитель аппарата выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Рассмотренные главой муниципального образования (его заместителями) документы направляются исполнителю в соответствии с резолюцией. Содержание резолюции вносится в РК документа в СЭД.

Документы, зарегистрированные в документационном отделе и направленные на исполнение, повторной обязательной регистрации в структурных подразделениях не подлежат. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через документационный отдел.

6.4. Организация и ведение делопроизводства в подразделениях.

6.4.1. Прием и учет поступившей и зарегистрированной корреспонденции осуществляется работниками, отвечающими за организацию работы с документами в структурных подразделениях (далее - лицо, ответственное за ведение делопроизводства).

6.4.2. Документы, поступившие в структурное подразделение, передаются руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления. Делопроизводство внутри структурных подразделений может организовываться при использовании СЭД, сведения о поручениях руководителей структурных подразделений подчиненным должностным лицам могут заноситься в РК документа.

6.4.3. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

6.4.4. Учет и контроль исполнения поручений в структурных подразделениях осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении лицом, которое обеспечивает работу в СЭД: внесение изменений в РК, связанных с очередным этапом исполнения поручения (ввод подчиненных резолюций внутри структурного подразделения, ввод отчетов исполнителей поручений и т. п.).

6.5. Организация обработки и передачи исходящих документов.

6.5.1. Документы, отправляемые городской Думой, передаются нарочно, почтовой или электронной связью. Решение о способе доставки документа адресату, а также решение о необходимости досылки подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа факсимильной связью или по электронной почте принимает подразделение – исполнитель.

Обработка документов для отправки нарочно или почтовой связью осуществляется в документационном отделе в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». На отправку принимается только корреспонденция, связанная со служебной деятельностью.

Ответственность за содержание и оформление документа в соответствии с установленными в городской Думе правилами, согласование проекта документа с заинтересованными органами и организациями и должностными лицами городской Думы возлагается на структурное подразделение – исполнителя документа. Для отправки документов, не имеющих адресной части исполнителем документа готовится сопроводительное письмо.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, листа-указателя рассылки.

Представленные на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения – исполнителя документа.

Документационный отдел проверяет правильность оформления документов, комплектность и соответствие количества экземпляров списку рассылки. Неправильно оформленные документы не принимаются к регистрации и возвращаются исполнителям на доработку.

6.5.2. Исходящие документы оформляются на бланках городской Думы.

Исходящие письма готовятся исполнителем:

1) в случае направления документа в один адрес – в 2-х экземплярах (первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел);

2) в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе, плюс один.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться, регистрироваться и отправляться в день их поступления или не позднее следующего рабочего дня.

Срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом – ответом).

6.5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организаций или учреждений, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

6.5.4. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.5.5. Телеграммы, оформляются в структурных подразделениях городской Думы, отправляются сотрудниками документационного отдела.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».

6.5.6. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и т. п.

Принятая телефонограмма записывается в журнал учета принятых (передаваемых) телефонограмм с указанием её порядкового номера, адреса корреспондента, Ф. И.О. отправителя и номера его телефона, даты и времени приема текста, должности и фамилии принявшего.

Текст передаваемой телефонограммы должен быть лаконичным, с акцентом на факты, дату, время, место проведения мероприятия, вопросы, подлежащие обсуждению. Телефонограмма подписывается руководителем аппарата.

6.5.7. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в документационный отдел с указанием номера телефона-факса адресата.

После передачи информации факсимильной связью подлинники материалов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

6.6. Копировально-множительные и издательские работы.

Копировально-множительные работы для аппарата городской Думы проводятся централизованно в отделе по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы. На копировальных аппаратах, установленных в других структурных подразделениях, проводится копирование документов только для работников этих подразделений.

Для копирования принимаются только служебные документы несекретного характера.

Копирование документов с грифом «Для служебного пользования» производится с разрешения руководителя аппарата.

Изготовление объемных материалов большими тиражами производится только по согласованию с руководителем аппарата или начальником организационного управления.

На копирование документы и материалы передаются в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанные, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, с помарками и вклейками материалы (кроме обращений граждан и присланных документов) на копирование не принимаются.

Копировально-множительные работы выполняются в порядке очередности поступления заказа на них. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям городской Думы. Исключение могут составлять срочные заказы структурных подразделений. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений и подтверждается соответствующей визой руководителя аппарата или начальника организационного управления.

При определении тиража для рассылки документов учитывается необходимость обеспечения своевременного доведения их до лиц, которых касаются эти документы.

Тираж определяется ответственным исполнителем.

Учет копируемых документов ведется отделом по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы в журнале учета копий документов.

Не допускается необоснованное копирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Тираж копируемых материалов должен соответствовать заказанному. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником.

6.7. Порядок прохождения внутренних документов.

6.7.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступивших документов.

6.7.2. Проекты распорядительных документов на этапе подготовки передаются в правовое управление для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов определяется настоящей Инструкцией. Проекты распорядительных документов визируются исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения городской Думы, и далее в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Оформленные документы передаются на подпись главе муниципального образования, после чего поступают в документационный отдел для регистрации и дальнейшего прохождения. Распоряжения по личному составу после подписания поступают в сектор кадров управления делами (далее – сектор кадров) для регистрации и дальнейшего прохождения.

6.7.3. Протоколы заседаний, совещаний оформляются, как правило, в течение 2-3 дней в соответствии с настоящей Инструкцией и регистрируются в структурных подразделениях по месту их создания в соответствии с номенклатурой дел.

6.7.4. Процедура прохождения гражданско-правовых договоров регулируется отдельными правовыми актами, не противоречащими настоящей Инструкции.

6.7.5. Внутренние информационно-справочные документы, подготовленные структурными подразделениями городской Думы (служебные записки, справки и др.) могут регистрироваться в структурных подразделениях, докладные записки руководителю аппарата, главе муниципального образования, заключения (правовые, антикоррупционные и др.) регистрируются в документационном отделе.

6.7.6. Работа в структурных подразделениях с поступившими внутренними документами проводится в соответствии с установленным настоящей инструкцией порядком работы с документами в структурных подразделениях.

6.8. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

6.8.1. Электронная почта.

Для оперативной доставки, отправки, передачи и приема текстов документов и материалов информационного характера как внутри городской Думы, так и при взаимодействии с организациями, имеющими соответствующие технические средства, используются каналы электронной почты.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам электронной почты), не является официальной.

Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом не менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем на бумажном носителе.

Документ передается в виде электронного файла, с приложением сопроводительного письма обычного содержания.

Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

1) кому (организация, должность и Ф. И.О. получателя);

2) куда (адрес электронной почты);

3) что отправляется;

4) имя файла;

5) отправитель (должность, Ф. И.О.), его подпись.

Например:

Президенту Рязанской

Торгово-промышленной палаты

*****@

Направляю Вам план совместных мероприятий на 2013 г.

Приложение: файл plan. doc.

Председатель комитета

Документ либо сопроводительное письмо при необходимости регистрируется в документационном отделе и передается в отдел АСУ для отправки.

После передачи по электронной почте копии сопроводительных писем хранятся в документационном отделе, а документ возвращается исполнителю.

Прием корреспонденции, поступившей на официальный электронный адрес городской Думы (*****@***ru), осуществляется специалистом отдела АСУ в течение рабочего дня.

Поступившая корреспонденция распечатывается на бумажном носителе и передается в документационный отдел для дальнейшей обработки как входящая корреспонденция.

6.8.2. Служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи.

Для оперативной передачи текстов документов, информационных материалов в городской Думе может использоваться факсимильная связь.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и приём этой информации в виде копий.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом.

Информация, предназначенная для передачи по каналу факсимильной связи, оформляется как обычный служебный документ, визируется руководителем структурного подразделения. Передаваемый документ должен содержать реквизиты получателя (кому, куда). Материал оформляется на бумаге формата А4.

Передачу и приём информации по каналам факсимильной связи осуществляют сотрудники структурных подразделений. Поступившая по каналам факсимильной связи информация распечатывается и передается в документационный отдел для дальнейшей обработки как входящая корреспонденция.

По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования» («Не для печати»), а также рукописные материалы.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Формы журналов учета отправляемой служебной информации по каналам факсимильной связи и принятых факсограмм приведены в приложениях №№ 9,10 соответственно.

6.9. Учет количества документов.

Учет объема документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Учет проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа учитываются отдельно.

Поступающие и создающиеся документы учитываются отдельно.

6.10. Работа исполнителей с документами.

6.10.1. Руководитель аппарата и руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов (ознакомление с содержанием документа и наложение резолюции), доведение их до исполнителей и контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.10.2. Отдельные документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких руководителей) соответственно этапам рассмотрения.

6.10.3. Специалисты структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в городской Думе;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

определение необходимого количества экземпляров документа, передачу документа на тиражирование;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление документа в документационный отдел для регистрации и отправки.

6.10.4. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении в соответствии с требованиями п.5.2.22 Инструкции: с приложением исчерпывающего документированного подтверждения исполнения или, при отсутствии документов, кратких сведений об исполнении; предложений о направлении документа в дело.

Сведения об исполнении документа и направлении его в дело подписываются и датируются исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

6.11. Работа с запросами депутатов.

6.11.1. При запросе депутата должностное лицо обязано в течение 30 календарных дней дать ответ и предоставить запрашиваемые документы или сведения.

6.11.2. Прием, обработка и направление поступающих запросов депутатов осуществляется документационным отделом в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

6.11.3. Обращения и запросы депутатов, документы по их рассмотрению формируются документационным отделом в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

VII. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ МАТЕРИАЛОВ К ЗАСЕДАНИЮ

ГОРОДСКОЙ ДУМЫ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,

ПРИНЯТЫХ НА ЗАСЕДАНИИ

7.1. Подготовка проектов решений и материалов к ним к заседанию городской Думы.

7.1.1. Проект решения и материалы к нему должны быть оформлены в соответствии с требованиями Регламента и настоящей Инструкции на бумажном и электронном носителе. Отделом по обеспечению деятельности комитетов и комиссий электронные файлы, в точности соответствующие официальному тексту проекта решения и материалов к нему, должны быть представлены в любом из двух форматов:

1) отсканированы и преобразованы в формат программы Adobe Acrobat (.PDF) в черно-белом либо сером цвете, обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности (качество - не менее 200 точек на дюйм);

2) в формате текстового редактора Microsoft Word (.DOC).

Отдел по обеспечению деятельности комитетов и комиссий несет ответственность за качество и своевременность представления соответствующих материалов.

7.1.2. Проект решения и материалы к нему не позднее чем за 7 дней до заседания городской Думы направляются ответственным комитетом (комиссией), разработчиком проекта главе муниципального образования для включения в проект предварительной повестки дня заседания городской Думы.

7.1.3. Проект предварительной повестки дня заседания городской Думы готовится по указанию главы муниципального образования отделом по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы и согласовывается с руководителем аппарата.

7.1.4. Предварительная повестка дня очередного заседания городской Думы утверждается Советом Думы. По итогам заседания Совета Думы отделом по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы составляется протокол, который визируется сотрудником отдела, составившим протокол, и подписывается председательствующим на заседании Совета Думы. Принятые решения Совета Думы оформляются в виде выписок из протокола, которые визируются начальником отдела по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы и подписываются председательствующим на заседании Совета Думы.

7.1.5. После утверждения Советом Думы предварительной повестки дня заседания городской Думы отдел по обеспечению деятельности городской Думы проверяет необходимую комплектность, наличие виз, после чего осуществляет тиражирование документов, формирование их в комплекты в соответствии с вопросами повестки и рассылку. Рассылка предварительной повестки сторонним организациям осуществляется через документационный отдел, средствам массовой информации – через пресс-службу.

7.1.6. Организационное управление не позднее чем за 3 дня до заседания городской Думы представляет для ознакомления депутатам предварительную повестку дня заседания городской Думы с проектами решений по включенным в нее вопросам. Предварительная повестка дня заседания с проектами решений по включенным в нее вопросам представляется для ознакомления депутатам в электронном виде путем отправки по электронной почте на установленные адреса, на бумажных или электронных носителях. Одновременно с этим, на установленный адрес электронной почты, для каждого депутата рассылается информационное сообщение, содержащее дату, время, место очередного заседания городской Думы.

7.1.7.  Информация о месте и времени проведения заседания городской Думы после утверждения предварительной повестки дня заседания городской Думы Советом Думы доводится до сведения населения пресс-службой. Предварительная повестка дня заседания городской Думы после утверждения Советом Думы отделом АСУ размещается на сайте городской Думы в сети Интернет.

7.2. Оформление документов, принятых на заседании городской Думы.

7.2.1. Не позднее чем через 3 рабочих дня после заседания городской Думы организационное управление оформленное в соответствии с Регламентом и настоящей Инструкцией решение передает руководителю аппарата.

Если решение принято с внесением поправок (изменений и дополнений), ответственный комитет (комиссия), разработчик проекта дорабатывает текст решения, и не позднее чем через три рабочих дня после заседания городской Думы передает его руководителю аппарата. Не принятые городской Думой проекты решений считаются отклоненными, соответствующее решение оформляется ответственным комитетом (комиссией). Копия решения вместе с отклоненным проектом решения направляется субъекту правотворческой инициативы.

7.2.2. После подписания решения главой муниципального образования они передаются в организационное управление для регистрации. Регистрация решений осуществляется документационным отделом путем создания РК решения в СЭД. Для размещения текста решения на официальном сайте городской Думы в сети Интернет копия решения передается в управление делами.

7.3. Опубликование решений осуществляется в соответствии с Регламентом и Уставом муниципального образования – городской округ город Рязань Рязанской области.

Для опубликования организационное управление после подписания решения передает копию решения в пресс-службу.

7.4. Тиражирование решений осуществляется отделом по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы.

7.5. Рассылка решений для исполнения и использования в работе осуществляется в соответствии с указателем рассылки в электронном виде по электронной почте, средствами почтовой связи или нарочно. В сведения о рассылке обязательно включается ответственный комитет (комиссия), разработчик проекта решения, сектор мониторинга действующего законодательства, правоприменительной практики и лингвистической экспертизы правового управления (в случае, если решение подлежит опубликованию).

VIII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

8.1. Регистрация документов.

8.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – присвоение документу регистрационного номера и запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

8.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые (внутренние и отправляемые).

8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается.

8.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, содержания. В документообороте городской Думы выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации, в соответствии с номенклатурой дел выделяются: документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, других федеральных органов исполнительной власти по Рязанской области; документы, поступившие из органов государственной власти Рязанской области; документы, поступившие из органов местного самоуправления Рязанской области; документы, поступившие из правоохранительных органов; документы, поступившие от предприятий и организаций; обращения граждан.

8.1.5. Регистрация документов осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.

Регистрация поступающих, отправляемых документов, решений, постановлений по основной деятельности, постановлений по поощрениям, распоряжений по основной деятельности, распоряжений по награждениям, обращений граждан и ответов на них, докладных записок, правовых заключений осуществляется в документационном отделе.

Регистрация распоряжений и уведомлений по личному составу, служебных и докладных записок, справок, характеристик, выписок, писем и сведений по воинскому учету - в секторе кадров.

Регистрация протоколов заседаний, совещаний осуществляется в структурных подразделениях по месту их создания.

Регистрация муниципальных контрактов, договоров со сторонними организациями, поступающих и отправляемых документов по финансово-хозяйственной деятельности осуществляется в бухгалтерии.

Регистрация исковых заявлений, постановлений, определений судов и судебных решений, служебной корреспонденции, адресованной руководителю аппарата, осуществляется в приемной руководителя аппарата.

8.1.6. Документы регистрируются в СЭД путем создания РК документа или в регистрационном журнале.

РК документа содержит основные реквизиты документа и отражает процесс его обработки, вплоть до полного исполнения.

8.1.7. Каждый регистрируемый документ имеет регистрационный номер[2].

8.1.8. В целях регистрации и учета документов в городской Думе разрабатываются классификаторы (справочники):

1) структурных подразделений;

2) видов документов;

3) корреспондентов;

4) предметно-тематического (вопросов деятельности);

5) указаний по исполнению документов;

6) исполнителей;

7) результатов исполнения документов и др.

В целях учета и поиска документов, достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается состав основных реквизитов регистрации:

1) наименование организации (автора или корреспондента);

2) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) вид документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) дата и входящий номер поступившего документа;

7) заголовок к тексту (краткое содержание текста);

8) резолюция (указания по исполнению документа);

9) должность, фамилия и инициалы исполнителя;

10) срок исполнения документа;

11) отметка об исполнении и направлении в дело.

Правила заполнения основных реквизитов документа представлены в приложении № 11. Состав реквизитов может дополняться в зависимости от вида документа, характера документа, задач использования информации.

8.1.9. В СЭД, в группах входящей и исходящей корреспонденции могут выделяться документы-запросы в организацию, документы-входящие ответы из организации и документы-исходящие ответы. Создание РК этих групп документов осуществляется как создание РК, связанной с основным документом. Такому документу присваивается номер в пределах соответствующего регистрационного массива.