Инструкция по ведению делопроизводства в Рязанской городской Думе (стр. 4 )

8.1.10. Для удобства работы с документами внутри структурных подразделений может использоваться СЭД.

8.1.11. Передача документов руководителей структурных подразделений, направленных из одного структурного подразделения в другое, осуществляется через документационный отдел.

8.1.12. Документам в соответствии с их видом при регистрации присваиваются номера следующей структуры:

1) для протоколов заседаний городской Думы: порядковый номер;

2) для протоколов заседаний комитетов и комиссий городской Думы: номер по номенклатуре дел/ порядковый номер;

3) для протоколов совещательных органов и совещаний при главе муниципального образования: порядковый номер;

4) для решений: порядковый номер - № созыва римской цифрой;

5) для входящей корреспонденции: номер по номенклатуре дел /порядковый номер;

6) для обращений граждан: буквенное обозначение - порядковый номер;

7) для исходящей корреспонденции: номер по номенклатуре дел / порядковый номер - исх;

8) для постановлений по основной деятельности - порядковый номер;

9) для постановлений по поощрениям: порядковый номер –п;

10) для распоряжений по основной деятельности: порядковый номер – р;

11) для распоряжений по личному составу: порядковый номер – к, л, о;

12) для распоряжений по награждениям: порядковый номер – н.

8.2. Организация поисковой системы по документам.

8.2.1. Информация о документах, полученная при их регистрации в СЭД, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронную картотеку и классификационные справочники.

8.2.2. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников. Основным классификационным справочником городской Думы является номенклатура дел.

8.2.3. В СЭД поиск конкретного документа осуществляется на основе информационного потока, связанного с РК документов, по вносимым сведениям.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

 

IX. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов определяются Регламентом, другими муниципальными правовыми актами и настоящей Инструкцией.

Контроль исполнения документов включает:

1) постановку документа (поручения) на контроль;

2) доведение документа (поручения) до исполнителя;

3) регулирование хода исполнения;

4) снятие исполненного документа (поручения) с контроля;

5) направление исполненного документа в дело;

6) информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат требующие исполнения решения, постановления, распоряжения, поручения по рассмотренным документам, данные главой муниципального образования в резолюциях, поручения, данные на совещаниях.

Контрольные функции делопроизводства осуществляются на основе информационного потока, замкнутого на РК документов в СЭД. Контроль исполнения, получение справки о состоянии исполнения документа (поручения) осуществляется путем обращения к картотеке, на основании внесенной в РК документа информации.

9.2. Поручения, данные главой муниципального образования (его заместителем) на совещании, оформляются протоколом. К протоколу прилагается указатель рассылки. Протокол совещания подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, визируется лицом, оформившим протокол и представляется на подпись главе муниципального образования (его заместителю). Выписки из протоколов рассылаются ответственным структурным подразделением - исполнителям поручений.

9.3. Сотрудники аппарата городской Думы обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами (поручениями), поставленными на контроль. Руководители структурных подразделений должны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный участок, и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил.

9.4. Организация контроля исполнения по существу вопроса возлагается на руководителя аппарата и руководителей структурных подразделений.

Непосредственный контроль за сроками исполнения поручений осуществляют лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. В соответствии со своими должностными обязанностями контроль за исполнением поручений осуществляют также специалисты секретариатов, помощники главы муниципального образования, его заместителей.

Организационное управление оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в организации этой работы.

9.5. При организации исполнения документов (поручений), поставленных на контроль, рекомендуется использовать следующие меры:

1) определение средств и методов своевременного и качественного исполнения поручений, в том числе принятие актов (постановлений, распоряжений), разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных должностных лиц, ответственных за исполнение, сроков исполнения;

2) направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации по выполнению поручений;

3) осуществление контрольных проверок, регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, заседаниях, планерках отчетов должностных лиц о ходе работ по исполнению поручений.

9.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента регистрации документа.

Срок исполнения может указываться в самих документах, фиксироваться в поручении, данном в резолюции руководителя, или определяется исходя из сроков, установленных законодательством. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа (поручения), применяются типовые сроки исполнения (приложение № 12).

«незамедлительно» (или аналогичные), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то срок исполнения заканчивается в первый рабочий день, следующий за нерабочим.

Контроль за сроками исполнения документов (поручений) осуществляет подразделение, в котором зарегистрирован документ.

9.7. В случае невозможности исполнения документов (поручений) в установленные сроки ответственный исполнитель за 3 дня до истечения срока исполнения документа (поручения) представляет главе муниципального образования объяснение о ходе исполнения документа (поручения) с указанием причин невозможности исполнения в установленные сроки, а также предложений об изменении сроков исполнения документа (поручения).

9.8. Исполнитель, указанный в поручении первым, является головным исполнителем поручения, организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

9.9. Если в поручении по документу указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения и составления отчета либо сообщают своё мнение по поднятому в документе (поручении) вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

9.10. Исполнитель осуществляет внесение изменений в РК документа в СЭД, связанных с очередным этапом исполнения документа.

9.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в нем поручении по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов исполнения руководству. Контроль за исполнением документа (поручения) прекращается на основании:

1) принятия соответствующего акта, разработка, рассмотрение которого поручалось;

2) соответствующей резолюции главы муниципального образования (в отношении поручений заместителя – резолюции заместителя главы муниципального образования) на основании письменной информации исполнителя о рассмотрении всех поставленных вопросов, исполнении поручений, принятых мерах, исчерпывающих ответах корреспондентам, с приложением документированного подтверждения (промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу (поручению) не может служить основанием для признания документа (поручения) исполненным).

3) информационных, справочных и других материалов, представленных исполнителем, подтверждающих исполнение в полном объеме.

9.12. Руководитель аппарата незамедлительно информирует главу муниципального образования о фактах несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов (поручений).

X. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

10.1. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу в архивное учреждение в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию работы с документами в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

10.2. Составление номенклатуры дел.

10.2.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в городской Думе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.2.2. В городской Думе рассматриваются предложения по номенклатуре дел структурных подразделений и составляется сводная номенклатура дел городской Думы.

10.2.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, подписывается руководителем подразделения и представляется в документационный отдел.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить её в документационный отдел.

10.2.4. Сводная номенклатура дел (приложение № 13) составляется документационным отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений.

10.2.5. Сводная номенклатура дел подписывается начальником документационного отдела и лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) городской Думы и с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) главного архивного управления Рязанской области, утверждается главой муниципального образования не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК главного архивного управления Рязанской области не реже 1 раза в 5 лет. В случае значительного изменения функций и структуры городской Думы номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК главного архивного управления Рязанской области.

10.2.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения городской Думы получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

10.2.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел организационного управления. Второй экземпляр используется документационным отделом в качестве рабочего. Третий хранится в ГКУ РО «Государственный архив Рязанской области».

10.2.8. Названиями разделов номенклатуры дел городской Думы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой городской Думы.

10.2.9. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.2.10. Графы номенклатуры.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в городской Думе цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 03-1/01, где 03-1 – обозначение структурного подразделения, 01 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т. д.); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется при составлении описей дел.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации .

10.2.11. Если в течение года в городской Думе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.3. Формирование дел и их текущее хранение.

10.3.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.3.2. Дела формируются в городской Думе децентрализовано, то есть в структурных подразделениях при методической помощи постоянно действующей ЭК городской Думы и при необходимости под контролем ГКУ РО «Государственный архив Рязанской области».

10.3.3. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

10.3.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется документационным отделом.

10.3.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

5) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

6) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

7) помещать в дела факсограммы, телефонограммы, телеграммы на общих основаниях;

8) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры;

9) по объёму дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т.1», «Т.2» и т. д.

10.3.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник.

Постановления (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями и документами.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по каждому виду деятельности группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке, по номерам, совместно с документами, приложенными к протоколу. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка, как правило, группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы (письма, обращения, копии распоряжений государственных органов власти), послужившие основанием для принятия правовых актов городской Думы, главы муниципального образования, а также отчеты об их исполнении, допускается группировать в отдельное дело.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

10.3.7. Дела со дня их заведения до передачи в документационный отдел или на уничтожение хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

10.4. Подготовка документов к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

10.4.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда.

10.4.2. Экспертиза ценности документов в городской Думе проводится на стадии делопроизводства:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к архивному хранению.

10.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в городской Думе создается постоянно действующая ЭК городской Думы.

Функции и права ЭК городской Думы, а также организация ее работы определяется Положением об ЭК, которое утверждается распоряжением.

10.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях городской Думы лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК городской Думы под непосредственным методическим руководством документационного отдела.

10.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, отбор дел с временными (до 10 лет) сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.4.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и полистного просмотра дел под контролем ГКУ РО «Государственный архив Рязанской области». Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК городской Думы.

10.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.5.1. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.5.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.5.3. Описи дел составляются по установленной форме (приложение № 14).

10.5.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

3) порядок нумерации дел в описи – валовый;

4) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

5) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

6) графа описи «примечание» используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

10.5.5. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.5.6. Опись дел постоянного хранения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с работником документационного отдела (ответственным за архив) и утверждается главой муниципального образования. Опись дел по личному составу подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником сектора кадров и утверждается главой муниципального образования. Описи дел согласовываются с ЭК городской Думы и ЭПК Главного архивного управления Рязанской области до их утверждения главой муниципального образования.

10.6. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот период. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей городской Думы по установленной форме (приложение № 15). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел могут быть внесены в акт под общим заголовком.

Согласованные ЭК городской Думы акты утверждаются главой муниципального образования только после утверждения ЭПК Главного архивного управления Рязанской области описей дел постоянного хранения.

После утверждения главой муниципального образования актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).

10.7. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по брошюровке, описанию дела на обложке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

10.7.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 16);

2) нумерацию листов в деле;

3) составление листа-заверителя дела (приложение № 17);

4) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 18);

5) подшивку и переплёт дела;

6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

10.7.2. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе – заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

10.7.3. Для учёта документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, необходимость учёта которых обусловлена спецификой данной документации (особенно ценные, личные дела и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и количестве листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. В листе - заверителе через знак «+» указывают цифрами количество листов внутренней описи.

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

10.7.4. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учётом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные подписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

10.8. Организация оперативного хранения документов.

С момента заведения и до передачи в документационный отдел дела хранятся по месту их формирования.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, формирование документов в дела и их сохранность. Обеспечивают сохранность дел руководители структурных подразделений.

Дела размещаются в рабочих кабинетах или специально отведенных для этих целей помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т. п., обеспечивающие их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

XI. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

11.1. Документы постоянного хранения городской Думы после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» по истечении срока ведомственного хранения (5 лет) подлежат обязательной передаче на хранение в ГКУ РО «Государственный архив Рязанской области».

С целью подготовки документов и дел к передаче на государственное хранение городской Думой может осуществляться муниципальная закупка на оказание соответствующих услуг, посредством размещения заказов на оказание соответствующих услуг.

11.2. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в документационный отдел по утвержденным описям дел не ранее, чем через год и не позднее чем через три года после года в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в документационный отдел не подлежат и хранятся в структурных подразделениях.

11.3. При ликвидации структурного подразделения, руководитель структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в документационный отдел, независимо от сроков хранения. Передача осуществляется по номенклатуре дел и акту.

11.4. Прием каждого дела производится лицом ответственным за архив отдела документационного отдела в присутствии работника структурного подразделения.

11.5. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника организационного управления. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку в Журнале выдачи дел из архива. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение № 19).

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы муниципального образования по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы муниципального образования с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причине выдачи подлинника.

XII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,

СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ

ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

12.2. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

1) нормативные правовые акты;

2) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

3) описание структуры городской Думы, её функций, направлений и форм деятельности, а также её адрес;

4) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

5) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренные в установленном порядке;

6) сведения об исполнении бюджета города и использовании других муниципальных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения.

12.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в городской Думе в порядке, установленном для несекретных документов, с учётом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

12.4. Передача сотрудниками структурных подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускается только с разрешения главы муниципального образования.

12.5. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

12.6. Приём и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются документационным отделом. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка «ДСП». При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

12.7. Передача таких документов сотрудникам структурных подразделений осуществляется под расписку в журнале передачи.

12.8. Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» для передачи сотрудникам структурных подразделений осуществляется только в отделе по обеспечению деятельности Рязанской городской Думы. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

12.9. Документы с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в надежно запираемых ящиках.

12.10. Отправка документов с пометкой «ДСП» осуществляется документационным отделом. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившим документ.

12.11. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

12.12. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших своё практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту.

12.13. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами и делами, имеющими пометку «Для служебного пользования» и находящимися на архивном хранении в документационном отделе, осуществляется с согласия главы муниципального образования. При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам структурных подразделений под расписку в журнале выдачи дел из архива во временное пользование на срок не более 10 дней.

12.14. В случае утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель структурного подразделения информирует об этом главу муниципального образования. Для проведения служебного расследования назначается комиссия. Результаты расследования докладываются главе муниципального образования.

На утраченные документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

12.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники структурных подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной федеральным законодательством и законодательством Рязанской области.

XIII. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ И ЗАЯВЛЕНИЙ ГРАЖДАН

13.1. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

13.2. Регистрация обращений граждан осуществляется документационным отделом, путем создания РК обращения в СЭД. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации.

РК обращения содержит следующие реквизиты:

1) фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии);

2) дату поступления обращения;

3) почтовый адрес;

4) входящий номер обращения;

5) краткое содержание обращения;

6) указания по исполнению обращения;

7) должность, фамилию, инициалы исполнителя;

8) сведения о переадресации обращения;

9) дату ответа на обращение;

10) сведения о постановке на контроль.

13.3. При личном приеме граждан заполняется карточка личного приема в СЭД. Реквизиты карточки личного приема соответствуют реквизитам РК письменного обращения граждан.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

XIV. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

14.1. Использование бланков.

14.1.1. Документы городской Думы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Решения и служебные письма, постановления и распоряжения оформляются на бланках[3].

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков на стандартных листах бумаги.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А6 (105х148 мм).

Каждый лист документа, оформленного на бланке, должен иметь поля в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

25 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее.

Образцы бланков городской Думы являются приложением к настоящей Инструкции.

В городской Думе используются следующие виды бланков, изготовленных на листах бумаги формата А4:

1) бланк решения – подписывает глава муниципального образования либо лицо, его замещающее (приложение № 4);

2) бланк постановления – подписывает глава муниципального образования или лицо, его замещающее (приложение № 5);

3) бланк распоряжения – подписывает глава муниципального образования или лицо, его замещающее (приложение № 6);

4) бланк протокола заседания городской Думы – подписывает председательствующий на заседании городской Думы (приложение № 7);

5) бланк депутата городской Думы – подписывает депутат городской Думы (приложение № 20);

6) бланк письма городской Думы – подписывает глава муниципального образования, заместители главы муниципального образования, руководитель аппарата (приложение № 21);

7) бланк письма главы муниципального образования – подписывает глава муниципального образования (приложение № 22);

8) бланки писем комитетов, комиссий городской Думы - подписывают председатели комитетов, комиссий городской Думы либо их заместители (приложения №№ 23-31);

9) бланк письма организационного управления – подписывает начальник управления либо лицо, его замещающее (приложение № 32);

10) бланк письма управления делами – подписывает начальник управления либо лицо, его замещающее (приложение № 33);

11) бланк письма правового управления – подписывает начальник управления либо лицо, его замещающее (приложение № 34);

12) бланк письма пресс-службы – подписывает начальник отдела либо лицо, его замещающее (приложение № 35);

13) бланк заключения правового управления– подписывает начальник управления либо лицо, его замещающее (приложение № 36);

14) бланк управления делами – используется для оформления отдельных видов документов в кадровом и бухгалтерском делопроизводстве (приложение № 37);

15) бланк решения комитета, комиссии городской Думы - подписывают председатели комитетов, комиссий городской Думы либо их заместители (приложения №№ 38-46);

16) бланк заключения комитета, комиссии городской Думы - подписывается председателями комитетов, комиссий городской Думы либо их заместителями (приложения №№ 47-55);

17) бланк протокола заседания комитета, комиссии городской Думы – подписывается председательствующими на заседаниях комитетов, комиссий городской Думы (приложения №№ 56-64);

18) бланк протокола заседания, совещания – подписывается председательствующим на заседании, совещании (приложение № 65).

Для резолюций используются следующие виды бланков, изготовленных на листах бумаги формата А6 (приложения №№ 66-69):

1) бланк резолюции главы муниципального образования;

2) бланк резолюции заместителя главы муниципального образования;

3) бланк резолюции руководителя аппарата;

4) бланк резолюции начальника управления.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

14.1.2. Контроль за соответствием используемых бланков установленным образцам возлагается на организационное управление.

14.1.3. При подготовке документов с помощью компьютерной техники могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.

Разработчиком и держателем электронных шаблонов бланков является организационное управление. Использование иных электронных шаблонов при подготовке служебных документов не допускается.

14.1.4.  Применение бланков, в том числе и должностных, обязательно при направлении документа в сторонние организации.

14.1.5. Для ведения внутренней переписки применяются стандартные листы бумаги формата А4 либо могут применяться бланки соответствующих структурных подразделений.

14.1.6. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

14.1.7. При изготовлении документов на 2-х и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют справа по нижнему полю листа.

14.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по распоряжению главы муниципального образования. Соответствующие предложения вносятся начальником организационного управления.

14.2. Использование печатей и штампов.

14.2.1. В аппарате городской Думы применяются:

1) гербовая печать: «Рязанская городская Дума»;

2) гербовая печать «Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы»;

3) круглая печать: «Документационный отдел»;

4) круглая печать: «Управление делами»;

5) круглая печать: «Сектор кадров управления делами»;

6) малая гербовая печать «Рязанская городская Дума» (для удостоверений).

14.2.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает глава муниципального образования. Заявка и эскиз на изготовление оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в управление делами с резолюцией главы муниципального образования.

14.2.3. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц (доверенности), факт расходования или приобретения финансовых средств или материальных ценностей (гарантийные письма, договоры), а также в случаях специально предусмотренных действующим законодательством.

Перечень документов, которые заверяются гербовой печатью Рязанской городской Думы, приведен в приложении № 70.

Круглая печать «Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы» проставляется на наградных документах, трудовых договорах с муниципальными служащими и дополнительных соглашениях к ним, а также на копиях документов, заверяемых главой муниципального образования.

Круглой печатью «Документационный отдел» заверяются копии нормативных правовых и распорядительных документов при их рассылке, заверенные копии документов, выдаваемых сторонним организациям, выписки из протоколов и стенограмм заседаний городской Думы, комитетов и комиссий, прошитые приложения к решению. Печать удостоверяет личные подписи главы муниципального образования, его заместителей, руководителя аппарата, и может проставляться взамен этих подписей. Дополнительно круглая печать «Документационный отдел» может быть использована при опечатывании конвертов с бюллетенями тайного голосования депутатов.

Круглой печатью «Управление делами» заверяются подписи материально-ответственных должностных лиц на накладных на получение/отпуск товара.

Круглой печатью «Сектор кадров управления делами» заверяются подписи ответственных должностных лиц на справках с места работы, копиях документов, составляющих «личные дела» сотрудников аппарата городской Думы, аттестационные листы, экзаменационные листы муниципальных служащих, командировочные удостоверения.

Гербовые печати «Рязанская городская Дума» и «Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы», малая гербовая печать «Рязанская городская Дума» хранятся в управлении делами.

Простые (негербовые) печати хранятся:

«Документационный отдел» – в документационном отделе;

«Управление делами» - в управлении делами;

«Сектор кадров управления делами» - в секторе кадров.

14.2.4. Учет, имеющихся в Рязанской городской Думе печатей и штампов, ведет управление делами в журнале учета печатей и штампов (приложение № 71) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью). Выдача печатей и штампов осуществляется работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, под роспись в журнале учета. Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений городской Думы не допускается.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей возлагается на руководителей структурных подразделений, в которых они хранятся.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, уничтожаются по акту с отметкой в журнале учета управлением делами. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется управлением делами.

Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата.

14.2.5. Сотрудник, которому были выданы печать и штампы, при оставлении должности обязан сдать их руководителю структурного подразделения.

XV. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

Депутатам городской Думы и их помощникам, специалистам аппарата городской Думы могут предоставляться следующие справки:

1) о поступлении и отправке служебных документов – документационным отделом;

2) об обращениях граждан и результатах их рассмотрения – документационным отделом;

3) о прохождении документов в комитете, комиссии городской Думы – отделом по обеспечению деятельности комитетов и комиссий;

4) о зарегистрированных решениях, постановлениях и распоряжениях – документационным отделом;

5) о деятельности городской Думы – структурными подразделениями в соответствии с их функциями и полномочиями;

6) о сводках информационных агентств – пресс-службой;

7) о нормативных правовых актах СССР, Российской Федерации, Рязанской области, города Рязани – правовым управлением;

8) о распоряжениях по личному составу – сектором кадров.

[1] Рязанская городская Дума является правопреемником Рязанского городского Совета, поэтому должностные лица Рязанской городской Думы имеют право заверять копии документов Рязанского городского Совета, хранящиеся в архиве Рязанской городской Думы.

[2] Регистрационный номер состоит из порядкового номера (может дополняться буквенным или цифровым индексом). Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой

[3] Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, проектов решений городской Думы к заседаниям, копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).