УТВЕРЖДЕНА постановлением главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы от 01.01.01 № 45 |
ИНСТРУКЦИЯ
по ведению делопроизводства
в Рязанской городской Думе
(новая редакция)
Рязань 2013
СОДЕРЖАНИЕ
ИНСТРУКЦИЯ................................................................................................................................................................ 1
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ............................................................................................................................................ 3
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ.............................................................................................. 6
3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ РЕШЕНИЙ И РЕШЕНИЙ РЯЗАНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ............................................................................................................................................................................................... 6
4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ...... 12
5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ...................................................................... 21
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ................................... 31
7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ МАТЕРИАЛОВ К ЗАСЕДАНИЮ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПРИНЯТЫХ НА ЗАСЕДАНИИ................................................................................................................................................ 39
8. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ............................................................................................. 42
9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................ 44
10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ..................................... 47
11. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ............................................... 54
12. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ........................................................................................................................ 55
13. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ И ЗАЯВЛЕНИЙ ГРАЖДАН.............................................................. 57
14. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ.............................. 57
15. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА..................................................................................................................................... 61
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по ведению делопроизводства в Рязанской городской Думе (далее – Инструкция) является правовым актом, устанавливающим общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Рязанской городской Думе (далее – городская Дума). Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения в городской Думе, повышения его эффективности путем унификации состава форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов и устанавливает единые правила работы со служебными документами и с обращениями граждан, учреждений и организаций в городской Думе.
Делопроизводство в городской Думе ведется с использованием средств организационной техники.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормами федерального законодательства, требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Федеральным законом -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Регламентом Рязанской городской Думы, утвержденным решением Рязанской городской Думы от 09.12.2010 (далее – Регламент).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Депутаты городской Думы при работе со служебными документами руководствуются настоящей Инструкцией. Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов городской Думы, в том числе регистрация обращений избирателей в адрес депутата городской Думы, осуществляется их помощниками по поручению депутата городской Думы.
Соблюдение правил, установленных настоящей Инструкцией, обязательно для всех сотрудников всех структурных подразделений аппарата городской Думы.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами, утверждаемыми главой муниципального образования, председателем Рязанской городской Думы (далее – глава муниципального образования).
Вновь принятые на работу сотрудники структурных подразделений аппарата городской Думы должны быть ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией руководителями структурных подразделений аппарата городской Думы (далее – структурные подразделения), помощники депутатов – организационным управлением Рязанской городской Думы (далее – организационное управление).
Организацию и ведение делопроизводства в городской Думе, обеспечение единства системы документационного обеспечения, постоянное совершенствование его форм и методов осуществляет организационное управление. Функции, права, ответственность организационного управления регламентируются положением об организационном управлении.
Должностные обязанности работников документационного отдела организационного управления Рязанской городской Думы (далее – документационный отдел) и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными инструкциями.
1.4. Основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в городской Думе;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот городской Думы;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в городской Думе, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности городской Думы.
1.5. В городской Думе установлена смешанная форма постановки делопроизводства, при которой централизовано:
1) в организационном управлении:
а) в документационном отделе осуществляется прием поступившей корреспонденции, регистрация проектов решений Рязанской городской Думы (далее – проект решения), вносимых субъектом правотворческой инициативы, служебных документов, адресованных главе муниципального образования и его заместителям, председателям постоянных комитетов и комиссий городской Думы, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, регистрация протоколов заседаний, решений городской Думы, распоряжений и постановлений главы муниципального образования по основной деятельности, поощрениям и награждениям, прием поступивших обращений граждан, их регистрация, хранение текущих дел, учет и хранение до передачи в архивное учреждение архивных документов согласно номенклатуре дел городской Думы (далее – номенклатура дел);
б) в отделе по обеспечению деятельности комитетов и комиссий ведется делопроизводство в соответствии с функциями отдела, осуществляется регистрация протоколов заседаний, решений комитетов и комиссий, хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
2) в управлении делами Рязанской городской Думы:
а) в бухгалтерии ведется делопроизводство по бухгалтерскому учету, осуществляется прием, отправка и регистрация корреспонденции по финансово-хозяйственной деятельности городской Думы, регистрация муниципальных контрактов, договоров городской Думы со сторонними организациями, формирование и хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
б) в секторе кадров ведется кадровое делопроизводство, осуществляется регистрация распоряжений главы муниципального образования по личному составу, справочная работа по ним, формирование и хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
в) в отделе автоматизированных систем управления (далее – отдел АСУ) осуществляется прием и отправка корреспонденции по электронным каналам связи, технологическое сопровождение системы электронного документооборота городской Думы (далее – СЭД);
3) в правовом управлении Рязанской городской Думы (далее – правовое управление) осуществляется текущее хранение исковых заявлений, постановлений, определений судов и судебных решений.
Децентрализовано:
1) в структурных подразделениях ведется делопроизводство в соответствии с их функциями, секретарями созданных при главе муниципального образования совещательных органов осуществляется регистрация протоколов заседаний совещательных органов, формирование и хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
2) в приемной руководителя аппарата Рязанской городской Думы (далее – руководитель аппарата) осуществляется регистрация исковых заявлений, постановлений, определений судов и судебных решений, служебной корреспонденции, адресованной руководителю аппарата.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, порядка работы с документами возлагается на руководителя аппарата, в структурных подразделениях - на их руководителей.
1.7. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции. Об утрате служебных документов немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в документационный отдел.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы муниципального образования. В таком же порядке либо через пресс-службу (отдел) Рязанской городской Думы (далее - пресс-служба) осуществляется передача копий документов представителям средств массовой информации.
На период отсутствия работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику данного структурного подразделения.
При отсутствии других работников в структурных подразделениях документы передаются другому работнику аппарата городской Думы по поручению руководителя аппарата.
II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
2.1. Деятельность городской Думы обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу (приложение № 1). Состав документационной базы определяется компетенцией городской Думы, главы муниципального образования, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между городской Думой и органами управления и организациями.
2.2. Документирование осуществляется на бумажных носителях (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, передаваемые факсимильной связью и т. д.), а также в электронной форме при использовании компьютерной техники.
2.3. До внедрения полного электронного документооборота документы, изготовленные в электронном виде, не являются официальными и служат в качестве информационно-справочных материалов.
2.4. Документы, в зависимости от места составления, делятся на входящие, исходящие и внутренние.
2.5. Вид документа определяется его содержанием и назначением.
2.6. В соответствии с действующим законодательством в городской Думе издаются следующие виды муниципальных правовых актов: решения городской Думы, постановления и распоряжения главы муниципального образования (далее – решения, постановления, распоряжения).
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ
РЕШЕНИЙ И РЕШЕНИЙ РЯЗАНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
3.1. При внесении проектов решений для рассмотрения на заседаниях городской Думы должны соблюдаться нормы Регламента.
3.1.1. Необходимым условием внесения проекта решения в городскую Думу является представление субъектом правотворческой инициативы на бумажных и электронных носителях:
1) проекта решения с указанием субъекта правотворческой инициативы и разработчика проекта, текст которого оформляется на бумажном носителе, печатается шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах формата А4 (с применением межстрочного интервала 1) и в электронном виде, исполненном в текстовом редакторе Microsoft Word или Open Office (полностью соответствующего официальному тексту проекта и не содержащего специальных символов других текстовых редакторов (приложение № 2);
2) пояснительной записки (в случае внесения проекта, предусматривающего установление либо изменение общеобязательных правил, утверждение уставов муниципальных унитарных предприятий (внесение в них изменений), а также в случае внесения проекта, реализация которого потребует материальных затрат);
3) финансово-экономического обоснования (в случае внесения проекта, реализация которого потребует материальных затрат, и (или) если принятие решения требует проведения экономических расчетов);
4) заключения главы администрации города Рязани (в случае внесения нормативных правовых актов, предусматривающих установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств бюджета города Рязани, при внесении проекта решения иным субъектом правотворческой инициативы, за исключением главы администрации города Рязани);
5) сопоставительной таблицы частей текста решения, в которые вносятся изменения и (или) дополнения (в случае внесения проекта решения о внесении изменений и (или) дополнений в решение);
6) решения соответствующего коллегиального органа (в случае внесения проекта решения субъектом правотворческой инициативы – коллегиальным органом).
3.1.2. Дополнительно к материалам, внесенным субъектом правотворческой инициативы, комитет (комиссия), ответственный за предварительное рассмотрение проекта решения (далее - ответственный комитет (комиссия), представляет:
1) заключение правового управления;
2) проект решения о принятии проекта в первом чтении (представляется в случае рассмотрения проекта в двух чтениях);
3) поправки к проекту решения либо решение ответственного комитета (комиссии) об отклонении данного проекта решения (представляется в случае несогласия субъекта правотворческой инициативы с решением ответственного комитета (комиссии) и вынесения на заседание городской Думы проекта решения в редакции субъекта правотворческой инициативы);
4) решение антимонопольного органа о даче согласия на предоставление муниципальной преференции (представляется к проекту, предусматривающему предоставление муниципальной преференции);
5) заключение о результатах публичных слушаний (представляется к проекту, который обсуждался на публичных слушаниях).
3.1.3. Проект решения и приложения к нему, пояснительная записка к проекту решения, финансово-экономическое обоснование и другие документы, прилагаемые к проекту решения, должны быть оформлены и подписаны исполнителем в соответствии с Регламентом.
3.1.4. При внесении поправок к рассматриваемым городской Думой проектам решений должны соблюдаться нормы Регламента.
3.2. Требования по оформлению текста проекта решения:
3.2.1. Проект решения имеет реквизиты:
1) слово «Проект» печатается у верхней правой границы текстового поля;
2) субъект правотворческой инициативы, разработчик проекта отделяется от первого реквизита двумя межстрочными интервалами (рекомендуемый размер шрифта – 10-11);
3) наименование представительного органа – РЯЗАНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, размером шрифта № 16, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру;
4) наименование вида акта – РЕШЕНИЕ – отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта № 16, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру;
5) заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по левому полю; пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?»; выделяется полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится;
6) текст проекта решения подразделяется на констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную часть. Преамбула в проекте решения завершается словом «р е ш и л а» и печатается вразрядку 3 пт.;
7) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы», печатающихся через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля; инициалы имени, отчества и фамилия главы муниципального образования выравниваются по правой границе текстового поля;
8) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта решения (на котором располагается реквизит подпись главы муниципального образования) или оформляются на листе согласования проекта решения; допускается визирование каждого листа проекта решения.
3.2.2. Проект решения визируется в следующей последовательности:
1) субъект правотворческой инициативы;
2) начальник организационного управления (в случае внесения проекта решения комитетом, комиссией);
3) начальник правового управления;
4) руководитель аппарата.
3.3. Пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование, сопоставительная таблица, поправки к проекту решения оформляются в соответствии с Регламентом, на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
1) наименование вида документа – печатается прописными буквами и выравнивается по центру;
2) заголовок печатается через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита строчными буквами через 1 интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название проекта решения, к которому подготовлены пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование, сопоставительная таблица, поправки.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 интервал, начало абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости разработки проекта решения, предмет правового регулирования с указанием законов, нормативных правовых актов, регулирующих данную сферу правоотношений на федеральном и региональном уровнях, цели принятия и основные положения проекта решения, место проекта решения в системе действующих муниципальных правовых актов города Рязани, условия реализации проекта решения, перечень решений городской Думы, подлежащих отмене (признанию утратившими силу), приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного проекта решения.
Финансово-экономическое обоснование должно основываться на финансовом, экономическом, статистическом анализах и содержать точные расчеты и сведения об источниках финансирования реализации проекта решения на текущий и (или) последующие годы, а также экономической обоснованности решения, принятие которого требует проведение экономических расчетов.
В сопоставительной таблице указываются действующая редакция норм решения, в которое предлагается внести изменения, редакция данных норм с учетом предлагаемых изменений, а также основания для внесения изменений.
Письменные поправки к проекту решения вносятся и оформляются в виде изменения редакции статей, частей, пунктов, абзацев, либо в виде дополнения решения конкретными статьями, частями, пунктами, абзацами, либо в виде предложений об исключении конкретных слов, абзацев, пунктов, частей или статей проекта решения.
3.4. После рассмотрения проекта решения и поправок к нему ответственным комитетом (комиссией) составляется таблица поправок (приложение № 3).
3.5. Приложения к проекту решения оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печати приложений идентичны размерам, применяемым при печати текста проекта решения.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Приложение должно быть подписано исполнителем (начальником структурного подразделения – разработчика проекта решения). При подписании указывается фамилия, инициалы имени и отчества, дата подписания и контактный телефон. Виза проставляется на оборотной стороне каждого листа приложения.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на решение. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 80 мм и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к решению Рязанской городской Думы
от__________________ №____
При наличии в тексте решения формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т. д.) в правом верхнем углу приложения располагается гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования решения в творительном падеже, его даты, номера. Элементы грифа утверждения документа центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 80 мм и ограничивается правым полем документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
решением Рязанской городской Думы
от___________________ №____
Слово «утвержден» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – утверждено, программа – утверждена, мероприятия – утверждены, печатается шрифтом № 14 (в исключительных случаях гриф «утвержден» может проставляется в виде штампа в правом верхнем углу).
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа (например: положение, порядок, правила, перечень, список и т. д.) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку, наименование документа (например – о муниципальной службе, о земельном налоге и т. д.) выделяется полужирным шрифтом.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3-4 межстрочными интервалами, от текста приложения – 2-3 межстрочными интервалами.
Значительные по объему положения (правила) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки глав полужирным шрифтом. Нормы положений (правил) оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами или буквами русского алфавита со скобкой, а также на абзацы.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы (шрифт Times New Roman № 11). В конце текста сноски ставится точка.
3.6. Порядок оформления обращений (заявлений) городской Думы.
Текст обращения (заявления) печатается на листах бумаги формата А4.
Заголовок отделяется от наименования вида акта 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал со строчной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру, отвечает на вопросы «К кому?», «О чем?». Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
ОБРАЩЕНИЕ
к председателю Рязанской областной Думы о необходимости принятия мер по стабилизации ситуации в жилищно-коммунальной сфере
В конце текста ставится реквизит «Принято решением Рязанской городской Думы от __________№_____», который отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля в 3 строки.
Например:
Принято решением
Рязанской городской Думы
от __________№_____
3.7. По результатам заседания городской Думы организационное управление не позднее чем через три рабочих дня после заседания передает принятое решение руководителю аппарата для подписания главой муниципального образования.
Если решение принято с внесением поправок (изменений и дополнений), ответственный комитет (комиссия), разработчик проекта решения дорабатывает текст решения, и не позднее чем через три рабочих дня после заседания городской Думы передает его руководителю аппарата. Не принятые городской Думой проекты решений считаются отклоненными, соответствующее решение оформляется ответственным комитетом (комиссией). Копия решения вместе с отклоненным проектом решения направляется субъекту правотворческой инициативы.
3.7.1. Решение оформляется на бланке установленного образца и имеет следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком решения;
2) наименование вида акта – решение;
3) дата и номер решения (датой решения является дата его принятия городской Думой);
4) заголовок решения;
5) текст решения;
6) подпись главы муниципального образования;
7) визы согласования решения.
Организации, подразделения, исполнители, до которых доводится решение, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит одновременно с оформлением принятого решения. Указатель рассылки размещается на оборотной стороне последнего листа решения, в левом нижнем углу. Образец бланка и оформления решения приведен в приложении № 4.
3.7.2. Решение визируется в следующей последовательности:
1) исполнителем, подготовившим решение к подписанию;
2) начальником организационного управления;
3) начальником правового управления;
4) руководителем аппарата.
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа решения. Приложение к решению подлежит согласованию на оборотной стороне каждого листа приложения (либо его последнего листа, если приложение прошито и скреплено печатью «Документационный отдел»).
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Постановлениями оформляются нормативные правовые акты либо индивидуальные правовые акты, принимаемые в случае, предусмотренном решением городской Думы, а также правовые акты по организации деятельности городской Думы, совещательных органов, созданных главой муниципального образования, и обеспечивающие осуществление органами местного самоуправления полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации. Распоряжения издаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам внутренней работы городской Думы.
4.1.1. Проекты постановлений (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений главы муниципального образования, его заместителей, руководителя аппарата либо в инициативном порядке. Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит управление делами.
Обеспечение качественной подготовки проекта постановления (распоряжения) и его согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя подразделения, которое готовит и вносит проект.
4.1.2. Текст проекта постановления (распоряжения) печатается на стандартном бланке установленной формы, шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах формата А4 при использовании компьютерной техники. Электронные файлы должны быть исполнены в формате текстового редактора Microsoft Word (.DOC).
4.1.3. В проекте постановления (распоряжения) употребляются полные официальные наименования органов и организаций.
4.1.4. Проект постановления (распоряжения) должен иметь заголовок, в краткой форме отражающий его содержание.
4.1.5. Проект постановления (распоряжения) подлежит согласованию, которое оформляется визой.
Проект постановления (распоряжения) в обязательном порядке должен визироваться:
1) исполнителем, непосредственно подготовившим проект;
2) ответственным исполнителем документа (руководитель структурного подразделения, подготовившего проект);
3) руководителями заинтересованных структурных подразделений (по указанию ответственного исполнителя);
4) заместителем начальника управления делами – главным бухгалтером (в случае, если проект предусматривает необходимость расходования бюджетных средств);
5) начальником правового управления;
6) начальником организационного управления (за исключением проектов распоряжений по личному составу);
7) руководителем аппарата.
При наличии у лица, визирующего проект постановления (распоряжения), особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту постановления (распоряжения), как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту постановления (распоряжения).
Если в ходе проработки или согласования проекта постановления (распоряжения) в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
4.1.6. Постановление (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком постановления (распоряжения);
2) наименование вида акта – постановление (распоряжение);
3) дата постановления (распоряжения) отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, датой постановления (распоряжения) является дата его подписания, которая проставляется документационным отделом при регистрации документа;
4) номер присваивается после подписания постановления (распоряжения), проставляется арабскими цифрами на одной строке с датой в правой части поля и состоит из знака «№», порядкового номера документа в пределах одного календарного года и (при наличии) индекса условного обозначения;
5) заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, отвечает на вопрос: «О чем?» и выравнивается по левой границе текстового поля, точка в конце заголовка не ставится, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал;
6) текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлении завершается словом «п о с т а н о в л я ю» и печатается вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения).
Если постановление (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлению (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект (ответственным исполнителем). Подпись ставится на оборотной стороне каждого листа приложения. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Приложения подлежат согласованию, которое оформляется визой. Порядок согласования соответствует порядку согласования постановления (распоряжения).
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом.
Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (положение, перечень, список и т. д.).
Заголовок приложения отделяется от даты и номера постановления (распоряжениямежстрочными интервалами, от текста приложения – 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких глав их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом;
7) подпись состоит из слов «Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы», инициалов и фамилии главы муниципального образования. Инициалы и фамилия главы муниципального образования печатаются у правой границы текстового поля;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
