Учебно-практическое пособие (стр. 4 )

После того, как решение о необходимости провести исправление принято, можно выполнить одно из следующих действий:

·  отказаться от предложенного варианта исправления, выполнив команду Пропустить;

·  исправить ошибку, выделив в поле Варианты правило для исправления ошибки и щелкнув по кнопке Изменить (если исправление ошибки требует удаления какого-либо символа, то название кнопки изменится на Удалить);

·  отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, выполнив команду Следующее.

Если после внесения исправлений вы засомневались в правильности принятого решения, можно вернуться на предыдущий шаг правки по команде Вернуть.

Программа проверки грамматики позволяет произвести отбор и определение грамматических и стилистических правил, которые будут использоваться при проверке документа. Установки выполняются на панели Правописание диалога Параметры. Перейти на панель можно либо через меню Сервис (команда Параметры), либо из диалога Правописание или Грамматика после щелчка по кнопке Параметры.

¿  Практикум

ü  Проведите проверку правописания текста договора.

ü  Внесите две, три орфографических и грамматических ошибки в документ и проверьте, обнаружит ли их MS Word.

7.2.  Работа с дополнительным словарем

Проверка правильности набранного текста осуществляется по принципу “совпало /не совпало” слово из текста с одним из слов словаря. Если проверяемого слова в словаре нет, то выводится соответствующее сообщение и список близких по написанию слов. Хотя поиск в словаре ведется одним из методов ускоренного поиска в упорядоченном массиве данных, коим и является упорядоченный в алфавитном порядке словарь, при больших объемах словаря время поиска может стать неприемлемым для пользователя. Поэтому объем основного словаря MS Word ограничен. Для выполнения проверки орфографии узкоспециальных текстов можно создавать дополнительные словари, содержащие специальные термины.

Наиболее естественный путь создания дополнительного словаря, - внесение в него слов, которые при проверке орфографии текста по той или иной тематике не были найдены в основном словаре, но в правильности написания которых вы не сомневаетесь. Для внесения слова в словарь надо выполнить команду “Добавить” в диалоговом окне “Правописание” (см. раздел “ Обработка орфографической ошибки ”, вариант 2).

Чтобы иметь возможность добавлять слова в дополнительный словарь, его надо предварительно создать.

Сделать это можно на панели “Правописание” диалогового окна “Параметры” (вызывается по команде “Параметры” меню “Сервис”):

·  вызовите диалог Вспомогательные словари, выполнив команду Словари;

·  щелкните мышкой по кнопке “Создать”, чтобы создать новый словарь;

·  в диалоговом окне “Создание вспомогательного словаря” в поле “Имя файла” наберите имя дополнительного словаря и щелкните мышкой по “Сохранить”;

·  щелкните по “ОК” в диалоговых окнах Вспомогательные словари и Параметры.

MS Word уже имеет стандартный дополнительный словарь CUSTOM.DIC.

Можно использовать несколько дополнительных словарей одновременно. Однако чем больше словарей открыто при проверке текста, тем медленнее проходит процесс проверки. Поэтому стоит тщательно продумать распределение слов по дополнительным словарям и деактивировать те словари, которые не нужны в данный момент.

Словарь открыт (активен) если в поле-списке “Вспомогательные словари ” диалогового окна “Вспомогательные словари” слева от его имени стоит “галочка”. Здесь же, в диалоге Вспомогательные словари вы можете отредактировать содержимое вспомогательного словаря, выполнив команду Изменить.

¿  Практикум

ü  Создайте свой дополнительный словарь с именем, совпадающим с вашей фамилией, например, Иванов.

ü  Активизируйте вновь созданный словарь и закройте стандартный дополнительный словарь CUSTOM. DIC.

ü  Наберите в начале текста договора на месте, где необходимо указать Ф. И.О. вкладчика свои фамилия, имя и отчество.

ü  Проверьте, считает ли Word эти слова ошибками, и если считает, то внесите их в ваш дополнительный словарь.

ü  Проверьте правописание еще раз. Выделил ли теперь Word ваши фамилию, имя и отчество как ошибки?

ü  После окончания проверки орфографии закройте свой словарь и откройте стандартный дополнительный словарь CUSTOM. DIC.

7.3.  Разбивка на страницы, нумерация страниц

Инициировать разбивку на страницы (или переустановку разбивки на страницы) можно, выполнив команду Номера страниц меню Вставка:

·  выполните команду Номера страниц меню Вставка;

·  в диалоговом окне “Номера страниц” установите в поле “Положение” положение номера страницы на листе и в поле “Выравнивание” установите место номера страницы в строке;

·  щелкните по Ок.

При создании больших по объему документов удобно оформлять разделы документов в виде отдельных файлов. В этом случае при разбивке на страницы необходимо изменять начальный номер первой страницы. Чтобы выполнить такую разбивку:

·  выберите команду “Номера страниц” меню “Вставка”;

·  в диалоговом окне “Номера страниц” выполните команду “Формат”;

·  в диалоговом окне “Формат номера страницы” в поле “Начать с” установите номер, с которого следует начать нумерацию страниц;

·  щелкните по кнопке “Ок”;

·  в диалоговом окне “Номера страниц” установите в поле “Положение” положение номера страницы на листе и в поле “Выравнивание” установите место номера страницы в строке;

·  включите режим “Номер на первой странице”;

·  щелкните по кнопке “ОК”.

Нередко требуется убрать номера страниц из документа (например, вы создавали в Word рекламный листок и опрометчиво поставили на нем номер страницы). Номера страниц помещаются в зону нижнего или верхнего колонтитулов, поэтому для того, чтобы убрать номера страниц из документа (разбивка на страницы при этом останется), сделайте следующее:

·  установите режим просмотра разметки страниц (команда Разметка страницы меню Вид);

·  выполните двойной щелчок мышью по номеру любой страницы (при этом зона колонтитула будет обведена пунктирной линией, и появится панель инструментов Колонтитулы);

·  выполните двойной щелчок по номеру страницы еще раз (при выполнении щелчка следите, чтобы маркер мыши был в форме буквы “I”), в результате номер страницы окажется выделенным;

·  нажмите клавишу Delete;

·  щелкните по кнопке Закрыть панели Колонтитулы.

В случае если автоматическая разбивка на страницы вас не устраивает (например, страница разбила на две части таблицу), следует установить “жесткий” разделитель страницы (жесткая страница устанавливается после нажатия комбинации клавиш Ctrl+Enter).

Новая страница в этом случае будет начата со строки, следующей за “жестким” разделителем. “Жесткий” разделитель, в отличие от “мягкого”, не убирается при переустановке страниц. Однако он может быть удален как обычная строка текста, тогда как “мягкий” разделитель страниц таким образом удалить не удастся. Напомним, что “мягкий” разделитель страниц выглядит в виде строки точек, а “жесткий” - в виде более плотной строки точек с текстом “Разрыв страницы” посередине.

Существует еще одна возможность устранения некорректностей при разбивке на страницы: сообщать MS Word, какой текст нельзя разбивать при установке страниц. Сделать это можно в панели “ Положение на странице” диалогового окна “Абзац” (вызывается по команде “Абзац” меню “Формат”).

Замечание: номер текущей страницы при редактировании не выводится непосредственно в текст документа, его можно посмотреть в строке статуса в левом ее углу. Чтобы увидеть номер страницы на том месте листа, куда он будет выведен при печати, следует перейти в режим экрана Разметка страницы, выполнив одноименную команду из меню Вид.

¿  Практикум

ü  Установите режим автоматического формирования страниц, начиная с первой. Установите местом вывода номера строки середину верха страницы, а тип формата номера в виде числа: 1,2,3 ...

ü  Уберите номера страниц из текста договора, убедитесь, что номера страниц исчезли.

ü  Инициируйте разбивку текста на страницы.

ü  Поставьте “жесткую” страницу перед пунктом 2 договора.

ü  Переустановите разметку страниц таким образом, чтобы первая страница имела номер 101.

ü  Верните первоначальную нумерацию страниц.

7.4.  Предварительный просмотр

Предварительный просмотр поможет вам увидеть, каким получится документ еще до начала печати. Это сэкономит вам много времени, если вдруг окажется, что вы неудачно скомпоновали или отформатировали документ. Чтобы посмотреть, как будет выглядеть на листах бумаги текст документа, выполните команду “Предварительный просмотр ” меню “Файл” или щелкните мышью по инструменту “Предварительный просмотр” панели стандартных инструментов.

Находясь в режиме предварительного просмотра можно выполнить большое количество полезных действий, в частности:

·  Вывести на просмотр следующую/предыдущую страницу документа, нажав клавиши [PgDn]/[PgUp], или щелкнув по соответствующим кнопкам линейки вертикальной прокрутки.

·  Изменить масштаб вывода страницы на экран в поле “Масштаб” панели инструментов режима просмотра. В списке-меню поля “Масштаб” можно выбрать пункт “Страница целиком” или “Две страницы”, автоматически подобрав таким образом масштаб, позволяющий выводить на просмотр либо одну страницу, либо сразу две. Пункт По ширине страницы позволяет подобрать масштаб таким образом: чтобы на просмотр выводилась одна страница документа на всю ширину окна просмотра.

·  Выводить на экран документ порциями по несколько страниц. Для установки количества одновременно выводимых страниц следует щелкнуть мышью по инструменту “Несколько страниц” и, держа нажатой левую кнопку мыши, выделить цветом требуемое количество листов.

·  Просмотреть в увеличенном виде отдельные фрагменты на страницах документа. Для этого следует щелкнуть мышью по инструменту “Увеличение” (пиктограмма инструмента посветлеет), перевести указатель мыши в центр интересующего вас фрагмента и щелкнуть левой кнопкой мыши, затем после превращения указателя мыши в лупу щелкнуть левой кнопкой мыши еще раз. Чтобы перейти обратно к уменьшенному формату следует щелкнуть указателем-лупой по любому месту текста.

Выход из режима просмотра - после щелчка по кнопке “Закрыть”.

¿  Практикум

ü  Осуществите предварительный просмотр текста договора.

ü  Установите режим, при котором на экран выводятся сразу две страницы документа.

ü  Воспользовавшись инструментом “увеличение” просмотрите сведения о вкладчике и банке в конце документа.

7.5.  Изменение формата страниц

После предварительного просмотра может оказаться, что установленный формат страниц вас не устраивает. Как изменить размеры листа и размеры полей описано в разделе “Установка формата документа”. Помимо установок через диалоговые окна, размеры полей страницы можно быстро и удобно переустановить с помощью координатных линеек. Для этого следует либо перевести редактор в режим разметки страниц, выполнив пункт “Разметка страницы” меню “Вид”, либо, что еще более удобно, перевести редактор в режим предварительного просмотра, щелкнув мышью по инструменту “Предварительный просмотр”.

Левое и правое поля устанавливаются при помощи горизонтальной линейки. Для установки левого/правого поля страницы с помощью мыши следует отбуксировать движок “левое/правое поле страницы” в линейке. Движки левого/правого полей страницы выполнены на линейке в виде переходов серого и белого цветов. Белый цвет - это зона текста. При перемещении движков происходит автоматическое изменение формата страницы и соответственно набранного текста.

Аналогично при буксировке движков “верхнее/нижнее поле страницы” переустанавливаются верхнее и нижнее поле.

¿  Практикум

ü  Измените параметры страницы таким образом, чтобы текст договора равномерно расположился на трех листах.

ü  С помощью инструмента Отменить панели стандартных инструментов, верните формат страницы к прежнему виду.

7.6.  Печать документа

Перед тем, как начать вывод документа на печать, целесообразно открыть диалоговое окно “Печать” (команда “Печать” меню “Файл”) и выполнить в нем следующие установки.

·  Установить режим подачи страниц в принтере. Перейдите на панель “Печать” диалогового окна Параметры, выполнив команду “Параметры” в окне ”Печать”. Если ваш принтер не имеет специального лотка для автоматической подачи бумаги, в списке-меню поля “Подача бумаги” выберите опцию “Ручная подача”.

Если нужно задать другие источники бумаги для каких либо разделов документа, на панели “Источник бумаги” диалогового окна “Параметры страницы” (вызывается по команде “Параметры страницы” меню “Файл”) установите требуемые значения опций подачи бумаги. Установки в этом окне имеют приоритет перед установками режима подачи страниц в панели “Печать” окна “Параметры”.

·  Установить режим печати. Для того чтобы сразу после начала процесса печати можно было продолжить работу с редактором, в панели “Печать” диалогового окна “Параметры” следует установить опцию “Фоновая печать”.

·  Установить качество печати. Если вы хотите быстро распечатать документ, не придавая большого значения его качеству, то в панели “Печать” следует выбрать режим черновой печати, поставив флаг в поле “Черновой”.

·  Определить область печати. В диалоговом окне “Печать” (вернитесь в него из диалогового окна “Параметры”, щелкнув мышкой по “ОК”), используя группу опций “Страницы” можно определить, какая часть документа подлежит печати:

Ÿ  “Все” - печать всех страниц документа;

Ÿ  “Текущая ” - печать страницы, в начале которой установлен курсор;

Ÿ  “Номера” - печать страниц из заданного диапазона;

Ÿ  “Выделенный фрагмент” - печать выделенного блока текста.

Кроме того, в поле “Вывести на печать” существует возможность установить режим печати “Все страницы диапазона”, или только “Четные страницы” или “Нечетные страницы”. Если вам требуется всего одна копия документа, проследите, чтобы в поле “Число копий” стояла единица.

После выполнения всех установок убедитесь, что бумага заправлена и принтер готов к печати (горит зеленый индикатор on-line).

Чтобы начать печатать документ, щелкните мышкой по кнопке “Ок” в диалоговом окне “Печать” (команда “Печать” меню “Файл”). Можно также щелкнуть мышью по инструменту “Печать” панели стандартных инструментов. От момента выполнения команды на печать до начала печати может пройти некоторое время.

¿  Практикум

ü  Выведите документ на печать.

7.7.  Контрольные вопросы

41.  Как проверить орфографию набранного текста?

42.  Какие основные возможности для редактирования предлагает окно “Орфография”?

43.  Что такое дополнительный словарь? Как организовать работу с дополнительным словарем?

44.  Как переустановить разметку текста на страницы?

45.  Как выполнить предварительный просмотр документа перед печатью? Какие возможности предоставляет редактор в этом режиме?

46.  Как с помощью координатных линеек изменить формат страницы?

47.  Какие действия следует выполнить, чтобы распечатать документ?

8.  РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ

Создание, редактирование и заполнение таблиц рассмотрим на примере представленной ниже таблицы:

Объемы продаж в первом полугодии 2000 г. (т. руб.)

Таблица 8.1.

	1-ый квартал	2-ой квартал
	январь	февраль	март	апрель	май	июнь
Компьютерная техника	229346	145768	10345	452701	99234	98878
Орг. техника	647934	895924	134057	453956	243906	132057
Бытовая техника	736059	174057	123867	645938	264445	274957
итого по месяцам	1613339	1215749	268269	1552595	607585	505892
итого по кварталам	3097357	2666072

8.1.  Создание сетки таблицы

Создание таблицы начинается с создания ее сетки - сетка бледной линией отмечает границы ячеек таблицы. Если у вас в таблице линии сетки не будут видны, включите режим “Линии сетки” в меню “Таблица”. На печать сетка не выводится.

При создании таблицы Word автоматически рисует поверх сетки таблицы тонкую линию.

Для создания сетки Таблицы 8.1 выполните следующие действия:

·  Выполните команду “Вставить таблицу” меню “Таблица”.

·  В полях “Число столбцов” и “Число строк” установите нужное количество столбцов и строк (в данном случае соответственно 3 и 7). В поле “Ширина столбца” оставьте “Авто”. В режиме “Авто” ширина столбца будет выбрана такой, чтобы таблица заняла все текстовое поле листа по ширине. Если вас это не устраивает, то задайте свою ширину столбца. Щелкните по “Ок”. Сетка таблицы будет иметь следующий вид (не обращайте внимания на разницу в толщине линий).

На данном этапе мы установили количество полных, не разбитых ячеек таблицы.

·  Используя мышь, выделите те ячейки таблицы, которые следует разбить (на рисунке эти ячейки обрамлены более толстой линией).

·  Выполните команду “Разбить ячейки” меню “Таблица”. В развернувшемся окне установите, на сколько столбцов следует разбить каждую выделенную ячейку (на 3). В результате мы получим следующую таблицу.

Окончательный вид таблица примет после объединения двух верхних ячеек левого столбца.