МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ
ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
 |
Учебно-практическое пособие
ОФИСНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Часть I
РЕДАКТОР ТЕКСТА MS WORD
СИСТЕМА ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ MS POWER POINT
МОСКВА – 2001
УДК: 681.3
Фомченков компьютерные технологии. Учебно-практическое пособие: В 2 ч. – М.: РГОТУПС, 2001. – Ч. I. – 86 с.
Настоящее пособие содержит сведения, необходимые пользователю для получения практических навыков работы с основными компонентами наиболее популярного офисного пакета Microsoft Office. Пособие состоит из двух частей. Первая часть посвящена изучению редактора текстов Microsoft Word и системы для подготовки презентаций и докладов Microsoft Power Point, вторая часть – табличного процессора Microsoft Excel. Пособие ориентировано на изучение версии MS Office - 97, но может быть использовано и при освоении версии MS Office 2000.
Изучение материала позволит:
· получить навыки в создании текстовых документов средних и больших объемов (требующих умения работать со средствами автоматического формирования структуры документа), в том числе документов, имеющих нестандартное расположение элементов текста и содержащих графические образы и таблицы;
· научиться создавать и редактировать электронные таблицы, позволяющие удобно и быстро производить не только наиболее часто встречающиеся операции с табличными данными (суммирование по столбцам и строкам, вычисление процентов, построение диаграмм), но и выполнять сложную обработку больших массивов данных различного типа (текстовых, числовых, даты и времени и т. д.) с использованием функций Excel, в том числе и функций баз данных;
· научиться создавать и проводить красочные электронные презентации и доклады.
Для лучшего усвоения материала пособие содержит практические задания для выполнения их на компьютере, с рекомендациями по реализации.
© , 2001 г.
© РГОТУПС, 2001 г.
ОГЛАВЛЕНИЕ
ОГЛАВЛЕНИЕ....................................................................................................................................................................... 3
ВВЕДЕНИЕ............................................................................................................................................................................. 5
редактор текста MS Word..................................................................................................................................... 7
1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ................................................................................................................................................ 7
1.1. Запуск редактора MS Word........................................................................................................................... 7
1.2. Экран MS Word................................................................................................................................................. 7
1.3. Справочная система........................................................................................................................................ 9
1.4. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 10
2. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ УСТАНОВКИ.............................................................................................................. 10
2.1. Установка формата документа.................................................................................................................. 10
2.2. Установка режима переноса....................................................................................................................... 12
2.3. Установка режимов проверки правописания при вводе текста...................................................... 12
2.4. Установка функций автоформата............................................................................................................. 13
2.5. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 14
3. УПРАВЛЕНИЕ ФАЙЛАМИ ДОКУМЕНТОВ.................................................................................................. 14
3.1. Создание нового документа........................................................................................................................ 14
3.2. Сохранение файла документа.................................................................................................................... 16
3.3. Открытие файла документа для редактирования................................................................................. 18
3.4. Сохранение с ограничением доступа...................................................................................................... 18
3.5. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 19
4. ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ................................................................. 19
4.1. Перемещение по документу........................................................................................................................ 19
4.2. Маркировка текста........................................................................................................................................ 20
4.3. Вставка и удаление текста.......................................................................................................................... 22
4.4. Автоматизированный поиск и замена...................................................................................................... 22
4.5. Перенос блока текста.................................................................................................................................... 23
4.6. Копирование блока текста.......................................................................................................................... 24
4.7. Копирование блока текста из одного документа в другой................................................................ 24
4.8. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 25
5. ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ ДОКУМЕНТА...................................................................................... 25
5.1. Выделение полужирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием и цветом................................. 25
5.2. Изменение размеров шрифта...................................................................................................................... 26
5.3. Изменение гарнитуры шрифта................................................................................................................... 26
5.4. Вставка символов........................................................................................................................................... 27
5.5. Создание буквицы.......................................................................................................................................... 28
5.6. Передача формата символов...................................................................................................................... 28
5.7. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 29
6. ФОРМАТИРОВАНИЕ АБЗАЦЕВ........................................................................................................................ 29
6.1. Центрирование и выравнивание текста................................................................................................... 29
6.2. Изменение формата абзаца с помощью координатной линейки.............................................. 30
6.3. Изменение межстрочного интервала........................................................................................................ 30
6.4. Границы и фон............................................................................................................................................... 30
6.4.1. Создание рамок для абзацев.............................................................................................................. 31
6.4.2. Создание обрамлений для страниц.................................................................................................. 31
6.4.3. Заполнение фона................................................................................................................................... 31
6.5. Формирование списков................................................................................................................................. 32
6.6. Передача формата абзаца........................................................................................................................... 32
6.7. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 33
7. ПОДГОТОВКА К ПЕЧАТИ И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА................................................................................. 33
7.1. Проверка правописания............................................................................................................................... 33
7.1.1. Обработка орфографической ошибки............................................................................................. 33
7.1.2. Обработка грамматической ошибки................................................................................................ 34
7.2. Работа с дополнительным словарем........................................................................................................ 35
7.3. Разбивка на страницы, нумерация страниц........................................................................................... 36
7.4. Предварительный просмотр....................................................................................................................... 37
7.5. Изменение формата страниц....................................................................................................................... 38
7.6. Печать документа.......................................................................................................................................... 39
7.7. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 40
8. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ.................................................................................................................................. 40
8.1. Создание сетки таблицы............................................................................................................................. 40
8.2. Заполнение таблицы..................................................................................................................................... 41
8.3. Вставка формул.............................................................................................................................................. 42
8.4. Оформление, обрамление и заполнение фона таблицы...................................................................... 43
8.5. Редактирование таблицы............................................................................................................................. 43
8.6. Рисование таблиц........................................................................................................................................... 45
8.7. Изменение ориентации текста в таблице................................................................................................ 46
8.8. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 47
9. Работа с документами сложной структуры............................................................................ 47
9.1. Вставка и редактирование графических объектов............................................................................... 47
9.1.1. Графические форматы......................................................................................................................... 47
9.1.2. Вставка рисунка.................................................................................................................................... 48
9.1.3. Позиционирование, масштабирование и редактирование рисунка....................................... 49
9.2. Вставка надписей. Создание документов с комбинированной структурой текста................... 50
9.3. Ввод и редактирование формул................................................................................................................. 54
9.3.1. Набор формулы..................................................................................................................................... 54
9.3.2. Редактирование формулы................................................................................................................... 55
9.4. Формирование собственных графических изображений................................................................... 56
9.4.1. Создание автофигур............................................................................................................................. 56
9.4.2. Редактирование и форматирование автофигур............................................................................ 57
9.4.3. Наложение автофигур и объединение их в один объект............................................................ 59
9.4.4. Создание составных графических объектов................................................................................. 60
9.5. Контрольные вопросы.................................................................................................................................. 61
10. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ БОЛЬШИХ ОБЪЕМОВ............................................................................. 62
10.1. Стили............................................................................................................................................................. 62
10.1.1. Назначение стилей................................................................................................................................ 63
10.1.2. Создание нового стиля......................................................................................................................... 63
10.1.3. Изменение стиля..................................................................................................................................... 64
10.2. Шаблоны...................................................................................................................................................... 65
10.2.1. Создание документа на основе шаблона....................................................................................... 66
10.2.2. Создание нового шаблона.................................................................................................................. 67
10.2.3. Создание шаблона на основе существующего документа...................................................... 67
10.2.4. Изменение шаблона.............................................................................................................................. 68
10.3. Заголовки и оглавления........................................................................................................................... 69
10.3.1. Создание заголовков............................................................................................................................ 69
10.3.2. Автонумерация заголовков................................................................................................................. 70
10.3.3. Создание оглавлений........................................................................................................................... 73
10.4. Контрольные вопросы.............................................................................................................................. 74
СИСТЕМА ПОДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ MS POWER POINT................................................................... 75
1. назначение MS Power Point.................................................................................................................... 75
2. Запуск MS Power Point................................................................................................................................ 75
3. Создание и редактирование слайдов............................................................................................ 76
3.1. Слайд 1 "Заголовок презентации"............................................................................................................. 77
3.2. Слайд 2 "Представление фирмы"............................................................................................................. 78
3.3. Слайд 3 "Руководство компании"............................................................................................................. 79
3.4. Слайд 4 "Диаграмма объемов продаж".................................................................................................. 80
3.5. Слайд 5 "Заключительный слайд"........................................................................................................... 80
3.6. Оформление презентации по шаблону.................................................................................................... 80
4. Демонстрация презентации.................................................................................................................. 81
4.1. Запуск "слайд-шоу"....................................................................................................................................... 81
4.2. Настройка проведения презентации........................................................................................................ 82
4.2.1. Смена порядка следования слайдов................................................................................................ 82
4.2.2. Установка способов смены слайдов................................................................................................ 82
4.2.3. Установка анимационных эффектов для текста и объектов слайда...................................... 83
5. Контрольные вопросы................................................................................................................................ 86
ЛИТЕРАТУРА..................................................................................................................................................................... 86
ВВЕДЕНИЕ
Программы, входящие в состав пакета Microsoft Office, являются на настоящий момент самыми распространенными программными продуктами после операционной системы Windows.
Билл Гейтс, до недавнего времени президент компании "Microsoft", компании - производителя пакета MS Office, один из самых богатых людей планеты и один из самых "агрессивных" бизнесменов, в одном из своих интервью так ответил на вопрос о том, какими программами он чаще всего пользуется, когда работает за компьютером.
"Большую часть времени я работаю с Microsoft Office, то есть текстовым редактором Word, редактором таблиц "Excel" и программой для презентаций "PowerPoint". Что касается программ других компаний, то часто запускаю Netscape, соперника Internet Explorer, – надо быть в курсе, что делают конкуренты".
Конечно, Билл Гейтс, прежде всего бизнесмен, в его словах есть элементы рекламы, и пакет MS Office не лишен недостатков (особенно неприятно наличие достаточно большого количества мелких недоработок, что уже стало, чуть ли не фирменным знаком компании Microsoft). Но то, что названные программы являются лидерами по объемам продаж среди подобных офисных программ, – это факт. А потребителя, как известно, при наличии выбора трудно заставить покупать плохой товар, даже если он усиленно рекламируется.
Для российского пользователя особенно привлекательно, что интерфейс MS Office и помощь полностью русифицированы, а программа проверки орфографии и, особенно, грамматики текста на русском языке заслуживает только всяческих похвал.
Одной из самых распространенных компьютерных технологий является редактирование текстовых файлов. Текстовый процессор MS Word предоставляет пользователю следующие основные возможности в этой области:
· набор и редактирование текстов документов;
· автоматическое формирование страниц;
· автоматический перенос слов;
· широкие возможности по форматированию символов и абзацев;
· проверка орфографии и грамматики;
· предварительный просмотр набранного текста и печать;
· вставка рисунков, таблиц, формул и диаграмм;
· создание художественных надписей;
· вставка аудио и видео фрагментов в документ;
· создание макросов (язык Visual Basic);
· вставка в документ элементов гипертекста;
· формирование WEB – страниц.
Табличный процессор Microsoft Excel представляет собой программу, предназначенную для обработки больших таблиц чисел. Так уж исторически сложилось, что люди посчитали таблицы наиболее удобным и понятным способом упорядочения данных. Это и послужило причиной разработки специальных программ для обработки табличных данных.
Основные возможности Microsoft Excel:
· создание и редактирование практически любых таблиц, содержащих числа, текст, даты и логические переменные;
· большой набор функций для создания вычисляемых ячеек таблицы;
· богатые возможности по оформлению таблиц (в том числе вставка рисунков и текстовых полей);
· создание диаграмм на основе данных из таблиц;
· предварительный просмотр и печать;
· создание сводных таблиц;
· создание собственной базы данных и импорт данных;
· возможность проведения математических, финансовых, статистических и др. расчетов;
· создание макросов (язык Visual Basic).
Основная функция программы MS Power Point – подготовка презентаций или докладов. Программа обладает следующими возможностями:
· создание (редактирование) плакатов или слайдов, содержащих текстовую и графическую информацию;
· создание структуры презентации – это вся текстовая информация, содержащаяся на слайдах;
· создание заметок к каждому слайду, которые будут являться своеобразной шпаргалкой для выступающего, заметки видны на экране монитора, но проектор их не передает;
· создание раздаточного материала (стандартные листы, на которых располагаются уменьшенные копии слайдов).
· определение порядка следования слайдов;
· создание видеоэффектов при переходе от слайда к слайду;
· выполнение временных пометок на слайде непосредственно во время выступления.
редактор текста MS Word
1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
1.1. Запуск редактора MS Word
Запустить редактор MS Word можно, как и всякое Windows - приложение, различными способами.
Самый простой способ запуска - выполнить двойной щелчок по пиктограмме редактора, если она присутствует на Рабочем Столе или на панели Быстрый запуск Windows.
Второй способ - запуск из Панели Задач:
· щелкните по кнопке Пуск в левом нижнем углу экрана Windows;
· выберите пункт Программы и далее Microsoft Word.
Если на Рабочем Столе присутствует панель Microsoft Office, загрузить MS Word можно щелчком по инструменту Microsoft Word на этой панели.
¿ Практикум
ü Запустите редактор MS Word.
Результат:
перед вами развернется программное окно редактора.
1.2. Экран MS Word
Программное окно редактора (экран) MS Word имеет все основные элементы, что и любое другое программное окно Windows:
· верхнюю строку-заголовок с именем программы Microsoft Word;
· кнопку системного меню программы (левый угол строки заголовка);
· кнопки управления размерами окна (правый верхний угол экрана);
· строку меню.
Кроме того, экран MS Word имеет еще и дополнительные элементы. Панель стандартных инструментов - это третья строка MS Word. Здесь содержатся пиктограммы наиболее употребимых инструментов редактора. Панель инструментов форматирования (четвертая строка) содержит пиктограммы инструментов, с помощью которых можно устанавливать стили и размеры шрифтов, выбирать способы выравнивания текста и т. д.
Особо следует отметить два инструмента панели инструментов Стандартная. Это инструменты Отменить и Вернуть. Появление этих инструментов значительно облегчило процесс освоения редактора. Если вы что-то сделали не так, то не надо судорожно пытаться исправить ошибку, – получится еще хуже. Надо просто щелкнуть мышкой по инструменту Отменить столько раз, сколько потребуется, чтобы вернуться к тому положению, когда еще все правильно. Если вы случайно "проскочили" это положение, не расстраивайтесь, а пощелкайте мышкой теперь уже по инструменту Вернуть.
Координатная линейка (пятая строка) используется при форматировании документа. Строка состояния (нижняя строка экрана) содержит информацию о режимах работы редактора (например, режиму замены соответствует включенное состояние индикатора ЗАМ в статусной строке). Кнопки режима просмотра (левые четыре кнопки над строкой статуса) задают различные режимы просмотра документа.
Дополнительно к обычной строке меню MS Word имеет так называемое контекстное меню. Это меню появляется на экране после щелчка правой кнопкой мыши по объекту экрана. Например, чтобы вызвать меню, устанавливающее какая из панелей инструментов должна присутствовать на экране, надо щелкнуть правой кнопкой мыши по одной из панелей.
Еще один элемент экрана MS Word - вторичное окно документа, это окно, которое редактор открывает для каждого отдельного документа, и в котором собственно и происходит набор / редактирование документа. Имя вторичного окна документа совпадает с именем файла, где он хранится. Имя активного окна документа в общем случае находится в строке заголовка программы справа от ее имени. Окно документа имеет свое системное меню (левая кнопка строки меню MS Word), кнопки управления размерами окна (правые кнопки строки меню MS Word) и линейки прокрутки.
Нет никакой необходимости начинать изучение MS Word с запоминания всех элементов экрана. MS Word всегда готов подсказать вам назначение почти всех объектов экрана. Для получения такой подсказки (она называется контекстной):
· выполните пункт "Что это такое?" меню "?" или нажмите Shift+F1, в результате указатель мыши преобразуется из стрелки в знак вопроса;
· щелкните указателем мыши в виде знака вопроса по любому интересующему вас объекту экрана, MS Word выдаст справочную информацию именно по этому объекту;
· нажмите Escape или Shift+F1, чтобы вернуть указатель мыши в исходное состояние.
Можно также получить краткую информацию об объекте экрана. Для этого достаточно просто установить указатель мыши на этот объект, и через секунду MS Word выдаст краткую информацию на экран рядом с объектом.
Замечание. Пользователь может по своему усмотрению менять вид экрана MS Word: убирать и видоизменять панели и координатную линейку, вид представления документа. Варианты представления документа на экране с различными дополнительными возможностями могут быть получены через пункты меню “Вид”, либо установками на панели Вид диалога Параметры (вызывается по команде Параметры меню Сервис).
¿ Практикум
ü Установите стандартный вид экрана MS Word, выполнив команду “Обычный” меню “Вид”.
ü Используя контекстную подсказку, просмотрите назначение основных элементов экрана MS Word.
ü Уберите с экрана панель стандартных инструментов и строку состояния.
ü Верните экран к прежнему виду.
1.3. Справочная система
Справочная поддержка организована в MS Word таким же образом, как и справочные системы любого другого приложения, работающего под Windows. Для получения справки необходимо выбрать пункт “Вызов справки” меню “?”. При этом на экран будет выведен диалог помощи MS Word - “Справочная система Microsoft Word”. Диалог имеет следующие панели:
Содержание - выбрав эту панель, вы получите список всех тем, имеющих отношение к MS Word.
Поиск позволит вам в появившемся диалоговом окне задать ключевые слова для поиска определенной темы.
Указатель предоставит вам упорядоченный по алфавиту перечень операций редактора, в котором с помощью щелчка мыши можно вызвать соответствующий раздел помощи с описанием выбранной операции.
Наиболее эффективно обращение к контекстной помощи. Суть ее заключается в том, что, нажимая Shift + F1, вы получаете справочную информацию именно о тех действиях, которые вы в данный момент пытаетесь выполнить.
Контекстную помощь можно получить, если диалоговое окно снабжено кнопкой со знаком вопроса. Это означает, что элементы диалога снабжены справочной информацией. Чтобы ее вызвать, щелкните мышкой по кнопке ? и изменившимся указателем ( он получит тень в виде знака вопроса) щелкните по интересующему вас объекту диалогового окна.
Значительно облегчит получение контекстной помощи и оживит ваше общение с компьютером так называемый Офисный Помощник (Office Assistant). Помощник вызывается щелчком мышки по инструменту Помощник панели Стандартная или нажатием клавиши F1. Помощник в любой момент даст вам совет, как выполнить то, или иное действие, или предложит подсказку, как лучше найти нужный инструмент. Вы можете выбрать помощника из предлагаемой коллекции (щелкните правой кнопкой мышки по Помощнику и выполните команду Выбрать помощника).
¿ Практикум
ü Найдите справочную информацию по настройке панели инструментов MS Word, для этого на панели Содержание выберите последовательно пункты Настройка Microsoft Word / Настройка панелей инструментов и меню / Создание панели инструментов. После ознакомления с текстом справки закройте окно диалога справки.
ü Используя панель, Поиск просмотрите раздел помощи по теме Автоматическая проверка правописания при вводе. Для поиска данной темы в поле 1... наберите через запятую слова из названия темы ( можно не полностью), например Авт, проверка. Затем перейдите в поле 3... на требуемую тему из предоставленного найденного списка и выполните команду Вывести.
ü Попробуйте самостоятельно найти справку по теме Автоматическая проверка орфографии, но уже используя возможности панели Указатель.
ü Запустите Офисного помощника и выберите тип помощника из предлагаемой коллекции. Понаблюдайте за действиями Помощника после выполнения команды Мотор из контекстного меню, вызываемого после щелчка правой кнопкой мышки по Помощнику.
1.4. Контрольные вопросы
1. Назовите основные возможности MS Word.
2. Что такое "инструменты" и для чего они предназначены?
3. Из каких основных элементов состоит программное окно редактора?
4. Каким образом можно получить информацию о назначении объектов экрана MS Word? Как вызвать контекстное меню?
5. Как пользоваться справочной системой MS Word? Что такое контекстная помощь?
6. Какого назначение Офисного Помощника?
7. Как можно изменить вид экрана MS Word?
2. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ УСТАНОВКИ
2.1. Установка формата документа
Перед тем как начать набор текста документа целесообразно, не надеясь на формат, устанавливаемый MS Word по умолчанию, установить формат документа самостоятельно. Под установкой формата документа понимается задание: размеров листа, содержащего одну страницу документа, размеров полей страницы и формата абзаца.
Определение параметров страницы документа
Чтобы задать размер листа сделайте следующее:
· выполните команду Параметры Страницы меню Файл;
· щелкните мышью по панели Размер бумаги;
· в списке Размер бумаги выберите требуемый размер;
· выберите из списка Применить опцию Ко всему документу;
· мышью щелкните по ОК.
Если вас не удовлетворил список “Размер бумаги”, можно задать свой размер. В этом случае используйте опцию списка “Специальный” и задайте свой размер в полях “Ширина” и “Высота”.
Большинство документов оформляется на листах формата А4, его размеры: 8,5 на 11 дюймов (210 на 297 мм).
Размеры полей задаются в панели “Поля” диалогового окна “Параметры страницы”, для вызова которого следует выполнить команду “Параметры страницы” меню “Файл”. Панель “Поля” имеет следующие поля ввода:
“Верхнее” - верхнее поле страницы (2,5 см);
“Нижнее” - нижнее поле страницы (2,5 см);
“Левое” - левое поле (3 см);
“Правое” - правое поле (1,5 см);
“Переплет” - добавочное поле для документов под переплет;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 |
