Документированная процедура, менеджмент персонала (стр. 4 )

1. Определение потребности в кадрах.

При появлении вакантных должностей рук. СП предоставляют в ОК заявки на спец., где указывают должность, подразделение, количество вакансий, квалификационные требования к потенциальным работникам.

В вузе есть несколько категорий работников: РП, НПП (ППС и НР), ИТП, АХП, УВП и ОП. В зависимости от того, к какой категории относится претендент на должность, проводится конкурс либо конкурс не проводится. В соответствии с ФЗ должности НПП (ППС и НР) замещаются по результатам конкурса (кроме должностей декана и зав. кафедрой). Должности декана и зав. кафедрой замещаются по результатам выборов.

Нач. УЧ распределяет учебную нагрузку и определяет количество штатов ППС. Нач. ПФО проверяет наличие вакансии по штатному расписанию. При наличии вакантной научной или преподавательской должности нач. ОК дает объявление в средствах массовой информации о конкурсе или выборах.

2. Наличие вакантной должности.

Если вакантной должности нет, то процесс завершен. Если же вакантная должность есть, то переходим к п.3.

3. Прохождение по конкурсу.

Претендент на научную или преподавательскую должность подает в отдел кадров заявление об участии в конкурсе на замещение соответствующей должности, срок подачи заявления для участия в конкурсе – один месяц со дня опубликования объявления (Приложение 7.1).

4. Претендент на должность НПП.

Если гражданин претендует на должность НПП (ППС или НР), то для него проходит конкурс или выборы. Если же нет, то тогда переходим к п.5.

4.1 Порядок проведения конкурса и выборов. К участию в конкурсе на должности ППС и НР допускаются лица, соответствующие по образованию и квалификации квалификационным характеристикам, установленным к этим должностям. Данная процедура проводится в соответствии с Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в вузах РФ в порядке, установленном в Уставе.

4.2 Претендент подходит. Если претендент на должность проходит по конкурсу или избирается в результате выборов, то переходим к оформлению документов п.6. Если же не проходит по конкурсу (не избирается), то процедура приема на работу закончена.

5. Претендент на должность РП, АХП, УВП, ИТП или ОП.

Если работник принимается на должность, относящуюся к этим категориям, то переходим к п.6.

6. Выдача пакета документов для оформления на работу.

При оформлении на работу вед. спец. ОК выдает претенденту на должность следующий пакет документов:

- бланк заявления о приеме на работу (Приложение 7.2 или Приложение 7.3)

- направление на предварительный медицинский осмотр (Приложение 7.4);

- бланк личного листка по учету кадров для претендентов на должности РП, АХП, ППС, НР, ИТР и УВП (Приложение 7.5).

7. Прием оформленных документов.

При оформлении на работу вед. спец. ОК принимает от претендента следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка,

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);

- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на ВС

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

- заключение о прохождении медицинской комиссии,

- копия результата флюорографии,

- копия ИНН,

- заявление о приеме на работу, пописанное рук. СП, нач. ПФО, вед. инженером по ОТ и инженером по противопожарной профилактике;

- личный листок по учету кадров (заполненный собственноручно).

8. Оформление т/д.

В соответствии со статьёй 56 ТК РФ со всеми работниками должен заключаться т/д. Содержание т/д должно соответствовать статье 57 ТК РФ. В соответствии со статьей 67 ТК РФ т/д заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах по утвержденной форме, каждый из которых подписывается сторонами. Заключению т/д с научно-педагогическими работниками вуза на срок до 5 лет предшествует конкурс, основанием для проведения которого служат статья 332 ТК РФ, статья 20 ФЗ от 01.01.2001г.125 - ФЗ, с последующими дополнениями и изменениями "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" и Положение о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в высшем учебном заведении РФ. С преподавателем, успешно прошедшим конкурс, заключается т/д. Конкретные сроки т/д устанавливаются по соглашению сторон, с учетом мнения Ученого совета факультета или вуза.

При оформлении работника на работу вед. спец. ОК на основании представленных им документов заполняет в электронном виде и распечатывает на принтере личную карточку работника формы Т-2 и т/д в двух экземплярах (Приложение 7.6 или Приложение 7.7). При приеме работника на работу, связанную с материальной ответственностью, в т/д в пункте «Дополнительные условия для работника» делается отметка в соответствующей ячейке.

До подписания работником т/д вед. спец. ОК знакомит его под роспись с локальными нормативными актами и должностной инструкцией. Работник проверяет достоверность сведений, внесенных в личную карточку работника формы Т-2, и подписывает ее. Знакомиться с содержанием т/д и ставит подпись в двух экземплярах. Вед. спец. ОК передает оба экземпляра т/д на подпись ректору или проректору, уполномоченному в установленном порядке подписывать т/д с работниками. Вед. спец. ОК лично забирает подписанные ректором (проректором) т/д работников. Один экземпляр т/д выдается работнику, другой хранится в ОК. Т/д работников хранятся в личных делах. Регистрация т/д ведется в электронном виде в журнале регистрации т/д (Приложение 7.8). По окончании календарного года вед. спец. ОК распечатывает журнал регистрации т/д. Журнал хранится в отделе кадров в прошитом виде.

9. Издание приказа о приеме на работу.

Для оформления и учета принимаемых на работу по т/д работников применяется и заполняется: унифицированная форма приказа Т-1 - на одного работника, форма Т-1а - на группу работников. При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу вед. спец. ОК указывается наименование СП, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из др. организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) т/д на неопределенный срок в реквизитах "Дата" или "Период работы" строка (графа) "по" не заполняется. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза. Работник знакомится с приказом под роспись в отделе кадров.

10. Запись в личную карточку и трудовую книжку.

На основании приказа, вед спец. ОК вносит запись в трудовую книжку о приеме работника на работу, и заполняет соответствующие сведения в личной карточке. Личные карточки работников № Т-2, принятых на работу, заполняются вед. спец. ОК на основании: паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на ВС; документа об образовании, о квалиф. или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления доп. документов. При заполнении п.5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем". Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на др. льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью вед. спец. ОК.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются: военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на ВС - на граждан, подлежащих призыву на ВС. Порядок заполнения раздела II «Сведения о воинском учете изложены в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющихся Приложением к Постановлению Госкомстата N 1 и Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях.

В разделе "Прием на работу, переводы на др. работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на др. работу, вед. спец. ОК знакомит работника под расписку в графе 6.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Раздел "Доп. сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется вед. спец. ОК в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

11. Документационное сопровождение движения кадров.

Документационное сопровождение движения кадров можно разделить на:

А) Работа с личными делами;

Б) Подсчет страхового стажа работников;

В) Работа с трудовыми книжками;

Г) Организация персонифицированного учета;

Д) Регистрация застрахованных лиц;

Е) Отпуска;

Ж) Оформление служебных командировок;

З) Планирование и организация повышения квалификации работников;

И) Мотивация работников.

А) Работа с личными делами работников.

1) Формирование и работа с личными делами работников. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на ППС, спец. и рук.

В состав личного дела входят следующие документы:

1. Опись документов, имеющихся в личном деле (СМК-И- 4.2.3.-01);

2. Личный листок по учету кадров (Приложение 7.5);

3. Копии документов об образовании;

4. Копии документов о наличии ученой степени, ученого звания;

5. Т/д, изменение к т/д, доп. соглашения;

6. Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

7. Справки и др. документы, относящиеся к данному работнику;

8. Лист «Заверительная надпись» (СМК-И - 4.2.3.-01).

Содержание документов личного дела:

Опись документов, имеющихся, в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Опись подписывается вед. спец. ОК с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

«Личный листок по учету кадров» оформляется по форме, содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок по учету кадров заполняется работником при оформлении на работу (Приложение 7.5).

Копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.) подшиваются в личное дело при его формировании. Порядок формирования личного дела: вед. спец. ОК заводит личное дело после издания приказа о приеме работника на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество работника. Личные дела работников хранятся в шкафах в ОК. Личные дела уволенных работников передаются на архивное хранение.

2) Выдача копий документов, связанных с работой. В соответствии со статьей 62 ТК РФ, по заявлению работника спец. ОК не позднее трёх дней со дня подачи этого заявления, выдают работнику копии документов, связанных с работой (копии трудовых книжек, копии приказа о приеме на работу, приказах о переводах на др. работу, приказа об увольнении с работы, и т. д.). Копии документов, связанных с работой, заверяются подписью должностного лица выдающего копию, печатью ОК и предоставляются работнику безвозмездно. Копии трудовых книжек выдаются работнику по его заявлению (Приложение 7.9) при наличии документа удостоверяющего личность под роспись.

3) Оформление и выдача справок о настоящей трудовой деятельности или архивной справки. По личной просьбе работника или письменного запроса организации вед. спец. ОК подготавливает справку о настоящей трудовой деятельности (Приложении 7.10) или о стаже работы в институте (для уволенных работников) (Приложение 7.11). Вед. спец. ОК присваивает справке - номер и регистрирует справку в книге регистраций справок (Приложении 7.12), подписывает у нач. ОК и заверяется печатью ОК. Выдается справка работнику при наличии документа удостоверяющего личность.

Б) Страховой стаж работников и назначение пенсий.

1) Подсчет страхового стажа работников. Подсчет страхового стажа работников осуществляется в соответствии с правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий и в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.

2) Помощь в подготовке для представления документов при назначении пенсий работникам вуза. В соответствии с ФЗ о трудовых пенсиях установлены следующие виды трудовых пенсий:

- трудовая пенсия по старости;

- трудовая пенсия по инвалидности;

- трудовая пенсия по случаю потери кормильца.

В начале каждого года на всех работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста вед. спец. ОК на основании их личных карточек и трудовых книжек составляются специальные списки (Приложение 7.13). В списки включаются все работники предприятия, приобретающие право на пенсию на общих основаниях, а так же имеющие право на пенсию на льготных условиях при пониженном возрасте. Списки составляются в хронологическом порядке в зависимости от даты рождения работника. Списки предоставляются в ПФ РФ.

3) Оформление листа временной нетрудоспособности. Листки временной нетрудоспособности представляют в ОК непосредственно работники.

Вед. спец ОК регистрирует листок нетрудоспособности в соответствующем журнале регистрации (Приложение 7.14), заполняет в разделе листка «Заполняется работодателем» строку «Страховой стаж» и передает листок в бухгалтерию.

В) Работа с трудовыми книжками.

Ведение и хранение трудовых книжек. В соответствии со ст.66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 01.01.2001г. № 000. Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Учет трудовых книжек, вкладышей в них, выдаваемых дубликатов, а также их заполнение ведет работник ОК, назначаемый приказом ректора института ответственным за ведение трудовых книжек.

Ответственный работник ОК ведет учет новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них в книге по учету бланков строгой отчетности, форма которой является приложением к Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.

Трудовые книжки работников, принятых на работу, вкладыши в трудовые книжки, дубликаты регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Приложение 7.15).

Г) Организация персонифицированного учета.

Персонифицированный учет осуществляет ПФ РФ и территориальные органы ПФ РФ. Персонифицированный учет в вузе включает в себя регистрацию застрахованных лиц.

Д) Регистрация застрахованных лиц.

1) При заключении т/д, с застрахованным лицом, не зарегистрированным в системе обязательного страхования, вед. спец. ОК на основании паспорта РФ, заполняет на это лицо анкету застрахованного лица формы АДВ-1 в компьютерной программе подготовки документов персонифицированного учета. Правильность указанных в анкете застрахованного лица сведений заверяется подписью застрахованного лица и проверяется вед. спец. ОК. Анкеты застрахованных лиц хранятся в ОК в папке. Электронная версия анкеты застрахованного лица вместе с описью документов передается по телекоммуникационным каналам связи в территориальный орган. Территориальный орган в течение 3 недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации, которое сообщается страхователю и застрахованному лицу. Территориальный орган в 3-недельный срок передает вед. спец. ОК страховые свидетельства, решения об отказе в регистрации вместе с сопроводительной ведомостью (в двух экземплярах), форма которой утверждается ПФ РФ. Вед. спец. ОК в течение недели после получения страховых свидетельств выдает их застрахованным лицам. Застрахованное лицо расписывается в сопроводительных ведомостях в получении страхового свидетельства. Если вед. спец. ОК не имеет возможности выдать страховое свидетельство или решение об отказе в регистрации в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке застрахованного лица, его длительной болезнью или по иной причине, вед. спец. ОК проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу. Вед. спец. ОК в месячный срок после получения в территориальном органе страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации возвращает в территориальный орган сопроводительную ведомость и страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования или наличия в них ошибок. Второй экземпляр сопроводительной ведомости хранится в ОК в папке.

2) Оформление дубликата страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. Застрахованное лицо обращается в ОК с заявлением о выдаче дубликата страхового свидетельства в случае: утраты страхового свидетельства или его непригодности для использования. Вед. спец. ОК заполняет на это лицо заявление о выдаче дубликата формы АДВ-3 в компьютерной программе подготовки документов персонифицированного учета. Правильность указанных в заявлении о выдаче дубликата страхового свидетельства сведений заверяется подписью застрахованного лица и проверяется вед. спец. ОК. Заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства хранятся в ОК в папке. Электронная версия заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства вместе с описью документов передается по телекоммуникационным каналам связи в территориальный орган. Территориальный орган в месячный срок после получения заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства принимает решение о выдаче его дубликата либо об отказе в выдаче. Решение сообщается страхователю и застрахованному лицу. Решение об отказе в выдаче дубликата страхового свидетельства принимается территориальным органом в случае отсутствия в системе персонифицированного учета лицевого счета со страховым номером, указанным в заявлении о выдаче дубликата страхового свидетельства, или несоответствия, указанные в заявлении ФИО, сведениям, содержащимся в лицевом счете, страховой номер которого указан в заявлении.

3) Оформление обмена страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. Застрахованное лицо обращается в ОК с заявлением об обмене страхового свидетельства в случае: изменения ФИО, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве. Вед. спец. ОК заполняет на это лицо заявление об обмене формы АДВ-2 в компьютерной программе подготовки документов персонифицированного учета. Правильность указанных в заявлении об обмене страхового свидетельства сведений заверяется подписью застрахованного лица. Заявления об обмене страхового свидетельства хранятся в ОК в папке. Электронная версия заявления об обмене страхового свидетельства вместе с описью документов передается по телекоммуникационным каналам связи в территориальный орган.

Е) Отпуска.

1) Ежегодные оплачиваемые отпуска. В соответствии со статьей 114 ТК РФ работникам вуза предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск продолжительностью 56 календарных дней предоставляется работникам, занимающим педагогические должности.

В соответствии со статьей 120 ТК РФ продолжительность ежегодного основного и доп. оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска доп. оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. В соответствии со статьей 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

В соответствии со статьей 122 ТК РФ Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

2) График отпусков. В соответствии со ст. 123 ТК РФ и Правилами внутреннего трудового распорядка в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» графики отпусков работников на следующий календарный год утверждаются не позднее 18 декабря текущего года.. В вузе применяются графики отпусков унифицированной формы Т-7. Графики отпусков составляют ответственные за ведение табеля учета рабочего времени в подразделениях, согласовывают графики и подписывают у руководителей структурных подразделений. Графики отпусков работников кафедр подписывают зав. кафедрами и деканы. Подписанные графики отпусков до 5 декабря передаются в ОК для согласования с председателем профсоюзного органа. После согласования графики отпусков отдела кадров утверждает ректор вуза, графики отпусков работников других подразделений – проректоры, курирующие эти подразделения (по подчиненности). Утвержденные графики отпусков передаются в ОК.

3) Оформление ежегодных отпусков. На основании утвержденных графиков отпусков вед. спец. ОК вносит дату начала отпуска в электронную базу данных по каждому работнику. С целью оплаты отпуска работнику не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ) вед. спец ОК печатает приказ о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 или приказ о предоставлении отпуска работникам по форме Т-6а.

После подписания приказа нач. ОК, гл. юрисконсультом, нач. ПФО, гл. бухгалтером и ректором вед. спец. ОК передает копии приказа в бухгалтерию и нач. ПФО. На основании приказа вед. спец. ОК вносит записи о предоставлении отпуска в личные карточки работников Т-2.

4) Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска. На основании статьи 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных ТК РФ, локальными нормативными актами.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Для перенесения даты ежегодного оплачиваемого отпуска работник пишет заявление на имя ректора вуза (Приложение 7.16). Подписывается нач. СП и предоставляется в ОК. Хранятся заявления о перенесении ежегодных оплачиваемых отпусков вместе с графиками отпусков.

5) Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска. В соответствии со статьей 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Для отзыва работника из отпуска рук. подразделения передает в ОК служебную записку о необходимости отзыва работника из отпуска (Приложение 7.17), на которой есть письменное согласие работника на отзыв. Служебную записку подписывает ректор или уполномоченный проректор. Вед. спец. ОК на основании заявления подготавливает приказ об отзыве из отпуска. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза.

6) Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. В соответствии со статьей 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

В институте выплата компенсаций за неиспользованную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, производится в исключительных случаях.

Для замены ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией работник предоставляет в ОК заявление, подписанное руководителем СП. При наличии финансовых средств издается приказ, который визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза.

7) Отпуск без сохранения з/п. Согласно статьи 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней;

- в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Для предоставления отпуска без сохранения з/п работник пишет заявление на имя ректора (Приложение 7.18). Заявление визирует нач. СП. Заявление с визой нач. СП передается на подпись ректору или уполномоченному проректору. Ректор (проректор) подписывает заявление и через секретаря передает его в ОК. На основании подписанного заявления вед. спец. ОК подготавливает приказ. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор. На основании приказа вед. спец. ОК делает соответствующие записи в личной карточке работника в графе отпуска.

8) Ежегодные доп. оплачиваемые отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Указанные доп. отпуска предоставляются работникам в том случае, если по результатам аттестации рабочих мест выполняемая ими работа отнесена к работам с вредными и (или) опасными условиями труда. Минимальная продолжительность указанного отпуска устанавливается в зависимости от класса условий труда, установленного по результатам аттестации рабочих мест.

9) Оформление доп. отпусков работникам, совмещающим работу с обучением. Работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования, среднего профессионального образования или начального профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего з/п в соответствии со ст. 173, 174 и 175 ТК РФ. Работник предоставляет в ОК заявление, подписанное нач. СП, с просьбой предоставить доп. оплачиваемый отпуск (Приложение 7.19). К заявлению прикладывается справка-вызов. На основании представленных документов вед. спец. ОК подготавливает приказ по личному составу. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза.

10) Отпуска по беременности и родам. Согласно статьи 255 ТК РФ женщинам по их заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном федеральными законами размере. Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.