Документированная процедура, менеджмент персонала (стр. 5 )

Женщина предоставляет в ОК листок временной нетрудоспособности и заявление, подписанное нач. СП. Заявление подается в том случае, если женщина собирается использовать отпуск по беременности и родам не в полном объеме (Приложение 7.20). Вед. спец. ОК регистрирует листок нетрудоспособности в соответствующем журнале (Приложение 7.14). заполняет в листке в разделе «Заполняется работодателем» строку «Страховой стаж» и передает листок нетрудоспособности и заявление женщины в бухгалтерию. Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам не издается.

11) Отпуска по уходу за ребенком. В соответствии со статьей 256 ТК РФ по заявлению женщины (Приложение 7.21) ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Порядок и сроки выплаты пособия по государственному социальному страхованию в период указанного отпуска определяются федеральными законами. Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком. По заявлению женщины или лиц, указанных в части второй настоящей статьи, во время нахождения в отпусках по уходу за ребенком они могут работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию (Приложение 7.22). На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность). Отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии по старости).

Женщина предъявляет в ОК заявление, подписанное нач. СП. Вед спец. ОК на основании заявления подготавливает приказ. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза.

12). Отпуск для завершения кандидатской или докторской диссертаций.

Работникам института для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук предоставляются отпуска с сохранением средней заработной платы продолжительностью соответственно три или шесть месяцев.

Отпуск для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук (три месяца) и доктора наук (шесть месяцев) предоставляется по рекомендации Ученого совета института с учетом актуальности научной работы, объема проведенных исследований, возможности завершения диссертации за время отпуска с указанием времени и срока его предоставления.

Указанный отпуск предоставляется на основании заявления работника (Приложение 7.23) и решения Ученого совета института. Заявление визируют зав. кафедрой, декан, проректор по научной работе, подписывает ректор вуза. Вед спец. ОК на основании поданных документов подготавливает приказ. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза.

13). Длительный отпуск педагогическим работникам. В соответствии со ст.335 ТК РФ педагогические работники института не реже, чем через каждые 10 лет непрерывной педагогической работы имеют право на длительный отпуск сроком до одного года.

Педагогический работник, пожелавший использовать длительный отпуск, не позднее, чем за месяц подает заявление на имя ректора института, в котором указывается время предоставления отпуска или его частей (если это отвечает интересам работника) (Приложение 7.24). Заявление визирует зав. кафедрой, декан, проректор по учебной работе и подписывает ректор. Вед спец. ОК на основании заявления подготавливает приказ. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза.

Ж) Оформление служебных командировок.

При направлении работника в командировку (с повышение квалификации или нет), вед. спец. ОК на основании служебного задания формы № Т-10а, подписанного ректором или уполномоченным проректором, печатает командировочное удостоверение формы № Т-10 и составляет приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку в унифицированной форме № Т-9 – для одного работника, Т-9а – для группы работников, с указанием сроков, целей, места командировки. При направлении в служебные командировки ректора, проректоров приказ печатается в произвольной форме, так как приказ содержит дополнительную информацию о возложении их обязанностей на другого работника. Приказ визируют: гл. бухгалтер, проректор по учебной работе. Подписывает приказ ректор института или проректор по учебной работе, уполномоченный в установленном порядке. По приезду из командировки, если это было повышение квалификации либо др. рода обучение (если был получен документ), работник приносит копию данного документа, которая вкладывается в личное дело работника.

З) Планирование и организация повышения квалификации работников.

Уровень знаний и подготовки преподавателей и вспомогательного персонала должен постоянно совершенствоваться соответствующими методами переподготовки и повышения квалификации.

Планы подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров являются составной частью плана экономического и социального развития вуза, мероприятия по их выполнению включаются в коллективный договор.

Проведение подготовки, переподготовки и повышения квалификации может осуществляться с отрывом, без отрыва и с частичным отрывом от работы.

Основная задача процедуры повышения квалификации заключается в обеспечении соответствия квалификационного уровня руководителей всех уровней, научного персонала, профессорско-преподавательского состава, учебно-вспомогательного персонала требованиям задач, решаемым в области качества.

Указанные категории работников должны повышать свою квалификацию не реже 1 раза в 5 лет.

План повышения квалификации составляются нач. ОК в начале календарного года на основании служебных записок рук. подразделений (Приложение 7.26). В планах повышения квалификации персонала указываются и программы обучения, выбор формы обучения и организации. Планы повышения квалификации утверждаются ректором института (Приложение 7.27).

По результатам повышения квалификации оценивается его результативность, включая повышение компетентности сотрудников и влияние предпринятых действий на достижение целей института. Оценивание результативности подготовки выполняется непосредственным рук. подразделения.

И) Мотивация работников.

Одним из приоритетных направлений в деятельности руководства института является создание более совершенной системы мотивации работников к достижению высоких результатов в образовательной и научной деятельности, а также решение вопроса о повышении их удовлетворенности условиями работы и взаимоотношениями в коллективе.

Мотивация персонала всех уровней к высокому качеству своего труда является важным элементом в системе управления качеством продукции (услуги). Она включает:

-  премирование работников предприятия по показателям качества труда;

-  материальную ответственность персонала за низкое качество работы.

Действующие в институте формы и методы стимулирования работников изложены в локальных нормативных актах.

Рук. подразделений подают на имя ректора служебные записки о представлении отличившихся работников к награждению ведомственными наградами, наградами Кемеровской области или института, или об установлении им стимулирующих надбавок. Выплата стимулирующих надбавок осуществляется на основании приказа. Приказ готовит вед. спец. ОК, визирует гл. бухгалтер, подписывает ректор института.

Документы по награждению работников ведомственными наградами, наградами Кемеровской области или института готовит нач. ОК.

12. Перемещение работника (перевод на другую должность).

Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 ТК РФ.

Порядок перевода на другую работу регламентируется ст..72, ст. 72.1, ст. 72.2, ст. 73 ТК РФ. Работник, желающий перейти на другую работу в вузе, пишет заявление на имя ректора, подписывает у рук. СП, в котором он работает, и у рук. СП, в которое он желает перевестись, при наличии вакансии (Приложение 7.25).

12.1 Согласование с нач. ПФО. Если данная вакантная ставка есть в наличии, то нач. ПФО ставит свою визу на заявлении, с указанием названия вакантной должности, должностного оклада размера ставки и источника финансирования (из бюджетных средств или из внебюджетных средств института).

12.2 Дополнительное соглашение к т/д. На заявлении на перевод на другую работу ректор или уполномоченный проректор пишет резолюцию «ОК. В приказ» и через секретаря передает в ОК. На основании заявления вед. спец. ОК подготавливает дополнительное соглашение к т/д в двух экземплярах, знакомит работника с должностной инструкцией по другой должности под роспись. Работник подписывает д/с к т/д. Вед. спец. ОК передает д/с к т/д на подпись ректору или уполномоченному проректору.

12.3 Издание приказа о переводе на др. должность. На основании подписанных обеими сторонами д/с к т/д вед. спец. ОК печатает приказ. Применяются унифицированные формы. Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза. В случае, если т/д с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, "Приказ (распоряжение) о переводе работника на др. работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на др. работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к т/д " не заполняется. На основании приказа о переводе на др. работу делаются отметки в личной карточке работника, вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

12.4 Запись в личную карточку и трудовую книжку. В разделе "Прием на работу, переводы на др. работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на др. работу, вед. спец. ОК знакомит работника под расписку в графе 6 формы Т-2 и вносит данные изменения в трудовую книжку работника.

13. Срок т/д истек.

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными ФЗ.

Срочный т/д заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных частью первой статьи 59 ТК РФ. В случаях, предусмотренных частью второй статьи 59 ТК РФ, срочный т/д может заключаться по соглашению сторон т/д без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.

По окончании срока действия срочный т/д подлежит расторжению, но если работник относится к ППС, то т/д с ним может быть продлен по результатам конкурса на срок не более 5 лет.

Если работник относится к ППС, то переходим к п. 14., если к другой категории – то к п. 15.

14. Продление срока т/д.

После окончания т/д у ППС есть возможность продлить его, для этого нужно пройти по конкурсу (п.14.1) или принять участие в выборах (для деканов и зав. кафедрами), если сотрудник решил уволиться и не продлевать т/д, то переходим к п.15.

14.1 Порядок проведения конкурса для ППС и НР. Данная процедура проводится в соответствии с Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в вузах РФ. Выборы проводятся в соответствии с Уставом института.

До истечения срока избрания по конкурсу работников, с которыми заключен трудовой договор на неопределенный срок, или в течение срока срочного трудового договора в целях подтверждения соответствия работника занимаемой им должности научно-педагогического работника может проводиться аттестация.

14.2 Сотрудник прошел по конкурсу. В соответствии со ст. 332 ТК РФ при избрании работника по конкурсу на замещение ранее занимаемой им по срочному т/д должности научно-педагогического работника новый т/д может не заключаться. В этом случае действие срочного т/д с работником продлевается по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, на определенный срок не более пяти лет или на неопределенный срок. В этом случае переходим к п. 11.

14.3 Сотрудник не прошел по конкурсу. Если работник, занимающий должность научно-педагогического работника по срочному договору, не представил заявления для участия в конкурсе или не был избран на должность, то трудовой договор с ним прекращается в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора).

В соответствии со ст. 332 ТК РФ, если научно-педагогический работник, работающий по т/д, заключенному на неопределенный срок, не избран на должность или не изъявил желания участвовать в указанном конкурсе, то т/д с ним прекращается в соответствии с пунктом 4 статьи 336 ТК РФ.

В этом случае переходим к п. 15.

15. Издание приказа об увольнении.

Если работник вуза решил уволиться, то он пишет заявление, с указанием даты увольнения и причины увольнения (Приложение 7.28). Заявление визирует рук. СП (для ППС и УВП дополнительно визирует декан факультета). Заявление об увольнении подписывает ректор института или уполномоченный проректор. При необходимости к заявлению прилагается: решение суда, повестка из военкомата или справка из МСЭК (по медицинским показаниям). После подписания ректором заявления вед. спец. ОК подготавливает приказ. Для оформления увольнения работников применяются: форма № Т-8 - на одного работника, форма № Т-8а - на группу работников. В строке (графе) "Основание прекращения (расторжения) т/д (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие т/д с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и др. документы).

Приказ визируют: нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер. Подписывает приказ ректор вуза.

Подписанный приказ объявляются работнику(ам) под роспись в порядке, установленном законодательством РФ.

На основании подписанного приказа вед. спец. ОК делает запись в личную карточку работника и трудовую книжку.

16. Запись в личную карточку и трудовую книжку, выдача трудовой книжки.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) т/д с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке, трудовой книжке. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения т/д вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного ФЗ.

При увольнении работника (прекращении т/д) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на предприятии, заверяются подписью работника ОК, назначенного приказом ректора института ответственным за ведение трудовых книжек, печатью ОК и подписью самого работника. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей ФЗ формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения т/д) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении т/д) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. В случае если в день увольнения работника (прекращения т/д) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, вед. спец. ОК направляет работнику уведомление по форме (Приложение 7.29) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении т/д выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

При получении трудовой книжки работник знакомится с внесенными в нее записями за период работы в институте и ставит в трудовой книжке свою подпись, расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, подписывает личную карточку работника и сдает удостоверение, которое служило пропуском в институт.

17. Сдача личного дела и личных карточек на архивное хранение.

Отбор документов на постоянное, временное хранение проводится в соответствии с действующими указаниями Росархива и архивных органов субъектов РФ. Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов. Документы в соответствии с архивными требованиями передаются в архив в упорядоченном виде (наличие описи, сформированных и надлежаще оформленных дел и т. д.). Личные карточки уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - по алфавиту фамилий. При наличии одинаковых фамилий - по алфавиту имен. Все дела, подшиваются в твердые обложки с прошивкой в трех местах и нумеруются в правом верхнем углу листа. В конце каждого дела подшивается лист - «Заверительная надпись» (СМК-И-4.2.3-01), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. Например: «В деле прошито и пронумеровано 250 листов (двести пятьдесят) листов». Лист - заверитель подписывается вед. спец. ОК с указанием должности и даты составления. При подготовке к передаче в архив личных дел уволенных работников, вед. спец. ОК заполняет опись документов, имеющихся в личном деле (СМК-И-4.2.3-01), заверительную надпись (СМК-И-4.2.3-01). Личные дела складываются по алфавиту и нумеруются. Далее вед. спец. ОК составляет акт приема-передачи личных дел и опись дел по личному составу (СМК-И-4.2.3-01), а также акт приема-передачи личных карточек (СМК-И-4.2.3-01) и опись личных карточек (Приложение 7.30). Акт и опись подписывает нач. ОК и вед. документовед ОК. После чего дела передаются на архивное хранение.

18. Мониторинг и измерение процесса

Начальник ОК один раз в полгода осуществляет анализ результативности и эффективности процесса в соответствии с СМК-ДП-8.2.3-01 «Мониторинг, измерение и анализ процессов» по показателям, представленным в п. 5.2 «Информационная карта процесса».

5.5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ

Операция (действие)	Ответственное лицо	Область ответственности
1	2	3
1. Определение потребности в кадрах	Рук. СП	Предоставление заявок
Нач. ОК	Подачу объявления
Нач. УЧ	Распределение учебной нагрузки и определение штата ППС
Нач. ПФО	Согласование на наличие ставки
3. Прохождение по конкурсу	Зав. кафедрой	Предоставление рекомендаций по претендентам
Претендент	Подачу заявления на конкурс
4.1 Порядок проведения конкурса для ППС	В соответствии с Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в вузах РФ, ТК РФ )
6. Выдача пакета документов для оформления на работу	Вед. спец. ОК	Выдачу пакета документов
Претендент	Получение пакета документов и их заполнение
7. Прием оформленных документов	Вед. спец. ОК	Прием оформленных документов
Претендент	Сдачу документов
8. Оформление т/д	Вед. спец. ОК	Заполнение бланка т/д; регистрацию т/д
Работник	Подписание бланка т/д
Ректор (проректор)	Подписание т/д
Секретарь руководителя	Передачу т/д в ОК
9. Издание приказа о приеме на работу	Вед. спец. ОК	Составление приказа
Нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер	Визирование приказа
Ректор (проректор)	Подписание приказа
Вед. спец. ОК	Доведение приказа до работника
Работник	Ознакомление с приказом
10. Запись в личную карточку и трудовую книжку	Вед. спец. ОК	Занесение данных в личную карточку Занесение данных в трудовую книжку
Работник	Присутствие и проверки заполнения
11. Документационное сопровождение движения кадров	ОК	документационное сопровождение движения кадров
12.2 Согласование с ПФО	Нач. ПФО	Визирование заявления
Работник	Написание заявления
12.3 Издание приказа о переводе на др. должность	Вед. спец. ОК	Подготовку приказа
Нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер	Визирование приказа
Ректор (проректор)	Подписание приказа
12.4 Запись в личную карточку и трудовую книжку	Вед. спец. ОК	Внесение изменений в личную карточку Внесение изменений в трудовую книжку
Работник	Ознакомление с изменениями
14.1 Порядок проведения конкурса для ППС	В соответствии с Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в вузах РФ (п.3.3.2), ТК РФ (п.3.2.3)
15. Издание приказа на увольнение	Работник	Написание заявления; получение приказа
Рук. СП, декан	Визирование заявления
Вед. спец. ОК	Подготовку приказа
Нач. ОК, гл. юрисконсульт, нач. ПФО, гл. бухгалтер	Визирование приказа
Ректор (проректор)	Визирование заявления; подписание приказа
16. Запись в личную карточку и трудовую книжку	Вед. спец. ОК	Заверение записей в трудовой книжке, внесение записи в личную карточку работника, уведомление работника
Работник	Подписание личной карточки, получение трудовой книжки
17. Сдача личного дела на архивное хранение	Вед. спец. ОК	Заверение документов; составление акта приема-передачи и описи
Нач. ОК	Подписание акта приема-передачи и описи
Вед. документовед ОК	Подписание акта приема-передачи и описи; получение документов на хранение
18. Мониторинг и измерение процесса	Нач. ОК	Составление справки по оценке результативности процесса.

6. ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ И ЗАПИСЕЙ