Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по актам приема-передачи согласно номенклатурам дел.
18.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах акта приема-передачи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра акта приема-передачи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника, передавшего дела.
Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.
Вместе с делами в архив Университета передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.
Согласовано
Заведующий
архивом ЯГУ им.
«___» ___________ 200__ г.
П Р И Л О Ж Е Н И Я
К инструкции по делопроизводству ЯГУ им.
Утвержденной приказом № ____________ от «___» _________ 200___ г.
Приложение 1. Образец общего бланка Университета
Приложение 2. Образец бланка распорядительного документа (приказа) Университета
Приложение 3. Образец углового бланка письма Университета
Приложение 4. Образец приказа
Приложение 5. Образец распоряжения
Приложение 6. Образец письма Университета
Приложение 7. Телетайпограмма (телеграмма)
Приложение 8. Телефонограмма
Приложение 9. Перечень нерегистрируемой корреспонденции
Приложение 10. Учетно-контрольная карточка (11/10/99)
Приложение 11. Индексы структурных подразделений
Приложение 12 Номенклатура дел Университета на 200__ год
Приложение 13. Образец номенклатуры дел структурного подразделения Университета
Приложение 14. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 15. Образец оформления обложки дела
Приложение 16. Образец оформления титульного листа документов подлежащих сдаче в архив
Приложение 17. Образец акта приема передачи дел в архив
Приложение 18. Опись документов постоянного хранения
Приложение 1
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Образец общего бланка Университета
Министерство образования и науки РФ Федеральное агентство по образованию ГОУ ВПО «ЯКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» имени | РФ Yoрэхтээhинин уонна наука5а министерствота Yopэ5ирии Федеральнай Агенствота аатынан YoГУ YПYо САХА ГОСУДАРСТВЕННАЙ УНИВЕРСИТЕТА |
_____________________________________________________________________________
|
_____________ №_______________
Приложение 2
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Образец углового штампа письма Университета
Приложение 3
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Образец бланка распорядительного документа Университета (приказа)
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Якутский государственный университет имени
П Р И КА З
__________________________________________________________________
«____» _______________ 200__ г. № _____________ - ОД
Приложение 4
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Образец приказа по основной деятельности (ОД)
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Якутский государственный университет имени
П Р И КА З
__________________________________________________________________
«____» _______________ 200__ г. № _____________- ОД
О постановке на воинский
учет студентов ЯГУ
В соответствии с Инструкцией " О порядке ведения учета военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях" приказываю:
1. Начальнику 2-го отдела ЯГУ в срок до 15.09.2004:
принять на воинский учет студентов дневного отделения, зачисленных в университет на I и старшие курсы;
в установленном порядке выдать студентам призывного возраста справки по форме N 26 для оформления отсрочки от призыва на действительную военную службу на период учебы в университете.
2. Директорам институтов, деканам факультетов:
2.1. обеспечить явку студентов мужского пола (независимо от возраста и состояния здоровья), зачисленных в университет в 2004 году во 2-й отдел (здание УЛК, каб. 502) с паспортами и воинскими документами в срок до 15.09.2004.
2.2. довести до сведения студентов (мужского пола), что они лично обязаны представлять до 01.10.2000 в военный комиссариат по месту жительства справку по ф. N 26, выданную 2-м отделом ЯГУ, для получения отсрочки от призыва на действительную военную службу.
2.3. Деканам факультетов запретить выдачу студентам справок для военных комиссариатов.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника 2-го отдела ЯГУ
Ректор
Образец заполнения оборотной стороны приказа по основной деятельности (ОД)
Приказ: _______________________________________________________________
(краткое наименование приказа)
Проект вносит: _________________________________________________________
(наименование структурного подразделения ЯГУ, подпись рук-ля, дата)
Исполнитель: ________________________ _____________ ____________
(фамилия, имя, отчество) (дата) (телефон)
Согласовано:
Проректор (курирующий данный вопрос) | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Начальник УМУ (УВУР, УК) | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Главный бухгалтер | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Начальник ПФУ | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Начальник управления по внебюджетной деятельности | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Начальник юридического отдела | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Заинтересованные структуры ____________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Приложение 5
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Образец распоряжения
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Якутский государственный университет имени
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
__________________________________________________________________
«____» _______________ 200__ г. № ___________ - АХР
О назначении сотрудников для работы в системе СУБД Lotus Notes
В связи с проведением работ по расширению использования СУБД Lotus Notes и возникновением необходимости в установке дополнительного сервера, рабочих станций этой системы и перерегистрации пользователей назначить к 16 августа 2000 г. сотрудников для работы в указанной системе с учетом ограниченности лицензий и представить заявки для их регистрации. В заявке должны быть указаны следующие сведения для каждого пользователя:
1. Ф. И.О. полные.
2. Ф. И.О. в латинской транскрипции.
3. Должность.
4. Местоположение (кабинет, этаж, корпус).
5. Телефон рабочий (при работе на дому - и домашний).
6. Используемые или планируемые к использованию базы данных.
7. Уровень допуска к базам данных (корреспондент, читатель, автор или редактор).
8. Пароль для Интернета.
9. Подразделение.
Проректор по АХР
Образец заполнения оборотной стороны
распоряжения университета
Распоряжение: _______________________________________________________
(краткое наименование распоряжения)
Проект вносит: _________________________________________________________
(наименование структурного подразделения ЯГУ, подпись рук-ля, дата)
Исполнитель: ________________________ _____________ ____________
(фамилия, имя, отчество) (дата) (телефон)
Согласовано:
Начальник УМУ (УВУР, УК, внебюдж. деят.) | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Начальник юридического отдела | _________________________ (подпись) | _____________ (дата) |
Заинтересованные структуры ____________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Приложение 6
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Образец письма Университета
Министерство образования и науки РФ Федеральное агентство по образованию ГОУ ВПО «ЯКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени » | РФ Yорэхтээhинин уонна наука5а министерствота Yopэ5ирии Федеральнай Агенствота аатынан YoГУ YПYо САХА ГОСУДАРСТВЕННАЙ УНИВЕРСИТЕТА |
_____________________________________________________________________________
|
_____________ №_______________
Руководителю Федерального
Агентства по образованию
!
Согласно Протоколу совместного совещания Правительства РС (Я) и Федерального агентства по образованию Якутский государственный университет им. просит внести в бюджет 2006 года начало строительства второй очереди общежития для студентов на общую сумму ____ рублей.
Ректор
Приложение 7
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Телетайпограмма
(телеграмма)
Служебный заголовок
Указание на категорию телеграммы
Отметка о виде телеграммы
Телеграфный адрес получателя, полный или условный
Текст (содержание телеграммы)
Регистрационный делопроизводственный номер,
дата регистрации
Подпись
Адрес и наименование отправителя (помещается под чертой)
Приложение 8
к инструкции по делопроизводству
в ЯГУ им.
Телефонограмма
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму
Дата, номер телефонограммы
Время передачи
Текст телефонограммы
Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
Приложение 9
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Перечень
нерегистрируемой корреспонденции
1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.
3. Копии счетов на оплату.
4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
6. Пригласительные билеты.
Приложение 10
к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.
Учетно-контрольная карточка (11/10/99)
Вид документа: письмо
От кого | Дата поступл. | Гриф | Индекс | Вход. Номер |
г. Москва | 28.10.2005 | ВК | 11 | 0028 |
Организация: | Федеральное агентство по образованию | |||
Подписал: | Галанов | |||
Исх. Номер: | № 20-55/1706 от 01.01.01 г. | |||
Содержание: | О порядке представления к оформлению штатных расписаний на 2006 год | |||
Резолюция: | Для исполнения | |||
Срок исполн: | 10.12.2005 | |||
Исполнители: |
|
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
