Инструкция по делопроизводству Якутского государственного университета имени (стр. 6 )

Приложение 12

к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.

Образец номенклатуры дел канцелярии университета

Якутский государственный университет им. Утвержденный индекс структурного подразделения № 02

УТВЕРЖДАЮ Ректор ____________________ "_____" января 200__ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КАНЦЕЛЯРИИ ЯГУ

НА 2ГОДЫ.

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения и статьи	Примечание
	02. КАНЦЕЛЯРИЯ.
02/01	Приказы Федерального агентства по образованию. Копии.	Постоянно ст.19	Хранится в архиве у.
02/02	Инструктивные письма Федерального агентства по образования. Копии.	До замены новыми ст.21б	Вносится в акт уничтож.
02/03	Решения Правительства и Министерства по науке и профессионального образования Республики Саха (Якутия)	ДМН ст.5б	-"-
02/04	Приказы ректора по основной деятельности	Постоянно ст.19а	Сдается в архив у.
02/05	Протоколы заседаний ректората, Административного Совета.	Постоянно ст.13	-"-
02/06	Утвержденный Устав ЯГУ (копия)	Постоянно ст.37	Хранится в отделе.
02/07	Положение о канцелярии, Должностные инструкции.	Постоянно ст.38, 55а	Хранится в отделе
02/08	Переписка с органами милиции и прокуратуры Республики Саха (Якутия)	5 лет ст.78, 88	Хранится в отделе
02/09	Предложения, заявления, жалобы граждан и документы по их рассмотрению	5 лет ст. 31б	Хранится в отделе
02/10	Журнал регистрации входящих документов из Федерального агентства по образованию.	3 года ст. 106б	Хранится в отделе
02/11	Журнал регистрации входящих документов из местных вышестоящих органов Республики Саха (Якутия), Министерства науки и профессионального образования РС (Я)	3 года ст.106б	Хранится в отделе
02/12	Журнал регистрации входящих документов с предприятий, организаций и Учреждений.	3 года ст.106б	-"-
02/13	Журнал регистрации входящих документов из органов милиции, прокуратуры и нарсуда.	3 года ст.106б	-"-
02/14	Журнал регистрации входящих документов, взятых на контроль из местных вышестоящих органов, суда и прокуратуры, организаций, предприятий, учреждений.	3 года ст.100	-"-
02/15	Журнал регистрации исходящих документов в Федеральное агентство по образованию.	3 года ст.106б	-"-
02/16	Журнал регистрации исходящих документов в местные вышестоящие органы, Министерство по науке и профессионального образования Республики Саха (Якутия).	3 года ст.100	-"-
02/17	Журнал регистрации исходящих документов в органы милиции, прокуратуры, Федерального суда	3 года ст.106б	-"-
02/18	Журнал регистрации исходящих документов в организации, предприятия и учреждения.	3 года ст.106б	-"-
02/19	Акты, справки и другие документы о проверке состояния делопроизводства в ЯГУ и его структурных подразделениях	10 лет ст.119	-"-
02/20	Сводная номенклатура дел ЯГУ	Постоянно ст.95а	Хранится в отделе
02/21	Акты приема-передачи дел в архив университета, акты об уничтожении дел и другие. Документы по делопроизводству.	Постоянно ст.95а, ст.115	Хранится в отделе.

Примечание:

1. Каждому делу присваивается номер например 02/21, где 02 номер структурного подразделения Университета, согласно утвержденной индексации (Приложение 11), 21 – порядковый номер дела.

2. Номенклатура дел структурных подразделений (управлений, отделов, дирекций, институтов, факультетов и кафедр) ЯГУ утверждается отдельным приказом по ЯГУ.

3. Согласно утвержденной номенклатуре в архив университета сдаются дела постоянного срока хранения для последующей передачи в Центральный государственный архив РС(Я).

4. Дела временного срока хранения уничтожаются с составлением актов уничтожения. Акты оформляются в 2-х экземплярах: 1 экз. сдается в архив университета, 2-й экз. хранится в отделе (структурном подразделении).

Заведующая общим отделом:

Зав. архива:

Приложение 13

к инструкции по делопроизводству в ЯГУ им.

Образец номенклатуры дел

структурного подразделения Университета

Утверждаю

Руководитель структурного

Подразделения

___________________

«___» __________ 200__ г.

Номенклатура дел _________ (наим. подр.)

на 200___ год

г. Якутск «____» ___________ 200__ г.

Индекс дела	Наименование документа	Кол-во дел	Срок хранения дела и номера ст. по перечню	Примечание
	Приказы и инструктивные письма МО РФ по учебно-мет. вопросам. Копии		По миновании надобности
	Приказы ректора и проректоров ЯГУ по основной деятельности. Копии		По миновании надобности	Подлинники в общем отделе ЯГУ
	Положение о факультете		До замены новыми ст. 38
	Должностные инструкции сотрудников		3 года ст.56	После замены новыми
	Протоколы заседаний совета факультета		Постоянно ст. 571
	Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним		5 лет ст. 615	Документы по утвержд. имен-ных стипендий, списки стипен-диатов получив. именные стипен-дии пост.
	Протоколы заседания Гос. аттестации комиссии		75 лет ст. 593	Постоянно
	Годовой план работы факультета по учебной работе		3 года ст. 167
	Годовой отчет факудьтета по научной работе		Постоянно ст. 575 а
	Отчеты руководителей о прохо-ждении произв. практики студентов		5 лет ст. 610
	Отчеты студентов о производственной и педагогической практике		3 года ст. 611
	Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных практик (инструктивные письма, методические указания)		3 года ст. 614
	Документы об организации самостоятельной работы студентов (справки, отчеты и др.)		3 года ст. 611
	Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета		5 лет ст. 28
	Учебные и учетные карточки студентов		75 лет – в ЭПК ст. 499 а	Хранится в личных делах студентов
	Журнал учета учебной работы профессорско-преподаватель-ского состава факультета		5 лет ст. 618
	Журнал регистрации контроль-ных и курсовых работ		3 года ст. 616
	Журнал учета успеваемости студентов		5 лет ст. 605	Сводные ведомо-сти успеваемос-ти не менее 25
	Журнал учета посещаемости студентов		5 лет ст. 605
	Журнал учета выдачи академических справок		Постоянно
	Список студентов по группам		10 лет ст. 514е
	Зачетные экзаменационные ведомости		5 лет ст. 597
	Расписание занятий		1 год ст. 602
	Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы		1 год ст. 607
	Номенклатура дел деканата факультета		5 лет ст. 956
	Описи на дела, переданные в архив ЯГУ, акты о выделении дел к уничтожению		3 года ст.1176	В архиве ЯГУ постоянно