Методические указания по составлению и оформлению основных организационно-распорядительных документов (стр. 10 )

Письма-извещения при большом количестве адресатов рассылаются по списку, а реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Образец письма-извещения

Организациям (по списку)

О заседании правления ОАО «РЖД»
18 декабря 2009 г.

Подведению итогов деятельности Российские железные дороги» за 2009 год, а также задачам на предстоящий период будет посвящено итоговое заседание правления ОАО «РЖД».

Указное заседание состоится 18 декабря 2009 г. в 10.00 по адресу: , подъезд 1, зал заседаний правления (ком.№ 000).

Приглашаю Вас принять участие в заседании.

Контактные телефоны: , .

С уважением,

Старший вице-президент

Исп. , ЦН

Письмо-приглашение – это разновидность письма-извещения. Письма-приглашения адресуются, как правило, конкретному лицу. Поэтому в этих письмах используется форма личного обращения к адресату: «Уважаемый …!».

Образец письма-приглашения

Мэру Москвы

О праздновании Дня железнодорожника в г. Москве в 2009 году

Уважаемый …!

Традиционно, в первое воскресенье августа железнодорожники России отмечают профессиональный праздник – День железнодорожника.

В рамках этого мероприятия со 2 августа по 2 сентября 2009 г. мы планируем провести на Лермонтовской площади фотовыставку «Россия из окна поезда», автором которой является известный российский фотохудожник Антон Ланге.

Прошу Вас, уважаемый …., поддержать проведение указанной фотовыставки и дать поручение подведомственным городским службам оказать содействие в ее организации.

Буду весьма рад видеть Вас в качестве почетного гостя на торжественном приеме по случаю празднования Дня железнодорожника.

Президент

Примечание. Отметка об исполнителе проставлена на оборотной стороне листа.

Письмо-предложение – письмо, которое направляется потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. Это своего рода коммерческое предложение.

Такое письмо содержит, как правило, не только собственно предложение, но и информацию об авторе, что необходимо для начала переговоров о сотрудничестве, о заключении договора и т. п.

Образец письма-предложения

 

Начальнику Департамента маркетинга, переработки газа и жидких углеводов ОАО «Газпром»

Об образовании совместной рабочей
группы
и ОАО «Газпром»

Уважаемый …!

в 2003 году избрало в качестве перспективного партнера в сфере поставки электроэнергии с оптового и розничных рынков электроэнергии и заключило с ним соответствующие соглашения.

В настоящее время при участии своего дочернего общества ООО «Энергопромсбыт» реализует программу по созданию объектов генерации электрической и тепловой энергии, учитывая при этом потребности в электрической и тепловой энергии не только , но и иных потребителей.

Считаем целесообразным развивать сотрудничество с в сфере реализации проектов по созданию объектов генерации электрической и тепловой энергии для нужд и предлагаем образовать совместную рабочую группу с участием представителей ООО «Энергопромсбыт» и ОАО «Газпром».

Вице-президент

Исп. , ЦЭ

Письмо-напоминание – письмо, используемое, как правило, в случаях, когда не выполняются достигнутые договоренности или взятые партнером обязательства.

Текст письма-напоминания состоит из ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон (договор, соглашение, контракт и т. д.), или на обстоятельства, послужившие основанием для направления такого письма.

В письме-напоминании ключевыми фразами являются:

«Ставим Вас в известность, что …», «Напоминаем, что …», «Обращаем внимание на …», «Вынуждены вторично обратиться …».

Письмо может заканчиваться предупреждением о том, что автор письма будет вынужден прибегнуть к определенным санкциям, если адресат не выполнит свои обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будет прекращена подача вагонов для отгрузки Вашей продукции».

Образец письма-напоминания

 

Ассоциация производителей минеральных удобрений

О перевозке минеральных удобрений на экспорт

В соответствии с договором между ОАО «РЖД» и Ассоциацией производителей минеральных удобрений на 2010 год отправителям минеральных удобрений необходимо представлять ежеквартально в Центр фирменного транспортного обслуживания ОАО «РЖД» информацию о станциях погрузки удобрений на экспорт с разбивкой объемов отгрузки по месяцам, однако этот порядок нарушается.

Напоминаем, что указанная информация должна представляться не позднее
15 числа последнего месяца квартала.

Вице-президент

Исп. , ЦД

Письмо-требование – письмо, цель которого заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Написанию такого письма обычно предшествует написание письма (писем) – напоминания.

В письмах-требованиях излагаются достигнутые договоренности со ссылкой на конкретные документы, отражается сложившаяся ситуация, формулируются требования и меры, которые будут приняты при невыполнении договоренностей (обязательств).

Требования должны излагаться твердо, но в вежливой форме. Например: «Требуем незамедлительно выполнить условия указанного соглашения. В противном случае вынуждены будем обратиться в арбитражный суд».

Образец письма-требования

 

Генеральному директору производителей аккумуляторов»

 

О срыве поставок аккумуляторной
продукции

ОАО «РЖД» вновь обращает внимание на то, что поставки аккумуляторной продукции, производимой Вашим объединением для нашей компании, осуществляются в первом полугодии 2010 г. со значительным отставанием от сроков, предусмотренных графиком, согласованным 25 ноября 2009 г. Управлением поставок объединения и Росжелдорснабом ОАО «РЖД».

Нами обеспечивается своевременная оплата поступающей продукции, и нет причин срыва ее поставок, поэтому требуем выполнения полностью условий договора на поставку аккумуляторной продукции в соответствии с графиком.

В противном случае ОАО «РЖД» будет вынуждено отказаться от поставок Вашим объединением аккумуляторной продукции и передать заказ на ее изготовление другим производителям.

Первый вице-президент
ОАО «РЖД»

Исп. , РЖДС

Письмо-благодарность – письмо, в котором излагается благодарность адресату за положительное решение вопроса, участие в проведении какого-либо мероприятия и т. п.

Такие письма составляются, как правило, в свободной форме, но с соблюдением делового стиля. Наиболее часто применяются следующие ключевые фразы: «Позвольте поблагодарить Вас за …», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность …», «Благодарю за …».

Образец письма-благодарности

 

Губернатору Иркутской области

/9 07.10.2009

О членстве в оргкомитете по подготовке к празднованию юбилея г. Иркутска

 

Уважаемый ….!

С благодарностью принимаю Ваше предложение войти в состав организационного комитета по подготовке и проведению празднования
350-летия г. Иркутска.

Примечание. Отметка об исполнителе проставлена на оборотной стороне листа.

Письмо-поздравление – письмо, содержащее поздравление адресата со значительными событиями в его жизни или с праздниками, отмечаемыми страной, отраслью, в которой работает адресат, и другими аналогичными событиями.

Письмо-поздравление может быть как небольшим по объему (одно-два предложения), так и довольно объемным.

В письме могут излагаться этапы жизни и деятельности лица, к которому обращено поздравление, его достижения, а если поздравление направляется коллективу железной дороги, иного филиала ОАО «РЖД», фирме, организации, то отражаются наиболее важные и значимые их достижения.

Образец письма-поздравления

Ректору МИИТ

 

Уважаемый ……!

От имени правления железные дороги» и от себя лично сердечно поздравляю Вас, преподавателей и научных работников Вашего университета с Днем российской науки!

Коллектив университета вносит большой вклад в подготовку квалифицированных кадров для , а также в создание и внедрение новых технических средств, технологий и систем управления на железнодорожном транспорте.

заинтересовано в дальнейшем тесном сотрудничестве с Московским государственным университетом путей сообщения.

Благодарю всех, кто своим трудом способствует научно-техническому прогрессу отечественного железнодорожного транспорта и развитию российской науки, и желаю новых творческих свершений, крепкого здоровья и благополучия!

Президент

Примечание. Отметка об исполнителе проставлена на оборотной стороне листа.

Приложение

Оформление табличных приложений к документам

1. Табличные приложения к документам оформляются следующим образом:

ПЕРЕЧЕНЬ
оборудования, закупаемого по импорту
для железных дорог в 2010 году

Наименование оборудования	Количество – всего	В том числе
первое полугодие	второе полугодие
Агрегатные станки, штук	40	15	25
Специальный гидроинструмент для ремонта электрических машин, комплектов	45	20	25

Заголовок таблицы называется тематическим заголовком и печатается полужирным шрифтом центрированным способом. Первое слово заголовка печатается прописными буквами, точка в конце не ставится.

2. Таблица состоит из вертикальных колонок, называемых столбцами или графами, и горизонтальных строк.

Верхняя часть таблицы (заголовки граф с указанием наименования оборудования, его количества и др.) называется головкой таблицы, левая графа – боковиком.

Заголовки граф пишутся, как правило, в единственном числе с прописной буквы, а если головка таблицы имеет два и более яруса, то заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса (как в приведенном примере). Следует избегать сокращений слов в заголовках граф.

Если таблица размещается на нескольких страницах, головка таблицы повторяется на каждой странице.

В боковике (левой графе) текст каждой позиции начинается с прописной буквы. В других графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имен собственных. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Наименование единицы измерения пишется в родительном падеже множественного числа. После слов Итого и Всего двоеточие не ставится.

3. Одинаковые текстовые элементы в графах заменяются кавычками.

Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Дробные числа при перечислении разделяются точкой с запятой
(1,2; 5,4; 6,5).

4. Однострочный или многострочный текст в графах равняется по первой (верхней) строке боковика. Цифры располагаются также на верхней строке.

Например:

(штук)

Наименование оборудования	Срок поставки	Количество	Поставщик
Индукционный нагреватель УИН-003025/т-102 (для нагрева внутренних, лабиринтных колец подшипников и малой шестерни ТЭД)	2007 год	5

или

(штук)

Наименование устройства	Количество	Завод-производитель
Запорно-пломбировочное устройство «Блок-Гарант-М» для пломбирования вагонов и контейнеров при перевозках грузов	5000	завод металлоизделий»

5. В таблице знаком сноски может быть звездочка или цифра со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, так и в конце таблицы.

Текст сноски начинается с прописной буквы, в конце сноски ставится точка.

6. Примечания даются в конце приложения (таблицы). Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

7. Если таблица является приложением к документу, то в правом верхнем углу первого листа таблицы проставляется отметка о приложении, которая называется нумерационным заголовком.

_____________

Приложение № 2

Оформление виз на проекте документа, представляемого
на подпись (утверждение) президенту

ЦЗ-1 (подпись)

(дата)

(при необходимости)

ЦЗ-1 (подпись)

(дата)

(в ведении которого находится рассматриваемый вопрос)

ЦЮ (подпись)

(дата)

(распоряжение – при необходимости)

Согласовано с ЦЗ (, дата), ЦФ (, дата), ЦЭУБ (, дата), ЦД (, дата).

ЦЛ (подпись)

(дата)

должность (подпись)

исполнителя (дата)

документа

Примечания:

1. Визовая сторона последнего листа проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) вице-президентам ОАО «РЖД», оформляется аналогично визовой стороне проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) президенту ОАО «РЖД».

2. Подписи должностных лиц, расписавшихся вместо обозначенных, должны иметь расшифровку – должность, инициалы и фамилию.

3. Руководитель секретариата (помощник) президента проверяет содержание, полноту согласования (визирования) и правильность оформления проекта документа, представляемого на подпись (утверждение) президенту , и удостоверяет это своей подписью (внизу визовой стороны листа).

В аналогичном порядке проверяют проекты документов, представляемые на подпись (утверждение) вице-президентам , советники вице-президентов.

4. Редактор, который редактировал проект документа, ставит свою подпись внизу визовой стороны листа.

______________

Приложение № 3

ПЕРЕЧЕНЬ
полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти

Полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке проектов указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

При подготовке проектов распоряжений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений , а также протоколов, писем и других документов используются сокращенные наименования этих федеральных органов.

1. Федеральные министерства
Министерство внутренних дел Российской Федерации	МВД России (не скл.) (МВД России представляет …)	ср. р.
Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий	МЧС России (не скл.)	ср. р.
Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации	Минздравсоцразвития России (не скл.)	ср. р.
Министерство иностранных дел Российской Федерации	МИД России (МИД России направил…)	м. р.
Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации	Минкомсвязь России	ж. р.
Министерство культуры Российской Федерации	Минкультуры России (не скл.)	ср. р.
Министерство обороны Российской Федерации	Минобороны России (не скл.)	ср. р.
Министерство образования и науки Российской Федерации	Минобрнауки России (не скл.)	ср. р.
Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации	Минприроды России (не скл.)	ср. р.
Министерство промышленности и торговли Российской Федерации	Минпромторг России	м. р.
Министерство регионального развития Российской Федерации	Минрегион России	м. р.
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации	Минсельхоз России	м. р.
Министерство спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации	Минспорттуризм России	м. р.
Министерство транспорта Российской Федерации	Минтранс России	м. р.
Министерство финансов Российской Федерации	Минфин России	м. р.
Министерство экономического развития Российской Федерации	Минэкономразвития России (не скл.)	ср. р.
Министерство энергетики Российской Федерации	Минэнерго России (не скл.)	ср. р.
Министерство юстиции Российской Федерации	Минюст России	м. р.
2. Федеральные службы
Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации	ГФС России (не скл.) (ГФС России представила …)	ж. р.
Служба внешней разведки Российской Федерации	СВР России (не скл.)	ж. р.
Федеральная антимонопольная служба	ФАС России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба безопасности Российской Федерации	ФСБ России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору	Россельхознадзор	м. р.
Федеральная служба по военно–техническому сотрудничеству	ФСВТС России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды	Росгидромет	м. р.
Федеральная служба государственной статистики	Росстат	м. р.
Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии	Росреестр	м. р.
Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам	Роспатент	м. р.
Федеральная служба исполнения наказаний	ФСИН России (не скл.)	ж. р.
Федеральное казначейство	Казначейство России	ср. р.
Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков	ФСКН России (не скл.)	ж. р.
Федеральная миграционная служба	ФМС России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека	Роспотребнадзор	м. р.
Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития	Росздравнадзор	м. р.
Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки	Рособрнадзор	м. р.
Федеральная служба по надзору в сфере природопользования	Росприроднадзор	м. р.
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций	Роскомнадзор	м. р.
Федеральная служба по надзору в сфере транспорта	Ространснадзор	м. р.
Федеральная налоговая служба	ФНС России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по оборонному заказу	Рособоронзаказ	м. р.
Федеральная служба охраны Российской Федерации	ФСО России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия	Росохранкультура	ж. р.
Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка	Росалкогольрегулирование	м. р.
Федеральная служба страхового надзора	Росстрахнадзор	м. р.
Федеральная служба судебных приставов	ФССП России (не скл.)	ж. р.
Федеральная таможенная служба	ФТС России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по тарифам	ФСТ России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю	ФСТЭК России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по труду и занятости	Роструд	м. р.
Федеральная служба финансово-бюджетного надзора	Росфиннадзор	м. р.
Федеральная служба по финансовому мониторингу	Росфинмониторинг	м. р.
Федеральная служба по финансовым рынкам	ФСФР России (не скл.)	ж. р.
Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору	Ростехнадзор	м. р.
3. Федеральные агентства
Главное управление специальных программ Президента Российской Федерации	ГУСП (не скл.)	ср. р.
Федеральное архивное агентство	Росархив	м. р.
Федеральное агентство водных ресурсов	Росводресурсы (Росводресурсы направляют …)	мн. ч.
Федеральное агентство воздушного транспорта	Росавиация	ж. р.
Федеральное агентство по государственным резервам	Росрезерв	м. р.
Федеральное агентство по делам молодежи	Росмолодежь	ж. р.
Федеральное дорожное агентство	Росавтодор	м. р.
Федеральное агентство железнодорожного транспорта	Росжелдор	м. р.
Федеральное космическое агентство	Роскосмос	м. р.
Федеральное агентство лесного хозяйства	Рослесхоз	м. р.
Федеральное медико-биологическое агентство	ФМБА России (не скл.)	ср. р.
Федеральное агентство морского и речного транспорта	Росморречфлот	м. р.
Федеральное агентство по недропользованию	Роснедра	мн. ч.
Федеральное агентство по обустройству государственной границы Российской Федерации	Росграница	ж. р.
Федеральное агентство по печати и массовым коммуникациям	Роспечать	ж. р.
Федеральное агентство по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств	Рособоронпоставка	ж. р.
Федеральное агентство по рыболовству	Росрыболовство	ср. р.
Федеральное агентство связи	Россвязь	ж. р.
Федеральное агентство по делам Содружества Независимых Государств, соотечественников, проживающих за рубежом, и по международному гуманитарному сотрудничеству	Россотрудничество	ср. р.
Федеральное агентство специального строительства	Спецстрой России	м. р.
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии	Ростехрегулирование	ср. р.
Федеральное агентство по туризму	Ростуризм	м. р.
Федеральное агентство по управлению государственным имуществом	Росимущество	ср. р.
Управление делами Президента Российской Федерации	не имеет	ср. р.

_______________