Методические указания по составлению и оформлению основных организационно-распорядительных документов (стр. 9 )

15.3. Реквизит «Адресат» указывается в правом верхнем углу первого листа письма, первая его строка печатается на уровне наименования Общества в угловом штампе бланка. Составными частями этого реквизита являются наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указываются перед фамилией).

Каждая составная часть реквизита печатается с новой строки через межстрочный интервал 12 пт, при этом рекомендуется каждую его составную часть отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Председателю Государственной Думы

Федерального Собрания
Российской Федерации

При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишется в именительном падеже. Например:

Министерство транспорта Российской Федерации

Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в его компетенцию. При этом наименование организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия – в дательном. Например:

Транспортное агентство «Логистика и транспорт»

Начальнику финансового отдела

Если письмо адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:

Заместителю генерального директора транспортная компания»

Если необходимо в составе реквизита «Адресат» написать почтовый адрес, то сначала указывается наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

15.4. На письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и представительные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, а также филиалы Общества и организации – постоянные корреспонденты, их адрес не указывается.

15.5. При адресовании письма президенту (вице-президенту) Общества наименование его должности включает сокращенное наименование Общества – , например:

Президенту

или

Вице-президенту

При адресовании письма другим должностным лицам Общества (руководителям департаментов, управлений, филиалов и иных структурных подразделений) допускается не указывать наименование Общества, например:

Начальнику Департамента планирования и бюджетирования

или

Начальнику Центральной дирекции управления движением

При адресовании письма руководителю (должностному лицу) филиала Общества наименование филиала пишется без указания его статуса в Обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога, дирекция или центр является филиалом ). Например:

Начальнику Московской железной дороги

или

Генеральному директору
Центра фирменного транспортного обслуживания

Если письма отправляются в несколько однородных подразделений или организаций, их рекомендуется указывать обобщенно:

Руководителям департаментов, управлений, филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» (по списку)

15.6. Если письмо адресуется физическому лицу, то сначала указывается его фамилия и инициалы, затем почтовый адрес, например:

ул. Садовая, ,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

15.7. Если письмо одного и того же содержания необходимо направить одновременно нескольким адресатам, то на каждом экземпляре такого письма можно указать этих адресатов, но не более четырех на одном письме. Каждый экземпляр отправляемого письма подписывается и имеет единый номер. Слово копия перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

При необходимости направить какому-либо лицу или организации копию такого же письма она направляется с отдельным сопроводительным письмом.

15.8. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным по своей структуре. Текст простого письма состоит из двух частей: вступление и заключение. Тексты сложных писем содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

В первой части (вступлении) излагается причина (основание) направления письма, приводятся ссылки на документы, которые вызвали необходимость подготовки письма.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма – просьба, предложение, напоминание, мнение и т. д.

Применяются и другие схемы построения письма, в которых порядок расположения его частей может быть иным. Особой композиционной структурой обладают, например, письма-приглашения и письма-благодарности.

Целесообразно в одном письме затрагивать, как правило, один вопрос. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст излагается обычно от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем…) или от первого или третьего лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю …, просит, предлагает, сообщает …). Форма обращения от первого лица множественного числа предпочтительнее формы первого или третьего лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Тем не менее может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах-приглашениях.

В письме, оформленном на бланке письма президента или вице-президента ОАО «РЖД», текст излагается от первого лица единственного числа.

15.9. Письма могут содержать уважительное обращение к адресату:

!

В конце письма, под текстом, может использоваться заключительная формула вежливости: «С уважением,», после чего на отдельной строке оформляется реквизит «Подпись» должностного лица.

Письма, направляемые президентом ОАО «РЖД» в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, оформляются на цветном бланке письма ОАО «РЖД» с угловым расположением реквизитов. Реквизит «Адресат» в этом случае печатается полужирным шрифтом.

15.10. Объем письма обычно не должен превышать двух страниц, а в исключительных случаях – пяти страниц.

Текст письма печатается, как правило, шрифтом размером № 14 с межстрочным интервалом 18 пт.

15.11. Проект письма, завизированный исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами.

15.12. Отметка об исполнителе ставится в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа и подлинника, и визового экземпляра письма.

Если в проекте письма расстояние между реквизитами «Подпись» и «Отметка об исполнителе» составляет менее 24 пт, то отметка печатается на оборотной стороне листа.

На оборотной стороне листа отметка об исполнителе печатается и на письмах в адрес Президента и Председателя Правительства Российской Федерации, председателей Совета Федерации и Государственной Думы.

Рекомендуется печатать отметку об исполнителе также на оборотной стороне листа писем в адрес конкретных лиц с поздравлениями, выражением благодарности и пожеланий, в других случаях, касающихся личных отношений.

На лицевой стороне отметка печатается шрифтом размером № 8-10, на оборотной стороне – шрифтом размером № 14.

15.13. Письма подписываются должностными лицами Общества в соответствии с их компетенцией.

Письма об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, письма-ответы на обращения председателей Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также письма, направляемые в эти адреса по инициативе Общества, подписываются президентом .

Письма в адрес Руководителя (заместителей Руководителя) Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министров, руководителей федеральных служб и агентств, руководство деятельностью которых осуществляют Президент Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, руководителей высших судебных органов Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, заместителей председателей Совета Федерации и Государственной Думы, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, Председателя Счетной палаты Российской Федерации и руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации подписываются президентом ОАО «РЖД» (в его отсутствие – первым вице-президентом с согласия президента ОАО «РЖД»).

15.14. Письма Общества оформляются на бланках форматов А4 и А5 в зависимости от размера письма. Формы бланков писем размещены в сети Интранет на сайте ОАО «РЖД».

15.15. Бланк письма с угловым расположением реквизитов наиболее широко применяется в деловой переписке и используется для писем по производственным, финансовым, научно-техническим и другим вопросам уставной деятельности Общества (письмо-предложение, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), включая письма в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также для оформления сопроводительных, информационных, гарантийных и других писем.

Письма на этом бланке подписываются президентом, первым вице-президентом, старшими вице-президентами и вице-президентами ОАО «РЖД» в соответствии с их компетенцией.

15.16. Бланк письма с продольным расположением реквизитов рекомендуется использовать для оформления писем, содержащих приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений, извещений и других писем, текст которых не превышает одной страницы.

15.17. Бланк письма президента, первого вице-президента, старшего вице-президента и вице-президента ОАО «РЖД» обычно используется по их усмотрению для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации.

15.18. В реквизите «Подпись» при оформлении письма на бланке с угловым и продольным расположением реквизитов указывается сокращенное наименование Общества, например:

Президент

(личная подпись)

При оформлении письма на бланке президента (вице-президента)
должность перед подписью не указывается.

15.19. Письма за подписью руководителей подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» оформляются на бланке письма соответствующего подразделения.

При оформлении письма на бланке департамента (управления) в реквизите «Подпись» не указывается его наименование. Например, на бланке Департамента экономической конъюнктуры и стратегического развития подпись оформляется следующим образом:

Начальник департамента (личная подпись)

Если руководитель соответствующего подразделения аппарата управления, филиала или иного структурного подразделения Общества (другое должностное лицо) является членом правления Общества, то это может быть указано при оформлении его подписи на бланке департамента (управления), филиала или иного структурного подразделения ОАО «РЖД»:

Начальник департамента,

член правления (личная подпись)

или

Начальник железной дороги,

член правления (личная подпись)

15.20. При оформлении письма на стандартном листе бумаги (не на бланке) наименования Общества и подразделения аппарата управления, филиала или иного структурного подразделения ОАО «РЖД» включаются в состав наименования должности подписывающего, например:

Начальник Департамента
корпоративных финансов (личная подпись)

15.21. При всех вариантах подготовки письма (на бланке, не на бланке, формата А4 или А5) исполнитель готовит два его экземпляра: подписной для отправки адресату и визовой экземпляр, остающийся в деле.

15.22. Отметка о наличии приложений к письму печатается (между текстом и подписью) через 18-24 пт от последней строки текста письма. Слово «Приложение» печатается с новой строки, с отступа 1,25 см от левого края поля, после него ставится двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт печатается содержание этой отметки.

Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть ссылка, то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, на которые ссылки в тексте нет, то перечисляются их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта

«Документация внешнеторговая» на 5 л. в 2 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива /3032 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если письмо направляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывается. Например:

Приложение: 2 журнала.

При большом количестве приложений составляется их опись, а в конце письма указывается:

Приложение: согласно описи, на 48 л.

15.23. Приложения к письму должны быть оформлены на стандартных листах бумаги формата А4, завизированы и иметь все необходимые для прилагаемого документа реквизиты.

Страницы письма и страницы приложений нумеруются отдельно.

Сопроводительное письмо – письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам …» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам …» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам …» (в стороннюю организацию). В письме также может содержаться дополнительная информация с учетом сложившегося характера делового общения с адресатом:

«В соответствии Вашим поручением представляем …»

«В подтверждение нашей договоренности высылаем …»

Сопроводительное письмо может содержать просьбы и пояснения, связанные с материалами, направляемыми с этим письмом. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая ставится в конце письма.

Образец сопроводительного письма

Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации – Руководителю Аппарата Правительства Российской Федерации

 

О материалах к заседанию Правительственной комиссии по высоким технологиям и инновациям

Уважаемый ….!

В соответствии с Вашим поручением от … 2010 г. № ... представляем материалы ОАО «РЖД» к заседанию Правительственной комиссии по высоким технологиям и инновациям.

Приложение: на 23 л.*

Первый вице-президент
ОАО «РЖД»

Исп. , ЦТЕХ

Письмо-просьба – письмо, в котором излагается просьба о предоставлении товаров или услуг, о получении необходимых отчетных данных, разъяснений и иной информации, а также другие просьбы.

Письмо должно, как правило, содержать не только изложение самой просьбы, но и обоснование обращения с такой просьбой. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Если удовлетворение просьбы является обязанностью адресата письма или просьба очевидна, обоснование может отсутствовать.

Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас сообщить …», «Прошу Вас предоставить…» и т. д., но может формулироваться и без этого глагола, например: «Надеюсь на скорейшее удовлетворение моей просьбы» и т. д.

Если в одном письме содержится несколько просьб, то используются языковые обороты: «Также просим …», «Одновременно прошу Вас …».

Образец письма-просьбы

Министру транспорта Российской Федерации

О поощрении наградами Минтранса России работников электротехнические заводы»

 

Уважаемый…….!

ходатайствует о поощрении работников ОАО «Объединенные электротехнические заводы» наградами Министерства транспорта Российской Федерации.

На протяжении 70 лет электротехнические заводы, входящие в состав Общества, успешно решают насущные проблемы железнодорожного транспорта, являются основными изготовителями средств автоматики и телемеханики.

……………………………………………….…………………………………………..

Представляемые к поощрению работники (список прилагается) внесли значительный вклад в развитие автоматики и телемеханики на железнодорожном транспорте.

Прошу поддержать нашу просьбу.

Приложение: на 1 л.

Исп. Фамилия, И. О., ЦКАДР

СПИСОК
работников электротехнические заводы», представляемых к поощрению наградами Минтранса России

Нагрудным знаком «Почетный работник транспорта России»
КЛЮЕВ Вячеслав Федорович	- директор Камышловского электротехнического завода
СЕМЕРЕНКО Анатолий Андреевич	- начальник цеха Армавирского электротехнического завода
Почетной грамотой Министерства транспорта Российской Федерации
НИКОНОВ Вячеслав Иванович	- директор Санкт-Петербургского электротехнического завода
УСТЮКОВА Наталья Ивановна	- начальник участка Лосиноостровского электротехнического завода
Благодарностью Министра транспорта Российской Федерации
КОМИССАРОВА Клавдия Васильевна	- распределитель работ Санкт-Петербургского электротехнического завода
ШАТАЛОВ Сергей Николаевич	- заместитель коммерческого директора – начальник отдела

_____________

Письмо-ответ – письмо, направляемое адресату в ответ на полученное от него письмо (письмо-просьбу, письмо-запрос и т. д.). Не допускается переносить в письмо-ответ ошибки, допущенные автором письма-просьбы, даже если цитируется письмо.

Не следует в письмо-ответ включать ссылку на поступившее письмо. Есть реквизит «Ссылка на дату и номер» поступившего письма на бланке, куда и вносятся сведения о письме.

В случае отрицательного ответа целесообразно написать обоснование отказа: «В связи с …». Нельзя просто отказать в просьбе, без объяснения. Рекомендуется сообщить о том, на каких условиях и кто может положительно решить поставленный вопрос, если автор письма владеет такой информацией.

Образец письма-ответа

Председателю Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

 

27 июня 2009 г. ИСХ-10047

1-27/2

Об удовлетворении просьбы
гр-ки

Уважаемый …!

Ваше письмо по вопросу выделения гр-ке Фамилия И. О. путевки в летний оздоровительный лагерь для ее дочери рассмотрено.

Принято решение выделить путевку в детский санаторий «Жемчужина России» на Черноморском побережье и оказать гр-ке Фамилия И. О. материальную помощь в размере 45 тыс. рублей. Будет также проведен ремонт кровли дома, в котором проживает она с дочерью.

С уважением,

Президент
ОАО «РЖД»

Примечание. Отметка об исполнителе проставлена на оборотной стороне листа.

Письмо-подтверждение – письмо, в котором адресату направляется подтверждение выполнения каких-либо обязательств, получения документов, соблюдения предварительных договоренностей и т. п.

Ключевой языковой фразой обычно является: «Подтверждаем наше согласие (получение проекта и др.)». Может быть высказано подтверждение и без этой фразы, а исходя из текста письма.

Письмо-подтверждение может заканчиваться предложением, пожеланием или просьбой.

Образец письма-подтверждения

Генеральному директору

135/6 25.10.2009

О корпоративном заказе ОАО «РЖД» на выполнение работ ОАО «Желдорреммаш» в 2010 году

 

рассмотрело предложения ОАО «Желдорреммаш» о размещении на его заводах корпоративного заказа и подтверждает, что эти предложения учтены в подготавливаемом проекте распоряжения ОАО «РЖД» по данному вопросу.

Вице-президент

Исп. , ЦВ

Информационное письмо – письмо, в котором сообщаются адресату сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются одновременно многим адресатам. В этих письмах могут содержаться рекомендации и предложения, отдельные положения нормативных документов.

Информационное письмо может иметь приложения.

Образец информационного письма

 

Начальникам департаментов и управлений Руководителям филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД» (по списку)

 

О примерной форме договора на выполнение НИОКР

В целях повышения технического уровня выполняемых научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) и повышения эффективности использования средств на создание научно-технической продукции ОАО «РЖД» утверждена примерная форма заключаемого от имени ОАО «РЖД» договора на выполнение НИОКР (прилагается).

Информируем, что в план научно-технических работ ОАО «РЖД» будут включаться работы только при наличии технических заданий и технических требований на вновь разрабатываемую в рамках НИОКР продукцию, как предусматривается в примерной форме договора.

Приложение: на 5 л.*

Вице-президент

Исп. , ЦТЕХ

Гарантийное письмо – письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантироваться могут сроки выполнения работ, оказания услуг, качество продукции или работ (услуг), их оплата.

В гарантийном письме излагается сначала просьба к адресату, а затем пишется: «Оплату (предоставление, выполнение … и т. д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом письма. При гарантировании оплаты работ, услуг или продукции необходимо указывать свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются руководителем и главным бухгалтером и заверяются фирменной печатью.

Образец гарантийного письма

 

Генеральному директору Всероссийского выставочного центра

 

О предоставлении ОАО «РЖД» выставочной площади

 

Уважаемый … !

Просим Вас предоставить в аренду сроком на 10 дней 500 кв. м выставочной площади для проведения в июле 2010 г. выставки достижений ОАО «Российские железные дороги» в организации скоростного движения поездов.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: счет № ……… в банке ……………….,
БИК …………, кор/сч………………….. .

Президент

Главный бухгалтер

Исп. , ЦБСБ

Письмо-извещение – письмо, информирующее о проведении публичных мероприятий – совещаний, конференций, выставок и т. п.

В письме-извещении сообщается о предстоящем мероприятии, о месте и времени его проведения. Может также сообщаться об условиях участия в мероприятии. Такие письма могут иметь приложения, содержащие анкету участника, программу мероприятия, другие информационные материалы.