Система электронного документооборота jDocFlow (стр. 4 )

·  Краткое содержание – предназначено для ввода небольшого текста, в общих чертах отражающего содержание документа.

Для Входящего документа:

·  Тема документа – данный текст будет отображаться в перечне документов. При помощи кнопки «» можно добавить шаблон текста темы документа из сохраненных в Системе элементов автотекста;

·  Автор РКК – автор карточки документа (тот, кто вводит документ в систему);

·  Отправитель (организация) выбирается из справочника «Контакты»;

·  Исх. номер отправителя, присвоенный документу отправителем (если указан);

·  Исх. дата регистрации документа у отправителя (если указана);

·  Корреспондент (от кого) – лицо, подписывающее документ, выбирается из справочника «Контакты»;

·  Исполнитель (от кого) – лицо, подготовившее документ, выбирается из справочника «Контакты»;

·  Адресат (кому) – одно или несколько лиц, на имя которых адресуется документ (сотрудники организации-получателя), выбирается из справочника «Контакты»;

·  Доставка – способ доставки исходящего документа получателю;

·  Краткое содержание – предназначено для ввода небольшого текста, в общих чертах отражающего содержание документа.

Описание поиска, выбора, ввода нового контакта см. ниже.

После заполнения отправителя, в форме входящего отображается его почтовый адрес (несколько адресов через запятую). Рядом располагается ссылка на форму ввода/редактирования почтового адреса:

Форма ввода адресов имеет табличный вид с возможностью редактирования непосредственно в таблице.

Для Внутреннего документа:

·  Тема документа – данный текст будет отображаться в перечне документов. При помощи кнопки «» можно добавить шаблон текста темы документа из сохраненных в Системе элементов автотекста;

·  Автор РКК – автор карточки документа (тот, кто вводит документ в систему);

·  Краткое содержание – предназначено для ввода небольшого текста, в общих чертах отражающего содержание документа.

3.1.4  Заполнение основной карточки документа

Для перехода к основной карточке ввода документа потребуется заполнить обязательные поля, отмеченные синим треугольником в правом верхнем углу, и нажать кнопку «Перейти к реквизитам».

После этого на карточке документа будут отображены скрытые ранее закладки.

Ø  Закладка «Файлы документа»

- предназначена для прикрепления файлов различных типов, отражающих суть документа. Для того чтобы присоединить файл следует выбрать соответствующий пункт выпадающего меню «».

К документу можно прикрепить следующие файлы:

·  файлы из файловой системы (содержащиеся в памяти компьютера пользователя);

·  изображения, созданные с помощью сканера (возможность отсканировать и прикрепить файл).

Ошибочно присоединенные файлы можно удалить при помощи кнопки «».

Переименовать присоединенные файлы можно при помощи кнопки «».

Открыть файл для редактирования можно при помощи кнопки «».

Заменить содержимое текущей версии файла из файловой системы можно при помощи пункта выпадающего меню «Загрузить версию».

Изменить порядок в списке присоединенных файлов можно при помощи кнопок «», перемещающей файл на одну позицию вниз по списку, и «», перемещающей файл на одну позицию вверх по списку.

С помощью элемента можно настроить эскизный просмотр прикрепленных файлов.

Такой же элемент предусмотрен и в карточке просмотра уже созданного документа:

При соответствующей настройке системы администратором возможен просмотр уже удаленных файлов вложений определенными категориями пользователей:

Ø  Закладка «Общие реквизиты»

содержит дополнительные реквизиты и регистрационные данные о документе.

Поля закладки:

1.  Гриф доступа – гриф доступа к данному документу, выбирается из справочника «Грифы доступа» вручную или указывается автоматически, если задан в схеме обработки документа данного типа или вида;

2.  Приоритет – реквизит, указывающий, с каким приоритетом следует обрабатывать этот документ;

3.  Дата создания – дата создания документа. По умолчанию указывается текущая дата;

4.  Тематика – реквизит, определяющий тематику документа (выбирается из справочника);

5.  Состав документа – описание состава документа, например, количество листов, томов и т. д.;

6.  Примечание – текстовый комментарий к документу;

7.  Регистрационные данные – дело по номенклатуре, регистрационный номер, дата регистрации и место регистрации.

·  - получить новый регистрационный номер;

·  - выбрать пропущенный номер;

·  - корректировать регистрационный номер вручную.

8.  Внутренний номер – отображение «внутреннего» (системного) номера документа. Этот номер является уникальным в системе и может использоваться для поиска документа до момента присвоения последнему регистрационного номера.

Ø  Закладка «Пункты документа»

предназначена для ввода списка пунктов документа.

При последующей выдаче поручений по этому документу можно к поручениям привязать один из введенных пунктов и информация об этом будет отображена в блоке обработки (см. п. 2.8).

Ø  Закладка «Контроль исполнения»

содержит информацию о контроле исполнения документа.

Поля закладки:

1.  Статус контроля – указывает состояние признака контроля для данного документа;

2.  Срок исполнения – дата, к которой данный документ должен быть исполнен;

3.  Вид контроля – значение выбирается из справочника «Виды контроля»; поле доступно для редактирования только для статусов контроля "На контроле" или "На особом контроле";

4.  Контролер – уполномоченный сотрудник, контролирующий исполнение документа;

5.  Папка контроля – специальная папка, куда попадают контролируемые документы;

6.  Личный контроль – признак контроля, позволяющий автору наблюдать за исполнением данного документа через быстрый фильтр «На личном контроле»;

Ø  Закладка «Напоминания»

предназначена для создания напоминаний по документу.

Ø  Закладка «Бумажный экземпляр»

предназначена для ведения информации о местонахождении бумажных экземпляров документов.

Ø  Закладка «Дополнительные сведения»

содержит информацию о связанных документах и участниках.

1.  Связанные документы – перечень документов, на основании которых был создан данный документ;

2.  Участники документа – сотрудники, участвующие в обработке документа или сотрудники, имеющие определенное отношение к документу. Для каждого участника имеется возможность определить его роль по отношению к документу. Используется, если в маршруте обработки документа вместо конкретных исполнителей указывается правило “Участник документа” с определенной ролью, или для указания сотрудников, имеющих отношение к документу, но не участвующих непосредственно в его обработке..

Ø  Закладка «Маршрут документа»

отражает информацию о запланированных поручениях по документу:

Для внесения изменений в маршрут документа следует нажать кнопку «Изменить маршрут для текущего документа».

Если в этапе маршрута документа уже включено поручение, следует уточнить его параметры. Для этого необходимо выделить поручение в списке и нажать кнопку «Изменить-Просмотр» на панели инструментов.