Система электронного документооборота jDocFlow (стр. 1 )

Система

электронного документооборота

jDocFlow

Руководство пользователя

 

2015 г.

Аннотация

Данный документ содержит инструкции по повседневной работе с системой электронного документооборота jDocFlow.

В данном документе приведены инструкции по созданию документов и поручений и работе с ними в процессе осуществления документооборота организации.

Руководство ориентировано на конечных пользователей системы.

Документ соответствует версии программного продукта jDocFlow v.3.5.3 (ноябрь 2015 г.).

Оглавление

1. О документе.. 5

1.1. Структура документа.. 5

1.2. Соглашение об оформлении.. 5

1.3. Используемые термины и сокращения.. 5

2. Основные элементы интерфейса системы... 8

2.1. Главное меню... 8

2.2. Меню списка папок.. 8

2.3. Верхнее меню списка документов.. 8

2.4. Меню создания поручений.. 9

2.5. Меню отправки.. 9

2.6. Меню операций по контролю... 10

2.7. Меню дополнительных операций.. 11

2.8. Отображение информации по контролю документа.. 11

2.9. Информация о поручениях в карточке документа.. 12

2.10. Маркеры поручений.. 13

3. Операции над документами.. 15

3.1. Создание документа.. 15

3.1.1 Выбор папки для создания документа: 15

3.1.2 Определения типа/вида документа. 15

3.1.3 Заполнение сокращенной карточки документа. 16

3.1.4 Заполнение основной карточки документа. 18

3.1.5 Поиск и ввод контактов при создании документа. 24

3.1.6 Сохранение результата и отправление документа по маршруту. 29

3.2. Копирование документа.. 29

3.3. Доработка документа.. 30

3.4. Обработка документа.. 30

4. Работа с документами.. 31

4.1. Согласование документа.. 32

4.1.1 Просмотр и дополнение «Листа согласования». 33

4.1.2 Наложение резолюции. 35

4.1.3 Предложение своих версий файлов документа. 35

4.2. Утверждение документа.. 35

4.2.1 Наложение резолюции. 36

4.2.2 «Оперативное» утверждение. 37

4.3. Рассмотрение документа.. 37

4.3.1 Поручение «Рассмотрение документа». 37

4.3.2 Массовое рассмотрение документов. 39

4.4. Регистрация документа.. 40

4.5. Создание поручения по документу.. 41

4.6. Исполнение поручения по документу.. 42

4.7. Создание поручений «в рамках» и «по итогам» для других сотрудников.. 44

4.8. Создание связанных документов.. 45

4.9. Архивация документа.. 46

4.10. Отправка документа.. 47

4.11. Определение места хранения документа.. 48

4.12. Ознакомление с документом... 49

4.13. Принятие результата поручения.. 50

5. Дополнительные операции над поручениями.. 52

5.1. Отмена выполнения поручения.. 52

5.2. Делегирование полномочий по выполнению поручения.. 52

5.2.1 Делегирование исполнения поручения. 52

5.2.2 Массовое делегирование исполнения поручений. 52

5.3. Редактирование выданных поручений.. 53

5.4. Возврат на доработку выполненных поручений.. 54

5.5. Контроль поручений.. 55

6. Вспомогательные операции.. 57

6.1. Чтение информационных сообщений.. 57

6.2. Копирование, перемещение и удаление ссылок.. 57

6.3. Проверка электронных подписей документа.. 57

6.4. Проверка электронной подписи поручения.. 58

6.5. Настройка прав доступа к папкам документов.. 59

6.6. Быстрая фильтрация документов.. 60

6.7. Поиск документов.. 60

6.7.1 Использование формы поиска. 60

6.7.2 Использование строки быстрого поиска. 63

6.7.3 Поиск по столбцам списка. 66

6.8. Состав столбцов в списке документов.. 66

6.9. Сортировка документов.. 67

6.10. Настройка пользовательских представлений.. 68

6.11. Создание отчетов.. 69

6.12. Добавление заместителей.. 69

6.13. Настройка параметров входа в систему.. 72

6.14. Смена ролей.. 73

6.15. Добавление шаблонов автотекста.. 73

6.16. Ведение списка шаблонов автотекста из форм ввода/редактирования.. 75

6.17. Настройка РКК документа (управление режимом отображения закладок) 76

6.18. Настройка карточек исполнения поручений (управление режимом отображения закладок) 78

6.19. Восстановление удаленных из папки документов.. 81

1.  О документе

1.1.  Структура документа

Документ содержит описание общих принципов работы с системой электронного документооборота jDocFlow и состоит из следующих разделов:

1.  О документе – описание всех разделов документа и применяемых в документе условных обозначений;

2.  Основные элементы интерфейса системы – описание основных элементов интерфейса и пользовательских меню;

3.  Операции над документами – описание основных операций, производимых над документами;

4.  Обработка документов – инструкции по выполнению поручений по документам в процессе их движения по маршруту;

5.  Дополнительные операции над поручениями – описание дополнительных операций, производимых над поручениями;

6.  Вспомогательные операции – описание вспомогательных операций.

1.2.  Соглашение об оформлении

Для удобства работы с документом при оформлении использованы различные стили и условные обозначения, единые для всей документации продуктов.

Полужирным шрифтом выделяются слова или предложения, на которые следует обращать внимание.

В некоторых случаях для привлечения внимания пользователя применены курсив или подчеркивание.

В тексте используются специальные собирательные обороты, предусматривающие определенный набор или несколько альтернативных вариантов действий пользователя. Например, «выполните команду», «выберите из справочника».

1.3.  Используемые термины и сокращения

·  Регистрационная карточка документа (документ) или Регистрационно-контрольная карточка (РКК) – электронная карточка документа, содержащая структурированную информацию о реквизитах документа (регистрационный номер, наименование, краткое содержание документа, способ доставки, состояние, срок исполнения и т. п.), а также неструктурированную информацию в виде вложенных файлов.

·  Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учёта и классификации.

·  Отправитель документа – внешняя организация, отправившая поступивший в Организацию документ (дополнительно может быть указан конкретный сотрудник внешней организации).

·  Автор РКК документа – сотрудник Организации, создавший регистрационную карточку документа.

·  Получатель документа – внешняя организация, в которую отправлен исходящий документ (дополнительно может быть указан конкретный сотрудник внешней организации, на чье имя направлен документ).

·  Тип документа – реквизит документа, классифицирующий документ на входящие, исходящие и внутренние документы.

·  Вид документа – реквизит документа, позволяющий классифицировать документ по форме представления и назначению (например, «Письмо» или «Служебная записка»).

·  Поручение – поручение по документу (например, «Рассмотрение», «Согласование», «Исполнение» и пр.), выданное исполнителю с указанием сути поручения и сроков исполнения.

·  Cрок исполнения поручения по документу – типовой срок исполнения поручения по документу определяется Регламентом Организации. Например, для Рассмотрения входящего документа может быть определен типовой (максимальный) срок 3 дня. При выдаче поручений может быть указан необходимый срок исполнения.

·  Исполнитель поручения (исполнитель) – сотрудник подразделения Организации (Пользователь), ответственный за исполнение поручения.

·  Грифы доступа – (гриф ограничения доступа к документу) - реквизит документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг сотрудников, имеющих доступ к документу.

·  Состояния документа – статус, характеризующий на какой стадии находится документ в настоящее время, например, «На согласовании», «Исполнен» и пр.

·  Состояния поручений – статус, характеризующий на какой стадии находится поручение по документу в настоящее время, например, «Выдано», «Исполнено» и пр.

·  Тема документа – текстовый атрибут регистрационной карточки документа, определяющий краткую суть документа, аналогично полю «Тема» в письме электронной почты.

·  Краткое содержание документа – текстовый атрибут регистрационной карточки документа, определяющий содержание документа, аналогично полю «Содержание» в письме электронной почты. Дополнительно к содержанию карточка документа может содержать вложенные файлы.

·  Типы связей документов – справочник, устанавливающий отношение двух связанных между собой документов. Используется для определения исходного и порожденного документов (например, «Основной документ» и «Сопроводительный документ»)

·  Способ доставки документа – системный справочник, определяющий каким способом документ поступил в Организацию (для входящих документов) или был отправлен из Организации (для исходящих документов), например, «по почте» или «по системе документооборота».

·  Маршрут документа – схема движения документа по исполнителям поручений с указанием типов поручений, исполнителей и сроков завершения.

·  Роль – совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы, предоставленная определенным Пользователям.

·  Папка – каталог, содержащий определенное множество регистрационных карточек документов или поручений (аналогично понятию «Папка» в Microsoft Outlook для электронной почты).

·  Личная папка – индивидуальная папка пользователя системы, в которой находятся поступившие этому пользователю документы, а также документы, созданные этим пользователем.

·  Общие папки – папки, предназначенные для хранения документов общего пользования с целью предоставления сотрудникам Организации доступа к этим документам.