Формирование и временное хранение дел организации (стр. 11 )

При воздействии света бумага желтеет, становится более хрупкой, текст выцветает, изображения (особенно цветные) теряют насыщенность. Единственно эффективной мерой предотвращения светового старения является хранение документов в темноте.

Температура влияет на скорость старения документов на любых носителях (бумажных, звуковых, фото - и видео - и т. д.). Повышение температуры заставляет быстрее протекать химические реакции, протекающие с участием веществ документа (целлюлозы, красителей, клеев и др.) и веществ окружающей среды (кислорода и воды, агрессивных примесей воздуха).

Эффективной мерой продления долговечности документов является снижение температуры в хранилище. Документы хранят обычно при комнатной температуре (около 20°). Однако снижение температуры хранения на каждый градус позволяет продлить срок жизни документов на 45 – 60 лет.

Относительная влажность воздуха в помещении хранилища имеет очень важное значение. Нормальным считается значение влажности воздуха 60 % (с амплитудой отклонений ± 30 %). При повышении влажности бумага начинает «дышать», увеличивается возможность ее реакций с окружающей средой и повышается скорость старения. Значительное повышение влажности может привести к появлению грибков и насекомых. При сухости воздуха документы становятся хрупкими, легко повреждаются. Поддержание необходимого климата в хранилище является важной мерой обеспечения сохранности документов. Однако это не всегда выполнимо из-за климата местности, где находится архив, и времени года.

Основными биологическими вредителями документов являются плесневые грибы и насекомые. Плесневые грибы начинают заводиться при температуре 10 – 40°С и относительной влажности более 65 – 70 %. Грибы повреждают материал как механически (прорастая и разрывая его волокна), так и химически (взаимодействуя с целлюлозой и клеем). Средство защиты от возникновения плесневых грибов и снижения их роста – соблюдение влажностного режима хранения (30 – 60 %) и регулярная вентиляция помещений.

Основными видами насекомых, которые заводятся в архивных хранилищах, являются жуки-скрытники и сеноеды, жуки-притворяшки, кожееды и жуки-точильщики. Различные виды питаются разными частями книг – растительным и животным клеем, кожей и картоном переплетов, бумагой и спорами плесневых грибов. Однако насекомые заводятся в архивах и начинают повреждать документы только в случае отсутствия естественных для них источников питания (зерно, пищевые продукты). Климат хранилищ (температура и влажность) не оказывает сильного влияния на их численность, ограничивая только виды насекомых в данном помещении.

Эффективными средствами защиты от насекомых являются изоляция хранилищ, автономность архивных зданий, своевременное удаление тары из здания (мешков, ящиков), проверка вновь поступивших документов, проветривание и уборка помещений (уборка рабочих мест) и т. п.

Резкие изменения условий хранения пагубно влияют на долговечность документов. Под изменениями режимов хранения подразумевают несколько факторов. Во-первых, это климатические изменения среды (резкие колебания температуры и влажности в архивах), зависящие от погодных условий. Колебания климата главным образом влияют на клеи, их прочность и упругость. Во-вторых – нарушение режима стационарного хранения (частое использование, перемещение документов, переезд в другое хранилище). В третьих, это возникновение аварийных ситуаций (отключение отопления, аварии с водоснабжением, вентиляцией и т. п.).

Свойства материалов документов определяется свойствами бумаги и средств письма. Различный состав бумаги определяет ее долговечность, устойчивость к свету и климатическому режиму хранения, а также к воздействию плесневых грибков. Старинная тряпичная бумага (хлопковая или льняная) имеет большую долговечность, чем бумага из древесной целлюлозы. А целлюлозная дольше старится, чем бумага из древесной массы (например, газетная бумага). Кроме того, на долговечность бумаги оказывает большое влияние ее кислотность. Повышение кислотности снижает ее срок жизни, щелочная бумага с добавлением мела (так называемая мелованная) старится медленнее.

Механические повреждения документов возникают при их многократной выдаче для работы, а также из-за несоблюдения правил хранения и работы с документами. К мерам снижения износа и повреждения документов относят: формирование дел не больше положенного объема (250 листов), хранение дел в связках с картонными ограничителями, горизонтальное хранение документов в мягком переплете.

5.2 Материально-техническая база архивов

Хранение документов — одна из основных функций любого архива. Хранятся документы не в виде мертвого груза, а для того, чтобы ими пользовались в течение тех сроков, пока они представляют ценность (а иногда это могут быть и века).

Весь период хранения документы должны быть ограждены от хищений, потерь по небрежности, или из-за неблагоприятных условий, от порчи физической основы документов (бумаги, пленки, и т. п.) и нанесенного на них изображения.

Важнейшим условием обеспечения сохранности документов является хранение документов в специально оборудованных архивохранилищах с поддержанием определенного режима хранения. Двери в хранилище в рабочее время должны быть плотно закрыты, а после окончания рабочего дня двери опечатываются или пломбируются.

Основные требования к хранению документов едины для государственных и ведомственных архивов.

Расположение архивного здания выбирают вдали от пожароопасных объектов и объектов с опасным пыле - и газовыделением. Приспособленные под архив здания и помещения принимают после целевой экспертизы с участием архивных, пожарных, санитарных, строительных служб по акту. Экспертиза должна установить состояние здания и его пригодность с учетом потенциальных нагрузок на перекрытия.

Не принимаются в эксплуатацию следующие объекты: деревянные; ветхие; подвальные и чердачные; без отопления и вентиляции; с печным отоплением; с магистральными тепло-, водо-, газо - и электрокоммуникациями; в зданиях с огнеопасными, химическими, пищевыми технологиями.

Однако в основном для государственных архивов строят специальные здания. Разработаны типовые проекты для архивов с различным объемом хранилищ. В них предусмотрены помещения для обеспыливания и реставрации документов.

Помещение для архива должно быть изолировано. Для исключения сырости и опасности затопления трубы отопительной системы, проложенные в помещении архива или в коридоре, заключаются в изоляционные кожухи и подлежат постоянному контролю. Рабочие комнаты также отделяются от хранилища.

Если архивохранилище помещается на первом этаже, окна заделываются металлическими решетками (которые должны открываться наружу); если из архива имеется выход во двор или на улицу, дверь обшивается металлическими листами. Архивохранилища должны быть оборудованы охранной сигнализацией. Помещение для архива должно отвечать требованиям пожарной безопасности.

В нем запрещено пользоваться электронагревательными приборами, а также зажигать спички и курить. Для искусственного освещения используют только электрическое. В помещениях развешиваются огнетушители из расчета один огнетушитель на 40 – 50 м2, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Кроме того, устанавливаются пожарные краны со шлангами, а там, где нет водопровода – ящики с пакетами сухого песка. Все помещения архива оборудуются пожарной сигнализацией.

Архивохранилище оборудуется металлическими стеллажами. При использовании деревянных стеллажей они пропитываются специальным огнестойким и противогрибковым составами.

Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с окнами. При использовании стационарных стеллажей их желательно размещать в простенках между окнами, чтобы лучи скользили вдоль полок, так как прямые солнечные лучи неблагоприятно влияют на документы. Если оконные проемы слишком широки, стеллажи располагают у противоположной стены (также торцами), а вдоль окон оставляется главный проход.

Стеллажи устанавливаются на расстоянии от стен, а нижняя полка поднимается на высоту 10 – 15 см от пола. Это делается для хорошей циркуляции воздуха, для того, чтобы на стенах не появлялась сырость, и чтобы предохранить документы в случае затопления.

Для хранения документов могут использоваться передвижные стеллажи. Они монтируются на фальшпол с рельсовыми направляющими. Вся площадь архива занимается стеллажами, остается лишь один рабочий проход, местоположение которого может меняться благодаря перемещению стеллажей по направляющим пола (рис. 1). По сравнению с обычными шкафами передвижные стеллажи позволяют значительно увеличить вместимость архива при той же занимаемой площади (или уменьшить площадь, сохранив вместимость архива).

Широко применяются стационарные полочные стеллажи (рис. 2). Они имеют надежную стальную конструкцию с отверстиями для крепления полок с шагом 50 мм и оснащены регулируемыми опорами.

Рис. 1 Передвижные стеллажи

Полки стеллажей выполнены из листовой стали толщиной 1 мм, усиливаются по длине ребром жесткости, что позволяет увеличить полезную нагрузку на полку до 80 кг, на стеллаж – до 500 кг. Стеллажи изготавливаются как открытыми, так и закрытыми – с использованием сплошных боковых панелей. Дополнительно стеллажи комплектуются подпятниками, которые придают устойчивость и исключают продавливание любого вида настила пола помещения.

Стеллажи SYSCO отличаются простотой и удобством установки. Основу стеллажа составляют вертикальные стойки (с дополнительными отверстиями и без них) и горизонтальные полки. Монтаж и демонтаж полок можно произвести без единого инструмента. Соединение производится с помощью специальных крючков, которые плотно закрепляют детали стеллажа. При сборке стеллажа достаточно всего одного болта, который фиксирует специальные стяжки, для придания конструкции большей прочности. Конструкция полок позволяет закреплять накопители типа «файловых папок» без дополнительных приспособлений. Максимальная загрузка стеллажа – 800 кг.

Стационарный стеллаж

Артикул	Размеры	Количество полок
СТ-136	1800х1000х300	6
СТ-146	1800х1000х400	6
СТ-166	1800х1000х600	6
СТ-237	2000х1000х300	7
СТ-247	2000х1000х400	7
СТ-267	2000х1000х600	7
СТ-238	2500х1000х300	8
СТ-248	2500х1000х400	8
СТ-268	2500х1000х600	8