Формирование и временное хранение дел организации (стр. 1 )

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ростовский государственный университет путей сообщения»

(РГУПС)

, ,

Формирование и временное хранение дел организации

Учебное пособие

Ростов-на-Дону

2007

УДК 651(07) + 06

Охотников, А. В.

Формирование и временное хранение дел организации : учеб. пособие / , , ; Рост. гос. ун-т путей сообщения. – Ростов н/Д, 2007. – 108 с.: ил. Библиогр.: 24 назв.

В пособии изложены основные требования к формированию дел, ведению их номенклатуры, подготовке и отбору документов для временного хранения. Приведены сведения для выбора технических средств ведомственного архива.

Предназначено студентам, обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение персонала» и «Управление персоналом» для самостоятельной подготовки по дисциплинам «Архивоведение», «Оформление и архивное хранение документации».

Рецензент д-р экон. наук, проф. (РГУПС);

заместитель директора по научной работе Государственного архива Ростовской области ;

руководитель архивной службы Администрации Мясниковского района Ростовской области

Учебное издание

ФОРМИРОВАНИЕ И ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Учебное пособие

Редактор

Техническое редактирование и корректура

Подписано к печати 29.10.07 Формат 60x84/16.

Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 6,50.

Уч.-изд. л. 6,21. Тираж 100 экз. Изд. № 000. Заказ

Ростовский государственный университет путей сообщения.

Ризография РГУПС.

Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. Ростовского Стрелкового Полка Народного Ополчения, 2

Ó Ростовский государственный университет путей сообщения, 2007

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Организация делопроизводства и архивного дела

1.1 Нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела

1.2 Работа с документами

1.3 Возникновение и развитие архивов

1.4 Функции архивов

2 Формирование и хранение дел в делопроизводстве

2.1 Номенклатура дел

2.2 Формирование дел

2.3 Оформление дел

2.4 Оперативное хранение дел

3 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

4 Подготовка и передача дел в архив

4.1 Оформление документов для сдачи в архив

4.2 Составление описи дел

4.3 Передача дел в архив

5 Организация архивного хранения документов

5.1 Факторы старения документов

5.2 Материально-техническая база архивов

5.3 Помещение ведомственного архива организации

5.4 Размещение документов для хранения

5.5 Учет и оценка физического состояния документов

6 Автоматизация ведомственного архива

Библиографический список

Приложение

Введение

Деятельность органов управления, предприятий, организаций и учреждений, а также граждан сопровождается ведением делопроизводства. Образуются документы – материальные носители с зафиксированной на них информацией. Документы имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать, например: организационно-распорядительные документы (приказы, протоколы, акты, письма), планово-отчетные, финансовые, кадровые и т. д.

Жизненный цикл документа включает этапы составления документа, осуществление с его помощью делопроизводства и принятие управленческого решения. После чего документ утилизируется либо передается в архив для хранения, а затем снова может войти в документооборот.

Архивное дело в Российской Федерации – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Архивный документ подлежит хранению в силу значимости носителя и информации для граждан, общества и государства.

Дисциплина «Архивоведение» федерального компонента государственного образовательного стандарта подготовки документоведов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» представлена дидактическими единицами: ведомственные и государственные архивы; организация архивной службы в России; основные задачи архива: сбор, обработка, организация хранения и использования документов; археографическая обработка документов.

Будущие менеджеры по специальности «Управление персоналом» изучают дисциплину «Оформление и архивное хранение документации», дидактика которой содержит требования к формированию и хранению личных дел и другой документации о персонале организации.

Ведомственные архивы организуются на предприятии, в организации и учреждении. Их материально-техническое обеспечение и технология работы должны обеспечивать сохранность архивного фонда и эффективность поиска и повторного использования дел и отдельных документов.

Настоящее учебное пособие дает студенту учебный и нормативно-справочный материал для самостоятельного изучения принципов и методов формирования и временного хранения дел.

1 Организация делопроизводства и архивного дела

1.1 Нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела

Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях по работе с документами. Нормативно-правовая база устанавливает правила оформления и технологию работы с документами, требования к обеспечению сохранности документов, порядок передачи документов в архив, регулирует работу службы документационного обеспечения управления и вопросы внедрения информационных технологий.

Федеральный закон «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации» (-ФЗ) регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.

В Федеральном законе используются следующие основные понятия:

1) информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2) информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3) информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4) информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5) обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6) доступ к информации – возможность получения информации и ее использования;

7) конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

8) предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

9) распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

10) электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

11) документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

12) оператор информационной системы – гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

Правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, основывается на следующих принципах:

1) свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом;

2) установление ограничений доступа к информации только федеральными законами;

3) открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;

4) равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;

5) обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;

6) достоверность информации и своевременность ее предоставления;

7) неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;

8) недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами.

Статья 5 закона устанавливает, что информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на:

1) информацию, свободно распространяемую;

2) информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;

3) информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;

4) информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект Российской Федерации, муниципальное образование. От имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования правомочия обладателя информации осуществляются соответственно государственными органами и органами местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.