Формирование и временное хранение дел организации (стр. 4 )

– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

– учет и обеспечение сохранности документов;

– создание научно-справочного аппарата к документам архива;

– использование хранящихся в архиве документов;

– подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

– ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций – источников комплектования архива;

– принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

– учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

– создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

– организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

– проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

– осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;

– организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

– оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

– участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Постановление Правительства Российской Федерации «О федеральных государственных архивах» и последовавший за ним приказ Росархива включают требования к организации архивной работы. Утверждена структура сети федеральных государственных архивов:

1.  Государственный архив Российской Федерации;

2.  Российский государственный архив древних актов;

3.  Российский государственный исторический архив;

4.  Российский государственный военно-исторический архив;

5.  Российский государственный архив экономики;

6.  Российский государственный архив социально-политической истории;

7.  Российский государственный архив новейшей истории;

8.  Российский государственный военный архив;

9.  Российский государственный архив Военно-Морского Флота;

10.  Российский государственный архив литературы и искусства;

11.  Российский государственный архив научно-технической документации с филиалом в г. Самаре;

12.  Российский государственный архив кинофотодокументов;

13.  Российский государственный архив фонодокументов;

14.  Российский государственный исторический архив Дальнего Востока;

15.  Центр хранения страхового фонда.

На основании Постановления Правительства РФ «О Федеральном архивном агентстве» федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела является Федеральное архивное агентство. Оно находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Агентство организует информационное обеспечение граждан, организаций и органов власти, экспертизу архивных документов, централизованное хранение страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда РФ. Ведет государственный учет документов Архивного фонда РФ, обеспечивает соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 000, индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и указанной Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется – служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.

«Инструкция по делопроизводству в аппарате управления открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (утверждена приказом ) определяет организацию делопроизводства, порядок работы с документами и контроля их исполнения. Положения инструкции обязательны также для работников органов управления обособленных структурных подразделений – железных дорог, предприятий и организаций при подготовке, оформлении и исполнении организационно-распорядительных документов , выполнении поручений (решений) президента (вице-президентов) общества.

Управленческая деятельность общества подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм документов и обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых обществом в пределах своей компетенции. Документы составляются (издаются) на основании и во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также по инициативе общества в связи с производственной необходимостью.

Инструкция гласит, что при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

-  придание документу юридической силы;

-  использование документа в качестве источника информации, в том числе для справочных и научно-исторических целей;

-  реальность исполнения документа;

-  оперативный поиск документа и осуществление контроля за его исполнением;

-  возможность обработки и размножения документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники.

С 1 июля 2003 года введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Он распространяется на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Для установления единого порядка составления документов и работы с ними в организации должна быть Инструкция по делопроизводству, в которой должен быть расписан весь процесс организации делопроизводства, требования, предъявляемые к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросам регистрации и хранения документов, а также содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-2003) и правила работы с ними. Инструкция утверждается приказом руководителя организации, и все сотрудники обязаны руководствоваться ею при работе с документами.

1.2 Работа с документами

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в организации, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.