Формирование и временное хранение дел организации (стр. 13 )

В карточке пофондового топографического указателя последовательность записи зависит от схемы классификации документов фонда (структурно-хронологическая или хронологически структурная). В примере схема классификации структурно-хронологическая, и описи сводятся по управлениям. В рамках управления сначала располагаются документы постоянного хранения по годам, а в пределах года – по мелким структурным подразделениям. В конце описи – дела 5-летнего срока хранения, которые учитываются по номенклатуре дел, и размещаются в другом хранилище.

Задания по табл. 9 и 10.

1 Сравните записи об одних и тех же материалах в обоих топографических указателях и убедитесь в правильности (идентичности) сведений о размещении документов.

2 В пофондовом указателе найдите номера стеллажей, на которых лежат дела по описи № 6 и сделайте вывод о целесообразности такого размещения дел.

Таблица 9

Образец карточки постеллажного топографического указателя

Местонахождение	Документы
Хранилище № 1	Название и № фонда	Отдел	Срок хранения	Год	Опись №	Дело №
Комната № 4
Стеллаж № 8
Шкаф	Полка
2	1	Управление матер.-технич. снабжения	Секретариат	Постоянный	1994	8	121-126
	Плановый	Постоянный	1994	8	127-140
2		Межотраслевой	Постоянный	1994	8	141-157
	Транспортный	Постоянный	1994	8	158-165
	Секретариат	Постоянный	1995	8	166-170
	Плановый	Постоянный	1995	8	171-184
3		Межотраслевой	Постоянный	1995	8	185-201
	Транспортный	Постоянный	1995	8	202-209
Управление кап. строительства	Технический	Постоянный	1997	6	356-370
4		Экономический	Постоянный	1997	6	371-375
	ОКС	Постоянный	1997	6	376-380
5		ОКС	Постоянный	1997	6	381-389
6	Свободна

Таблица 10

Образец карточки пофондового топографического указателя

5.5 Учет и оценка физического состояния документов

Документы, хранящиеся как в государственных, так и в ведомственных архивах, строго учитываются. Учет архивных документов состоит в установлении и регистрации данных об их количестве, составе, состоянии и системе хранения, а также в закреплении этой системы учетными документами.

Единица учета архивных документов – принятая в архивном деле единица измерения количества документов (лист, дело, архивный фонд, кинофильм, микрофильм, фотодокумент и т. д.).

Учет документов выполняет следующие задачи:

- обеспечивает сохранность документов, так как без точных сведений о количестве и составе материалов можно не заметить пропажу материалов, а при стихийных бедствиях (пожар, наводнение) – не установить, сколько документов пострадало и каких именно;

- обеспечивает хорошее качество составляемых архивом справочников (каталогов, обзоров);

- облегчает выявление нужных сведений по различным темам;

- обеспечивает точный учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем;

- является основой работы госархива.

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. Сведения о состоянии фондов позволяют архиву прогнозировать дальнейшее поведение документов, планировать работу по их сохранности, устанавливать приоритеты в этой работе с учетом отраслевой концепции сохранности государственных архивных фондов, развития технических средств и конкретных возможностей архива.

Работа по проверке состояния документов проводится поэтапно. Этапность устанавливается архивом в соответствии с категориями, объемом и состоянием фондов. Приоритетные права имеют уникальные и особо ценные документы.

Оценка физического состояния документов ведется по единой типовой номенклатуре дефектов документов, в которой применяется буквенно-цифровая индексация дефектов бумаги и текстов в зависимости от их состояния. В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс.

Повреждения бумаги индексируют буквенными индексами, а дефекты текста – цифровыми индексами (в пределах цифровых групп используется дробная индексация). Отсутствие дефектов индексируется знаком «0» (ноль).

К дефектам бумаги относят механические повреждения (отверстия, разрывы в листах), повреждения от плесневых грибов, химические повреждения (желтизна, хрупкость, ветхость) и повреждения водой и огнем (обычно сопровождаются также изменениями текста).

По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б. В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Использовать их нельзя. Такие документы требуют срочной реставрации в условиях специальной лаборатории.

К группе А относят документы со следующими дефектами:

- ветхая, ломкая, легко крошащаяся бумага (цвет чаще всего коричневый, желтый или тускло-серый);

- бумага прочная, но с большим числом локальных повреждений (разрывы на много частей, многочисленные проколы и изломы, выпадения частей листа, обширные повреждения насекомыми или плесневыми грибами, наличие наклеек с признаками потемнения и ослабления бумаги);

- сцементированные документы (слипшиеся из-за воды, клея, плесени);

- документы, сильно поврежденные водой или огнем.

К группе Б относят документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документов, но имеющей отдельные незначительные повреждения.

При оценке дефектов текста учитывают три фактора, определяющих его долговечность: вид текста, его контрастность и коррозия текста (разрушение по химическим или физическим причинам).

Дефекты тестов разделяют на пять групп (а в пределах групп – на подгруппы).

Общее состояние документа оценивают по совокупности повреждений бумаги и текста. Например:

1 Бумага со значительными повреждениями (группа А), часть теста утрачена (группа 5). Индекс физического состояния документа – А-5.

2 Бумага дефектов не имеет (группа 0), текст оригинала – черный слабоконтрастный машинописный (группа 3.3). Индекс физического состояния документа – 0-3.3.

Таблица 11

Типовая номенклатура повреждений и их индексация

	Индекс дефекта	Характеристика дефектов
	0	Отсутствие дефекта
	Дефекты бумаги:
	А	Сильное разрушение бумаги
	Б	Незначительное разрушение бумаги
	Дефекты текста:
	1	Химическая или физическая коррозия текста:
	1.1	Выцветание текста локальное
	1.2	Кислый железо-галловый текст
	1.3	Стирающийся нестойкий ЭГ – текст (ксерокопии)
	1.4	Стирающийся нестойкий карандашный текст
	2	Слабоконтрастный, нестойкий к выцветанию цветной и черный текст, в том числе:
	2.1	Слабоконтрастный рукописный и гектографический текст
	2.2	Слабоконтрастный цветной машинописный и слабоконтрастный цветной рукописный карандашный текст
	2.3	Слабоконтрастный железогалловый текст
3	Слабоконтрастный, стойкий к выцветанию черный текст, в том числе:
3.1	Слабоконтрастный машинописный черный текст (копии)
3.2	Слабоконтрастный ЭГ черный текст (ксерокопии)
3.3	Слабоконтрастный машинописный чёрный текст (оригинал)
3.4	Слабоконтрастный черный типографский текст; слабоконтрастный черный рукописный тушевой текст
4	Угасший текст
5	Утрата текста (отсутствие части листа с текстом)

Например

Оценим физическое состояние следующего документа: