Формирование и временное хранение дел организации (стр. 5 )

При применении электронного документооборота службой документационного обеспечения управления (самостоятельно, либо совместно со службой автоматизации) разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.

Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Поступившие документы на бумажных носителях проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Руководители структурных подразделений организации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и незамедлительно передает их исполнителям.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.

Документы, отправляемые организацией (исходящие документы) передаются адресатам также посредством почтовой и электрической связи. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству организации.

1.3 Возникновение и развитие архивов

Ранние документы (некоторые из них имеют возраст более 4 тыс. лет) дошли до нас благодаря древним архивам. Прежде всего, это были собрания документов правителей государств или городов. Из-за высокой стоимости книг создание и пополнение архивов могли позволить себе только очень состоятельные люди.

Одной из древнейших библиотек, дошедших до нашего времени, считается библиотека ассирийского царя (7 век до н. э.). В ней были собраны сотни глиняных книг, состоящих из табличек одного размера – «листов». На каждом листе было написано название книги (аналог современного колонтитула) и номер таблички. Был также создан каталог – списки с названиями книг и числом строк в каждой табличке.

Некоторые книги ассирийской библиотеки были представлены в нескольких экземплярах, иногда – в пяти-шести. Эта библиотека хранила книги по истории, математике, астрономии, медицине, легенды и мифы народов Вавилонии и Ассирии. Там же были найдены шумеро-вавилонские словари, таблицы клинописных знаков, сборники грамматических примеров и упражнений.

Широкую известность также получила Александрийская первая в истории публичная библиотека. Все произведения существовали только в оригинальных рукописях на папирусе и пергаменте, копий было мало. Документы для нее собирались из всех стран тогдашнего культурного мира. В начале I века до н. э. общее число свитков доходило до 700 тысяч.

В Александрийской библиотеке возникла совсем новая наука – классификация – распределение сочинений по разделам и составление каталога с обозначением автора и названия каждой книги.

Библиотека просуществовала в своем первоначальном виде около 200 лет. При захвате Александрии войсками Юлия Цезаря библиотека загорелась и большая часть ее погибла в огне. Остальные сочинения были уничтожены во время последующих захватов города в 4 – 7 веках н. э., и информация об Александрийской библиотеке основана на ее упоминании в последующих документах.

С развитием книгопечатания упростилось изготовление копий документов и существенно расширились возможности создания архивов и библиотек. Начали появляться частные архивы.

В настоящее время в мире действует широкая сеть архивов как государственных, так и ведомственных. Появление компьютеров и электронных документов определило новые возможности – создание электронных архивов и доступ к ним из любой точки земного шара с помощью всемирной сети Интернет.

Архивы, библиотеки, музеи – хранители документального наследия человечества. Организация работы архивов, пополнения их документами и обеспечение сохранности документов является важнейшей задачей архивоведения.

В состав архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео - и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

1.4 Функции архивов

Функции государственных и ведомственных архивов различаются, несмотря на совпадение их целей – обеспечение сохранности документов (табл. 1).

Таблица 1

Функции государственного и ведомственного архивов

Государственный архив	Ведомственный архив
Самостоятельная организация	Структурное подразделение
Входит в систему архивных учреждений	Не входит в систему архивных учреждений, а только является источником формирования госархива и объектом контроля со стороны госархива
Государственные архивы с постоянным составом документов являются научно-исследовательскими учреждениями	Ведомственные архивы не занимаются научно-исследовательской работой
Состав документов государственного архива определяется принадлежностью фондов учреждения к административно-территориальной единице	Состав документов ведомственного архива ограничен документами своего учреждения
В государственных архивах документы хранятся постоянно. Государственный архив проводит отбор документов постоянного срока хранения из ведомственного архива	В ведомственных архивах документы хранятся временно, в соответствии со сроками хранения документов. Ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений
Государственный архив контролирует проведение экспертизы ценности документов, т. е. утверждает описи дел	Ведомственный архив непосредственно участвует в работе по проведению экспертизы ценности, начиная от составления номенклатуры дел до выделения дел к уничтожению

2 Формирование и хранение дел в делопроизводстве

2.1 Номенклатура дел

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации – распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

-  по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т. д.;

-  по содержанию документов. Например: «документы (договоры, переписка) по аренде оборудования за 2007 г.»;

-  по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2006 г.»;

-  по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2006 г.»;

-  по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2005 г.».