Формирование и временное хранение дел организации (стр. 8 )

Таблица 5

Образец внутренней описи документов дела

Наименование учреждения

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов дела № ____

за 2002 г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись

Дата

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер листов дела	Примечание

Итого ________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________

(цифрами и прописью)

Должность лица, составившего

внутреннюю опись документов Подпись

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.

Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2006 год составлен в начале 2007 года, но помещается в дело 2006 года. Наоборот, план на 2008 год составляется в 2007 году, но помещается в дело 2008 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:

-  внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

-  заявление о приеме на работу, направление или представление;

-  анкета, листок по учету кадров;

-  автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении);

-  дополнение к личному листку по учету кадров;

-  дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии в личное дело не помещают. Эти документы вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.

Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30 – 40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.

Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2 – 3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).

Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целесообразно располагать папки вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) – необходимые документы.

Сведения о делах заносятся в опись дел (табл. 6).

Таблица 6

Образец описи дел

ОПИСЬ № 1 (по личному составу)

за 2002 г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись

Дата

№ п/п	Индекс дела (тома)	Заголовок дела (тома)	Дата дела (тома)	Количество листов дела	Примечание
1	04-03	Приказы по личному составу	2002	20
2	04-05	Личные дела	2002	46

В опись включено _________________2 (два)____ дела с № 1 по № 2 .

Референт Подпись

Председатель экспертной комиссии Подпись

2.3 Оформление дел

Оформление дел – это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;

- оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения и его индекс;

- номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Образец листа-заверителя дела

Наименование учреждения УТВЕРЖДАЮ

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ Директор

Дела № ____ Подпись

за 2002 г. Дата

В дело подшито и пронумеровано ____________________ листов.

(цифрами и прописью)

В том числе: литерные листы _______________________________.

Пропущенные номера _____________________________________.

+ листов внутренней описи _________________________________.

Должность составителя

заверительного листа Подпись

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.