Формирование и временное хранение дел организации (стр. 7 )

Зав. архивом подпись

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2002 г.

Всего: 22 (двадцать два) дела.

Референт подпись

Зав. архивом подпись

Таблица 3

Образец номенклатуры дел структурного подразделения вуза

Министерство образования и науки Российской Федерации

Российский государственный гуманитарный университет

Институт экономики, управления и права

Деканат факультета управления

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2007 год

Москва

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во томов	Срок хранения и статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
05-01	Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии		До минования надобности
05-02	Приказы ректора и проректоров вуза по основной деятельности. Копии		До минования надобности	Подлинники – в Управлении делами
05-03	Положение о факультете		До замены новыми ст. 38
05-04	Должностные инструкции сотрудников		3 г. ст. 56	После замены новыми
05-05	Протоколы заседаний совета факультета		Постоянно ст. 571	Отдельно по диссертациям
05-06	Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)		5 л. ст. 615	Документы по утвержд. именных стипендий, списки стипендиатов – пост.
05-07	Протоколы заседания Государствен­ной аттестационной комиссии		75 л. ст. 593	В творческих вузах – пост.
05-08	Годовой план работы факультета по учебной работе		3 г. ст. 167
05-09	Годовой отчет факультета по учебной работе		Постоянно ст. 575, а
05-10	Отчеты руководителей о прохождении производственной практики студентов		5л. ст. 610
05-11	Отчеты студентов о производственной и педагогической практике		3 г. ст. 611
05-12	Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных практик (инструктивные письма, методические указания)		3 г. ст. 614
05-13	Документы об организации самостоятельной работы студентов (справки, отчеты и др.)		3 г. ст. 611
05-14	Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета		5 л. ст. 28
05-15	Учебные и учетные карточки студентов		75 л. – в ЭПК ст. 499, а	Хранятся в личных делах студентов
05-16	Журнал учета учебной работы профессорско-преподавательского состава факультета		5 л. ст. 618
05-17	Журнал регистрации контрольных и курсовых работ		3 г. ст. 616
05-18	Журнал учета успеваемости студентов		5 л. ст. 605	Сводные ведомости успеваемости – не ме­нее 25
05-19	Журнал учета посещаемости студентов		5 л. ст. 605
05-20	Журнал учета выдачи академических справок		Постоянно
05-21	Список студентов (по группам)		10 л. ст. 514, е
05-22	Зачетные и экзаменационные ведомости		5 л. ст. 597
05-23	Расписание занятий		1 г. ст. 602
05-24	Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы		1 г. ст. 607
05-25	Номенклатура дел деканата факультета		5 л. ст. 95б
05-26	Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению		3 г. ст. 117б	В архиве вуза – постоянно

Декан факультета управления

Таблица 4

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в 200____ году в деканате факультета управления

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой экспертной комиссии
Постоянного
Долговременного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включит.)
ИТОГО

2.2 Формирование дел

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежность документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.

Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

При формировании дел придерживаются определенного порядка:

-  в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;

-  подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии в дело не помещают. (Исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);

-  в дело включается один экземпляр документа;

-  документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;

-  документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

-  в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);

-  документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

-  в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

-  документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимися к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;

-  документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;

-  приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

-  документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

-  документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись. В нее вносится каждый подшиваемый документ (табл. 5). Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками.

При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.