Формирование и временное хранение дел организации (стр. 14 )

Бумага имеет некоторые повреждения по краям и потертость в середине документа, однако находится в удовлетворительном состоянии и ее незначительные дефекты не мешают распознать текст документа. Индекс состояния бумаги – Б.

Текст рукописный, достаточно контрастный, за исключением отдельных мест с выцветанием текста (последние строки документа). Индекс состояния текста 1.1.

Общий индекс физического состояния документа Б – 1.1.

При проведении оценки физического состояния документов и обнаружении неисправимых повреждений составляется акт.

Образец акта о неисправимом повреждении документов

Архив

15.02.2003 г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись

Дата

АКТ

о неисправимом повреждении документов

№ п/п	Номер описи	Номер дела (тома)	Заголовок дела (тома)	Кол-во листов дела	Характер повреждений
1	2	3	Статистические отчеты о материально-техническом состоянии помещений	20	Листы сильно поражены плесенью, текст местами не читается
2	2	5	Годовой финансовый отчет	46	Текст почти полностью обесцвечен

Итого установлено: неисправимо поврежденных – 2 единицы хранения.

Задания

Оцените физическое состояние следующих документов:

1.

2.

6 Автоматизация ведомственного архива

Современные средства электронной вычислительной техники и программное обеспечение позволяют повысить эффективность функционирования ведомственного архива. Достигается быстрота многопользовательского доступа к необходимой информации, управление правами доступа, получение различных статистических данных.

Все более широкое распространение получает автоматизированная подсистема «Архивное дело» в составе системы «Дело – предприятие». Автоматизация правил делопроизводства и архивного дела выполнена в полном соответствии с российскими стандартами. Функции подсистемы:

1.  Ведение номенклатуры дел;

2.  Формирование и оформление дел, подготовка к сдаче в архив;

3.  Описание дел;

4.  Перевод бумажного архивного фонда в электронный вид;

5.  Топографирование хранилища;

6.  Поиск дел и документов, а также контекстный поиск в прикрепленных файлах;

7.  Учет и контроль движения выданных дел и документов;

8.  Информационно-справочное обслуживание;

9.  Подготовка дел, не подлежащих длительному хранению, к уничтожению;

10.  Формирование годовых разделов сводной описи и описей дел подразделения.

Работа пользователя подсистемы «Архивное дело» реализована в среде многооконного интерфейса (рис. 10, 11 и 12) с интуитивно понятными обозначениями операций.

Рис. 10 Окно ведения номенклатуры дел

Рис. 11 Окно задания условий поиска дел

Рис. 12 Формирование отчета

Современное направление в делопроизводстве и архивном хранении документов – создание архивов электронных документов. Осуществляемая ретроспективная конверсия (ретроконверсия) – это процесс создания электронного архива на базе существующего физического («бумажного») архива, включающий подготовку и сканирование документов, индексацию и распознавание отсканированных образов, архивацию результатов работ в согласованном формате на твердый носитель (диски).

Первый этап ретроконверсии архива – перевод задокументированной на бумажных носителях информации в электронный вид. Для этого используются электронные считыватели – сканеры. Условиям качественного преобразования всех видимых пометок на оригинале и получения образов документов с разрешением 200, 240, 300 и 400 точек на дюйм удовлетворяют промышленные сканеры ЭЛАР-СКАМАКС:

Хранение информации в электронном виде осуществляется в архивных накопителях. Архивные накопители – специализированные устройства для долговременного хранения и обеспечения произвольного доступа к данным. Архивные хранилища используют наиболее надежный на сегодняшний день оптический способ записи, основаны на носителях DVD (и ее предшественниках – компакт-дисках CD) и новых технологиях с использованием «голубого лазера» – в том числе профессиональной технологии UDO (Ultra Density Optical, наследница магнито-оптики). Роботизированные накопители большого объема – до 20 Терабайт (ТБ) и более – способны применять как диски, физически исключающие исправление архивированных данных (WORM, DVD-R), так и перезаписываемые носители (RW, DVD-RAM). Обеспечивается сохранность данных в течение 50 лет и более.

Универсальные DVD-накопители ЭЛАР НСМ Роботизированные архивные накопители ЭЛАР НСМ представляют собой современные системы хранения данных на основе технологии DVD. Применяются от 145 до 705 дисков, в том числе двусторонних (общий объем до 6,5 Терабайт).
Новые высокопроизводительные накопители Plasmon UDO Новейшие на сегодняшний день автоматизированные накопители Plasmon UDO G-series позволяют хранить до 19.1 ТБ данных. Предназначенные для профессиональных решений, требующих сверхбольших объемов хранения и высочайшей производительности, они гарантируют сохранность данных на носителе в течение 50 лет.
Архивные DVD - чейнджеры ЭЛАР ПФ Компактные, экономичные и простые модели емкостью 1 Терабайт применяются для небольших архивов, специализированных хранилищ рабочих групп, обеспечения коллективного использования в сети готовых и специально записанных дисков CD и DVD. Вмещают до 200 носителей.

Библиографический список

1.  Доронина, Л. Архив организации / Л. Доронина // Служба кадров. – 2002. – № 12. – С. 66–70.

2.  Крайская, З. В. Организация архивного дела в СССР / . – М. : Экономика, 1980. – 176 с.

3.  Ларин, М. В. Управление документацией в организациях / . – М. : Научная книга, 2002. – 288 с.

4.  Привалов, В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе : метод. указания / // Росархив. ВНИИДАД. – М. : Научная книга, 2002. – 112 с.

5.  Охотников, и делопроизводство : учеб. пособие / , . – М. – Ростов н/Д: Издат. центр «МарТ», 2005. – 304 с.

6.  Галахов, В. В. Делопроизводство : образцы, документы. Организация и технология работы / , , [и др.]; под ред. , . – М. : Проспект, 2003. – 448 с. : ил., табл.

7.  Алексеева, Е. В. Архивоведение : учебник / , , ; под ред. . – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Академия, 2004. – 271 с. : ил., табл.

8.  Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / . – 4-е изд., испр. и доп. – М. : Управление персоналом, 2003. – 405 с. : ил., табл., прил.

9.  Альбрехт, Б. В. Архивы коммерческих организаций / . – М. : МЦФЭР, 2005. – 191 с. : прил. (Библиотека журнала «Справочник секретарей и офис-менеджера». – 2004. – № 4). – Перечень нормативных правовых актов.

10.  Вялова, Л. М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах / . – М. : МЦФЭР, 2004. – 223 с. : ил., прил. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера». – 2004. – № 2).

11.  Санкина, Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству / . – 3-е изд., перераб. и доп. – М. : МЦФЭР, 2003. – 361 с. : табл., прил. – (Библиотека журнала «Справочник кадровика». – 2003. – № 4).

12.  Альбрехт, Б. В. О перечнях документов со сроком хранения – из первых уст / // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – № 12. – С. 26–32.

13.  Афанасьева, Л. П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональные данные / // Делопроизводство. – 2006. – № 4. – С. 106–115.

14.  Храмцовская, Н. А. Архивы, которые мы потеряли / // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – № 12. – С. 64–77.

15.  Храмцовская, Н. А. Документы ликвидированных организаций: хронология событий / // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – № 11. – С. 48–59.

16.  Кошелева, Е. А. Заключение договоров с архивными учреждениями и передача документов по личному составу на государственное и муниципальное хранение / // Справочник кадровика. – 2006. – № 5. – С. 69–74.

17.  Кошелева, Е. А. Доступ к архивным документам по личному составу и их использование / // Справочник кадровика. – 2006. – № 6. – С. 66–73.

18.  Кошелева, Е. А. Передача дел в архив организации / // Справочник кадровика. – 2006. – № 3. – С. 75–91.

19.  Тихонов, В. И. Архивное хранение электронных документов: проблемы решения / // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – № 2. – С. 16–29.