Руководство по качеству РК-СМК 01.01-2015 (стр. 6 )

7.2.2.4 По согласованию с потребителем анализ контракта может осуществляться совместными усилиями, путем двухсторонних переговоров. Данные переговоров фиксируются в письмах, факсах, протоколах и т. п.

7.2.2.5 В целях уточнения и конкретизации планов работ, анализ контракта может проводиться повторно на различных стадиях проведения работ.

7.2.2.6 Внесение изменений в контракт проходит, как правило, все те же этапы анализа и проверок, которые были при подписании самого контракта.

7.2.2.7 Все изменения к контракту оформляются в виде двухсторонних дополнительных соглашений, являющихся неотъемлемой частью контракта. Анализ изменений контракта осуществляется руководителем учреждения.

7.2.2.8 После утверждения обеими сторонами изменений, вносимых в контракт, они вносятся в соответствующие документы, а также измененные требования доводятся до всех подразделений, на деятельность которых они влияют.

7.2.3 Связь с потребителями

7.2.3.1 Связь с потребителями учреждения осуществляется по следующим основным направлениям:

- общие связи учреждения с существующими или потенциальными потребителями – такие как предоставление рекламной или маркетинговой информации (информации об учреждении, ее услугах и деятельности);

- предоставление по запросу потребителя информации о ходе исполнения проекта;

- обратная связь от заказчиков обо всех проблемах, возникающих в ходе исполнения проекта;

- действия в ответ на обратную связь и жалобы потребителей;

- получение отзывов и предложений по улучшению деятельности учреждения.

7.2.3.2 Для предоставления информации об учреждении, ее услугах и деятельности поддерживается в актуальном состоянии сайт учреждения. Ответственный за определение состава информации, размещаемой на сайте, и ее актуальность ежегодно утверждается руководителем учреждения.

7.2.3.3 Информация о ходе исполнения проекта доводится до заказчика в ходе переговоров (в том числе телефонных) и переписки.

7.2.3.4 Обратная связь от заказчика о проблемах, возникающих в проектах, также осуществляется в ходе переговоров (в том числе телефонных) и переписки.

7.2.3.5 При возникновении жалоб или претензий к работе учреждения или ее сотрудников потребитель может оставить обратную связь на сайте, направить жалобы по электронной почте, по факсу, или письменно на имя руководителя учреждения. Процедуры, определяющие порядок рассмотрения и удовлетворения претензий и рекламаций потребителей, установлены в ДП-СМК 02.04-2015 «Управление несоответствующей услугой».

7.2.3.6 Для получения отзывов и предложений по улучшению деятельности учреждения в учреждении предусмотрены формы анкеты удовлетворенности потребителя.

7.2.3.7 Не реже 1 раза в год проводится анализ удовлетворенности потребителя ходом и результатами деятельности учреждения. Порядок проведения анализа установлен в п. 8.2.1 РК.

7.3 Проектирование и разработка

В деятельности учреждения не предусмотрены работы по проектированию и разработке, т. к. вся деятельность регламентирована законодательством РФ в сфере здравоохранения.

7.4 Закупки

7.4.1 Процесс закупок

7.4.1.1 Закупки проводятся в соответствии с действующим в учреждении Положением о закупке товаров, работ, услуг для нужд ГОАУЗ «Апатитская стоматологическая поликлиника».

7.4.1.2 Закупки осуществляются в управляемых условиях и только у тех поставщиков, которые в максимальной степени удовлетворяют требованиям, предпочтениям и ожиданиям учреждения по качеству и надежности продукции, ценам, срокам, объемам и способам поставки.

7.4.1.3 В учреждении применяются следующие виды закупок:

- товары для нужд учреждения;

- услуги для нужд учреждения;

- работы для нужд учреждения.

7.4.1.4 Проведение закупки осуществляется на основании утвержденного и размещенного в ЕИС не позднее 31 декабря текущего календарного года на срок не менее чем один год Плана закупок товаров, работ, услуг.

7.4.1.5 План закупок является основным плановым документом в сфере закупок и после получения необходимых согласований со стороны экономиста и главного бухгалтера учреждения утверждается руководителем учреждения и размещается в ЕИС на срок не менее чем на 1 (один) год.

7.4.1.6 Планирование закупок осуществляется Комиссией по закупкам.

7.4.1.7 Взаимодействие с подрядчиками осуществляется в соответствии с договором подряда и п. 4.1.7 РК.

7.4.1.8 Оценка и повторная оценка (ежегодная) поставщиков осуществляется по критериям:

- продукция (услуга) выполнена по всем правилам, стандартам, предъявляемым к ней;

- продукция (услуга) предоставлена к оговоренному сроку;

- стоимость заказа;

- вся проведенная работа считается строго конфиденциальной.

7.4.1.9 Результаты повторной оценки поставщиков включаются в отчет о функционировании СМК.

7.4.2 Информация по закупкам

7.4.2.1 Работа с поставщиками по заключению контрактов на поставку, а также анализ документов на закупку с точки зрения адекватности установленных требований к закупкам до их сообщения поставщику проводится Комиссией по закупкам.

7.4.2.2 При оформлении документов на закупки (контрактов, дополнительных соглашений, счетов и других документов) исходят из того, что вносимые в них данные должны обеспечивать достаточность устанавливаемых требований к закупаемой продукции, работам (услугам). Эти требования включают:

– данные, точно описывающие заказанную продукцию или услуги, количество и тип продукции, работ (услуг);

– ссылки на стандарты, технические условия или другие нормативные документы;

– маркировку и иные средства идентификации;

– условия транспортировки и хранения, правила установки (монтажа) и эксплуатации;

– необходимую квалификацию персонала, если уместно;

– гарантии замены, если продукция, работы (услуги) оказались несоответствующими;

– другие требования, согласованные учреждением с поставщиком.

7.4.2.3 Приобретаемые товары и оборудование должны быть новыми, не бывшими ранее в употреблении, должны быть произведены известным и надежным производителем с положительной деловой репутацией.

7.4.2.4 Подрядные работы должны выполняться квалифицированным персоналом с использованием современных технологий производства работ и управления проектами, с использованием современных и качественных материалов.

7.4.2.5 Услуги должны оказываться квалифицированным персоналом с использованием современных методов, подходов, технологий.

7.4.2.6 Внесение изменений в контракт в случае изменения условий поставок производится согласно процедурам заключения контрактов.

7.4.3 Верификация закупленной продукции

7.4.3.1 Верификация закупленной продукции проводится с целью предотвращения использования в работе учреждения продукции, не соответствующей требованиям нормативно-технической документации, договоров на поставку.

7.4.3.2 Верификация закупленной продукции (услуг) осуществляется в соответствии с договором поставки.

7.4.3.3 Проверку предоставления работ и услуг сторонними организациями (физическими лицами) и анализ представляемых отчетных документов осуществляет руководитель структурного подразделения, заинтересованного в приобретении данной продукции, с привлечением по необходимости других специалистов учреждения.

7.4.3.4 Любая продукция, работа (услуга), характеристики которой не соответствуют установленным требованиям, своевременно идентифицируется и не используется до принятия решения о ее коррекции, изъятии, замене, возврате и т. п.

7.4.3.5 Информация о несоответствующей поставке незамедлительно направляется в письменном виде поставщику.

7.5 Обеспечение производства и обслуживания

7.5.1 Управление производством и обслуживанием

7.5.1.1 Пункт 7.5.1 е) ИСО 9001 (в части действий после поставки, т. е. обслуживания) исключен из области применения СМК учреждения (п. 1.2.1 РК), т. к. в деятельности учреждения не предусматриваются никакие действия после выполнения работ по заключенным договорам (подписания акта оказанных услуг).

7.5.1.2 Под управлением производством в учреждении понимается деятельность, связанная с планированием, контролем, регулированием и оцениванием процесса лечебно-диагностической деятельности. Данное управление производится с целью предотвращения несоответствий, а также для обеспечения стабильного предоставления услуги требуемого качества в установленные сроки.

7.5.1.3 Все процессы СМК учреждения осуществляются в управляемых условиях, обеспечивающих стабильность заявленного качества и соблюдение требований, заложенных в соответствующей документации. Это является гарантией того, что в учреждении возможно осуществление процессов, обеспечивающих выполнение требований потребителей услуг.

7.5.1.4 Основными составляющими процессов, влияющими на их развитие и качество, являются:

- рабочая документация на процессы, включающая документированные процедуры, положения, календарные планы-графики выполнения работ либо планы совместных работ, должностные инструкции, технические задания (спецификации) и договоры с заказчиками;

- персонал, действующий на основании РК учреждения. Требования к квалификации персонала в соответствии с должностными инструкциями;

- производственная среда и инфраструктура, требования к которой изложены в п. 6.3 и 6.4 РК;

- наличие методик и технических средств для проведения основных видов деятельности, а также методик диагностики;

- действующая система мониторинга и измерений показателей качества процессов и их результатов (п. 8.2.3 РК).

7.5.1.5 Каждый элемент процесса отвечает определенным критериям, описанным в соответствующих разделах РК, и обеспечивает необходимый уровень качества процесса в целом. Обеспечение стабильности заявленного качества и его улучшение осуществляются путем внесения изменений в те или иные элементы процесса.

7.5.1.6 В целом последовательность этапов работ состоит из следующих частей: 

- подготовительная часть (планирование процессов, выбор квалифицированного персонала, установление условий и форм обмена информацией, оформление документации, диагностирование);

- собственно оказание услуги;

- заключительная часть (представление результатов, написание отчета, оформление документов, акт оказанных услуг). 

7.5.2 Идентификация и прослеживаемость