Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 2 )

НЕРАЗРЫВНЫЕ ПРОБЕЛЫ

Чтобы ввести неразрывный пробел, нужно:

нажать клавиши: Ctrl, Shift и клавишу Пробела.

Теоретически можно увидеть отличие неразрывного пробела от обычного, нажав кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели Word, но, к сожалению, из-за несоответствия Word.6 и Window 3.11 эти символы на экране не отражаются, они отражаются, если на компьютере установлен Window 95 и Word.7 и более поздние версии. Тогда обычный пробел показывается точкой на уровне середины строки, а неразрывный пробел кружочком выше линии строки.

Неразрывные пробелы обязательно ставятся:

1. Между инициалами и фамилией:

правильно: ;

неправильно: ; ; ; .

2. Между цифрами и последующим текстом:

V съезд; 1. Во‑первых; 2. Во‑вторых; 1965 г. и т. п.;

а) между №, Т., Вып. и т. п. и последующими цифрами:

правильно: № 25; Т. 25; Вып. V.

неправильно: №25; Т.25; Вып. V;

б) между страницами и номерами страниц:

правильно: 25 с.; С. 45.

неправильно: 25с.; С.45;

в) между сокращениями: т. к.; т. п., Б. п., Б. м. и т. п.

Примеры неразрывных пробелов см. также Таблицу выше.

НЕРАЗРЫВНЫЕ ДЕФИСЫ

Чтобы ввести неразрывный дефис, нужно:

нажать клавиши: Ctrl, Shift и клавишу Дефиса.

Отличие неразрывного дефиса от обычного можно увидеть, нажав кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели Word. Обычный дефис сохраняет свое начертание, а неразрывный изображается примерно в два раза длиннее и немного выше обычного.

Неразрывные дефисы ставятся:

В тех случаях, когда нежелательно, чтобы слово переносилось на месте постановки дефиса в слове, то есть:

При сокращении слов:

б‑ка; изд‑во и т. п.

NB! В приложениях (песня-молния, царь-рыба, город-герой, Иванушка-дурачок, завод-гигант и пр.), в словах, оканчивающихся на - то, - либо, ‑нибудь, ‑таки и пр. и начинающихся с кое - (кое-где, что-то, где-нибудь, кто-либо), в сложных фамилиях (Голенищев-Кутузов), в составных прилагательных ставится обычный дефис, так как эти слова можно переносить.

Но следует заменить, что не все издательские программы различают неразрывный дефис и обычный, поэтому не исключено, что при проверке гранок вам придется исправлять неправильно перенесенные сокращения, попавшие на конец строки.

ТИРЕ

Очень часто необходимо вставить в текст не дефис, а тире, для которого нет клавиши на стандартной клавиатуре, но существуют специальные, назначенные в Word клавиши.

Тире вводится клавишами:

Alt, Ctrl и NB! Дефис (на дополнительной цифровой клавиатуре справа) (NB! Если вы нажмете дефис на основной клавиатуре, то начнут исчезать строки меню!).

Так как это не очень удобно, то советую назначить другую клавишу для тире, например, сочетание клавиши Alt и буквы Я (или другой буквы, как удобнее). Для этого нужно:

открыть меню: Вставка: Символ: Специальные символы: Длинное тире. Нажать на кнопку Клавиша, встать курсором в окошко Новое сочетание клавиш и нажать выбранное вами сочетание клавиш (оно должно состоять из одной (или двух) специальных клавиш (Shift, Ctrl или Alt) и любой другой клавиши). В окне появится их обозначение. Обязательно проверьте, не соответствовало ли ранее выбранному сочетанию другое назначение. Должно быть: Текущее назначение: Нет, если уже есть назначение, то замените свое другим. Нажмите на кнопку Назначить, затем на кнопку: Закрыть. И выйдите из окна Символ, нажав на кнопку Закрыть.

Также можно вводить тире в текст, поставив пробел, затем нажав два раза на клавишу дефиса, затем опять сделав пробел. После этого два дефиса преобразуются в длинное тире. Неудобно пользоваться этим способом в том случае, если вам нужно поставить тире без пробелов: приходится после их убирать.

Тире без пробелов до и после ставятся:

При наборе диапазона цифр: 1965—1985; С. 25—28; № 7—9 и т. п.

Тире с обычными пробелами до и после ставятся:

По правилам русского языка: там, где они должны быть по смыслу, а также при диапазоне смешанного буквенно-цифрового сочетания:

1965 — февр. 1966 г.; XIX — нач. ХХ в.; Москва — столица нашей родины и пр.

Не ставится пробел между:

низкими знаками и последующим тире, то есть: между точкой, запятой и многоточием и тире:

Февр.— март; «Здравствуй,— сказал он.— Пошли» и пр.

Также тире ставится между областями библиографического описания, а так как чаще всего оно ставится после запятой или точки, то перед тире пробел не ставится, а после ставится:

Русская живопись…— М., 1988 и пр.

МНОГОТОЧИЕ

Многоточие вводится также специальной клавишей, а не тремя точками друг за другом.

Многоточие вводится клавишами:

Ctrl, Alt и клавиша Точки.

В этом случае многоточие занимает место одного знака, а не трех. Если многоточие сочетается с другими знаками препинания, то точки ставятся обычным способом: ?..; !?. и т. п.

КАВЫЧКИ

При типографском наборе применяется два вида кавычек: лапки: «» и кавычки, которые ставятся только при сочетании с лапками, когда необходимо выделить текст внутри лапок: „“.

NB! Те кавычки, которые есть на основной клавиатуре, не соответствуют кавычкам, используемым для типографии. Они имеют другой символьный код (0034, или если у вас установлена замена одинарных кавычек на парные: 0147 и 0148).

Вводить лапки и кавычки можно одним из трех способов:

1. Кодами: « (0171); » (0187); „ (0132); “ (0147).

2. Назначить лапки и кавычки какому-либо сочетанию букв, чтобы при вводе их они заменялись на кавычки. Для этого нужно: Открыть меню: Сервис: Автокоррекция (Автозамена). В окне заменить ввести сочетание букв, например: ээ; в окне на ввести коды «»: (0171 и 0187). Нажать на кнопку Добавить; В окне Заменить ввести ъъ; в окне На ввести коды „“: (0132 и 0147). Нажать на кнопку Добавить, закрыть меню, нажав на кнопку ОК. После этой операции при вводе введенных сочетаний букв и пробела после них, на экране появятся лапки или кавычки. NB! Автозамена работает в том случае, если это сочетание букв отделено пробелом от предыдущего слова и пробела после него.

3. Ввести лапки или кавычки кодами, выделить их, открыть меню Правка: Автотекст. В окне Имя элемента ввести какую-нибудь букву, которую вы должны будете запомнить, например буква б (лучше всего использовать одну или две буквы, так как набор длинного слова отнимает много времени, особенно если кавычек в тексте много). То же самое проделать для остальных кавычек. После этого в дальнейшей работе, когда вы нажмете введенную вами букву, например, для «»: букву б и функциональную клавишу F3 (верхний ряд клавиатуры), в текст вставится «». Также, как и в автозамене, буква должна быть отделена пробелом от предыдущего слова. Если вы вставляете символ в середину текста, то пробел должен быть и после него.

NB! Не рекомендуется назначать кавычки и лапки из таблицы символов! В этом случае при переводе файла в издательскую систему они преобразуются в поля символьного кода, которые очень увеличивают файл, засоряют текст, и при большом количестве подобных символов он нечитабелен, символы приходится заменять вручную на правильные. Трудоемкость операции увеличивается при использовании разных шрифтов.

Например, при неправильном вводе фразы Сборник «Вечера в клубе „Заря“».

вы можете после конвертирования получить такой текст: Сборник {SYMBOL 171 \f "Times New Roman CE \s 10}Вечера в клубе {SYMBOL 132 \f "Arial Cyr" \s 10}Заря{SYMBOL 147 \f "Arial Cyr" \s 10}{SYMBOL 187 \f "Times New Roman CE \s 10}.

То есть каждый вставленный вами символ из таблицы символов преобразуется в поле SYMBOL с расшифровкой названия шрифта и его размера.

Помимо названных неудобств, вставленные символы нельзя найти, используя меню Word Правка: Найти или Правка: Заменить, а внешне они ничем не отличаются от правильно введенных символов. Единственное отличие их в том, что вставленные символы не уничтожаются простым нажатием клавиши Delete. Как любое поле, их можно удалить, только выделив. Но, согласитесь, что проверять каждую лапку таким способом — очень нерациональная трата времени.

Скобки

Квадратные, фигурные и угловые скобки вставляются нажатием клавиш на клавиатуре в режиме латиницы. В кириллице эти скобки на клавиатуре отсутствуют. Круглые скобки вставляются и в кириллице и в латинице. NB! Нельзя назначать дополнительные клавиши для скобок, переходите на латиницу для их ввода!

Символы, которых неТ на клавиатуре

Если в тексте встречаются буквы с диакритикой, например o, u, ї, то не нужно их вставлять из таблицы символов, следует ввести похожую букву, и при передаче в издательский отдел составить объяснение, в каких словах нужно заменить буквы без диакритики на нужные. Можно их выделить с двух сторон какими-нибудь знаками, которые не встречаются в тексте в других местах, например: @, #, & и пр.

Если такие буквы (или знаки параграфа, градуса и пр.) все-таки вставляются из таблицы символов, то их нужно пометить специальным стилем. Для этого нужно в меню открыть Формат: Стиль, нажать кнопку Создать. В окне Имя ввести имя стиля, например, TimeRoman; в окне Стиль выбрать Символа, нажать клавишу Формат, выбрать строку Шрифт, выбрать название шрифта, лучше всего Times New Roman, нажать ОК, выйти из меню. После этого вы сможете перед вводом символа с диакритикой выбрать в списке стилей на панели форматирования назначенный стиль и выделить им нужную букву. В дальнейшем их можно будет легко найти по поиску стиля и заменить, если они преобразовались в неправильный вид. (Например, если шрифт, который используется для печати сборника, не содержит буквы u, то слово Munchen преобразуется в Mьnchen).

NB! Старайтесь вставлять буквы из одного и того же шрифта!

Правила расстановки переносов в тексте

При наборе текста некоторые сочетания слов нельзя разносить на разные строки, это:

1. Не разбиваемые переносом неделимые слова и текстовые элементы:

а) Буквенные аббревиатуры, набираемые прописными буквами, либо прописными буквами в сочетании с отдельными строчными или цифрами, например: ЮНЕСКО, КАМАЗ, ФВ‑1000 и пр.;

б) Цифры одного числа, например: 1200500 и пр.;

в) Порядковые числительные в виде сочетания цифр и падежного окончания, например: с 25‑го по 30‑е и пр.