Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 7 )

Эта довольно трудоемкая операция с закладками и ссылками имеет смысл, если у вас их много, возможна большая редакция текста, перестановка в последний момент описаний, вставка новых и пр. Подготовить текст к окончательной распечатке и сдаче в типографию все равно будет не очень трудно, хватит и одного рабочего дня. Зато у вас не будет описаний с номерами и буквами а, б, в и остальными буквами алфавита.

Вставленные вышеуказанным способом закладки можно всегда обновить. Для этого нужно выделить текст, или только то место текста, в котором имеются перекрестные ссылки и нажать клавишу F9. Старые номера описаний в ссылках заменятся новыми.

Алфавитный указатель произведений

На основе перекрестных ссылок, как показывалось выше, можно создать алфавитный указатель произведений. Принципы работе те же. Помечаете закладками пронумерованные автонумерацией описания сборников произведений писателя, затем выписываете (каждое с новой строки) в алфавитном порядке произведения из первого сборника и вставляете перекрестные ссылки на этот сборник к каждому заглавию произведения. Можно выписывать произведения и по порядку их расположения в книге, а после создания перечня выделить его, открыть меню Таблица: Сортировка текста и отсортировать По возрастанию. Далее нужно открыть второй сборник. К тем произведениям, которые уже есть в перечне, добавить ссылку на второй сборник, недостающие вставить и дать ссылку. Ссылки вставляются в виде 1. 2. 3. и пр., поэтому, как уже говорилось ранее, лучше их разделять пробелом и двумя запятыми, чтобы в конце работы можно было быстро заменить сочетание <.,, > на <, >.

NB! Составление такого указателя целесообразно для небольших библиографий. Если количество произведений писателя очень велико, и они часто повторяются в различных сборниках, если вы хотите создать единый алфавитный указатель произведений как для авторских сборников, так и для периодики, то вы рискуете очень сильно увеличить файл и лишиться набранного текста, так как файл может не открыться. Поля занимают много места, а перекрестные ссылки в тексте еще больше перегружают файл. Например, удалось создать алфавитный указатель для 100 сбор­ников, произведения в них повторялись от 1 до 40 раз. Но дальнейшие попытки включить в указатель периодику привели с утрате последней редакции текста. В него входило 3500 описаний. Опасность перегрузки файла можно заметить, когда начинаются затруднения с перемещением со страницы на страницу, а также сбой автонумерации в конце файла при перелистывании текста.

В связи со всем вышеизложенным, советуем большие и сравнительно сложные библиографические указатели создавать в базах данных. Word изначально не предназначен для таких сложных задач. И, как вы уже убедились, требуется придумывать обходные пути, чтобы получить желаемое.

создание оглавления

Word позволяет создать до девяти уровней заголовков и, соответственно, оглавления. Наиболее простой способ создания оглавления на основе стилей заголовков. Если вы правильно назначили стили заголовков: Заголовок 1, Заголовок 2 и т. п. (NB! С большой буквы и пробелом перед номером), то когда вы откроете в меню Вставка: Оглавление и указатели, выберете закладку Оглавление, укажете в окне Уровни количество уровней в вашей тексте (максимум 9), нажмете ОК, то в том месте, где у вас будет стоять курсор, Word создаст оглавление, которое будет состоять из текстов названий ваших заголовков. Если вы не хотите, чтобы в оглавление вошли заголовки всех девяти уровней, то в окне Уровни укажите нужное вам число, например 3, тогда оглавление отразит только три первых вида заголовков.

Если ваше оглавление должно отличаться по тексту от текста заголовков, то можно:

1. Отредактировать уже готовый текст оглавления, встав курсором на каждую строку и исправив текст, шрифт и т. п. Но это нужно будет делать каждый раз после обновления оглавления.

2. Ввести поля элементов оглавления в тех местах (после тех заголовков), страницы которых должны быть в оглавлении. Такие поля можно вставить, используя меню Вставка: Поле, в окне Категории выберите Оглавление и указатели, в окне Поля выберите поле TC, нажмите ОК. Вставится текст: { TC }, его нужно изменить до такого вида: { tc ""\l1 }. Цифра после буквы l указывает на уровень заголовка, то есть при вставке такого поля, вы сами должны решить, какой уровень вам нужен. Поставив курсор между кавычек, вы можете вставить нужный вам текст строк оглавления. Можно назначить девять уровней строк оглавления.

NB! Поля оглавления должны быть одного вида в одном тексте, включая пробелы! То есть, если вы корректировали текст полей для создания автотекста, то не удаляйте в них ничего, кроме текста элемента внутри кавычек, пробелы перед названием поля и в конце должны остаться. Если у вас в одном случае будет поле с пробелами: { tc ""\l1 }, а в другом без них: {tc""\l1}, то они могут собраться по-разному в указатель, или отразиться в распечатке, или это может привести к тому, что файл не откроется после конвертирования в Word.2 или издательскую программу. Поэтому будьте внимательны при вводе элементов вспомогательных указателей.

Приведенный выше текст поля элемента оглавления также можно ввести в автотекст, обозначив его как вам удобнее и вставлять его указанным выше способом (буква и F3). Перед вставкой текста оглавления в файл Вставка: Оглавление и указатели: Оглавление, нужно нажать кнопку Параметры и пометить опцию Поля. Тогда указатель будет собираться не из заголовков, а из введенного вами в поля текста. Шрифты, отступы строк оглавления разных уровней задаются в стилях: Оглавление 1, Оглавление 2 и т. п.

Если у вас не девять, а больше уровней заголовков, которые вы все равно хотите отразить в оглавлении, то можно их назвать, например, Заголовок 51 и т. п., в окне Оглавление нажать кнопку Параметры и в окошке Уровень напротив нужного вам заголовка написать близкий к нему уровень, например, для Заголовок 51 — 5, а в окончательном варианте текста в собранном оглавлении исправить оформление этих заголовков на нужное вам.

подготовка текста к распечатке

Когда вы подготовите окончательный вариант указателя, сделайте копию рабочего файла для предварительной распечатки, в ней обновите сначала все поля (в том числе и вспомогательные указатели), выделив весь текст и нажав F9, затем, замените стиль НоваяСтраница на Нормальный (Обычный) (или удалите Разрыв страницы, если вы пользуетесь этим способом разбивки). После этого для сокращения размеров файла, можно удалить из текста все именные поля. Это можно сделать, воспользовавшись меню Правка: Заменить, нажать кнопку Специальный, выбрать строку Поле, после появления в окошке ^d введите латинскими буквами XE, поставьте после ^d пробел. NB! Пробел должен быть после названия поля, если вы правильно пометили элементы указателя! Если у вас все-таки встречаются варианты и без пробела, то можно провести операцию замены и для них, удалив таким образом все поля. В окошко Заменить на не нужно вставлять никакого текста, нажать кнопку Заменить все, и поля пометки указателя будут удалены. После этого выделите еще раз весь текст, и нажмите сочетание трех клавиш Ctrl Shift F9. В результате все поля, за исключением автонумерации, преобразуются в обычный текст, и вы сможете заменить.,, на запятые. Автонумерация остается в окончательном варианте файла, но она хорошо передается всем издательским системам, а при сохранении в формате текст DOS преобразуется в обычные номера, так что с этим проблем не будет.

NB! Если вы создаете оглавление, пользуясь полями, а не стилями заголовков, то лучше их ввести уже в окончательный текст, после разрыва связей полей и удаления именных полей. Тогда вашими полями смогут воспользоваться в издательстве и соберут оглавление с вашими параметрами.

Далее вы можете «навести красоту» перед распечаткой: присоединить заголовки к последующему тексту там, где они остаются в конце страницы, начать нужные разделы с новой страницы, исправить оформление оглавления, если оно не очень удачно, и так далее. Делать это лучше в режиме разметки (2‑я кнопка слева в нижнем углу экрана). В дискетном варианте лучше не оставлять никаких связанных абзацев и заголовков, никакого дополнительного выравнивания текста по высоте, начала разделов с новой страницы и т. п. Так как все равно размер страницы и шрифта в книжном варианте изменится, и расположение текста будет иным. А то, каким вы хотите видеть свой указатель, будет видно из распечатки, которую вы отдаете в издательство вместе с дискетой.

Проверка правильности ввода текста

Построчная визуальная проверка текста зачастую не позволяет заметить все ошибки ввода. Поэтому лучше воспользоваться меню Правка: Заменить. Те сочетания, которые подлежат обязательной замене и не имеют вариантов, можно заменить кнопкой Заменить все; а сочетания, имеющие варианты, нужно заменять поэтапно, используя кнопки Найти далее и Заменить.

Для того, чтобы удалить пустые строки в тексте, нужно (! при включенной кнопке Непечатаемые символы) открыть меню Правка: Заменить, встать курсором в окошко Что, нажать кнопку Специальный, выбрать Маркер (Символ) абзаца; вставится ^p. Повторить операцию. В окошко Заменить на не вводить ничего и нажать кнопку Заменить все. Проделать это несколько раз, так как вполне возможно, что у вас в тексте имеются не две, а несколько пустых строк подряд.

Чтобы исключить пробел перед концом строки, нужно заменить сочетание: пробел (просто нажать клавишу пробел) и маркер абзаца на маркер абзаца.

Два или более пробелов необходимо заменить на один. NB! Больше одного пробела между словами быть не должно!

Чтобы исключить пробел между запятой, точкой или  многоточием и тире, нужно заменить запятую (точку, многоточие), пробел и Специальный: Длинное тире на запятую (точку, многоточие) и Специальный: Длинное тире. Замену можно смело провести сразу кнопкой Заменить все.

Подобную операцию можно произвести с сочетаниями: разный вид скобок ({[< >}]) и пробел, заменяя их на одну скобку и т. п.

Для замены ненужных пробелов до и после длинного тире кнопкой Заменить все пользоваться нельзя. Нужно встать в начало текста и проводить замену поэтапно, нажимая на кнопку Найти далее и при необходимости нажимать на кнопку Заменить. Например, для цифровых диапазонов можно проводить поиск сочетания: пробел — Длинное тире — пробел, заменяя его на Длинное тире.