Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 4 )

Шаблоны

Чаще всего в отделах выполняются не разовые работы, а создаются продолжающиеся сборники, оформление которых повторяется из выпуска в выпуск. В таких случаях удобно создать единый шаблон оформления текста и назначать его перед началом очередной работы новому документу, тем самым заменив Normal. dot на свой вариант.

Шаблон должен содержать:

параметры основного стиля абзаца: величину красной строки, межстрочное расстояние, выравнивание;

заголовки: количество, виды, размер шрифта, выравнивание, выделения;

оглавление: количество уровней, размер шрифта, формат;

указатели: количество, размер шрифта, формат;

формат сносок (концевых и обычных);

дополнительные стили для выделения а) шрифтов; б) абзацев; в) таблиц.

По существующим нормам и правилам «хорошего тона» оформления печатных изданий текст должен быть:

оформлен одним шрифтом;

заголовки не должны набираться размером, меньшим размера шрифта основного текста; для того, чтобы текст имел одинаковую высоту на каждой странице, при создании стиля заголовков расстояние до и после него должно быть кратно высоте строки. То есть, если вы набираете основной текст через один интервал (Межстрочный: одинарный), то расстояние до или после заголовка должно быть не меньше 12 пт, если через полтора (межстрочный: полуторный) — 18 пт, если через два (межстрочный: двойной) — 24 пт.

Решив все, откройте новый документ, или используйте копию старого, уже не нужного вам текста:

1. Откройте меню Формат: Стиль. В левом окне Стили будет список имеющихся стилей. В окне Список выберите строку Всех стилей. Тогда вы будете видеть все стили, как назначенные Word, так и созданные кем-нибудь позднее. (NB! Не следует менять названия таких стилей, как Нормальный (Обычный); Заголовок 1, 2, 3 и т. п.; Оглавление 1, 2, 3 и т. п., Указатель 1, 2, 3 и т. п. Просто нужно изменить их параметры). А вновь создаваемым стилям старайтесь давать простые, короткие и несущие смысл названия.

2. Выделите стиль Нормальный (Обычный), нажмите клавишу Изменить, и измените параметры шрифта и абзаца таким образом:

а) Нажав кнопку Формат, выберите строку Шрифт, войдите в окно Шрифт, в списке слева и выберите нужный вам шрифт. В окне начертание выберите Обычный. В окне Размер выберите величину шрифта. Нажмите ОК. Вы вернетесь назад в окно Изменить стиль.

б) Нажмите еще раз на кнопку Формат, выберите строку Абзац. В окне Абзац в окошке Первая строка задайте нужный вам отступ, как было показано ранее, в окошке Межстрочный задайте высоту строки (Одинарный, полуторный, двойной). В окошке Выравнивание задайте выравнивание (По левому краю — как в машинописи с ровным левым краем; или По ширине — оба края текста будут ровные). Нажмите ОК, вернувшись в окно Изменить стиль также нажмите ОК, выйдя в окно Стиль нажмите Закрыть.

3. После этого можно изменить вышеуказанным способом стиль Заголовков, Оглавления и пр. В стили заголовка можно включить и выделение курсивом, полужирным, расположение по центру или от края без красной строки, расстояние до и после него (Интервал перед, после) и т. п.

4. Если у вас в тексте часто встречается абзацы с отступом от левого края текста, а не с обычной красной строкой, то им тоже нужно назначить свой стиль с отступом слева нужного размера. Для этого в окне Формат: Стиль: Абзац в окошке Отступы и интервалы: Отступ: Слева задайте нужное значение. Стиль можно назвать каким-либо запоминающимся именем. Например, ОбычныйВправо.

NB! Все стили нужно назначать на основе Нормального (Обычного), тогда при изменении шрифта Нормального (Обычного) стиля, изменится и шрифт заголовков и пр. стилей, и не будет несоответствия шрифтов в одном тексте. Для этого нужно:

для вновь создаваемого стиля: открыв меню Формат: Стиль, нажать кнопку Создать. В окне Изменить стиль в окошке Имя ввести название стиля, в окошке Основан на стиле выбрать стиль Нормальный (Обычный), в окошке Стиль следующего абзаца выбрать также стиль Нормальный (Обычный). Тогда вам в дальнейшем не придется все время переходить после заголовка принудительно к обычному тексту. Для изменения уже имеющегося в списке стиля, выделив его предварительно, в окне Стиль нужно нажать кнопку Изменить. Дальнейшие действия аналогичны указанным выше.

В окне Абзац есть закладка Положение на странице. Там можно задать параметры начала абзаца с новой страницы при переходе к редактируемому стилю и пр. Из всех перечисленных в этом окне параметров существенным и нужным для постоянного пользования может быть только опция Запрет висячих строк. Если ее отметить, страница не будет заканчиваться неполной строкой, она будет переносится вместе с абзацем на следующую страницу.

Опция Не отрывать от следующего работает только в том случае, если выделить два абзаца, а потом ее задать. Тогда абзацы (NB! заголовок — тоже абзац!) не будут отрываться друг от друга. Но, как показал опыт, пользоваться этой опцией лучше всего на самом последнем этапе работы, когда вы просматриваете текст перед распечаткой, ибо, если вы объединили два абзаца, а за ними два следующих, то Word воспринимает это как объединение всех четырех вместе. А когда их набирается большое количество, то приходится выяснять, что же было объединено, выделяя каждый абзац или вставая на него и открывая окно Абзац.

Когда вы задаете выравнивание по центру (например, для заголовков), проследите, чтобы не было отступов у первой строки, иначе заголовок не располагается точно по центру строки.

В шаблон включают также стили шрифров, о которых говорилось выше, а не только стили абзацев.

Так как создание таблиц в издательских системах и в Word очень отличаются, и Word не имеет достаточных возможностей для создания таблиц, содержащих как текст, так и цифры, то особых рекомендаций, кроме указанных выше, по стилям таблицы не требуется. Нужно попытаться приблизить ее максимально к тому виду, какой вы хотели бы ее видеть в издании, а то, что невозможно отразить в Word (например, расположение текста по центру ячейки, или внизу ее), показать на распечатке корректурными знаками. Можно также создать стили для текстовых колонок таблицы с выравниванием влево; для цифр таблицы с выравниванием вправо; для шапки таблицы с выравниванием по центру; все эти стили должны быть с нулевым отступом первой строки.

Для часто используемых стилей можно назначить клавиши, как было показано выше. После назначения клавиш не забудьте пометить в окне Изменить стиль опцию Добавить в шаблон. Для заголовков лучше всего назначить клавиши Alt и цифра 1 (на основной клавиатуре), 2, 3 и т. п. для всех девяти. Но все-таки не следует особо увлекаться назначением клавиш, ограничьте их число доступным для памяти количеством. Можно распечатать их список, чтобы не вспоминать каждый раз, какую клавишу нужно нажать.

По мере исправления и создания новых стилей в открытом документе, вводите образцы этих стилей. Можно перед каждым абзацем с новым стилем написать его название и параметры. Если вы считаете, что вы все запомните без ввода текста, можно его не вводить.

Назначив нужные вам новые стили и изменив те, которые есть в Normal. dot, в соответствии со своими требованиями, удалите те, которые вам никогда не понадобятся в этом документе, (например, стиль Адрес, Шапка и т. п.). Они не пропадут совсем из Word, просто их не будет в списке стилей на панели форматирования, когда вы будете открывать ваш документ.

Закрыв окно Стиль, нужно сохранить файл в виде шаблона. Для этого нужно:

открыть меню Файл: Сохранить как. В окне Тип (Тип файла) выбрать Шаблоны документов; найти каталог Winword: Template (если вы работаете с Word.6) или MSoffice: Шаблоны (если вы работаете с Word.7), дать имя своему шаблону и сохранить его в этом каталоге.

После этого при дальнейшей работе, открыв новый документ, вы открываете меню Формат: Таблица стилей (Библиотека стилей), находите в списке слева свой шаблон и применяете его. Таким образом, на протяжении всей дальнейшей работы с этим файлом у вас не будут меняться шрифты и расположение текста, заголовков, указателей, оглавления и пр. даже если вы будете переставлять куски текста, вставлять текст в начало файла и т. п. Если же вы захотите в дальнейшем заменить все оформление этого текста на другое, то при одинаковых названиях стилей в разных шаблонах, весь текст изменится правильно, когда вы вновь откроете другой шаблон в Таблице стилей и примените его к вашему документу.

Для учета работы в авторских листах можно создать шаблон страницы, соответствующей стандартной машинописной странице. Для этого нужно открыть меню Файл: Параметры страницы, назначить поля: Верхнее, Нижнее и Левое: 3 см, правое — 1,5 см, нижний колонтитул — 0 см.

Стиль Нормальный (Обычный) изменить так: Абзац: Отступ первой строки — 1 см, выравнивание — по левому краю, межстрочный интервал назначить Точно: 22 пт. Шрифт назначить Courier New Cyr, размер — 13. Таким образом, при наложении созданного шаблона на документ, вы получите страницу размером в 30 строк, количество знаков в строке: 60—65, то есть вы сможете высчитать объем вашего документа в авторских листах, разделив количество страниц на 23.

NB! Имеющаяся в Word статистика неточно высчитывает объем документа. Очевидно, не учитываются пробелы между словами, то, что заголовки и неполные строки по правилам подсчета должны приравниваться к целым строкам и т. п.

Дополнительные возможности редактора

Вставка сносок и примечаний

Чтобы вставить сноску, нужно открыть меню Вставка: Сноска, выбрать Обычная, если вы хотите расположить сноски в конце страницы, или Концевая (то есть Примечания или Комментарии), если вы хотите расположить их в конце документа, или раздела. Если вас не устраивает нумерация сносок арабскими цифрами (для постраничных) и римскими (для концевых), как это заложено в программе Word изначально, вы можете заменить символы другими, нажав кнопку Параметры.

Если же вы хотите от разных строк текста дать отсылку к одной и той же сноске, то вместо повторных сносок можно просто ввести ту же цифру верхним индексом (сочетание клавиш: Ctrl Shift =).

Сложность вставки сносок заключается в том, что автонумерация сносок, вставленная в текст, вообще не передается в издательские системы. Эти цифры просто исчезают, и при подготовке макета издания, сноски восстанавливаются вручную по распечатке.