Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 3 )

2. Не отделяемые друг от друга сочетания текстовых элементов:

а) Инициалы имени и отчества или один инициал от другого, например: и пр.;

б) Части составных графических сокращений типа и т. д., и др., т. е., ж. д., о‑во, с. х., б‑ка и пр.;

в) Диапазон значений в цифровой форме в книжно-журнальных изданиях, например: 20—30 тонн, с. 10—35 и пр. (но тем не менее Word все-таки разносит эти диапазоны на разные строки!);

г) Числа в цифровой форме от полных или сокращенных названий, к ним относящихся, например: ХХ в., ХХ века, 25 июня и пр.;

д) Знаки (номера (№), параграфа (§ код 0167), градуса (° код 0176), процента (%)) и т. п. от цифр, к которым они относятся;

е) Цифры или буквы с закрывающей скобкой или точкой перед элементами перечня от этих элементов, например: 1. Цифры; а) буквы и пр.;

ж) Открывающие скобки и кавычки от следующего слова, а закрывающие — от предшествующего;

з) Знаки препинания от предшествующего слова, за исключением тире, начинающего прямую речь, или обозначающего элемент перечня, рубрики или подрубрики вспомогательного указателя.

NB! В библиографических описаниях по ГОСТу предпочтительно при переносе на знаках =, ×, +, / , // начинать ими следующую строку, однако допустимо оставлять эти знаки в конце строки. Все остальные знаки оставляют в конце строки.

Необязательные переносы

В Word слова переносятся в соответствии со встроенным словарем переносов, но есть немало слов, которые не вошли в словарь, большей частью это фамилии, сложные слова, пишущиеся через дефисы, и сокращения. Можно вставить в такие слова необязательные переносы, которые станут обычными переносами, если слово окажется в конце строки,  и не будут отражаться при печати, если слово будет находиться в середине строки.

Для этого нужно встать курсором на нужное место слова и нажать клавиши Ctrl и Пробел. Вставится знак, который при включенной клавише Непечатаемые символы будет таким: ¬. В обычном режиме просмотра он не отражается, а в конце строки становится обычным знаком переноса.

NB! Нельзя вставлять переносы клавишей Дефиса, эти переносы могут попасть в середину текста при изменении формата страницы и величины шрифта. В этом случае вы получите сочетания типа: кла-виша; сло-во, находящиеся в середине строки.

Выделение символов

Если вы хотите, чтобы в окончательном варианте ваши выделения сохранились, то нельзя выделять текст, нажимая кнопки Ж, К и Ч на панели инструментов, или просто нажимая клавишу Caps Lock для печати заглавными буквами (полностью слов в тексте). Для всех шрифтовых выделений в тексте нужно назначить специальные стили для символов, как это было показано выше для символов с диакритикой. Повторив все действия до выбора строки Шрифт, далее нужно для:

— прописных букв пометить опцию Все прописные;

— полужирного шрифта выделить строку Полужирный;

— курсива — Курсив;

— подчеркивания выбрать строку Одинарное.

NB! Не используйте Двойное и Пунктирное подчеркивание, если вы готовите текст в типографию. Его параметры не сохраняются в издательских системах.

Так как выделения используются довольно часто при наборе, то для ускорения работы можно назначить всем созданным стилям свои клавиши. Для этого после выхода из окна Шрифт после создания стиля, нужно нажать кнопку Клавиша и ввести то сочетание клавиш, которое можно легко запомнить, например, для Полужирного: Alt ж, для Курсива: Alt к и т. п. Тогда при дальнейшей работе вам не нужно будет каждый раз выбирать стиль из списка на панели форматирования. Для того, чтобы отменить выделение следующего за выделенным текста, нужно нажать клавиши Ctrl и клавишу Пробела.

Нежелательно вводить текст с разрядкой (хотя такая возможность и существует), так как разрядка очень плохо передается при преобразовании файла в издательских системах. Лучше назначить какой-либо специальный стиль, например Прописной жирный курсив, и в записке в издательство при файле сообщить, что нужно его заменить разрядкой.

Если вы все-таки хотите вставить текст с разрядкой, то для этого нужно:

открыть Меню: Формат: Шрифт; нажать закладку Интервал, в окошке Интервал выбрать строку Разреженный, в окошко На: ввести значение интервала. Для того, чтобы разрядка была видна в тексте, размер интервала должен составлять 20 % от размера шрифта; например, если размер шрифта — 10, то интервал должен быть 2 пт и т. п. Для разрядки также можно назначить свой стиль, как было указано выше, и сообщить его параметры при передаче в издательство.

NB! Не используйте при наборе текста в указанном выше Меню: Шрифт: Интервал такие пункты, как Смещение и Кернинг! Это может привести к наложению строк друг на друга и некорректному отображению документа, да в этом и нет необходимости. Существует достаточно других возможностей для выделения текста.

Все созданные Вами стили могут быть использованы в любых файлах, а не только в том, с которым Вы работали при создании их, в том случае, если вы их добавите в Normal. dot. Для этого нужно открыть меню Формат: Стиль: Организатор, выделить в левом окне тот стиль, который вы хотите сохранить в Word для использования во всех файлах и нажмите кнопку Копировать. Проделайте это для всех нужных стилей. Но не следует этим особенно увлекаться. Вносите в Normal. dot только действительно необходимые всем для дальнейшей работы стили. Для текущей работы достаточно их сохранения в своем шаблоне.

Знаки препинания на стыке
выделенного текста с остальным

1. При выделении части фразы

Знаки препинания, следующие за выделением перед другим, не выделенным текстом, надо набирать не выделительным шрифтом (запятая после курсива или полужирного набрана прямым шрифтом, а не курсивом или полужирным).

Знаки препинания на стыке текста выделенного (курсив, полужирный) (курсив, полужирный) и не выделенного набирают шрифтом не выделительным, как здесь скобки.

2. При выделении целой фразы

Знаки препинания на стыке выделенной целиком фразы и не выделенного текста, если они относятся к этой фразе, набирают выделенным шрифтом. (Например, скобки, в которые заключено вводное предложение, выделенное курсивом, набирают курсивом.) Точка, стоящая в конце фразы, выделенной полужирным, набирается также полужирным. В библиографическом описании знак, завершающий элемент описания, выделяется тем же шрифтом, что и описание: ерезы: Стихотворения.— М., 1967…; Русская литература.— М.: Книга, 1986.

3. Длина подчеркивающей линейки

Длина подчеркивающей линейки должна быть равна длине выделенного текста без пробелов, отделяющих выделенную часть от остальной.

форматирование текста

Абзацы

красная строка

Когда вы открываете новый документ Word, одновременно открывается шаблон Normal. dot, в котором заложены определенные параметры оформления текста. И обычно абзац набирается без красной строки.

NB! Ни в коем случае нельзя использовать для создания красной строки клавишу табуляции. (И вообще табулятором пользоваться в тексте нельзя, он используется только при работе в таблице для перехода в следующую ячейку).

Чтобы текст всегда набирался с красной строкой, нужно изменить стиль Нормальный (Обычный). Для этого нужно открыть меню Формат: Стиль, найти стиль Нормальный (Обычный), нажать кнопку Изменить, нажать кнопку Формат, выбрать строку Абзац, в окне Абзац найти окошко Первая строка выбрать из списка Отступ, в окошке На задать нужное значение. Обычно Word предлагает 1,27 см. Если это вас устраивает, то можно оставить это значение, если нет — отредактируйте его. Нажать ОК и выйти из окна.

NB! Не следует менять вид абзаца используя Формат: Абзац, если вы хотите изменить не единичный абзац, а весь текст в документе. Эти изменения будут иметь силу только для текущего абзаца или выделенного вами текста. Поэтому, если вы вставите текст перед измененным вами, или добавите какой-либо текст из другого файла, он будет иметь первоначальный вид или вид того документа, из которого он был вставлен. Таким образом, вам придется все время выделять текст и изменять его в соответствии со своими требованиями. Тогда как изменения с помощью Формат: Стиль сохраняются в открытом вами файле до тех пор, пока вы сами не решите их откорректировать.

Если вы добавите эти изменения в Normal. dot, то в дальнейшем при открытии нового документа текст всегда будет набираться с красной строки. Для этого нужно открыть меню Формат: Стиль: Организатор, выделить в левом окне стиль Нормальный (Обычный) и нажать кнопку Копировать.

Выделение абзаца

Если вы хотите в каком-то небольшом документе, не предназначенном для печати, выделить абзац:

отступом от левого края, можно воспользоваться кнопками на Панели форматирования Уменьшить отступ, Увеличить отступ;

NB! В тексте не должно быть пустых строк! Для увеличения расстояния между абзацами используйте Меню Формат: Абзац и в окошках Интервал: Перед или Интервал: После найти нужное значение;

рамкой или полосой сверху, снизу, справа или слева. Для этого нужно нажать кнопку Обрамление на панели форматирования, встать курсором на нужный абзац и нажать кнопку выбранного выделения.

разбивка длинного заголовка на несколько строк

Для того, чтобы разбить длинный заголовок на несколько строк, не создавая следующего абзаца, нужно вместо клавиши Enter нажать сочетание клавиш Shift Enter, тогда между строками заголовка будет обычное расстояние, а до и после всех строк этого заголовка то расстояние, которое вы назначили в стиле.

таблицы

Чтобы вставить таблицу, нужно открыть Меню: Таблица: Вставить таблицу. Откроется окно Вставка таблицы, в которой можно назначить число столбцов и строк (строки можно добавлять по мере необходимости). Также можно воспользоваться кнопкой на Панели инструментов — Вставить таблицу. Обрамление таблицы можно назначить, нажав кнопку Обрамление, или, встав в любое место таблицы курсором, открыть Меню: Таблица: Автоформат.

Работая в таблице, нельзя использовать клавишу Enter. Переход из строки в строку осуществляется клавишей Tab, возврат в предыдущую — Shift Tab. В таблице также не должно быть пустых строк, как и в обычном тексте.