Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 1 )

МАМОНТОВА Г. А.

текстовый редактор «Word»:
Рекомендации по вводу и форматированию текста,
созданию указателей и оглавления

Составитель

Оглавление

ОГЛАВЛЕНИЕ        3

ОТ СОСТАВИТЕЛЯ        5

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ УСТРОЙСТВЕ ОКНА WORD        6

ПРАВИЛА НАБОРА И ВЫДЕЛЕНИЯ СИМВОЛОВ И ИХ СОЧЕТАНИЙ        7

ЗНАКИ И ЦИФРЫ В ТЕКСТЕ (НАБОР СЛИТНЫЙ ИЛИ С ПРОБЕЛОМ)        7

НЕРАЗРЫВНЫЕ ПРОБЕЛЫ        10

НЕРАЗРЫВНЫЕ ДЕФИСЫ        11

ТИРЕ        11

МНОГОТОЧИЕ        12

КАВЫЧКИ        12

СКОБКИ        13

СИМВОЛЫ, КОТОРЫХ НЕТ НА КЛАВИАТУРЕ        14

ПРАВИЛА РАССТАНОВКИ ПЕРЕНОСОВ В ТЕКСТЕ        14

НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПЕРЕНОСЫ        15

ВЫДЕЛЕНИЕ СИМВОЛОВ        16

ЗНАКИ ПРЕПИНАНИЯ НА СТЫКЕ ВЫДЕЛЕННОГО ТЕКСТА С ОСТАЛЬНЫМ        17

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА        18

АБЗАЦЫ        18

КРАСНАЯ СТРОКА        18

ВЫДЕЛЕНИЕ АБЗАЦА        19

РАЗБИВКА ДЛИННОГО ЗАГОЛОВКА НА НЕСКОЛЬКО СТРОК        19

ТАБЛИЦЫ        19

ШАБЛОНЫ        19

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ РЕДАКТОРА        23

ВСТАВКА СНОСОК И ПРИМЕЧАНИЙ        23

СОЗДАНИЕ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ УКАЗАТЕЛЕЙ        24

ДВА И БОЛЕЕ УКАЗАТЕЛЕЙ В ОДНОМ ДОКУМЕНТЕ        27

НУМЕРАЦИЯ АБЗАЦЕВ        28

СОЗДАНИЕ ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО УКАЗАТЕЛЯ С ОТСЫЛКАМИ НА НОМЕРА  БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ ОПИСАНИЙ        29

ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ        31

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ПРОИЗВЕДЕНИЙ        32

СОЗДАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ        33

ПОДГОТОВКА ТЕКСТА К РАСПЕЧАТКЕ        34

ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ВВОДА ТЕКСТА        35

ЛИТЕРАТУРА        37

От составителя

Подготовка этих рекомендаций вызвана тем, что в связи с необходимостью создания комьютерных вариантов документов в довольно больших объемах чаще всего текст набирается лицами, не имеющими профессиональной подготовки и не знающими правила набора текста, предназначенного для печати. Эти правила необходимо выполнять, так как от этого зависит вид корректурных гранок подготовленного вами издания. Большинство издательских систем некорректно отражают набранный в Word текст. То, каким может стать текст при переносе в другую программу, вы можете увидеть, если сохранить документ как Текст DOS или хотя в формате Word.2 для Windows и т. п. Поэтому, если вы хотите получить гранки из типографии в том виде, в каком вы отдали документ, нужно придерживаться правил, которые будут изложены ниже. При их выполнении ваш текст будет устойчив, и не возникнет необходимости во вторичной редактуре работы.

Помимо правил набора текста, в «Рекомендации» также включены некоторые сведения о возможностях Word. Количество пособий по Word велико, но они далеки от совершенства, и начинающий не может разобраться в большом объеме сведений, в них изложенных.

Мы не будем очень подробно останавливаться на всех операциях, которые можно выполнить в Word, так как в результате может получиться очередной многостраничный вариант пособия по Word. Постараемся отметить только то, что вызывает наибольшие затруднения и встречается чаще всего. Названия строк меню несколько отличаются в Word.6 и в Word.7. Варианты названий указываются в скобках. Названия клавиш выделены жирным шрифтом, названия меню, панелей и кнопок — курсивом.

При подготовке работы были использованы рекомендации сотрудников издательского отдела РНБ.

Общие сведения об устройстве окна Word

Когда вы открываете окно редактора, при стандартном оформлении экрана в самой верхней строчке экрана указывается название файла, с которым вы работаете; если это новый документ, то он имеет название Документ1.doc, 2 и т. п., в зависимости от того, сколько раз открывался новый документ с момента запуска программы в этот день. В правом верхнем углу расположены кнопки размера окна Word: Сворачивания, Уменьшения размера и Закрытия окна.

После этой строки следует Меню, на котором написано: Файл, Правка и т. п. В меню содержатся все команды, которые можно выполнять в программе. Справа расположены кнопки изменения размера документа: Сворачивания, Уменьшения размера и Закрытия окна документа.

Ниже расположена Панель инструментов с кнопками с рисунками; если подвести к ним мышку, не нажимая, то появляются названия кнопок Создать, Открыть и т. п. На эту панель вынесены кнопки, с помощью которых можно выполнить команды Word, но не все, как в меню, а только наиболее часто используемые.

Еще ниже расположена Панель форматирования, в левом ее углу находится окно Стиль, в котором отражается стиль того абзаца, на котором стоит курсор. Справа от него окно Шрифт, Размер Шрифта, Полужирный, Курсив, Подчеркнутый и пр. На эту панель также вынесена наиболее часто используемая часть команд по форматированию. В полном объеме они имеются в Меню.

Последняя на экране — Линейка. Для обычной работы достаточно этих панелей, но если вы хотите добавить новые, или вы считаете, что вам мешают имеющиеся, вы можете открыть меню Вид: Панели инструментов и отметить нужные, или снять значок с ненужных. Линейку можно убрать, сняв значок в меню Вид: Линейка.

Внизу окна расположена Строка состояния. На ней слева направо указывается Страница документа; номер раздела; страница, на которой расположен курсор, и количество страниц в документе; расстояние от верхнего края документа в см; номер строки, на которой расположен курсор, количество набранных символов от левого края строки; кнопки включения режимов: ЗАП — записи макрокоманды; ИСПР — исправления документа; РАСШ (ВДЛ) — расширения выделения; ЗАБ (ЗАМ) — замены символов.

Некоторые операции, которые можно выполнить, используя команды Меню и Панелей, будут изложены подробнее ниже.

NB! Несмотря на кажущееся удобство использования кнопок на Панели инструментов и Панели форматирования, большую часть использовать можно, только если вы набираете какую-то разовую работу, например, пишете письмо, которое вам в дальнейшем уже не понадобится. Если вы готовите работу в печать, выполняйте правила, изложенные ниже. Возможно, сначала вам покажется, что это довольно сложно, но как показал опыт, все эти правила довольно быстро усваиваются, если пользоваться ими постоянно. Некоторое снижение скорости на первом этапе в дальнейшем вполне оправдывается, так как не приходится тратить время на исправления уже набранного текста.

Если будет представлено несколько вариантов выполнения каких-либо операций, то используйте в одном документе всегда один и тот же вариант.

Правила набора и выделения
символов и их сочетаний

Все символы, которые вы набираете, имеют свое цифровое обозначение. То есть, вы можете набрать любой знак не только нажатием определенной клавиши с обозначением этого символа на клавиатуре, но и цифровым кодом. Для этого нужно включить клавишу NumLock в левой части клавиатуры (когда она включена, то горит зеленый огонек рядом с ее названием), после этого нажать клавишу Alt и, удерживая ее, на дополнительной цифровой клавиатуре набрать цифровой код из четырех цифр. В дальнейшем, по мере необходимости, мы будет указывать коды тех знаков, которых нет на клавиатуре.

Знаки и цифры в тексте
(набор слитный или с пробелом)

Название	Пробел между предшествующим словом и знаком ( или последующим)	Пример
Знаки препинания
Вопросительный	Без пробела	Почему?
Восклицательный	Без пробела	Ура!
Двоеточие	Без пробела	Примечания:
Запятая	Без пробела	Один, два,
Кавычки	Без пробела между ними словом	«Волга»
Многоточие	В середине и конце фразы без пробела	Далекий… парус…
В начале фразы с пробелом между ними и предшествующим словом и без пробела между ними и последующим словом	конец фразы. …Начало фразы.
Скобки (любые: круглые: ( ), квадратные [ ], угловые < >? фигурные { })	Без пробела между ними и словом	(Аплодисменты); {пауза}; [Пре­ди­словие]; <от 20 июня>
Скобки угловые и многоточие	Пробел до и после сочетания; без пробела между многоточием и скобками	… напомнил: «Не случайно наши русские классики <…> рекомендовали читать сказки…»
Тире
— между словами	пробел до и после тире	Лесть — порок
— то же, но с запятой, точкой или многоточием после 1‑го слова	Без пробела между первым сло­вом и тире, пробел после тире	2‑е изд.— М., 1967; …Труд людей,— вот история культуры; История многонациональной литературы…— Л., 1967.
— то же, но с другими знаками	Пробел до и после тире	— Молчи! — сказал он; — Что это? — спросил он.
— между цифрами	Без пробела	С. 5—6. 1965—1980
Точка	Без пробела	Он замолчал.
Точка с запятой	Без пробела	1) точка; 2) тире;
Другие знаки
Библиографические знаки разделения областей описания /, //	Пробел до и после	Иванов // История литературы / Рос. АН.—
Градуса температуры знак с сокращенным обозначением температурной шкалы	Неразрывный пробел (см. разъяснение ниже после таблицы) от предшествующей цифры и без пробела от сокращенного обозначения температурной шкалы	20 °С
Дефис	Без пробела от предшествующего и последующего слова	Два-три метра
Неразрывный дефис (см. разъяснение ниже после таблицы) в сокращениях	5‑го, 25‑метровый
Индексы, показатели степени	Без пробела	An; H2O; 565n
Кратности знак	Без пробела	×10
Минус	Без пробела от последующей цифры, пробел между смежными цифрами как знак действия	–20 °С 10 – 5 = 5
Минус-плюс, плюс-минус	Без пробела	±5
Номера знак (NB! удвоение знака при перечислении не рекомендуется)	Неразрывный пробел	№ 10; № 1, 5, 10.
Параграфа знак (NB! удвоение знака при перечислении не рекомендуется)	Неразрывный пробел	§ 5; § 1, 2, 3…
Переноса знак	Без пробела	верный пере- нос
Плюс	Без пробела от последующей цифры при передаче положительной величины	От –5 до +10 °С;
пробел от смежных символов и цифр как знак действия	2 + 2 = 4
— в библиографических описаниях	без пробела от количества страниц и пробел после знака	220 с.: ил.+ 1 грп.; 10 с.+ 4 л. ил.; 110 с.+ Прил.
Процента знак	Неразрывный пробел между цифрой и знаком	20 %
Сноски знак	Неразрывный пробел между знаком и предыдущим словом	слово * слово 2
Без пробела между знаком и закрывающейся кавычкой, точкой, запятой, многоточием	цитата»3. слово…2 1965 г.5
Пробел между знаком и текстом сноски	1 Текст сноски.
Умножения знак	пробел между знаком и цифрами как знак действия	2 × 2 = 4
Черта косая	без пробела между числителем и знаменателем дроби	2/3

Для того, чтобы при изменении размера страницы и шрифта, не происходило нежелательных переносов слов, или растягивания расстояния между фамилией и инициалами, между нумерацией и последующим текстом и пр., необходимо ставить вместо обычных пробелов и дефисов неразрывные.