Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 8 )

Замена обычных пробелов на неразрывные сложнее, особенно в Word.6, где они не отражаются на экране. Но и в этом случае их замена возможна. Перебрав возможные варианты сочетания простых пробелов и других символов, можно в окошке Заменить на набрать нужный символ и нажать Ctrl Shift и клавишу пробела, в результате обычный пробел заменится неразрывным. (Та же операция проводится и для замены дефисов на неразрывные дефисы).

№, Вып., Т. и пробел можно смело заменить эти знаки и неразрывный пробел, используя кнопку Заменить все.

Если у вас все инициалы (или большая их часть) набрана с обычным пробелом между ними, можно произвести замену А. пробел на А. неразрывный пробел (как было указано выше), пометив опцию: С учетом регистра, пользуясь кнопками Найти далее и Заменить. Проделать это для всех букв алфавита. Если у вас все инициалы набраны слитно с фамилиями, то можно заменить А. на А. неразрывный пробел и т. п.

Если у вас в тексте использованы дефисы вместо длинных тире, нужно их заменить на тире.

Кавычки нужно заменить на лапки. Если левые кавычки придется заменять каждую отдельно, то оставшиеся правые можно заменить кнопкой Заменить все. Лапки в окно Заменить на вводятся кодом.

Три точки нужно заменить на многоточие. NB! И проверить также, нет ли у вас вместо трех точек — двух или четырех, это встречается очень часто.

Если вам набирали текст, используя назначенные из таблицы символов специальные сочетания клавиш, то, чтобы заменить неправильно набранные символы, нужно сохранить документ в формате Word.2. Для этого нужно открыть меню Файл: Сохранить как: Тип файла, выбрать строку Word2.х для Windows, нажать OK. Неверно набранные символы преобразуются в поля, как было показано выше и их можно заменить кодами нужных символов, используя меню Правка: Заменить. Это касается тех символов, которые уже имеются на основной клавиатуре ({ [ < / и пр.), буквы с диакритикой можно не заменять, так как они в любом случае могут преобразоваться в неверный вид, ибо в разных шрифтах они имеют разное кодовое значение.

После окончания замены можно сохранить документ в формате Word, то есть вернуть его в первоначальный вид.

NB! При этой операции не сохраняются стили шрифтов, назначенные вами, хотя вид текста не меняется, поэтому вам придется еще раз произвести замену. Для этого нужно открыть меню Правка: Заменить, нажать кнопку Формат, выбрать Шрифт, отметить нужный шрифт (например, полужирный), нажать еще раз кнопку Формат, выбрать Стиль: (Нормальный) Обычный и заменить на то же самое, но Стиль: Жирный (если у вас выделение полужирным шрифтом называется так). В окна Что и Заменить на не вводить никакого текста. Нажать кнопку Заменить все. То же самое нужно проделать со всеми стилями символов. Операция очень трудоемкая, поэтому лучше вообще не назначать клавиши на символы, которые уже имеются на клавиатуре (даже если они работают только в латинице). Тем более, если таких назначенных символов в тексте много, то файл просто не откроется в формате Word.2, придется делить его на несколько кусков.

Устойчивость текста таблицы можно проверить следующим образом: Встать курсором в любую строку таблицы, открыть меню Таблица: Выделить таблицу, не снимая выделения, еще раз открыть меню Таблица: Преобразовать в текст. Затем произвести обратное преобразование текста в таблицу. Если ваша таблица не развалилась, и данные находятся в тех же столбцах, что и раньше, то таблица создана правильно.

литература

Правила оформления текста хорошо изложены в «Памятной книге редактора», составленной . 2‑е издание вышло в Москве в 1988 г. Существует также несколько более ранних пособий, составленных ею же, но там нет таблиц ввода символов с пробелами и без.

Некоторые правила выделения текста включены в пособие И. Кондратьевой «Секреты компьютерной верстки на примере PageMaker 6.0», вышедшее в Санкт-Петербурге в1997 г.

Как уже говорилось выше, существует очень много пособий по работе в редакторе Word. Выбор какого-либо из них сугубо индивидуален и зависит от поставленных задач. Мы не изучали подробно имеющиеся пособия, поэтому можем рекомендовать только те, которыми мы пользовались в ходе обучения работе в редакторе.

Нам кажется очень удачным пособие «Word for Windows: Версия 2.0». Несмотря на то, что пособие описывает старую версию Word, материал в пособии хорошо систематизирован и содержит больше сведений, чем некоторые пособия по Word.6.

По Word.6 переводные пособия лучше созданных отечественными авторами, они компактнее, а изложение материала доступнее. Например, пособие К. Фаненштих и «Текстовый процессор Word 6.0» (2‑е изд.— М., 1995). Существует несколько изданий. Для решения серьезных задач рекомендуем пособие Форрест Хьюлетт «Word для Windows 6 в вопросах и ответах» (СПб., 1995).

Тот, кто хорошо изучил Word.6, обычно не нуждается в каких-либо дополнительных пособиях по Word.7. Отличия этих версий небольшие, принципы работы те же. О Word.7 хорошо и кратко написано в пособии и «IBM PC для пользователей, или Как научиться работать на компьютере» (4‑е изд.— Екатеринбург, 1997). Преимущество этого пособия еще в том, что там, помимо сведений о редакторе Word, имеется материал по Windows и DOS, в том числе об архивировании файлов, работе в Norton Commander, Internet, клавиатурные соче тания клавиш для различных программ и пр.