Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 5 )

Для того, чтобы символы сносок сохранились в тексте, можно вместо автонумерации вводить номера принудительно. Для этого нужно пометить на всплывающем окне Сноска параметр Другая, но в этом случае вам нужно будет следить за порядковыми номерами вводимых сносок, и при перестановке абзацев текста, вручную менять номера сносок.

Особенно много путаницы происходит при сочетании в тексте постраничных и концевых сносок с автонумерацией.

Постраничные ссылки в таком случае можно заменить на внутритекстовые, выделив их каким-либо образом, например, фигурными скобками, и в записке в издательство сообщить, что они должны быть расположены в конце страницы. Замена автонумерации на Другую в конце работы очень трудоемка: для этого в то же место нужно вставить сноску с параметром Другая, затем вырезать текст сноски, вставить его под новым номером, а после удалить знак заменяемой сноски в тексте.

Концевые сноски (примечания, комментарии) в конце работы над текстом можно в режиме разметки документа скопировать и вставить в конец текста, затем заменить символы сносок в тексте на порядковые номера, набранные верхним регистром (или в скобках), а знаки автонумерации сносок (и соответственно сами сноски) удалить.

Любой из вариантов не очень удобен. Поэтому если вы все-таки считаете необходимым пользоваться автонумерацией сносок, то будьте готовы к возможным ошибкам в гранках вашего издания, так как чем больше объем издания и чем больше количество сносок, тем вероятнее ошибки в ручной постраничной повторной вставке знаков сносок в текст, особенно если нумерация концевых и постраничных сносок одинакова.

Создание вспомогательных указателей

Начинать создание указателя нужно с нажатия кнопки Непечатаемые символы на панели инструментов, так как поля указателя вставляются невидимым текстом.

Для того, чтобы создать указатель, нужно пометить каждое слово, которое вы хотите вставить. Для этого нужно:

выделить нужное слово;

открыть в меню: Вставка: Оглавление и указатели: Указатель и нажать на кнопку Пометить;

в окне Основной элемент появится выделенный вами текст, его можно отредактировать, например, если у вас была выделена фамилия с инициалами перед ней, заменить ее на фамилию с инициалами после нее;

нажать на кнопку Пометить. На экране появится скрытый текст { XE "проверка" };

не закрывая окно пометки, щелкнуть курсором на тексте, перейти к следующему слову и повторить операцию { XE "проба" };

если вы хотите сделать отсылку, например, от псевдонима к фамилии, то в окне Основной элемент нужно набрать псевдоним, а в окне Перекрестная ссылка, предварительно отметив его (щелкнуть мышкой на кружочке рядом), нужно набрать фамилию, которая будет в указателе с номером страницы. На экране появится текст: { XE "проба" \t "См. проверка" };

но для того, чтобы эта страница отразилась в указателе, нужно ввести еще одну пометку, уже с настоящей фамилии в окне Основной элемент { XE "проверка" }. То есть, рядом с выбранным словом на месте курсора должно быть: { XE "проверка" }{ XE "проба" \t "См. проверка" }.

Если вы создаете многоуровневый указатель, типа:

Академии наук

Грузии

Молдавии,

то вам нужно в окне Основной элемент вставить элемент первого уровня, а в окне Дополнительный вставить элемент второго уровня, в текст вставится поле: { XE "Академия наук:Грузии" }. В поле все уровни будут следовать один за другим через двоеточие.

NB! Word всегда воспринимает двоеточие в поле имени как знак следующего уровня! Если уровней несколько, то соответственно столько раз через двоеточие перечисляются элементы всех уровней: { XE "проверка:текста:таблицы" }{ XE "проверка:текста:обычного" }.

Если вы хотите пометить большой отрывок текста, который расположен на нескольких страницах, то сначала на этот отрывок нужно поставить закладку. Для этого вы выделяете нужный вам текст, затем открываете меню Правка: Закладка. В окно Имя закладки вводите произвольное название без пробелов, до 40 знаков (лучше короче и попонятнее, так как в окне выбора закладок все сорок букв не помещаются), начиная его с буквы, и нажимаете кнопку Добавить. В окне пометки элементов указателя в окошке Основной элемент вы пишете название предметной рубрики, затем щелкаете на Параметры: Диапазон страниц, и в окошке Закладка пишете введенное вами ранее название закладки { XE "Проверка" \r "Проба1" }, где Проба1 — название закладки.

После окончания пометки всех элементов указателя вы открываете в меню Вставка: Оглавление и указатели: Указатель и нажимаете кнопку ОК.

В результате образуется указатель такого вида:

Академии наук

Грузии, 8

проба, 8. См. проверка

Проверка, 3–8; 9

текста

обычного, 8

таблицы, 8, 9

Такой способ создания указателя имеет свои недостатки. В окне пометки элементов указателя нельзя ввести неразделимые пробелы и дефисы, что часто приводит к тому, что в собранном указателе происходит отрыв инициалов от фамилии и перенос их на другую строку. Помимо этого, довольно утомительно все время переходить мышью из окна пометки в текст, выделять там слова и возвращаться в окно пометки. Встроенный стиль указателя имеет свои параметры, которые обычно не вполне соответствуют привычным. Так, как вы видели выше, после элемента указателя ставится запятая; номера страниц разделяются точкой с запятой; диапазон страниц указывается не тире, а особым значком с кодом 0150. Изменить это оформление нельзя, если пользоваться традиционным способом создания указателя.

Вместо вызова меню для пометки элементов указателя, можно воспользоваться автотекстом, как уже было показано выше для ввода кавычек.

NB! Предварительно, до назначения автотекста для элементов указателя, вам нужно изменить одну опцию в меню Сервис: Опции (Параметры): Автокоррекция (Автоформат). Здесь нужно снять опцию Заменять прямые кавычки на парные. Это сделать необходимо, иначе у вас указатель будет собираться некорректно: все элементы указателя будут в кавычках.

Далее вы открываете Вставка: Оглавление и указатели, нажимаете на кнопку Пометить, пишете произвольный текст, нажимаете на кнопку Пометить и во вставленном поле { XE "элемент"} вы удаляете слово, оставив только { XE "" }. После этого вы выделяете оставшееся, открываете меню Правка: Автотекст, в окошке Имя элемента пишете, например, букву ф (т. к. легко запоминается по смыслу: фамилия), нажимаете на кнопку Добавить. То же самое вы делаете для создания элемента с отсылкой: { XE "Отсылка" \t "См. Элемент" }. Текст { XE "" \t "См. " } назовите фс. Для диапазона страниц примените сочетание фд { XE "" \r "" }.

Далее вам нужно создать элемент автотекста для сбора указателя. Если вы выделите созданный вами ранее обычным способом указатель (для этого нужно щелкнуть мышью в самом конце собранного указателя на вертикальной полосе выделения (полоса выделения: не заполненная текстом полоса экрана, которая располагается с левой стороны экрана)), затем, не снимая выделения, нажмете клавиши Shift и F9 (функциональную, в верхнем ряду клавиатуры), то указатель превратится в такой текст: { INDEX \c "2" }. Здесь указано название поля, в которое собирается указатель и то, что указатель строится в две колонки. Чтобы изменить знаки, разделяющие страницы в указателе, нужно добавить еще несколько параметров. Ниже показано, какой вид должно иметь это поле, чтобы указатель собирался в две колонки, чтобы после элемента не было запятой, диапазон страниц разделялся тире. Последнее слово указывает на то, что указатель сохранит стили вашего шаблона. Изменив вид показанного выше поля, т. е. добавив в него нужные символы, соблюдая все пробелы, указанные в расположенном ниже поле, выделите его и пометьте в автотексте, например, буквами фу (фамилии — указатель). Если вам нужен указатель в одну колонку, то вместо с2 укажите с1, но это можно и не делать, так как вы всегда сможете изменить уже вставленный указатель, выделив его и открыв в меню Формат: Колонки.

{ INDEX \c2\e" "\g"—"\h " "\l", "\* MERGEFORMAT }

NB! Поля указателей должны быть одного вида в одном тексте, включая пробелы! То есть, если вы корректировали текст полей для создания автотекста, то не удаляйте в них ничего, кроме текста элемента внутри кавычек, пробелы перед названием поля и в конце должны остаться. Если у вас в одном случае будет поле с пробелами: { XE "" }, а в другом без них: {XE""}, то они могут собраться по-разному в указатель, или отразиться в распечатке, или это может привести к тому, что файл не откроется после конвертирования в Word.2 или издательскую программу. Поэтому будьте внимательны при вводе элементов вспомогательных указателей.

Проделав один раз эту нелегкую работу, в дальнейшем вы можете пользоваться созданным вами автотекстом во всех документах Word, помечая элементы указателя таким образом: встаньте курсором рядом с нужным вам словом, отделив его пробелом (NB! если после слова есть точка, запятая, скобка и т. п., пробел можно не делать, так как автотекст все равно сработает), нажмите ф F3, вставится пустое поле. Перейдите курсором в поле между кавычек, наберите нужное слово, перейдите к следующему и повторите предыдущее. Можно совмещать набор текста и пометку указателя. Чаще всего это даже удобнее делать одновременно, так как не пропускаются фамилии и при считывании находится гораздо меньше ошибок. Закончив работу, в конце текста, с нового абзаца введите фу F3 и указатель соберется. Когда вы его проверите, исправите ошибки (в тексте! в полях пометки элементов), можно выделить созданный указатель, нажать F9, и указатель обновится, т. е. там появятся внесенные вами исправления.

NB! Довольно часто две как будто одинаковые фамилии встают в разные строки. Происходит это потому, что в одном случае вы ввели неразрывные пробелы между инициалами и фамилией, а в другом — обычные. Word их хорошо различает, хотя и не показывает на экране Word.6. В таком случае надо заменить пробелы в полях элементов указателя, и обе фамилии объединятся.

Два и более указателей в одном документе

Word может создавать только один указатель в документе, но можно, применив некоторые приемы, создать и несколько.

Если вы пользуетесь традиционной пометкой элементов указателя через меню, можно начинать те элементы, которые войдут в первый указатель, например, именной, цифрой 1; во второй, например, предметный,— 2; в третий, например, организаций,— 3 и т. д. Тогда указатель выстроится сначала по цифрам, а затем в алфавите следующих за ним букв, так как Word сортирует сначала цифры, а потом буквы. В окончательном варианте вы сможете разделить его на три, вставив между ними нужные заголовки.