Текстовый редактор «WORD»: рекомендации по вводу и форматированию текста, созданию указателей и оглавления (стр. 6 )

Далее, выделив указатель, откройте меню Правка: Заменить, нажмите кнопку Специальный, выберите строку Маркер (Символ) абзаца, после того как в окошке Что появится ^p, вставьте рядом без пробела цифру 1. Затем в окошко Заменить на введите также Маркер (Символ) абзаца, нажмите на кнопку Заменить все; когда Word произведет замену в выделенном указателе, появится надпись: Продолжить поиск в оставшемся тексте? Нажмите на кнопку Нет.

Повторите указанную операцию с цифрой 2, 3 и т. п.

Если вы пользуетесь для создания указателя автотекстом, то можно внести изменения в элементы автотекста, создав несколько его вариантов для разных указателей. Для этого нужно добавить в текст полей в конец сочетание букв: \f i. Для именного, например, букву i, для указателя организаций букву o; для предметного указателя — p. Буквы должны быть латинские. А автотекст можно назвать русскими: и, ис, иу; о, ос, оу; п, пс, пу и т. п. Для именного автотекст будет такого вида: { XE "" \f i }{ XE "" \f i \t "см. " }{ index \f "i"\c\2\e" "\h " "\l", " \*MERGEFORMAT }. Собирать указатель вы будете в конце текста, вставляя в нужной вам очередности автотекст иу, оу и т. п.

Нумерация абзацев

При создании указателей часто приходится применять нумерованные описания для привязки к ним в дальнейшем вспомогательных указателей.

NB! Нельзя пользоваться для нумерации абзацев кнопкой Нумерованный список с цифрами 1, 2, 3 на панели форматирования. Эта нумерация очень затрудняет работу с текстом, а при переносе в издательскую систему вообще пропадает.

Нужно пользоваться полями автонумерации. Для этого нужно:

открыть меню Вставка: Поле: Автонумерация, выбрать Autonum, нажать ОК.

Для того, чтобы упростить этот процесс, можно назначить макрокоманду, которой можно будет в дальнейшем пользоваться во всех файлах Word. Для этого нужно:

открыть меню Сервис: Макрокоманда (Макрос), ввести в окно сверху имя макроса, нажать на кнопку Записать, в открывшемся окне нажать на кнопку Клавиша, назначить клавиши, которыми вы будете вставлять нумерацию, например, Alt ю, нажать кнопку Назначить, затем Закрыть;

после этого в левом верхнем углу экрана появится кнопка с двумя кнопками на ней: Стоп и Пауза;

далее вы последовательно, спокойно, по порядку выполняете все вышеназванные действия: Вставка: Поле: Автонумерация: Autonum. В текст вставляется цифра с точкой, затем вы нажимаете на кнопке на экране Стоп. Кнопка исчезает, макрокоманда записана.

Цифру можно выделить и удалить из текста, и попробовать нажать назначенную вами клавишу. Если при нажатии в тексте появляется цифра с точкой, то вы все сделали правильно, если нет, можно снова открыть меню Сервис: Макрокоманды (Макрос) удалить неудачно созданный вами макрос и повторить еще раз попытку.

Вместо мыши можно использовать клавиатуру. Для этого, чтобы открыть Меню: Вставка, нужно нажать Alt и подчеркнутую букву в этом слове в меню и т. п.

Если макрокоманда создана, то в дальнейшем при нажатии назначенных вами клавиш (Alt ю) в текст на место нахождения курсора будет вставляться автоматический порядковый номер выбранного вами абзаца, начиная от первого пронумерованного и далее. При перестановке абзацев местами, номера автоматически изменятся на порядковые.

NB! Абзацам с автонумерацией необходимо назначить особый стиль, параметры его могут не отличаться от Обычного, только название будет другим, Например, Нумерация.

Создание вспомогательного указателя с отсылками
на номера библиографических описаний

Word создает указатели с отсылками на номера страниц. Для того, чтобы создать указатель с отсылкой на номера библиографических описаний, нужно начинать каждое нумерованное описание с новой страницы. Описание не должно занимать больше экранной страницы, тогда указатель будет верным. В компьютерную страницу входит примерно 2 страницы машинописного текста, если использовать более мелкий шрифт (меньше 10), можно вместить немного побольше, но размеры все-таки ограничены. Нам удавалось создать указатель на 3500 описаний (общий объем примерно 1000 машинописных страниц), но они, большей частью, были намного меньше компьютерной страницы. Основной текст и вспомогательные указатели пришлось разбить на отдельные файлы, так как при объединении их в один файл просто не открылся. Можно также разбить файл на главный документ и несколько поддокументов, оставив в главном вступление, содержание и вспомогательные указатели, а остальное разбить на логические разделы. Если указатель очень большой, то все-таки лучше пользоваться базами данных.

Если вы все-таки решились создавать такой указатель в Word, то пронумеруйте описания автонумерацией, как было показано выше. Она вам пригодится не только для создания указателя, но и для других целей. Далее, скорее всего, лучше воспользоваться копией файла, так как в нем необходимо сделать изменения, которые пригодятся только для создания указателей, а распечатывать файл в таком виде нельзя.

Можно выбрать один из двух вариантов:

1. Встать курсором перед номером второго описания. Воспользоваться меню Вставка: Разрыв, отметить строку Начать: Новую страницу. Вставлять разрывы нужно, начиная со второго описания, первое должно поместиться на одну, первую страницу. Таким образом 2‑е будет на второй странице, 3‑е — на третьей и т. п. Таким образом номера описаний будут соответствовать номерам страниц. Если вы захотите после создания указателя вернуть текст в первоначальный вид, нужно будет удалить все разрывы. Открыть меню Правка: Заменить, нажать кнопку Специальный, выбрать Разрыв страницы, в окне Заменить на не писать ничего. Тогда все вставленные вами разрывы удалятся, и текст обретет первоначальный вид.

2. Можно создать специальный стиль на основе Нормального (Обычного). Назвать его можно, например, НоваяСтраница. Открыв меню Формат: Стиль, нажмите кнопку Создать, введите название, как уже описывалось выше, он должен основываться на Нормальном (Обычном) и стиль следующего абзаца тоже должен быть Нормальный (Обычный). Нажмите кнопку Формат: Абзац, выберите закладку Положение на странице и отметьте опцию С новой страницы. Больше ничего не меняйте! Таким образом отличие созданного вами стиля от Нормального будет только в том, что абзац начинается с новой страницы. Не забудьте назначить этому стилю клавишу, так как если указатель большой, то выбирать этот стиль из списка на Панели форматирования будет очень утомительно.

Если вы создадите такой стиль в своем шаблоне, то по мере набора текста, после вставки номера абзаца автонумерацией, вы сможете нажать назначенные клавиши и этот абзац будет начинаться с новой страницы. Следующий абзац, если вы его не пометите этим стилем, будет обычным. Таким образом, вы одновременно будете набирать текст, нумеровать абзацы и разбивать текст для создания указателя. Если вы вставляете именные поля попутно с набором текста, то после окончания работы вы сможете сразу собрать указатель, не тратя время на однообразную работу по пометке и разбивке текста.

Когда вам нужно будет распечатать текст, сделайте его копию, если это не окончательный вариант работы и в дальнейшем возможно редактирование: перемещение описаний и пр., воспользуйтесь меню Правка: Заменить, нажмите кнопку Формат, выберите строку Стиль, найдите в списке стилей стиль НоваяСтраница, нажмите ОК, в окно Заменить на вставьте таким же способом стиль Обычный (Нормальный). Нажмите кнопку Заменить все. Файл приобретет нормальный вид, с автоматической разбивкой на страницы того размера, с теми полями сверху, снизу, справа и слева, которые вы зададите в Файл: Параметры страницы, или уже задали в самом начале работы.

После распечатки и редактирования, вносить измерения нужно в ту копию, которая содержит разбивку на страницы, копию для распечатки лучше всего удалить после распечатки, чтобы не было нескольких параллельных файлов с разной степенью редакции. Сохраняйте рабочий файл с именными полями, разбивкой на страницы и автонумерацией до окончания работы, так как если вам нужно будет поменять местами описания, нумерация автоматически изменится, и если в файле будут именные поля, то можно быстро создать новый вариант указателя.

Перекрестные ссылки

Очень часто в указателях используются перекрестные ссылки от одного тематического раздела к другому и пр.: См. также №; Переиздания см. № и т. п.

В Word существует возможность вставлять такие ссылки. Меню Вставка: Перекрестная ссылка.

Если вы пронумеровали описания автонумерацией, то есть способ автоматического обновления этих ссылок при изменении расположения описаний. Для этого нужно сначала поставить закладки на номера тех описаний, которые вы хотите отразить в этих ссылках. Например, если вы хотите дать ссылку на описание: 1. Энциклопедический словарь..., то нужно щелкнуть мышью на номере, он выделится (NB! Выделить нужно только число с точкой, а не весь абзац!), открыть меню Правка: Закладка, ввести название закладки, как было указано выше, нажать кнопку Добавить. Повторить это для всех нужных вам описаний. Не стоит ставить закладки на все подряд описания, список будет очень большим, давать названия закладкам лучше осмысленные. Если описания начинаются с автора, лучше давать фамилию автора, если работ автора несколько, можно их пронумеровать, например, Беляев1, Беляев2, БеляевИванова1, БеляевИванова2 и т. п. Пробелов в названии закладки не должно быть. (Можно увидеть, куда вы поставили закладки, если вы в меню Сервис: Опции (Параметры): Вид пометите опцию Закладки. Тогда на экране вы увидите помеченный текст закладки заключенным в серые квадратные скобки. На печати они не отражаются).

После этого, встав курсором на то место, куда вы вставляете ссылку, вы открываете меню Вставка: Перекрестная ссылка, в окошке Тип ссылки выбираете Закладка, в окошке Вставить ссылку на выбираете Текст закладки, в окошке Для какой закладки выбираете нужное вам название и нажимаете кнопку Вставить. Вставится номер абзаца с точкой. Точку, к сожалению, нельзя удалить до окончания работы с файлом, если у вас несколько ссылок через запятую, ставьте вместо одной запятой две: 2.,, 10.,, и т. п. Когда вы подготовите окончательный вариант указателя, можно будет разорвать связи со всеми полями, и тогда это сочетание.,, автоматически можно будет заменить на запятую.