Конспект лекций по изучению ПМ 05. «Выполнение работ по профессии Кассир» (стр. 7 )

Для выдачи наличных денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, работнику под отчёт оформляют расходный кассовый ордер согласно письменному заявлению подотчётного лица, составленному в произвольной форме и содержащему надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который выдают наличные денежные средства, подпись руководителя и дату. Подотчётное лицо обязано в срок, не превышающий трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу предъявить бухгалтеру, а при его отсутствии – руководителю авансовый отчёт с приложенными документами, подтверждающими, как были истрачены денежные средства. Наличные денежные средства выдают под отчёт при условии полного погашения подотчётным лицом задолженности по ранее полученной под отчёт  сумме денежных средств.

1.1.8 Обеспечение сохранности денежных средств; инвентаризация денежных средств, проведение ревизии кассы; случаи обязательного проведения инвентаризации, внезапные ревизии кассы

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

Также на руководителе лежит ответственность за то, чтобы была обеспечена в должной мере безопасность для кассы и всех денег, которые хранятся в ней.

Предприятие само создаёт условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств и ценных бумаг в кассе, при  доставке  их из учреждений банка и при сдаче в банк.

Согласно нормативно-правовым документам у кассы обязательно должно быть отдельное охраняемое помещение и несгораемый сейф. При этом доступ к самой кассе должен быть открыт исключительно определенным лицам. Помещение и сейф по окончании работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах – у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируют в акте.  При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел.

Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к её работе.

Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укреплённости и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, которые подлежат исполнению и соблюдению на предприятиях всех  организационно-правовых форм и видов деятельности.

Организации должны обеспечить хранение кассовых документов, а также документов, которые оформляют при проведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии с которыми кассовые документы и кассовые книги организации хранятся пять лет.

По указанию руководителя организации, а перед составлением годового отчёта не ранее 31 декабря, обязательно проводится инвентаризация кассы.

Для проверки правил ведения кассовых операций в организациях регулярно должна проводится инвентаризация кассы. Сроки проведения проверок работы кассы организация устанавливает самостоятельно.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы с полным полистным пересчётом денег и проверок других ценностей, находящихся в кассе.

Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для  хранения  ценностей, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчётности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом ф. ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 88.

В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учёта, что даёт возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

Если будет установлена недостача или  излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляют в двух экземплярах: один остаётся в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют (Д-т сч 50 и К-т сч. 99), а недостачу относят на виновное лицо (Д-т сч. 94 К-т сч. 50, Д-т сч. 73-2 К-т сч.94) и удерживают с него (Д-т сч. 50,70 К-т сч. 73-2).

Кроме того, кассовую дисциплину  периодически должна проверять налоговая инспекция. Налоговые органы в ходе проверки кассовой дисциплины вправе затребовать распорядительный документ. 

Административным регламентом исполнения ФНС России государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденным Приказом Минфина России от 01.01.2001 N 133н, предусмотрено получение налоговыми органами при проведении проверок полноты учета выручки денежных средств, объяснений от организаций и индивидуальных предпринимателей, в случае если сумма выручки наличных денежных средств по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки денежных средств по учетным данным налогоплательщика, а также обо всех возможных причинах сложившейся недостачи (наличия излишков) наличных денежных средств в кассе.

Акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе по форме N ИНВ-15 прилагаеться к объяснениям организаций и индивидуальных предпринимателей о причинах возникновения недостачи (наличия излишков) наличных денежных средств в кассе.

Контроль за правильным ведением

1.1.9 Хранение в кассе различных денежных документов и бланков документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).

В кассе организации хранятся денежные документы: почтовые марки и марки госпошлины, вексельные марки, приобретённые железнодорожные и авиабилеты, путёвки в дома отдыха и т. п.

А теперь посмотрим, что говорит законодательство о применении бланков строгой отчетности. Так вот, организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона ). Виды услуг населению можно посмотреть в «Общероссийском классификаторе услуг населению ОК 002-93 (ОКУН)», утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 г. № 000. Не так давно постановлением Правительства от 01.01.2001 г. № 000 было принято новое «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее – Положение).

С 1 января 2016 года по всей стране организации и ИП смогут применять новый вид кассовой техники – ноутбуки, планшеты и телефоны на которые будет установлены специальные программы. Такая технология позволяет отказаться от ЭКЛЗ, удешевить годовую стоимость обслуживания, сделать кассу по настоящему мобильной.

Кроме того, во втором полугодии текущего года Центральный Банк планирует ввести дополнительные ограничения наличных трат, появятся новые нормы в контроле кассовых операций и проверках ККМ.

Учтите, что приходные кассовые ордера и квитанции к ним не являются бланками строгой отчетности (письмо УФНС по г. Москве от 01.01.2001 г. № 22-12/78389).

Новые правила        

Новое Положение устанавливает порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности (далее – БСО), приравненного к кассовому чеку. Также в Положении прописан порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

Форма бланка

Итак, на бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (п. 2 Положения).

Бланк строгой отчетности должен содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения):

наименование документа, шестизначный номер и серию; наименование и организационно-правовую форму – для организации; фамилию, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя;

автоматизированной системы. Причем типографский документ должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа, год выполнения, тираж). Также изготовитель проставляет на каждом бланке серию и номер документа (п. 9 Положения).

Инструкция по заполнению БСО

Бланк документа заполняется четко и разборчиво. При этом не допускаются никакие исправления. Вместе с тем испорченный либо неправильно заполненный бланк перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором он заполнялся (п. 10 Положения).

При заполнении БСО одновременно оформляют не менее одной копии документа. Как вариант – сам бланк должен иметь отрывные части (п. 8 Положения).

Как мы уже отметили, формирование бланков документов может быть произведено и посредством автоматизированной системы. Правда, вряд ли многие смогут этим воспользоваться. Дело в том, что требования по этому пункту весьма жесткие. Итак, для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований (п. 11 Положения):

автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет; при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

По требованию налоговых органов все организации и индивидуальные предприниматели обязаны представить им информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Положения).