СХЕМА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ПРОЦЕССА “Обработка заказа на расходные материалы”

Приложение 3

Схема информационных потоков первого уровня процесса

«Обработка заказа на расходные материалы»

       

Приложение 4

Описание бизнес-процесса

«Обработка заказа на расходные материалы»

Условные обозначения:

ОРМ – отдел расходных материалов;

С – секретарь;

БУХ – бухгалтерия;

Р – руководство;

Тр – транспортный отдел;

Soft – использование ЭВМ





№№

Наименование процесса

Исполнитель

Прим.

1

СУБПРОЦЕСС «Обработка заказа»

ОРМ

Вх

1.1.
Получение информации о заказе

ОРМ

1.1.1.

Звонок по телефону

С → ОРМ

1.1.2.

Указание руководства

Р → ОРМ

1.1.3.

Формирование заявки (запись в книжке)

ОРМ

Вых

1.2.

Выставление счета клиенту

ОРМ

1.2.1.

Внесение заявки в Б. Д.

ОРМ

Soft

1.2.2.

Формирование счета для старых клиентов

ОРМ

Soft

1.2.3.

Формирование счета для новых клиентов

ОРМ

Soft

1.2.4.

Подписание счета у руководства

ОРМ

1.2.5.

Выставление счета

ОРМ

1.3.

Анализ заказа (внутренние возможности)

ОРМ

1.3.1.

Наличие на складе с учетом всех заявок.

ОРМ

1.3.2.

Надежность заказчика.

ОРМ

1.3.4.

Предложения о закупке РМ.

ОРМ

14-30

1.4.

Текущий мониторинг поставшиков (внешние возможности)

ОРМ

1.4.1.

Выбор поставщика.

ОРМ

Вых

1.4.2.

Информация об отсутствии РМ (задержка с поставкой)

ОРМ

Вых

1.4.3.

Информация о наличной оплате

ОРМ

1.4.4.

Предложение о закупке РМ.

ОРМ

14-30

1.5.

Принятие решения о закупке.

Р

1.5.1.

Постоянный поставщик

Р

1.5.2.

Другой поставщик

Р

1.5.3.

Финансовые возможности фирмы.

Р

Вых

1.6.

Формирование заказа на покупку.

Р → ОРМ

15-00

2.

Субпроцесс  «Получение предложения от  постоянного поставщика

ОРМ

Вх

2.1.

Получение заказа

ОРМ

2.2.

Подготовка заявки для пост. поставщика

ОРМ

Soft

2.3.

Передача заявки пост. поставщику

С

2.4.

Получение счета от пост. Поставщика

С → ОРМ

17-30

2.5.

Проверка счета

ОРМ

Soft

2.6.

Акцептование счета у руководства

ОРМ → БУХ → Р

Вых.

2.7.

Передача счета в бухгалтерию

ОРМ → БУХ

3.

Субпроцесс «Получение предложения от другого поставщика»

Вх

3.1.

Получение заказа.

ОРМ

3.2.

Подготовка заявки поставщику.

ОРМ

Soft

3.3.

Передача заявки.

С

3.4.

Получение счета.

С → ОРМ

17-30

3.5.

Проверка счета.

ОРМ

Soft

3.6.

Акцептование счета у руководства.

ОРМ → БУХ → Р

Вых

3.7.

Передача счета в бухгалтерию.

ОРМ → БУХ

4.

Субпроцесс «Размещение заказа на покупку расходных материалов».

ОРМ

Вх

4.1.

Получение счетов.

БУХ

Вх

4.2.

Получение информации о нал. Оплате.

ОРМ→Р

4.3.

Оплата счета.

БУХ

4.4.

Выдача информации об оплате счета.

БУХ → ОРМ

4.5.

Акцептование платежа поставщиком.

ОРМ

4.5.1.

Деньги на р/счете

ОРМ

4.5.2.

Плат. Поручение  и(или) гар. Письмо

ОРМ

4.5.3.

Телефонный разговор

ОРМ

4.6.

Устное размещение заказа в случае наличной оплаты.

ОРМ

Вых

4.7.

Заказ транспорта на доставку  РМ на склад (срок доставки)

ОРМ → Р

18-00

4.8.

Внесение информации об оплате в БД

ОРМ

Soft

5.

Субпроцесс «Доставка расходных материалов на склад».

ОРМ

Вх

5.1.

Получение заказа на доставку расходных материалов на склад.

Р → Тр

5.2.

Получение необходимых документов и средств.

ОРМ

5.2.1.

Выдача документов на получение РМ (доверенность, гарантийное письмо, копия платежного поручения).

ОРМ → Тр

5.2.2.

Получение наличных.

Р → Тр

5.3.

Оформление документов в офисе поставщика.

Тр

Вх.

5.4.

Доставка РМ со склада поставщика.

Тр

5.5.

Передача РМ на склад.

Тр →ОРМ

5.6.

Внесение информации о поступлении РМ на склад в Б. Д.

ОРМ

Soft

Вых

5.7.

Информация о наличии РМ на складе.

ОРМ

Soft


6.

Субпроцесс «Доставка расходных материалов покупателю».

ОРМ

Вх.

6.1.

Получение информации о наличии пленки на складе.

ОРМ

Soft

6.2.

Принятие решения об отправке

Р, ОРМ

6.2.1.

Поступление денег от Покупателя на р\сч  (сравнение, выработка взаимоприемлемого решения).

БУХ → ОРМ

6.2.2.

Решение руководства

Р

6.3.

Заказ на доставку

ОРМ→ Р

Вых

6.3.1.

Заказ принят.

Р →ОРМ

Вх.

6.3.2.

Информация о задержке.

Р →ОРМ

6.4.

Подготовка  документов для отправки (перевозки).

ОРМ

6.5.

Доставка расходных материалов перевозчику  (покупателю)

Тр

Вых

6.6.

Передача информации об отправке покупателю

ОРМ

6.7.

Внесение информации об отправке в Б. Д.

ОРМ

Soft

6.8.

Передача информации о задержках.

ОРМ→ Р

Вых

6.9.

Передача в бухгалтерию информации о стоимости доставки РМ Покупателю.

Тр → ОРМ → БУХ

6.10.

Внесение информации о поступлении денег в Б. Д.

ОРМ

Soft

7.

Субпроцесс «Обработка информации о  задержках».

Вх.

7.1.

Получение информации о задержке с поставкой от постоянных поставщиков

ОРМ→ Р

Вх.

7.2.

Получение информации о задержке с поставкой от других поставщиков.

ОРМ→ Р

Вх.

7.3.

Получение информации о задержке с отправкой расходных материалов.

ОРМ→ Р

7.4.

Анализ информации о задержках.

Р

7.5.

Принятие решения о передаче информации  о задержках Покупателю.

Р →ОРМ

Вых

7.6.

Передача информации  о задержках Покупателю.

ОРМ(Р)

8.

Субпроцесс «Закрытие заказа»

ОРМ

Вх.

8.1.

Получение информации об отправке расходных материалов.

ОРМ

8.2.

Окончательная финансовая сверка

ОРМ → БУХ

8.3.

Получение от Поставщика оформленных документов (либо документов перевозчика).

ОРМ

8.4.

Передача документов в бухгалтерию.

ОРМ → БУХ

8.5.

Выставление Покупателю счета на оплату за доставку РМ

ОРМ

Soft

8.6.

Оплата Покупателем доставки РМ

БУХ →ОРМ

8.7.

Окончательная оплата Покупателем РМ ( в случае необходимости).

БУХ →ОРМ

Вых

8.8.

Конец.

ОРМ

9.

Субпроцесс «получение расходных материалов покупателем на складе 

ОРМ

Вх.

9.1.

Получение информации о  наличии РМ на складе.

ОРМ

Soft

9.2.

Получение информации о точном времени прибытия Покупателя.

ОРМ

9.3.

Принятие решения о выдаче РМ Покупателю

Р, ОРМ

9.3.1.

Поступление денег от Покупателя на р\счет  (сравнение, выработка взаимоприемлемого решения).

БУХ → ОРМ

9.3.2.

Решение руководства

Р

9.4.

Подготовка документов для Покупателя.

ОРМ

9.5.

Выдача РМ Покупателю

ОРМ

9.5.1

Прибытие Покупателя.

ОРМ

9.5.2.

Проверка и корректировка (в случае необхолдимости) документов для Покупателя.

ОРМ, БУХ

9.5.3.

Передача документов Покупателю.

ОРМ

9.5.4.

Выдача РМ Покупателю со склада.

ОРМ

9.6.

Передача документов Покупателя (доверенность)_ в бухгалтерию.

ОРМ → БУХ

9.7.

Внесение информации о выдаче РМ в Б. Д.

ОРМ

9.8.

Конец.

ОРМ

10.

Субпроцесс «получение расходных материалов покупателем со склада  ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ В СЛУЧАЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ЗАКАЗА.

ОРМ

Вх.

10.1.

Получение информации о  наличии РМ на складе.

ОРМ

Soft

10.2.

Получение информации о точном времени прибытия Покупателя.

ОРМ

10.3.

Подготовка документов для Покупателя (по возможности)

ОРМ

10.4.

Выдача РМ Покупателю.

ОРМ

10.4.1

Прибытие Покупателя.

ОРМ

10.4.2

Расчет стоимости заказа.

ОРМ(БУХ)

10.4.

Получение оплаты за заказ.

ОРМ(БУХ)

10.4.4.

Подготовка документов для Покупателя  (в случае необходимости), в т. ч. приходный ордер

ОРМ(БУХ)

10.4.5

Передача документов Покупателю.

ОРМ

10.4.6

Выдача РМ Покупателю со склада.

ОРМ

10.5.

Передача документов и средств Покупателя в бухгалтерию.

ОРМ → БУХ

10.6.

Внесение информации о выдаче РМ в Б. Д.

ОРМ

Soft

10.7.

Конец.

ОРМ

13. Глоссарий

Активы: ресурсы, контролируемые организацией, исполь­зование которых возможно вызовет в будущем приток экономиче­ской выгоды.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14