Учебно-методический комплекс дисциплины «Инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов» (стр. 8 )

Этап 4.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников компании.

При внедрении изменений в деятельность компании реализуется следующий комплекс работ:

Проведение тренинга (инструктажа) сотрудников компании, ответственных за проведение изменений ("проводники изменений") с целью разъяснения целей и мероприятий, порядка и форм внедрения новых моделей деятельности компании. Мониторинг проведения опытной эксплуатации новых стандартов
функционирования компании с целью выявления отклонений разработанных
моделей бизнес-процессов от реальной возможности выполнения работ. Корректировка моделей бизнес-процессов на основании результатов опытной эксплуатации.

При проведении комплекса работ данный этап может быть объединен с этапом "Внедрение регламентирующих документов". При этом вместо реализации рассматриваемого этапа проводятся работы по разработке регламентирующих документов

Этап 5.

Регламентация бизнес-процессов - разработка и согласование инструкций по бизнес-процессам (БП) в составе, зафиксированном на этапе диагностики системы управления.

Регламентация БП на основе моделей "как должно быть" включает проведение следующих работ:

Формализация требований к промежуточным результатам бизнес-процессов; Разработка документарных форм промежуточных и конечных результатов бизнес-процессов; Разработка проектов регламентов; Согласование проектов регламентов с руководителями и специалистами
Компании-клиента; Внесение изменений на основании результатов согласования.

Помимо основного результата реализации данного этапа в виде комплекта регламентирующих документов (стандартов, рабочих регламентов, инструкций, и т. п.) Компания получает ряд дополнительных эффектов:

Повышение уровня технологической дисциплины сотрудников. Закрепление распределения зон ответственности, функций и механизмов
взаимодействия между подразделениями Компании или между сотрудниками
внутри подразделений. Снижение трудозатрат при введении в должность новых сотрудников и
сокращение продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемых на работу сотрудников. Минимизация трудозатрат при формировании требований к информационным системам, автоматизирующим различные аспекты деятельности Компании (подготовка к автоматизации деятельности Компании). Упорядочивание информационных потоков и снижение затрат на внедрение
системы Документационного Обеспечения Управления. Сокращение усилий по внедрению Систем менеджмента качества (подготовка к сертификации, например, на базе международных стандартов серии ISO 9000).

Создание комплекта регламентирующих документов, безусловно, является основным результатом всего проекта, но, не смотря на это, он нуждается во внедрении.

Этап 6.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников компании.

При внедрении изменений в деятельность компании реализуется следующий комплекс работ:

•        Формирование группы внедрения изменений, состоящей из следующих
сотрудников компании:

-  Сотрудники, которые участвуют в измененных бизнес-процессах (исполнители бизнес-процедур, пользователи новых документов);

-  Сотрудники, ответственные за состояние организационных, регламентирующих документов (например, сотрудники отдела качества и пр.);

Разработка детального плана-графика внедрения регламентирующих документов с указанием мероприятий, сроков и ответственных лиц. Проведение тренинга (инструктажа) сотрудников компании, ответственных за состояние организационных, регламентирующих документов, с целью разъяснения целей и мероприятий, порядка и форм внедрения изменений. Организация запуска опытной эксплуатации регламентирующих документов. Проведение тренинга (инструктажа) сотрудников компании - участников бизнес-процессов с целью разъяснения принципов и подходов работы с новыми документами, ознакомления с новыми моделями поведения и стандартами деятельности, формирования мотивации на добросовестное выполнение требований документов (проводится по желанию Клиента). Мониторинг проведения опытной эксплуатации новых стандартов
функционирования компании с целью выявления отклонений разработанных
моделей бизнес-процессов от реальной возможности выполнения работ. Корректировка моделей бизнес-процессов и комплекта документов на основании результатов опытной эксплуатации.

Результатом реализации работ по данному этапу будет являться следующий комплект отчетных документов:

Методические рекомендации по внедрению изменений в компании. План-график осуществления внедрения. Скорректированные объекты внедрения

Выполнение работ по внедрению разработанной регламентирующей документации является логическим завершением всего проекта регламентации деятельности тех бизнес-процессов, которые были определены как перспективные на этапе диагностики.

       

Задача 5. Определите задачи и трудности введения процессного управления на предприятии

По итогам нашего проекта компания «Техномол пищевые продукты» получит:

Современные формы управленческого планирования, контроля и учета, которые легко автоматизируются, но могут использоваться и в традиционном "бумажном" виде; Сформированную прозрачную и упорядоченную структуру бизнес-процессов.
Повышение прозрачности и управляемости процессов Компании, позволяющие
принимать управленческие решения, адекватные сложившейся ситуации как
внутри Компании, так и в ее подразделениях; Определение показателей эффективности бизнес-процессов; Повышение эффективности деятельности за счет использования выявленных резервов и/или изменения технологии осуществления основных, вспомогательных или управленческих бизнес-процессов; Сокращение издержек при снижении операционных проблем; Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов, которые дают
возможность сотрудникам качественно выполнять свои обязанности и оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности;

Фиксированное распределение зон ответственности, функций и механизмов

взаимодействия между подразделениями Компании или сотрудниками внутри

подразделений;

Сформированную исходную информацию для автоматизации деятельности

Компании, внедрения систем управления качеством;

Повышение уровня технологической дисциплины сотрудников;

Снижение трудозатрат при введении в должность новых сотрудников и

сокращение продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемого на работу персонала.

Задача 6. Опишите бизнес – процессы гостиницы.

Назовите формы обязательных процессов и обязательных элементов (виды менеджмента и формы записей) для гостиницы.

Опишите их в приведенной в примере форме

Формальные методы описания бизнес – процессов в гостинице.

Организационное проектирование. Методология IDEF0.

Распространенным подходом к упорядочению организации, т. е. к организационному проектированию является применение методологии функционального моделирования IDEF0. В основе методологии лежит процессный подход к менеджменту. Основную идею  процессного подхода  можно свести к следующим положениям:

Деятельность организации необходимо представить в виде сети взаимодействующих между собой процессов; Менеджмент деятельностью организации должен основываться на менеджменте сетью процессов.

Активизация внимания к стандартизации описания бизнес процессов обусловлено еще и тем, что широко востребована в настоящее время становится новая версия стандартов качества ISO – 9000.

Представление процессов.  В ИСО 9000:2000 используется следующее определение процесса: «Набор взаимосвязанных и взаимодействующих операций (действий), которые преобразуют входы в выходы.

Примечание 1. Входы процессов, как правило, являются выходами других процессов.

Примечание 2. Процессы в организации планируются и исполняются при управляемых условиях для добавления ценности».

Большинство экспертов по вопросам  организационного проектирования сходятся на том, что наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление в следующей форме.

.

  Рис. 21. Варианты графического представления процессов.

Описание процессов должно отражать не только отдельные процессы, на также взаимосвязи и взаимодействия между процессами.

Совокупность процессов, взаимосвязей и взаимодействий представляют сеть процессов организации. Для описания сети процессов используются специальные средства описания и анализа. В методологии функционального моделирования IDEF0  для графического представления процесса используется следующая нотация приведенная на рис. 22.

Рис. 22. Графическое представление процесса в IDEF0

  В соответствии с методологией IDEF0 процесс представляется в виде функционального блока, который преобразует входы в выходы при наличии необходимых ресурсов (механизмов) в управляемых условиях.

Взаимосвязи и взаимодействия процессов в IDEF0 представляются дугами, соединяющими выходы одних функциональных блоков со входами других. Для упорядочения процессов  организации  при введении специальной системы, например, системы качества.  Модель сети процессов должна отвечать дополнительным требованиям. Так, для системы качества эти требования оформляются следующими вопросами:

Какие процессы в деятельности организации относятся к системе качества? Какова структура этих процессов, включая выходы и потребителей процессов, входы и поставщиков и т. д.? Как процессы взаимодействуют друг с другом? Как в рамках процессов выполняются требования, определенные в МС (международный стандарте) ИСО семейства 9000 версии 2000 года?

Требования к функциональной модели.  По существу функциональная модель сети процессов строиться в соответствии с дополнительными требованиями помимо тех, которые сформулированы в методологии IDEF0.