4. Внутренний адрес – название и адрес той организации, которой направляется письмо. Он помещается после заголовка и помет в центре листа или в правой части листа. Расположение в левой части нетипично для русских деловых писем. Обычно внутренний адрес пишется в именительном падеже (иногда дательном).
5. После внутреннего адреса пишется указание на содержание письма. Оно вводится словом «касательно» или «касается» (сокращенно «Кас… :», а также словами «По вопросу о :» (после этих слов ставится двоеточие).
Указание на содержание обычно подчеркивается. Чаще всего оно расположено во всю ширину страницы.
6. Обращение пишется на отдельной строчке в центре, и после него чаще всего ставится восклицательный знак (может быть также запятая или точка).
7. Текст письма состоит из вводной части, основного сообщения и заключительной части. Текст пишется с учетом полей и красной строки (абзац). 8. Приложения Если к письму прилагаются какие-либо документы, чертежи и т. п., то в конце письма в левой стороне пишется слово «приложения» и перечисляются названия прилагаемых документов, указывается их количество или количество приложенных страниц.
Весь текст коммерческого и любого делового письма располагается только на лицевой стороне и не переносится на обратную сторону (если текст не умещается на одной странице, то он переносится на второй, третий и т. д. лист).
Для того чтобы выделить главное, можно подчеркивать слова или отдельные фразы, а также вводить нумерацию.
9. Заключительная фраза - формула вежливости. Обычная заключительная фраза коммерческих деловых писем: «С уважением» или «С глубоким уважением», «С почтением» (последнее употребляется редко). Часто деловое письмо заканчивается просто подписями лиц, ответственных за их содержание. Подписи (одна или две) располагаются в конце письма.
Наименование должности пишется в левой стороне, правее – личная подпись, а справа пишется фамилия.
Расположение основных реквизитов (формуляр-образец)
Заголовочная часть документа | Эмблема фирмы Гриф ограниченияНаименование фирмы Гриф утверждения Юридический адрес фирмы: Адресат индекс, город, ул., дом, тел., факс, расчетный счет в банке Резолюция Вид документа Дата ____№____ На №____от____ Заголовок к тексту |
Основная часть документа | ТекстПриложение |
Оформляющая часть документа | Должность лица, Подпись подписавшего документ Печать Виза Фамилия исполнителя и телефон Отметка об исполнении документа Отметка о и направление его в дело поступлении |
Задание 1. Ознакомьтесь с образцами документов, обратите внимание на состав и последовательность расположения реквизитов.
1.1. Образец приказа
АОО «Маяк» Приказ 08.01.04 №4 Москва О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности Приказываю: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате АОО. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.04. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам АОО с 01.02.04 руководствоваться правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту совместно с заведующим копировально-множительной службы обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные предприятия до 01.02.04. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Директор предприятия Личная подпись |
1.2. Образец делового письма
АО «Полянка» Конфиденциально
Директору АО «Заря»
113225, Москва г-ну
Ордынка,34 170017, Тверь
в Конверсбанке Пушкинская,12
07.04.04 № 01-03-21
на № 02-03-14 от 29.03.04
О возобновлении поставок СТБ
!
Сообщаем Вам, что оплата партии СТБ №7 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 03.03.04 № 000.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества.
Приложение: на 1 л.
С уважением
Исполнительный директор подпись
1.3. Форма полного протокола
Наименование предприятия______________
ПРОТОКОЛ
00.00.00. № ___
собрания акционеров предприятия
О.________________
О.___________________
Присутствовали:________________________
(должности, фамилии, инициалы)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1._______________
2._______________
СЛУШАЛИ:
______________ - ________________________
(Ф. И.О., должность) (содержание выступления)
ВЫСТУПИЛИ:
___________________ - ________________________________
(Ф. И.О., должность) (содержание выступления)
______________________________________________________
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.___________________________________________
1.2.____________________________________________
СЛУШАЛИ: …(п.2 оформляется так же, как п. 1)
Председатель: Подпись
Секретарь: Подпись
1.4. Форма краткого протокола
Наименование предприятия
ПРОТОКОЛ
00.00.00.№___
заседания Совета директоров
Председатель ________Ф. И.О.
Секретарь ___________Ф. И.О.
Присутствовали: ______________________________
(должности, фамилии, инициалы)
РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:
1._____________________
2._____________________
ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:
1._____________________
2._____________________
Председатель Подпись
Секретарь Подпись
1.5. Образец докладной записки
АОО «Мир» Директору фирмы
Отдел рекламы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.00
О дополнительном финансировании
Заказа №______
В связи с ростом цен на полиграфические услуги в 1 квартале 2004 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно______
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 |
