Официально-деловой стиль (стр. 7 )

Составьте  диалог  по  данной  ситуации.

Задание  10 

Прочитайте  диалог.  Составьте  собственный,  но  не откажите  во  встрече.

А.: Доброе  утро.  Господина  Новикова,  пожалуйста!

Б.: В  данный  момент  его  нет  на месте.  Кто  говорит?

А.: Это  Владислав  Рудницкий.  Я  получил  письмо  от  господина  Новикова,  в  котором  он  просит  меня  связаться  с  ним  по  телефону;  чтобы  договориться о деловой встрече. У него мое резюме.

Б : Понимаю. У господина Новикова обеденный перерыв, но он скоро  должен

прийти.

А.: Когда  Вы  советуете  ему  позвонить  снова?

Б.: Он  обычно  возвращается  в  офис  в  два  часа.  Может быть, я  лучше

попрошу  его  позвонить  Вам?  Какой  Ваш  номер  телефона?

А.: 296-30-32.

Б.: Спасибо,  господин  Рудницкий. Как только  он  вернется, он Вам

позвонит.

Задание  11 

  Прочитайте  диалог.  Составьте  собственный,  но  уклонитесь от

встречи  с  женщиной.

А. Добрый  день. Попросите,  пожалуйста,  господина  Новикова.

Б. Слушаю  Вас.

А. Это  говорит  Анна  Новицкая.  Я  секретарь  господина  Козлова.

Ваше  письмо  его  заинтересовало,  и  он  хотел  бы  с  Вами  встретиться.

Б. Очень  хорошо.  Я  хотел бы  поговорить с ним.

А. Давайте  договоримся  о  времени  встречи.

Б. Хорошо.

А Как  насчет  завтрашнего  дня  в 10  часов  утра?

Б. Меня  это  вполне  устраивает.

А. Наш  адрес:  Невский  проспект,  дом 7,  второй  этаж,  комната  12.

Б. Спасибо.

А. Пожалуйста,  до  завтра.

Если  вы  хотите  выработать  деловые  качества,  то,  слушая,  надо  забыть  личные  предубеждения  против  собеседника;  не  спешить  с  ответами  и  заключениями;  разграничивать  факты  и  мнения;  следить  за  тем,  чтобы  ваша  речь  была  предельно  ясной  и  точной;  быть  беспристрастным  в  оценке  того,  что  вы  услышали от  собеседника;  действительно  слушать,  а  не делать  вид,  будто  слушаете, не  отвлекаться  на  посторониие  мысли. 

Задание  12 

Составьте  собственный  полный  вариант  делового  телефонного  разговора  на  произвольную  тему.

Деловая  беседа

Основная  цель  беседы – обмен  информацией.  Различают  беседы,  связанные  с  наймом  и  увольнением  персонала,  которые  проводят  в  целях  диагностики  профессионального  и  личностного  потенциала  кандидата  на  должность  для  принятия  решения;  беседы  типа  «получение  производственного  задания»  с  целью  не  только  проинформировать  работника,  но  и  проинструктировать.  Беседы  для  анализа  и  разрешения  конфликтных  ситуаций  и  беседы  с  подчиненными  дисциплинарного  характера  проводят в целях  выявления  причин  нарушения  дисциплины  или  некачественного  выполнения  работы  и  изменения  мотивации  поведения  работника. Беседы,  подготавливающие  персонал  к  введению,  носящий  информационный  характер,  как  правило,  предполагают  так  называемое  «зондирование  ситуации»  для  того,  чтобы  знать,  что  происходит,  как  складываются  отношения  в  коллективе.

Деловые  беседы  планируются  зараннее.  В  процессе  подготовки  определяются:

1) предмет  беседы; 

2) круг  вопросов,  подлежащий  обсуждению;

3) основные  намерения,  которые  необходимо  осуществить.

Отрабатывается ход беседы.  Подготавливаются  различные  документы  и  материалы.

5. Отрабатывается  ход  беседы.

Фазы  деловой  беседы

1. Начало  беседы.

2. Передача  информации.

3. Аргументирование.

4. Опровержение  доводов  собеседника.

5. Принятие  решений.

Приемы  начала  беседы

Существует  множество  способов  начать  деловую  беседу,  но  к  наиболее  перспективным  можно  отнести  следующие  приемы:

Метод  снятия  напряженности.  Несколько  теплых  слов  позволяют  создать  в  самом  начале  беседы  доброжелательную  атмосферу.  Комплименты,  шутка,  вызвавшая  смех,  также  способствуют  созданию  дружественной  обстановки.

Метод  «зацепки».  Позволяет  кратко  изложить  ситуацию  или  проблему,  увязав  ее  с  содержанием  беседы  и  использовать  эту  «зацепку»  как  исходную  точку  для  реализации  планируемых  намерений.  В этих  целях  можно  с  успехом  использовать  какое-то  небольшое  событие,  сравнение,  личные  впечатления,  анекдотичный  случай  или  нестандартный  вопрос. 

Метод  стимулирования  игры  воображения.  Предполагает  постановку  в  начале  беседы  множества  вопросов  по  ряду  проблем,  которые  должны  в  ней  рассматриваться.  Этот  метод  дает  хорошие  результаты,  когда  деловой  партнер  обладает  чувством  оптимизма  и  трезвым  взглядом  на  ситуацию.

Метод  прямого  подхода.  Когда  деловые  партнеры  ограничены  временем  или  вопрос  требует  немедленного  обсуждения  и  решения,  можно  использовать  метод  прямого  подхода,  без  какого бы  то ни  было  вступления.  Схематично  это  выглядит  следующим  образом:  вкратце  сообщаем  причины,  по  которым  была  назначена  беседа,  быстро  переходим  от  общих  вопросов  к частным  и  приступаем  непосредственно  к  теме  беседы.

Если  предварительная  подготовка  к  беседе  была  основательной  и  все  возможные  ситуации  тщательно  продуманы,  то  в  основной  части  деловой  беседы  ее  инициатор  будет  чувствовать  себя  уверенно:

1. Всегда  следует  избегать  извинений,  проявления неуверенности. 

Негативные  примеры: «Извините,  если  я  помешал …», «Я  бы

хотел  еще  раз услышать…»,  «Пожалуйста,  если  у  Вас  есть  время  меня  выслушать…»

2 Также  необходимо  избегать  любых  проявлений  неуважения,

пренебрежения  к  собеседнику,  подобных  следующим  примерам: 

«Давайте с  Вами  быстренько  рассмотрим…»,  «Я  как  раз  случайно

проходил  мимо  и  заскочил  к  Вам…»,  «А  у  меня  на  этот  счет  совершенно  другое.

3.Не  следует  первыми  вопросами  вынуждать  собеседника

подыскивать  контраргументы  и занимать оборонительную позицию.

Подготовка  к  основной  части  беседы

1. Готовьте  свой  первый  вопрос  так, чтобы  он  был коротким,

интересным,  но  не  дискуссионным. 

  2. Обращайтесь к  собеседнику  по  имени  и отчеству  или  «Уважаемый  коллега»  там,  где  это  допустимо.

3. Тщательно  обосновывайте  свои  суждения.

4. Не  употребляйте  многозначных  слов  или  объясняйте,  в  каком

смысле  вы  их  используете.

Проявляйте  уважение  к  самому  собеседнику,  его  мнению  и  интересам.

6. Следите,  чтобы  Ваши  вопросы  содержали  слова почему»,«когда»,

«как»  - это  исключает  односложные  ответы  партнера  типа  «да»,  «нет». 

7. Добивайтесь  предельной  краткости  в  изложении  своих  позиций.

8. Если  это  не  первая  встреча  с  собеседником,  то  помните об

изменениях,  которые  произошли  с тех  пор. 

9. Обращайтесь  к  партнеру  за  советом  независимо  от его  статуса

(подчиненный,  коллега,  клиент). 

Большей  эффективности  при  проведении  деловой  беседы

способствует  так  называемый  «Вы-подход»,  который  предполагает  умение  ставить  себя  на место  партнера, что  позволяет  лучше  понять  его  намерения  и  действия.  Полезно  задавать  самому  себе  вопрос:  что  бы  нас  интересовало,  будь  мы  на  его  месте?  Или:  как бы  мы  реагировали  на  его  месте?  «Вы-подход»  предполагает  постановку  вопросов  типа:  «Ваша  проблема  заключается  в  том…»,  «Вам  будет  интересно  узнать…»,  «Как Вы  знаете…»,  «Если  Вы  используете  эти  возможности, то…». Такой  подход  дает  собеседнику  почувствовать,  что  его уважают  и  ценят  как  специалиста.  Подобными  приемами  в  деловом  общении  часто  пользуются  зарубежные  специалисты  и,  как  правило,  добиваются  успеха.