Без имени (стр. 12 )

где Cj – себестоимость обработки одного экземпляра.

C1= 9344/250 = 37,3                                                 (11),

C2= 1920/50 = 38,4                                                 (11),

C3= 384/1 = 384                                                         (11),

C4= 7680/100 = 76,8                                                 (11),

C5= 2240/100 = 22,4                                                 (11),

C6= 256/10 = 25,6                                                         (11),

C7= 256/2 = 128                                                         (11),

C8= 128/1 = 128                                                         (11),

C9= 256/2 = 128                                                         (11),

C10= 1280/50 = 25,6                                                 (11),

C11= 512/20 = 25,6                                                 (11),

C12= 384/1 = 384                                                         (11),

∑Сj = 1403,7 руб.

Пусть затраты на приобретение данного ПО составляют 84 000 рублей. Оценка среднемесячных финансовых затрат на эксплуатацию программного модуля производится экспертным путем и включает учет расходных материалов, оплату электроэнергии, затраты на техническое обслуживание и т. п. Ориентировочную стоимость расходных материалов определяем по прайс-листам торговых фирм. ИЗ расходных материалов учитываем только затраты на картриджи для принтера HP LaserJet 5P по цене 2301 руб. при условии использования одного картриджа на Qкарт = 1500 (шт.) документов. В результате расчетов получается оценка ежемесячных затрат на эксплуатацию программного модуля для j – го типа документа

                                               (12),

где Rj – затраты на эксплуатацию программного модуля;

       Qкарт – картридж;

       Sкарт – стоимость картриджа.

R1= (250/1500)·2301 ~383,5                                        (12),

R2= (50/1500) ·2301 ~76,7                                        (12),

R3= (1/1500) ·2301 ~1,5                                                (12),

R4= (100/1500) ·2301 ~153,4                                        (12),

R5= (100/1500) ·2301 ~153,4                                        (12),

R6= (10/1500) ·2301 ~15,3                                        (12),

R7= (2/1500) ·2301 ~3                                                (12),

R8= (1/1500) ·2301 ~1,5                                                (12),

R9= (2/1500) ·2301 ~3                                                (12),

R10= (50/1500) ·2301 ~76,7                                        (12),

R11= (20/1500) ·2301 ~30,7                                        (12),

R12= (1/1500) ·2301 ~1,5                                        (12),

∑Rj= 900,2 руб.

Здесь можно произвести сравнение, что при неавтоматизированном способе обработки данных себестоимость составляет 1403,7 руб. в месяц, когда как при автоматизированном способе – 900,2 руб. в месяц.

Небольшие расчеты помогли нам дать наглядную оценку небольших затрат на модернизацию работы с документами, а именно внедрение АИС.

Заключение

В выпускной квалифицированной работе была рассмотрена проблематика документооборота в БУ ЦГБ г. Югорска.

Были достигнуты цели:

даны теоретические и методические основы документооборота и способы ведения;

дана общую характеристику учреждения;

проведен анализ состояния и динамики средств внутренней и внешней среды БУ;

проанализирован существующий документооборот БУ и выявлены недостатки;

разработаны рекомендации для устранения проблем в документообороте учреждения;

дана оценка экономической эффективности рекомендуемых мероприятий.

В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Раскрыта актуальность проблемы, поскольку известно, что учреждение работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

На учреждениях здравоохранения документооборот – это движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного отделения больницы или от одного мед. персонала к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данном учреждении.

В современных условиях работа с внутренними документами, включая их регистрацию, с использованием системы электронного документооборота уже не может рассматриваться как проявление излишней бюрократизации. Напротив, применение новых информационных технологий, а именно применение автоматизированной информационной системы, и связанных с ними возможностей управления документацией и контроля за исполнением поручений, использование элементов электронного документооборота способствуют большей четкости и оперативности в решении вопросов.

Целый ряд национальных особенностей в ведении документооборота, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка.

Общий документооборот БУ ЦГБ г. Югорска выполняет следующие основные задачи: взаимодействие c внешними хозяйствующими субъектами, учреждениями, органами исполнительной власти; директивное управление деятельностью; контроль исполнительской дисциплины.

В БУ ЦГБ г. Югорска основные виды коммуникаций - это телефон, личный контакт один на один, совещание, планерка. Результатом коммуникаций становятся личные записи, протоколы, решения. До внедрения автоматизированной информационной системы в учреждении сотрудники пользуются локальными программами. Проблемы с их стыковкой между собой значительно затрудняют оперативное управление больницей.

В связи с этим были выделены три основные проблемы в организации системы документооборота на предприятии: устный обмен информацией, низкая доступность информации на бумажных носителях для широкого круга пользователей и отсутствие автоматизированной информационной системы для организации системы документооборота.

С помощью электронного документооборота процессы работы с документами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Бизнес-решение обеспечивает повышение эффективности работы учреждения при полном соответствии отечественным традициям и стандартам документооборота.