Без имени (стр. 9 )

Так же, в секторе по работе с медицинской документации, просматривается четкая структура ведения документов.

2.4 Аналитическое резюме

Рассмотрев примеры ведения делопроизводства в больнице можно сделать выводы, что данный аспект работы в целом, довольно-таки слаженный и регламентированный. Всё происходит в рамках требований. Все правила соблюдаются. Но, такое «соблюдение правил» начинается и заканчивается в момент ведения того или иного журнала. В нём расположена вся информация обо всех документах.

Журнал  является надежным источником и хранилищем информации. В любой момент, благодаря журналу, можно узнать всё необходимое о документе. Данный метод представляет собой несовершенную систему ведения информации из-за человеческого фактора. Недостатки метода: журнал заполняется не по регламенту; почерк заполняющего не читабелен; журнал был испорчен (к примеру, на него пролили воду). Данный метод является устаревшим.

Но проблема не заканчивается на журнале. Проблема заключается ещё в том, что обмен информацией производится вручную. Так как в больнице отсутствует единое программное обеспечение. В большей степени проблематика касается статталонов (статистические талоны) и историй болезней. Их перемещение зависит от медсестер или иных ответственных лиц. Отсюда вытекает и третья проблема – нерациональное использование рабочего и личного времени сотрудников больницы. Контрольная временная точка получения или отправления статтолонов – отсутствует, из-за этого данный процесс может растянуться на весь день, а то и более. Так же здесь можно просмотреть такие проблемы, как утеря и порча бланков.

Ещё одной большой проблемой является отсутствие единой автоматизированной системы. Как было сказано выше, локальное единство существует по всей больнице.

Подведено основное направление рекомендаций:

окончательный переход от бумажного носителя информации к электронному за счет внедрения автоматизированной информационной системы по всему учреждению (объединение администрации больницы с отделениями) и организация мероприятий по обучению мед. персонала.

3 Разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота и их экономическое обоснование

3.1 Проблемы в организации документооборота

Главной целью БУ ЦГБ г. Югорска является предоставление населению качественных медицинских услуг.

Основной проблемой в управлении учреждением является несовершенный документооборот, частичное использование локальной сети больницы и компьютерного оснащения.

Процесс документооборота является устаревшим рутинным процессом. Донесение распоряжения главного врача доходит до исполнителя (сотрудника больницы) с большим разрывом времени из-за предпочтения в использовании старых методов введения документации и из-за недоверия к электронным носителям информации.

Вся администрация больницы (бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел кадров  и т. д.) объединена одной локальной сетью, благодаря которой происходит обмен информацией непосредственно внутри всего отдела. Тогда как взаимосвязь с другими отделениями больницы происходит по старому принципу обмена документацией, не смотря на то, что в остальных отделениях больницы есть свои БД (базы данных) и компьютерное оснащение. На этом этапе увеличивается время выполнения распоряжений, частичная утеря бумажных носителей информации и т. д. Так же частичное использование локальной сети больницы затрудняет процесс обмена информацией.

На сегодняшний день в задачи оперативного и стратегического планирования внесены вопросы по решению данной проблемы.

В связи с выделенной проблемой о несовершенном документообороте перед администрацией больницы стоит задача о модернизации системы передвижения документов. В этом направлении уже сейчас делаются следующие шаги:

создание и распространение различных программ для врачей стационаров и поликлиник (всевозможные автоматизированные рабочие места), для обслуживающего персонала (медицинская статистика, экономика больниц, питание больных и т. д.);

стремление все большей части медицинского персонала к получению доступа к сети INTERNET;

обеспечение единой автоматизированной информационной системой.

Это в дальнейшем поможет сократить время на исполнение распоряжений главного врача, сократить время обмена информации о пациенте, его состояния, стоимости лечения и т. д.

Но не только проблема времени будет решена. Данная модернизация поможет сократить расходы на канцелярские принадлежности, сократить штат сотрудников больницы, что приведет к экономии бюджетных средств, в дальнейшем используемых на приобретение новейшего оборудования.

3.2 Оценка экономической эффективности внедрения автоматизированной информационной системы

Многофункциональная ИС (информационная система) требует крупных финансовых вложений. Существует мнение, что оценить экономическую эффективность АИС (автоматизированная информационная система) невозможно, так как АИС не оказывает непосредственного влияния на результаты операционной (производственной) деятельности, АИС лишь помогает обрабатывать информацию и принимать управленческие решения.

Информационная система - совокупность средств сбора, передачи, обработки и хранения информации включая персонал, осуществляющий эти действия [28].

Автоматизированная информационная система – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов для обработки информации и принятия управленческих решений.

Огромную роль АИС играют в учреждениях здравоохранения, бюджетных учреждениях и т. п. Для таких организаций экономическую эффективность оценить действительно не возможно. Эффективность внедрения и использования АИС в таких организациях оценивается как экономия ресурсов - рабочего времени, заработной платы – или увеличение скорости обработки информации, уменьшение количества ошибок. Очень часто, однако, экономии трудовых ресурсов, и следовательно фонда заработной платы не возникает вовсе. Дело в том, что при внедрении АИС либо возникают новые задачи, либо менеджмент получает возможность решать те задачи, на которые не хватало ресурсов (времени и сотрудников).

Специалисты рассматривают вопросы экономической эффективности и финансов ИС в трех основных направлениях:

оценка экономической эффективности использования ИТ (информационная технология) по сравнению с традиционными технологиями. В этом случае эффективность оценивается как эффект от экономии финансовых и трудовых ресурсов.

оценка эффективности инвестиций в создание и АИС компании. В этом случае важнейшим является вопрос о принципиальной окупаемости проекта. Оценивается уровень расходов на создание, внедрение и освоение ИС. Доходы оцениваются по всем видам деятельности компании.

оценка совокупной стоимости владения ИС. Это направление выявляется и детально анализирует все факторы, влияющие на уровень расходов компании на использование и эксплуатацию ИС.

При анализе эффективности инвестиций и определении стоимости информационной системы - первоначальной стоимости и стоимости владения - руководствуются следующими положениями:

решения об инвестициях в информационные технологии принимаются исходя из экономической целесообразности, определяемой ожидаемым экономическим эффектом, риском и расходами;

рост затрат ведет к повышению эффективности работы сотрудников и ИС в целом;

чрезмерная экономия ведет к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой;

если ИС не влияет непосредственно на экономические и финансовые результаты деятельности компании, то эффективность функционирования ИС оценивают путем сравнения затрат на ИС со среднеотраслевыми [28].

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Статическая оценка экономической эффективности ИС

Исторически раньше других сложилось первое направление оценки экономической эффективности ИС. Именно этот подход наиболее часто встречается в литературе. В рамках первого направления оценки экономической эффективности ИС рассматривают экономию рабочего времени, фонда заработной платы, сокращения общепроизводственных расходов связанных с уменьшением ошибок при обработке информации. Экономический эффект от внедрения АИС оценивается за короткий промежуток времени (чаще всего год). При этом не рассматриваются:

результаты производственной деятельности компании в целом;

реальная структура рабочего времени информационных комплексов;

динамика экзогенных экономических показателей (инфляция, рост уровня заработной платы, темпы роста отрасли и др.).

Единой методики оценки экономических результатов функционирования ИС Сэк нет и быть не может. Подход к оценке данного показателя во многом зависит от типа предприятия, вида АИС, задач менеджмента, которые решаются путем внедрения АИС.

В данном статическом методе оценки экономической эффективности ИС есть основные недостатки:

оценка экономического эффекта чаще всего осуществляется косвенно, путем сравнения с показателями внедрения аналогичной АИС;

не учитываются простои системы и «цена» этих простоев;

никаким образом не учитывается длительность реализации проекта создания и внедрения ИС;

денежные потоки не приводятся к сопоставимому уровню;

ни прямо, ни косвенно не учитываются возможные риски.

Несмотря на недостатки статического метода оценки экономической эффективности, он широко применяется. Основными причинами этого являются простая постановка задачи, низкие затраты времени для получения оценки.

Для всестороннего экономического анализа учреждения выбрана ЭИС (экономическая информационная система).

Экономическая информационная система – совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Данную систему по функциональным задачам следует отнести к системам организационного управления, по уровню в управлении – к системам уровня оперативного управления. ЭИС экономического анализа рассчитана на использование специалистом-экономистом и операторами (медицинскими работниками) не оказывает непосредственного влияния на деятельность лечебного учреждения. По техническому исполнению система локальная, реализована в виде настольной БД (база данных), на базе локальной компьютерной сети [29].