Без имени (стр. 5 )

распоряжения Правительства ХМАО-Югры;

распоряжения главы города Югорска;

постановления главы города Югорска;

приказы комитетов и управлений администрации города Югорска (отдельно в дело для важности вынесены приказы комитета по здравоохранению при администрации города Югорска);

приказы главного врача учреждения здравоохранения по основной и административно-хозяйственной деятельности;

должностные инструкции отдела документационного обеспечения.

документы рекомендательного характера:

решения расширенного заседания коллегии Министерства здравоохранения ХМАО-Югры;

решения думы города Югорска, решения различных комиссий при администрации города Югорска;

выступления на врачебных планерках и планерках заместителей главного врача;

протоколы аппаратных совещаний, различных комиссий (например, тарификационной комиссии);

приглашения и т. д.

письма:

Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

Министерства здравоохранения ХМАО-Югры;

Учреждений и организаций ХМАО-Югры по вопросам здравоохранения;

Учреждений и организаций города Югорска по вопросам здравоохранения;

Администрации города Югорска;

Письма-запросы о деятельности учреждения здравоохранения.

Письма-ответы:

на запросы органов внутренних дел, прокуратуры, федерального суда, мирового суда по поводу нахождения лиц на диспансерном или консультативном учете; на стационарном или амбулаторном лечении; а также статистические данные за какой-либо период по травмам криминального характера, дорожно-транспортным происшествиям, по освидетельствованию лиц, управляющих транспортными средствами;

на запросы предприятий по производственным травмам;

по обращениям и жалобам граждан личного характера.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним [21].

С учетом объема документопотоков и их цикличности организуется вся работа администрации учреждения: определен количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.

В учреждение часто приходит корреспонденция, которая не вскрывается: имеющая гриф «Лично», адресованная общественным организациям (например, профсоюзному комитету учреждения), а также должностным лицам, имеющим доступ к секретной информации или информации ограниченного пользования. К ним относятся врачи-специалисты (психиатры, наркологи, фтизиатры, дерматовенерологи, инфекционисты, онкологи), судебно-медицинские эксперты, главный бухгалтер, начальник материально-технического снабжения, начальник отдела по гражданской обороне и мобилизационной работе и специалист данного отдела по бронированию медицинских работников [40].

Практически в каждом структурном подразделении имеется доступ к секретной информации или информации ограниченного доступа, поэтому сотрудники данный подразделений при поступлении на работу в учреждение подписывают соглашение о неразглашении врачебной тайны.

Особенности организации управления входящими документами

Согласно книге «Делопроизводство в учреждениях здравоохранения», автором которой является , управление входящими документами предусматривает:

организацию доставки (получения) документов;

первичную обработку документов;

предварительное рассмотрение документов;

регистрацию документов;

рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами – в пределах предоставленных полномочий) учреждения.

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).

Организация первичной обработки документов включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). В Областной детской клинической больнице прием входящей корреспонденции производится секретарем главного врача [38, с. 17].

Доставка в учреждение заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.

Предварительно рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:

подлежащие передаче непосредственно главному врачу учреждения здравоохранения или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов. Обычно таким способом передается информация ограниченного доступа: врачам-специалистам (психиатрам, наркологам, фтизиатрам, дерматовенерологам, инфекционистам), судебно-медицинским экспертам, главному бухгалтеру;

регистрируемые и нерегистрируемые: не регистрируются журналы, газеты (хотя подлежат учету), листовки, рекламы, афиши и т. п. Вся же оставшаяся корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами учреждения здравоохранения.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным в учреждении порядком. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение журналов входящей корреспонденции.

Рассмотрение документов руководством учреждения (структурными подразделениями, должностными лицами – в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов (копий документов) исполнителям [38, с. 17].

Особенности организации управления исходящими документами.

Так же, в соответствии с книгой «Делопроизводство в учреждениях здравоохранения» управление исходящими документами предусматривает:

прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя; регистрацию документов; тиражирование документов; подготовку документов к отправке; сортировку документов; передачу документов.

Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправлением) производится проверка:

соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;

правильности оформления документа;

комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);

наличия и достоверности сведений об адресате;

наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам [38, с. 17].

Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения).

Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком.

Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой – в дело. При отправке нескольким адресатам дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.

Последующая подготовка документов к отправке производится либо секретарем-стенографисткой, либо секретарем-машинисткой. При этом принимаются во внимание соответствующие положения правил оказания почтовой связи.

Подготовка к отправке включает:

простановку на конвертах (упаковках) адресатных данных (для этого в отделе имеется специальный штамп с полным наименованием учреждения, почтовым адресом и телефоном);

фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными;

заклеивание конвертов (упаковок);

маркировку конвертов (снабжение их значками почтовой оплаты). Обычно это делается уже в отделении почтовой связи.

Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресатам назначения. В отделении почтовой связи на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах), один из которых затем передается секретарю [38, с. 18].

Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно учреждением, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий обеспечивающих соответствие указанных документов положениям правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются секретарем главного врача завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка учреждением исходящих телефаксограмм сопровождается выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.

Отправка учреждением исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах, кодах междугородней (международной) связи).

Отправка учреждением исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки «Соответствует оригиналу». Ответственным исполнителем за отправку данных писем является секретарь главного врача [38, с. 18].

Особенности организации управления внутренними документами

Обмен данными документации (отправка и получение или передача и прием) производится:

лично - исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений учреждения, например, заявка от отделения стационара в отдел материально-технического снабжения);

через секретарей отдела документационного обеспечения - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения здравоохранения (например, акты сверок, товарные накладные, счета и т. д. из склада в бухгалтерию), требующих регистрации;