Без имени (стр. 4 )

При оборудовании рабочих мест рекомендуется столы размещать перпендикулярно к окну, чтобы свет падал слева, столы сотрудников располагают с учетом технологии прохождения и обработки документов. Ширина прохода между столами и оборудованием в комнате должна быть не менее 50-55 см. [32, с. 27].

Механизация делопроизводственных процессов

Общие принципы механизации делопроизводства.

Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Основная задача механизации — выполнение нетворческих (вспомогательных) операций техническими средствами. Механизация делопроизводства служит для повышения производительности и удешевления управленческого труда.

Наибольшая эффективность достигается комплексной механизацией - применением технических средств для всех операций с документами. Применение техники позволяет устранять переписывание документов, копирование их или выписку, получение производных документов. Все это осуществляется средствами организационной или вычислительной техники.

Благодаря внедрению средств механизации в делопроизводство повышается качество выполнения делопроизводственных работ, снижается их трудоемкость, сокращаются сроки [29, с. 4].

Механизация делопроизводственных процессов способствует четкой обработке первичной документации. Для этого используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы: средства составления текстовых документов; средства копирования и оперативного размножения документов; средства обработки документов; средства поиска, хранения и транспортирования документов; мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений; средства сигнализации и информации.

Копирование и оперативное размножение документов происходит при помощи копировальных средств и средств оперативной полиграфии.

Средства обработки документов объединяют широкую номенклатуру средств оргтехники. Для подбора и сортировки документов пользуются листоподборочными машинами и устройствами, оборудованием для сортировки документов. Складывание листов в тетради и документов для упаковки в конверты производится при помощи фальцевальных машин. Используются конвертозаклеиватели, конвертовскрыватели, сшиватели документов, проволокошвейные, пачковязальные, адресовальные, маркировальные машины, нумераторы. Уничтожение документов осуществляется специальными приборами.

Средства поиска, хранения и транспортировки документов. К средствам поиска относятся различные картотеки. Все более широкое распространение получают специальные компьютерные программы.

Для хранения документов применяют папки, шкафы, стеллажи. Средствами транспортировки являются подъемники, лифты, конвейеры, транспортеры, тележки и др.

Конторскими средствами сигнализации и информации считаются переговорные устройства для двусторонней связи руководителя с одним или несколькими абонентами, директорские и диспетчерские коммутаторы, автоответчики, устройства для вызова сотрудников, поисково-вызывные беспроводные устройства. Средства сигнализации и информации повышают оперативность и надежность процессов управления.

Механические средства могут использоваться централизованно и децентрализованно. Централизованно используются средства, которые технически невозможно или экономически нецелесообразно придавать каждому рабочему месту. Средства «малой» оргтехники используются, как правило, децентрализованно.

Механизация должна быть тесно увязана с организационными мероприятиями по совершенствованию делопроизводства. Внедрению средств механизации и автоматизации предшествуют улучшение структуры аппарата управления, рациональная организация технологического процесса работы с документами [29, с. 4].

1.2 Методология построения и организация документооборота в учреждении здравоохранения

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации [38, с. 25].

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы «Проводник».

Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации (учета) документов, а также контроль сроков их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме Единой государственной системы документационного обеспечения управления с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией [38, с. 25].

Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ – систем оптического распознавания символов OCR (optical character recognition).

Одним из основных вопросов, определяющих использование компьютерных технологий в любом учреждении, является надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты.

Решение первой задачи - это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров (источники бесперебойного питания (ИБП)).

Третье обеспечение сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

В конечном счете, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:

все время должна работать в фоновом режиме антивирусная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

каждая дискета, диск или флеш-карта, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вирусов.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей [38, с. 26].

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относят:

государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30–2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 01.01.2001 года).

ГОСТ Р ИСО 15489–1–2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление делами.

основные правила работы ведомственных архивов.

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный).

Централизованным бюро нормативов по труду разработано достаточное количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.2001 года
№72);

нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.2001 года № 000);

единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 01.01.2001 года № 000/11–64);

межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Соблюдение правовой основы ведения документооборота и усовершенствование системы перемещения информации в учреждении приводит к эффективной работе в больнице, сокращает время и иные издержки.

1.3 Видовой состав документов в учреждении здравоохранения

Одной из особенностей документооборота учреждения здравоохранения является его видовой состав документов. В первую очередь он связан с медицинской деятельностью учреждения:

распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций:

приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;

приказы Министерства здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ХМАО-Югры);