|
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС |
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (учебная и рабочая программы и методические материалы к ним) по специальности 050501.18 – Профессиональное обучение (экономика и управление) Челябинск 2007 |
Документоведение и делопроизводство (учебная и рабочая программы и методические материалы к ним)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«ЧЕЛЯБИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Профессионально-педагогический университет
Кафедра экономики и управления
Утверждено:
на заседании кафедры
«____.____.________»
зав. кафедрой, к. п.н.
_____________
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
(учебная и рабочая программы и методические материалы к ним)
по специальности 050501.18 – Профессиональное обучение
(экономика и управление)
Челябинск
2007
 |
СОДЕРЖАНИЕ
РАЗДЕЛ I. ВЫПИСКА ИЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО.. 4
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО СТАНДАРТА.. 4
РАЗДЕЛ II. УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА.. 5
2.1. Пояснительная записка. 5
2.2. Содержание курса. 6
2.3. Библиографический список. 10
РАЗДЕЛ III. РАБОЧАЯ ПРОГРАММА.. 13
3.1. Тематический план курса. 13
3.2. Планы лекционных занятий. 15
3.3. Планы практических занятий. 19
3.4. Организация самостоятельной работы.. 21
РАЗДЕЛ IV. МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ.. 22
4.1. Контрольные задания. 22
4.2. Темы рефератов. 22
4.3. Общие методические указания к написанию рефератов. 23
4.4. Список вопросов к зачету. 24
4.5. Критерии оценивания знаний и умений на зачете. 26
4.6. Основные понятия. 26
ПРИЛОЖЕНИЕ. 30
Краткий терминологический словарь по документоведению и делопроизводству 30
Образцы документов. 37
РАЗДЕЛ I. ВЫПИСКА ИЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО СТАНДАРТА
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
по специальности 050501.18 – Профессиональное обучение
(экономика и управление)
|
Индекс дисциплины |
Наименование дисциплины |
Всего часов |
|
ОД. С.00 |
Дисциплины специализации | |
|
Федеральный компонент | ||
|
Документоведение и делопроизводство Предмет, задачи, основные категории документоведения и делопроизводства; требования к оформлению документов, юридическая сила документации, основные документы управления, документы по личному составу предприятия. Организация работы с документами; обработка поступающих и отправляемых документов; порядок работы с внутренними документами; регистрация и контроль исполнения документов; составление номенклатуры дел; формирование и оперативное хранение дел; архивное хранение документации предприятия. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну; электронный документ и документооборот. |
57 |
РАЗДЕЛ II. УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА
2.1. Пояснительная записка
Дисциплина «Документоведение и делопроизводство» изучается на втором курсе студентами очной и заочной формы обучения специальности 050501.18 – «Профессиональное обучение: экономика и управление». Данная дисциплина по учебному плану для очной формы обучения включает 32 часа лекционных и 16 часов практических занятий, 2 часа консультаций, 7 часов индивидуальной работы; для заочной формы обучения – 8 часов лекционных занятий, 2 часа консультаций и 2 часа индивидуальной работы.
Дисциплина направлена на изучение правил, норм составления документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству, а также принципов организации работы с документацией.
Целью дисциплины является теоретическое и практическое освоение основных способов создания, обработки, хранения документов.
Формирование базовых знаний в области делопроизводства является важной составляющей системы экономических знаний.
Дисциплина «Документоведение и делопроизводство» является основой для освоения дисциплин «Бухгалтерский учет, экономический анализ и аудит», «Менеджмент», «Финансы, денежное обращение и кредит» и содержит материал по двум неразрывно связанным компонентам:
– составление документов и правила их оформления;
– организация работы с документами (прием, обработка документов, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела).
Задачи дисциплины «Документоведение и делопроизводство»:
1. Изучить теоретические основы данного курса.
2. Изучить принципы организации работы с документами.
3. Углубить и систематизировать знания о методах создания, обработки, использования, хранения документации на предприятии.
Курс состоит из лекционных, практических (семинарских), индивидуальных занятий, консультаций, самостоятельной работы студентов и завершается контролем – зачетом.
Лекционные занятия предназначены для теоретического обобщения сложных разделов курса, которые освещаются на основе важнейших понятий курса.
Практические занятия включают в себя практическое применение теоретических знаний, отработку навыков применения и выбора методов работы с документами.
Часть теоретического содержания дисциплины вынесена на самостоятельное изучение. В качестве контроля выбраны: написание конспектов и рефератов, ведение словаря понятий.
Индивидуальные занятия предполагают работу каждого студента по контрольным заданиям и составление отчета по выполнению соответствующих заданий.
Требования к уровню освоения содержания курса:
Важнейшим требованием к усвоению курса является умение самостоятельно и логически последовательно объяснять во время собеседования, выступления на семинарах основные положения изучаемых тем.
В качестве самостоятельной работы ставится задача поиска дополнительной информации в сети Интернет с последующими сообщениями на семинарских занятиях.
Нормативно-методические материалы:
Содержание курса соответствует стандарту, утвержденному Министерством образования и науки РФ, а также программе курса «Документоведение и делопроизводство», принятого на кафедре экономики и управления Профессионально-педагогического института Челябинского государственного педагогического университета. В учебном курсе «Документоведение и делопроизводство» реализуется и авторский подход, учитывающий особенности студентов, обучающихся по специальности «Профессиональное обучение: экономика и управление».
Содержание дисциплины «Документоведение и делопроизводство разработано в соответствии с ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины, установленные этим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Требования к оформлению документов в учебно-методическом комплексе даны на основе Типовой инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, ГОСТа Р 6.30-2003, установившего новые правила оформления документов, а также в соответствии с «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ , и других нормативных актов.
В учебно-методическом комплексе приведены образцы различных управленческих документов, отвечающих современным требованиям.
2.2. Содержание курса
Тема 1. Предмет, задачи, основные категории документоведения и делопроизводства
1. Понятие о документоведении.
2. Понятие о делопроизводстве.
3. Предмет, цели, задачи документоведения и делопроизводства.
4. Основные категории документоведения и делопроизводства.
Тема 2. Требования к оформлению документов
Характеристика основных реквизитов документа:
01 – государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Тема 3. Юридическая сила документа
1. Понятие юридической силы в документоведении.
2. Признание юридической силы документа.
3. Факсимильные документы и их юридическая значимость.
Тема 4. Бланки документов предприятия
1. Классификация бланков предприятия.
2. Характеристика общего бланка.
3. Характеристика бланка письма.
4. Бланк конкретного вида документа.
5. Должностные бланки и их характеристика.
6. Бланк структурного подразделения.
7. Продольные, угловые бланки и их характеристика.
8. Специальный бланк и его характеристика.
Тема 5. Основные документы управления
1. Приказы по основной деятельности и их характеристика.
2. Распоряжения, решения, протоколы, акты и их характеристика.
3. Служебные, докладные записки и их характеристика.
4. Договоры, письма, факсы, должностные инструкции и их характеристика.
5. Положения, справки, объяснительные записки и их характеристика.
Тема 6. Документы по личному составу
1. Резюме, трудовые договоры и их характеристика.
2. Приказы по личному составу и их характеристика.
3. Трудовые книжки и их характеристика.
4. Личные карточки, личные дела и их характеристика.
Тема 7. Обработка поступающих документов.
Обработка отправляемых документов
1. Характеристика этапов обработки поступивших документов:
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение, разметка;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивка документов в дела.
2. Характеристика этапов обработки отправляемых документов:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Тема 8. Порядок работы с внутренними документами
1. Этапы подготовки работы с внутренними документами (составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях); регистрация документа).
2. Этапы исполнения и завершения работ с внутренними документами (передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело).
3. Завершающий этап работы с внутренними документами (использование документов в справочно-информационной работе, экспертиза ценности документов, хранение документов).
4. Решение на предприятии проблем сокращения дублирующих друг друга документов; уменьшения количества изготавливаемых копий документов; бездокументного документооборота внутри предприятия.
Тема 9. Регистрация и контроль исполнения документов
1. Необходимость регистрации документов.
2. Характеристика журнала регистрации входящих документов.
3. Характеристика журнала регистрации исходящих документов.
4. Характеристика журнала регистрации договоров.
Тема 10. Составление номенклатуры дел
1. Понятие номенклатуры дел.
2. Основные разделы номенклатуры дел.
3. Значение номенклатуры дел в делопроизводстве.
Тема 11. Формирование и оперативное хранение дел
1. Документы предприятия, формируемые в дела.
2. Основные требования при формировании дел.
3. Этапы формирования дела и их характеристика.
4. Средства, используемые на предприятиях при формировании дел.
Тема 12. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
1. Значение и практическая ценность документов предприятия.
2. Научно-техническая обработка документации. Экспертная комиссия.
3. Архивный фонд Российской Федерации и его составные части.
4. Задачи архива. Установление сроков хранения документации.
5. Прием-передача архивных дел.
Тема 13. Сроки хранения документов предприятия
1. Понятие срока хранения документа.
2. Перечень типовых документов с указанием сроков хранения.
Тема 14. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне. Защита документов, содержащих коммерческую тайну
1. Понятие коммерческой тайны.
2. Характеристика сведений, относящихся к коммерческой тайне.
3. Характеристика сведений, не относящихся к коммерческой тайне.
4. Защита документов, содержащих коммерческую тайну.
Тема 15. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Уничтожение документов
1. Конфиденциальные сведения в документах.
2. Основные правила организации работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
3. Основные правила уничтожения документов. Характеристики шредеров.
Тема 16. Электронный документ и документооборот
1. Программы составления и редактирования документов.
2. Понятие электронного документа.
3. Электронный документооборот и его программное обеспечение.
2.3. Библиографический список
Основная литература:
1. Андреева в кадровой службе: практ. пособие с образцами документов [Текст] / . – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 251 с.
2. Андреянова правильно подготовить и оформить приказ [Текст] / . – М., 1998.
3. Артемов менеджмент: практ. руководство для рук. и специалистов кадр. служб [Текст] / , , . – М.: ПРИОР, 2001. – 448 с.
4. Бурнашова : учеб. для проф.-техн. учеб. заведений [Текст] / . – М.: Высш. шк., 2004. – 144 с.
5. Васильев на компьютере [Текст] / . – М,. 2006.
6. Верховцев в кадровой службе [Текст] / . – М.: ИНФРА – М, 2000.
7. Давыдова : учебное и практическое руководство [Текст] / . – М., 1998.
8. Документы и делопроизводство: справ. пособие. – М.: Экономика, 1991. – 270 с.
9. Елизаветина на компьютере [Текст] / , . – М., Кудиц, 2001
10. Павлюк по делопроизводству и основам работы на компьютере с документами [Текст] / . – М.; СПб.: Герда, 1997. – 346 с.
11. Печникова работы с документами в организации: учебное пособие [Текст] / . – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.
12. Пустозерова трудовых книжек [Текст] / . – М.: сервис», 2003.
13. Сотов трудовых документов [Текст] / . – М., 1997.
14. Справочная поисковая система «Консультант Плюс».
15. Стенюков . Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятий [Текст] / . – М.: Приор, 2004. – 140 с.
Дополнительная литература:
16. Дефицит квалификации и навыков на рынке труда (недостаток предложения, ограничения спроса или ложные сигналы работодателей?) / В. Гимпельсон // Вопросы экономики. 2004. – №3. –С. 76-94.
17. Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон . – ФЗ
18. Делопроизводство в системе государственного управления: учебно-практическое пособие. – М., РАГС, 2003. – 372 с.
19. Делопроизводство и архивное дело: термины и определения ГОСТ Р (утв. Постановлением Госстандарта России ).
20. Электронный рынок и «Новая экономика» / А. Зуев // Вопросы экономики. – 2004. – №2. – С. 55-71.
21. Конституция Российской Федерации: научно-практический комментарий / под ред. . – М.: Юристъ, 1997. – 716 с.
22. Экономическая теория благосостояния: в 2-х т./ А. Лигу. – М.: Прогресс, 1985. – Т. 1. – 512 с.; Т.с.
23. Экономическая теория благосостояния: в 2-х т./ А. Лигу. – М.: Прогресс, 1985. – Т. 2. – 454 с.
24. Экономикс: принципы, проблемы и политика: в 2-х т. / К. Макконнелл, . – 11 - е изд. – М.: Республика, 1992. – 400 с.
25. О годовой бухгалтерской отчетности за 2000 г.: Приказ МФ РФ от 01.01.01 г. № 1 //Нормативные акты по финансам, налогам, страхованию и бухучету. – 2001. – № 1. – С. 71.
26. О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации: Закон РФ от 01.01.01 г. // Экономика и жизнь. – 1995. – № 26. – С. 20.
27. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).
28. Сборник нормативных документов. – Ч. 1-28. – М., 1997.
29. Справочная правовая система «Консультант Плюс».
30. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России .
31. Трудовой кодекс РФ. Федеральный закон . – ФЗ (в ред. от 01.01.2001).
32. Уголовный кодекс РФ. Федеральный закон . – ФЗ (в ред. от 01.01.2001).
33. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» .
34. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» . – ФЗ (в ред. от 01.01.2001).
РАЗДЕЛ III. РАБОЧАЯ ПРОГРАММА
3.1. Тематический план курса
Тематический план курса «Документоведение и делопроизводство»
(дневное отделение)
|
№ |
Тема |
Количество часов | |||
|
Лекции |
Практические (семинарские) занятия |
Консультации |
Индивидуальная работа | ||
|
1. |
Предмет, задачи, основные категории документоведения и делопроизводства |
2 | |||
|
2. |
Требования к оформлению документов |
2 | |||
|
3. |
Юридическая сила документа |
2 |
2 | ||
|
4. |
Бланки документов предприятия |
2 |
2 | ||
|
5. |
Основные документы управления (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, протоколы, акты, служебные, докладные записки, договоры, письма, факсы, должностные инструкции, положения, справки, объяснительные записки) |
2 |
2 | ||
|
6. |
Документы по личному составу (резюме, трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личные дела) |
2 |
2 | ||
|
7. |
Обработка поступающих документов. Обработка отправляемых документов |
2 |
2 |
2 | |
|
8. |
Порядок работы с внутренними документами |
2 | |||
|
9. |
Регистрация и контроль исполнения документов |
2 | |||
|
10. |
Составление номенклатуры дел |
2 |
1 | ||
|
11. |
Формирование и оперативное хранение дел |
2 |
2 | ||
|
12. |
Подготовка документов к передаче на архивное хранение |
2 |
2 | ||
|
13. |
Сроки хранения документов предприятия |
2 |
2 | ||
|
14. |
Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне. Защита документов, содержащих коммерческую тайну |
2 |
2 | ||
|
15. |
Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Уничтожение документов |
2 |
2 | ||
|
16. |
Электронный документ и документооборот |
2 |
2 | ||
|
Итого |
32 |
16 |
2 |
7 | |
|
57 |
Тематический план курса «Документоведение и делопроизводство»
(заочное отделение)
|
№ |
Тема |
Количество часов | ||
|
Лекции |
Консультации |
Индивидуальная работа | ||
|
1. |
Предмет, задачи, основные категории документоведения и делопроизводства |
1 | ||
|
2. |
Требования к оформлению документов |
1 | ||
|
3. |
Юридическая сила документа |
1 | ||
|
4. |
Бланки документов предприятия |
1 | ||
|
5. |
Основные документы управления (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, протоколы, акты, служебные, докладные записки, договоры, письма, факсы, должностные инструкции, положения, справки, объяснительные записки |
1 |
1 | |
|
6. |
Документы по личному составу (резюме, трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личные дела) |
1 |
1 | |
|
7. |
Организация работы с документами |
1 | ||
|
8. |
Формирование и оперативное хранение дел |
1 | ||
|
9. |
Работа с документами, содержащими коммерческую тайну |
1 | ||
|
10. |
Электронный документ и документооборот |
1 | ||
|
Итого |
8 |
2 |
2 | |
|
12 |
3.2. Планы лекционных занятий
Тема 1. Предмет, задачи, основные категории документоведения и делопроизводства (2 часа)
1. Понятие о документоведении.
2. Понятие о делопроизводстве.
3. Предмет, цели, задачи документоведения и делопроизводства.
4. Основные категории документоведения и делопроизводства.
Тема 2. Требования к оформлению документов (2 часа)
Характеристика основных реквизитов документа:
01 – государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Тема 3. Юридическая сила документа (2 часа)
1. Понятие юридической силы в документоведении.
2. Признание юридической силы документа.
3. Факсимильные документы и их юридическая значимость.
Тема 4. Бланки документов предприятия (2 часа)
1. Классификация бланков предприятия.
2. Характеристика общего бланка.
3. Характеристика бланка письма.
4. Бланк конкретного вида документа.
5. Должностные бланки и их характеристика.
6. Бланк структурного подразделения.
7. Продольные, угловые бланки и их характеристика.
8. Специальный бланк и его характеристика.
Тема 5. Основные документы управления (2 часа)
1. Приказы по основной деятельности и их характеристика.
2. Распоряжения, решения, протоколы, акты и их характеристика.
3. Служебные, докладные записки и их характеристика.
4. Договоры, письма, факсы, должностные инструкции и их характеристика.
5. Положения, справки, объяснительные записки и их характеристика.
Тема 6. Документы по личному составу (2 часа)
1. Резюме, трудовые договоры и их характеристика.
2. Приказы по личному составу и их характеристика.
3. Трудовые книжки и их характеристика.
4. Личные карточки, личные дела и их характеристика.
Тема 7. Обработка поступающих документов.
Обработка отправляемых документов (2 часа)
1. Характеристика этапов обработки поступивших документов:
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение, разметка;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивка документов в дела.
2. Характеристика этапов обработки отправляемых документов:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Тема 8. Порядок работы с внутренними документами (2 часа)
1. Этапы подготовки работы с внутренними документами (составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях); регистрация документа).
2. Этапы исполнения и завершения работ с внутренними документами (передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в дело).
3. Завершающий этап работы с внутренними документами (использование документов в справочно-информационной работе, экспертиза ценности документов, хранение документов).
4. Решение на предприятии проблем сокращения дублирующих друг друга документов; уменьшения количества изготавливаемых копий документов; бездокументного документооборота внутри предприятия.
Тема 9. Регистрация и контроль исполнения документов (2 часа)
1. Необходимость регистрации документов.
2. Характеристика журнала регистрации входящих документов.
3. Характеристика журнала регистрации исходящих документов.
4. Характеристика журнала регистрации договоров.
Тема 10. Составление номенклатуры дел (2 часа)
1. Понятие номенклатуры дел.
2. Основные разделы номенклатуры дел.
3. Значение номенклатуры дел в делопроизводстве.
Тема 11. Формирование и оперативное хранение дел (2 часа)
1. Документы предприятия, формируемые в дела.
2. Основные требования при формировании дел.
3. Этапы формирования дела и их характеристика.
4. Средства, используемые на предприятиях при формировании дел.
Тема 12. Подготовка документов к передаче на архивное хранение (2 часа)
1. Значение и практическая ценность документов предприятия.
2. Научно-техническая обработка документации. Экспертная комиссия.
3. Архивный фонд Российской Федерации и его составные части.
4. Задачи архива. Установление сроков хранения документации.
5. Прием-передача архивных дел.
Тема 13. Сроки хранения документов предприятия (2 часа)
1. Понятие срока хранения документа.
2. Перечень типовых документов с указанием сроков хранения.
Тема 14. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне. Защита документов, содержащих коммерческую тайну (2 часа)
1. Понятие коммерческой тайны.
2. Характеристика сведений, относящихся к коммерческой тайне.
3. Характеристика сведений, не относящихся к коммерческой тайне.
4. Защита документов, содержащих коммерческую тайну.
Тема 15. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Уничтожение документов (2 часа)
1. Конфиденциальные сведения в документах.
2. Основные правила организации работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
3. Основные правила уничтожения документов. Характеристики шредеров.
Тема 16. Электронный документ и документооборот (2 часа)
1. Программы составления и редактирования документов.
2. Понятие электронного документа.
3. Электронный документооборот и его программное обеспечение.
3.3. Планы практических занятий
Тема 1. Основные документы управления (2 часа)
1. Составление приказов по основной деятельности.
2. Составление распоряжений, решений, протоколов, актов.
3. Составление служебных, докладных записок.
4. Составление договоров, писем, факсов, должностных инструкций.
5. Составление положений, справок, объяснительных записок.
Тема 2. Документы по личному составу (2 часа)
1. Составление резюме, трудовых договоров.
2. Составление приказов по личному составу.
3. Заполнение трудовых книжек.
4. Заполнение личных карточек, личных дел.
Тема 3. Обработка поступающих документов.
Обработка отправляемых документов (2 часа)
1. Обработка поступивших документов:
- первичная обработка;
- предварительное рассмотрение, разметка;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивка документов в дела.
2. Обработка отправляемых документов:
- составление проекта документа исполнителем;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Тема 4. Формирование и оперативное хранение дел (2 часа)
1. Документы предприятия, формируемые в дела.
2. Основные требования при формировании дел.
3. Этапы формирования дела и их характеристика.
4. Средства, используемые на предприятиях при формировании дел.
Тема 5. Подготовка документов к передаче на архивное хранение (2 часа)
1. Значение и практическая ценность документов предприятия.
2. Научно-техническая обработка документации. Экспертная комиссия.
3. Архивный фонд Российской Федерации и его составные части.
4. Задачи архива. Установление сроков хранения документации.
5. Прием-передача архивных дел.
Тема 6. Сроки хранения документов предприятия (2 часа)
1. Срок хранения документа.
2. Сравнительный анализ правил хранения типовых документов предприятия.
Тема 7. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне. Защита документов, содержащих коммерческую тайну (2 часа)
1. Понятие коммерческой тайны.
2. Характеристика сведений, относящихся к коммерческой тайне.
3. Характеристика сведений, не относящихся к коммерческой тайне.
4. Организация защиты документов, содержащих коммерческую тайну.
Тема 8. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Уничтожение документов (2 часа)
1. Составление документов, содержащих конфиденциальные сведения.
2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
3. Уничтожение документов.
3.4. Организация самостоятельной работы
|
№ |
Тема |
Содержание темы |
Количество часов |
Форма работы |
Методическое обеспечение |
Форма отчетности |
|
1. |
Кинодокументирование в делопроизводстве |
Основные понятия, средства, методы кинодокументирования |
2 |
см. по списку основной литературы |
конспект | |
|
2. |
Фонодокументирование в делопроизводстве |
Основные понятия, средства, методы фонодокументирования |
2 |
составление словаря |
см. по списку основной литературы |
конспект |
|
3. |
Фотодокументирование в делопроизводстве |
Основные понятия, средства, методы фотодокументирования |
2 |
аналитическое чтение |
см. по списку основной литературы |
конспект |
|
4. |
Этикет в деловой переписке |
Основные правила и принципы этикета в процессе |
2 |
аналитическое чтение |
см. по списку основной литературы |
конспект |
|
5. |
Автоматизированные информационные технологии в документоведении и делопроизводстве |
Информационные технологии и программное обеспечение в документоведении и делопроизводстве, безбумажный документооборот |
2 |
аналитическое чтение |
см. по списку основной литературы |
конспект |
|
6. |
Архивный фонд Российской Федерации |
Исторические аспекты, особенности деятельности архивного фонда Российской Федерации |
2 |
аналитическое чтение |
см. по списку основной литературы |
конспект |
|
7. |
Отдел кадров на предприятии и его роль в делопроизводстве |
Функциональные особенности отдела кадров на предприятии; характеристика документации, формируемой в отделе кадров |
2 |
аналитическое чтение |
см. по списку основной литературы |
конспект |
|
8. |
Требования к работе секретаря, секретаря-референта |
Особенности работы секретаря, секретаря-референта |
2 |
аналитическое чтение |
см. по списку основной литературы |
конспект |
|
Итого |
16 |
РАЗДЕЛ IV. МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
4.1. Контрольные задания
1. Разработайте должностную инструкцию для бухгалтера фирмы.
2. Составьте личное резюме.
3. Пользуясь приведенной в приложении должностной инструкцией, составьте перечень из десяти требований к работе секретаря-референта. Опишите три ситуации, иллюстрирующих выполнение данных требований.
4. Составьте распоряжение директора по выездному сбору студенческого актива в СОЛ «Чайка».
5. Оформите протокол заседания кафедры экономики и управления.
6. Составьте акт списания материальных ценностей.
7. Составьте служебную записку на заданную тему.
8. Составьте докладную записку на заданную тему.
9. Составьте договор о сотрудничестве между Челябинским государственным педагогическим университетом и общеобразовательным учреждением.
10. Заполните справку по установленному образцу.
4.2. Темы рефератов
1. Архивный фонд Российской Федерации и его составные части.
2. Деловое письмо: цель письма, текст письма, общие правила.
3. Задачи архива. Установление сроков хранения документации.
4. Защита документов, содержащих коммерческую тайну.
5. Основные правила организации работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
6. Основные правила уничтожения документов. Характеристики шредеров.
7. Основные характеристики кинодокументирования.
8. Основные характеристики фонодокументирования.
9. Основные характеристики фотодокументирования.
10. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.
11. Перечень типовых документов с указанием сроков хранения.
12. Письмо-жалоба и ответ на него.
13. Письмо-заказ и ответ на него.
14. Письмо-запрос (требование) и ответ на него.
15. Письмо-предложение и ответ на него.
16. Понятие срока хранения документа.
17. Понятие электронного документа.
18. Прием-передача архивных дел.
19. Программы составления и редактирования документов.
20. Сроки хранения документов предприятия.
21. Требования к работе секретаря, секретаря-референта.
22. Характеристика сведений, не относящихся к коммерческой тайне.
23. Характеристика сведений, относящихся к коммерческой тайне.
24. Электронный документооборот и его программное обеспечение.
25. Этикет в деловой переписке. Классификация деловых писем.
4.3. Общие методические указания к выполнению написанию рефератов
Общие методические указания к выполнению рефератов
Реферат является одной из форм зачета по данному курсу. Она должна быть посвящена углубленному анализу социальных проблем современного общества.
Цель методических указаний – оказание помощи студентам в их самостоятельной работе, особенно, в самостоятельной проработке специальной литературы. При подготовке контрольная работа прорабатывается несколько источников по теме: монографии, статьи, словари, учебная литература.
При написании реферата часто приводятся цитаты – дословные выдержки из текста статьи. Цитаты завершаются в тексте квадратными скобками, где и сопровождаются ссылками на источник, в которых первое число означает порядковый номер данного источника в общем, списке использованной литературы, а второе – номер страницы, с которой вы цитируете.
Реферат должен состоять из трех частей: введения, основной части и заключения. Введение всегда начинается с третьей страницы (после титульного листа и содержания) и должно освещать следующие вопросы:
1. Актуальность и дискуссионность избранной проблемы.
2. Постановка проблемы, освещенной в основной части реферата.
3. Краткий обзор состояния проблемы на основе анализа психолого-педагогической литературы.
4. Формулировка темы реферата.
5. Определение цели и задач данной работы.
6. Глоссарий основных понятий и терминов, используемых в тексте.
Содержание основной части реферата должно составлять не менее 15-20 страниц печатного или 25-30 страниц рукописного текста, не считая титульного листа, страницы с «содержанием», списка использованной литературы, а также страниц с введением и заключением.
Основная часть может делиться на теоретическую и практическую. В теоретической части излагаются и анализируются наиболее общие положения, касающиеся данной темы; в практической части рассматривается конкретный текстовый или эмпирический материал.
В основной части реферата излагается предмет, которому посвящена тема работы. Она должна быть построена связно, делиться на определенные смысловые части, в которых последовательно раскрываются основные вопросы, касающиеся предмета исследования, его свойств, функций и видов. Эти части должны иметь названия, зафиксированные в «содержании» с отметкой соответствующей страницы, с которой начинается данная часть материала.
В содержание работы обязательно входят и собственные мысли студента по анализу данной проблемы на текущий момент в литературе и практике.
В начале основной части (первой части) должен быть представлен подробный анализ основных определений, относящихся к предмету работы, их свойств, видов. Могут быть приведены примеры.
Во второй части необходимо отследить роль и значение данного феномена или явления.
Здесь также могут быть уместны примеры и различная наглядность (образцы документов).
Заключение выполняет следующие функции:
1. Обобщение информации, изложенной в первой части.
2. Разработка рекомендаций молодым специалистам по развитию и совершенствованию данных психологических свойств и качеств.
Список использованной литературы должен быть оформлен в конце реферата в алфавитном порядке.
4.4. Список вопросов к зачету
1. Предмет, задачи документоведения и делопроизводства.
2. Основные категории документоведения и делопроизводства.
3. Требования к оформлению документов.
4. Характеристика основных реквизитов документа.
5. Юридическая сила документа.
6. Признание юридической силы документа.
7. Факсимильные документы и их юридическая значимость.
8. Характеристика общего бланка.
9. Характеристика бланка письма.
10. Бланк конкретного вида документа.
11. Должностные бланки и их характеристика.
12. Бланк структурного подразделения.
13. Продольные, угловые бланки и их характеристика.
14. Специальный бланк и его характеристика.
15. Приказы по основной деятельности и их характеристика.
16. Распоряжения, решения, протоколы, акты и их характеристика.
17. Служебные, докладные записки и их характеристика.
18. Договоры, письма, факсы, должностные инструкции и их характеристика.
19. Положения, справки, объяснительные записки и их характеристика.
20. Документы по личному составу.
21. Резюме, трудовые договоры и их характеристика.
22. Приказы по личному составу и их характеристика.
23. Трудовые книжки и их характеристика.
24. Личные карточки, личные дела и их характеристика.
25. Характеристика этапов обработки поступивших документов.
26. Характеристика этапов обработки отправляемых документов.
27. Порядок работы с внутренними документами.
28. Характеристика журнала регистрации входящих документов.
29. Характеристика журнала регистрации исходящих документов.
30. Характеристика журнала регистрации договоров.
31. Составление номенклатуры дел.
32. Основные разделы номенклатуры дел.
33. Формирование и оперативное хранение дел.
34. Документы предприятия, формируемые в дела.
35. Основные требования при формировании дел.
36. Этапы формирования дела и их характеристика.
37. Средства, используемые на предприятиях при формировании дел.
38. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
39. Значение и практическая ценность документов предприятия.
40. Научно-техническая обработка документации. Экспертная комиссия.
4.5. Критерии оценивания знаний и умений на зачете
|
№ |
Критерии |
Уровень знаний и умений | |
|
«Зачтено» |
«Не зачтено» | ||
|
1 |
Владение понятийным аппаратом |
Свободно владеет понятийным аппаратом, умеет использовать его при анализе документации |
Не владеет основными понятиями по предмету |
|
2 |
Знание текущего российского законодательства в рамках конкретной отрасли производства |
Достаточно глубоко знает текущее законодательство |
Отсутствуют знания основных нормативных документов по данной дисциплине |
|
3 |
Владение фактическим материалом по теме из области экономической практики менеджмента |
Знание и свободное владение фактическим материалом по теме |
Не владеет фактическим материалом |
|
4 |
Умение делать обобщения и выводы из теоретического материала |
Умеет делать обоснованные обобщения и выводы из теоретического материала |
Не умеет делать обобщения и выводы из теоретического материала |
|
5 |
Логичность изложения материала |
Свободное владение речью, логичность и последовательность в изложении материала |
Отсутствие логики в изложении материала |
4.6. Основные понятия
Автобиография
Автоматизированная информационная система
Автор документа
Адресат
Адресант
Адресование документа
Акт
Акцепт
Анкета
Аннотация
Архив
Входящий документ
Выписка из документа
Гарантийное письмо
Гриф ограничения доступа к документу
Гриф согласования
Гриф утверждения
Дата официального документа
Дело
Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)
Депонирование документов
Директивный документ
Доверенность
Договор (контракт)
Докладная записка
Документация
Документирование
Документ (документированная информация)
Документооборот
Документы постоянного хранения
Досье
Дубликат документа
Жалоба
Журнал учета документов
Заголовок официального документа
Заголовок дела
Заголовочная часть документа
Записка
Заявление
Знак обслуживания
Извещение
Индекс дела; номер дела
Индексация
Инициативный документ
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству)
Информация
Информационная система
Информационные ресурсы
Исковая давность
Исковое заявление
Карта-заместитель
Квитанция
Квота
Коммерческая тайна
Коммерческий акт
Контрагент
Контроль исполнения документов
Конфиденциальная информация
Копия документа
Копия документа: заверенная
Корреспондент
Кредитное письмо
Лимит
Лицевой счет
Личная карточка
Личное дело
Накладная
Номенклатура дел
Нормативный документ
Объяснительная записка
Организационно-распорядительный документ
Организация работы с документами
Отметка о поступлении документа
Оферта
Официальный документ
Печать
Письменные доказательства
Подлинный документ
Подпись
Пользователь информации
Правила документирования
Право подписи
Приказ
Проект документа
Протокол
Распоряжение
Реестр
Регистрация документов
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа
Резолюция документа
Реквизит документа
Рекламация
Решение
Система документирования
Сканер
Служба делопроизводства
Служебный документ
Служебная записка
Сопроводительное письмо
Справка
Срок исполнения документа
Тайна переписки
Тезисы
Текстовый редактор (процессор)
Товарный знак
Трафаретный документ
Трудовой договор
Трудовой кодекс РФ
Указатель
Файл
Физическое лицо
Фирма
Формирование дела
Формуляр-образец
Экспертиза ценности документов
Экспертная комиссия (ЭК)
Электронный документ
Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
Юридическое лицо
Юридическая сила документа
ПРИЛОЖЕНИЕ
Краткий терминологический словарь по документоведению и
делопроизводству
Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.
Автоматизированная информационная система – информационная система, ревизуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Адресат – лицо или организация-получатель документа.
Адресант – лицо или организация-отправитель документа.
Адресование документа – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Акцепт – принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.
Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа – заверенная копия части документа.
Гарантийное письмо – письмо, содержащее гарантию оплаты, сроков и т. п.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, огранивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Депонирование документов – установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.
Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия, гражданина).
Договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документация – оформленная по единым правилам совокупность документов.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документооборот – движение документов в организации с момента их здания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документы постоянного хранения – документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.
Досье – папка с документами, дело.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Жалоба – письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.
Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.
Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовочная часть документа – совокупность реквизитов: «эмблема организации», «наименование организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту».
Записка – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо факта, события, документа (докладная записка, служебная записка, объяснительная записка).
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.
Знак обслуживания – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.
Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.
Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация – присвоение делам, документам порядковых номеров и условных обозначений.
Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) – документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Информационная система – организационно упорядоченная совокупности документов (массивов документов) и информационных технологий.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).
Исковая давность – срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.
Исковое заявление – заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.
Квитанция – расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.
Квота – 1) доля, часть, пай, приходящиеся на одного из участников общего дела; 2) количественное ограничение производства, сбыта, экспорта, импорта.
Ключевые слова – слова, необходимые для отражения содержания документа.
Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.
Коммерческий акт – документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.
Контрагент – одна из сторон контракта, договора.
Контракт – см. договор.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Копия документа заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Корреспондент – организация, предприятие или лицо, с которым ведется переписка.
Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.
Лимит – документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т. д.
Лицевой счет – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции и т. д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.
Личная карточка – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).
Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.
Накладная – документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение работника, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа.
Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.
Оферта – письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.
Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Право подписи – полномочие должностного лица на подписание документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Проект документа – предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.
Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Рекламация – письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Сканер – устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.
Служба делопроизводства – секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Служебная записка – документ, адресованный руководству предприятия или структурного подразделения (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выводами, просьбами и предложениями.
Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов или материальных ценностей.
Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных фактов, событий.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией..
Тайна переписки – конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения).
Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.
Текстовый редактор (процессор) – программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т. д.).
Товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.
Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Трудовой договор – документ, фиксирующий соглашение работника и работодателя об установлении трудовых отношений и условий их регулирования.
Трудовой кодекс РФ – свод законов о труде Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения.
Указатель – систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.
Файл – совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.
Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.
Фирма – предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертная комиссия (ЭК) – комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также обладателя электронной цифровой подписи.
Юридическое лицо – предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Образцы документов
Образец оформления приказа
(с угловым расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПРИКАЗ
от ________№ ___________
Дата
_________________________
Место издания документа
О внесении изменений
в должностную инструкцию
___________________________
Наименование категории
работников отдела
В связи с _________________________________________________
Основание
_______________________________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в должностную инструкцию __________________________
_________________________________________________________
(Наименование категории работников отдела)
следующие изменения:
1.________________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования (на оборотной стороне листа)
образец оформления протокола
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
|
№ 00 |
|
00.00.0000 |
ПРОТОКОЛ
Место составления
Форма заседания: _______________________________________________________________________
Председатель:
Секретарь:
Присутствовали: 00 чел.
(указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом)
Повестка дня:
1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное).
СЛУШАЛИ:
(в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).
ВЫСТУПИЛИ:
– излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего).
ПОСТАНОВИЛИ:
Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т. д.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.
Аналогично оформляется пункт второй.
СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
Председатель (подпись)
Секретарь (подпись)
В дело 00-00 (подпись, дата)
Идентификатор электронной копии документа.
Образец бланка телефонограммы
|
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации |
Адресат: Должность |
|
ТЕЛЕФОНОГРАММА | |
|
00.00.0000 № 00 | |
|
Заголовок к тексту | |
|
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ | |
|
Должность (подпись) | |
|
Передал: секретарь Ф. И.О. Время передачи: 00 час. 00 мин. |
Принял: секретарь Ф. И.О. Время приема: 00 час. 00 мин. |
Составление должностной инструкции
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно ГСДОУ, включает следующие разделы:
1. Общие положения
Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
2. Функции
Определяются направления деятельности специалиста.
3. Должностные обязанности
Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.
4. Права
Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
5. Ответственность
Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
При разработке должностных инструкций сотрудникам кадровых служб следует учитывать наименования должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: директор по кадрам и быту, начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями), специалист по кадрам, менеджер (в подразделениях (службах) управления кадрами и трудовыми отношениями), заведующий отделом по управлению кадрами и трудовыми отношениями, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, табельщик.
Нормативной базой для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Справочник содержит квалификационные характеристики должностей служащих, являющиеся нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников.
В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.
Каждая квалификационная характеристика, представленная в справочнике, содержит три раздела: должностные обязанности работника, что он должен знать, требования к квалификации работника. В Квалификационном справочнике охарактеризованы следующие должности работников кадровых служб: заместитель директора по управлению персоналом, менеджер по персоналу, начальник отдела кадров, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, специалист по кадрам, табельщик.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.
Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.
Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку.
Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т. д.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
– при изменении наименования организации или структурного подразделения;
– при изменении наименования должности;
– при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (например, при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом директора.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.
1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.
1.4. Секретарь должен знать:
организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета
1.5. Секретарь должен уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.
2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.
2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.
2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
2.10. Выполняет копировальные работы.
2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.
2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.
2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.
2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.
2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.
2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).
2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.
2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.
2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа - и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.
1.20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.
1.21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.
1.22. Протоколирует совещания и заседания.
3. Обязанности
3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
4. Секретарь имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.
5. Ответственность
Секретарь несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
1.5.Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. Секретарь руководителя взаимодействует:
6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов
6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения
6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов
6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.
Образец договора займа
«___» ________ 200__ года
Мы, нижеподписавшиеся, __________________________________,
уроженец _______________________ области, ______________ года рождения, проживающий __________________________________________, именуемый в дальнейшем «Займодатель», и __________________________________,
уроженец _______________________ области, ______________ года рождения, проживающий __________________________________________, именуемый в дальнейшем «Заемщик» заключили между собой договор о нижеследующем:
1. Заемщик занял у Займодателя деньги в сумме ______________________________________________________ руб.
2. Занятые деньги выплачиваются Заемщиком Займодателю в срок до _____________________________________________________ года.
3. Если же Заемщик не уплатит занятые деньги к указанному сроку, то Займодатель имеет право предъявить настоящий договор к взысканию.
4. Платеж должен быть произведен в городе _____________________________.
5. В случае неуплаты или несвоевременной уплаты занятых денег Заемщик выплачивает Займодателю неустойку в размере _____ процента от неуплаченной или несвоевременной уплаченной суммы за каждый день просрочки.
6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Подписи: 1. _________________________________________________
2. _________________________________________________
образец унифицированной формы № Т-3
Унифицированная форма № Т-3
Утвержденная Постановлением Государственного комитета РФ по статистике
от 06.04.01 № 26
|
Код |
|
0301017 |
Форма по ОКУД
_______________________________________________________________________________по ОКПО
(наименование организации)
|
Номер документа |
Дата |
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
На «___» _______20__ года
УТВЕРЖДЕНО
Приказ от «__» _______ 20__ года №___
Штат в количестве______ единиц
С месячным фондом заработной
платы _______________ рублей
|
Структурное подразделение |
Профессия (должность) |
Количество штатных единиц |
Оклад (тарифная ставка), руб. |
Надбавка, руб. |
Месячный фонд заработной платы |
Примечание | |||
|
Наименование |
код | ||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
И т. д. | |||||||||
|
Итого по листу Итого по документу | |||||||||
Руководители структурных
подразделений: ____________ __________ _________________________
должность подпись расшифровка
____________ __________ _________________________
должность подпись расшифровка
____________ __________ _________________________
должность подпись расшифровка
Главный бухгалтер __________ _________________________
подпись расшифровка
Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документоведение и делопроизводство» (учебная и рабочая программы и методические материалы к ним) по специальности 050501.18 – Профессиональное обучение (экономика и управление) / Сост. . – Челябинск: Изд-во ГОУ ВПО «ЧГПУ». – 2008. – 45 с.
Ответственные за выпуск:
кандидат педагогических наук, зав. кафедрой
кандидат педагогических наук, ст. преподаватель
