Руководство пользователя, программный модуль «Расчет затрат учреждений» (стр. 2 )

Панель параметров состоит из двух колонок: левая колонка содержит наименование параметра, а правая содержит значение этого параметра. Параметры могут быть объединены в группы и образовывать дерево. Знаки «+» или «–» перед названием параметра означает, что он является заголовком группы параметров. Двойной щелчок кнопкой мыши по названию раскрывает (закрывает) группу параметров. В раскрытом состоянии заголовок группы отмечен знаком «–», в открытом – знаком «+».

После задания необходимых параметров отбора документов необходимо нажать кнопку «Выполнить». В рабочей области отобразится набор документов, удовлетворяющих заданным параметрам поиска.

При необходимости ввода новых документов на эти параметры-ограничения не стоит обращать внимания, нужно сразу нажать кнопку «Выполнить».

Для более экономного использования рабочей области панель параметров можно скрыть, нажав на кнопку «Параметры запроса».

В поле «Имя пользователя» по умолчанию стоит «галочка» у пользователя, под логином которого был осуществлен вход в систему. Пользователь при наличии «галочки» в поле видит только те записи (документы), которые были им созданы. При наличии прав, предоставленных администратором, пользователь может просмотреть записи (документы), созданные другими пользователями. Для просмотра записей необходимо выбрать пользователя из списка и проставить «галочку» в поле, затем нажать «Выполнить».

Текущая рабочая область

Основную часть интерфейса занимает рабочая область, в которой выполняется работа с данными. Работа с данными (ввод, редактирование, удаление, просмотр) осуществляется с помощью панели кнопок управления, панели параметров. При перемещении указателя мыши по кнопкам команд управления всплывает подсказка об их назначении. Чтобы активизировать рабочую область, необходимо нажать кнопку «Выполнить» на панели кнопок управления.

Заголовки/Детализация

интерфейса может иметь линейную или трехуровневую иерархическую структуру. В первом случае отображается одна таблица данных, по принципу один документ – одна строка. Во втором – отображается таблица заголовков документов. Передвигаясь по таблице заголовков, можно выбрать необходимый документ и просмотреть его содержание, нажав на кнопку «Показать детализацию» на панели кнопок управления. В результате в рабочей области отобразятся таблицы – таблица с данными заголовка одного выбранного документа и таблицы детализации с содержанием документа. Чтобы вернуться вновь в режим просмотра заголовков документов надо нажать кнопку «Скрыть детализацию».

1.2  Соединение с сервером и синхронизация с УО

Для обмена документами удаленного клиента и сервера предназначены команды главного меню «Сервер/Проверить наличие обновлений» , «Сервер/Синхронизация» , «Сервер/Полная синхронизация» .

1.2.1  Проверка наличия обновлений

Соединение с сервером и проверка наличия обновлений выполняется при выборе команды главного меню Сервер/Проверить наличие обновлений , либо автоматически при попытке синхронизации. При этом появится диалоговое окно «Соединение», в которое требуется ввести пароль и нажать кнопку «ОК».

Диалоговое окно не будет появляться в дальнейшем, если включить запоминание пароля с помощью установки флажка-галочки в поле «Больше не запрашивать». Если на сервере выложены обновления, то автоматически начнется установка обновлений системы, иначе появится информационное окно, что обновление системы не требуется, и соединение будет разорвано.

1.2.2  Синхронизация

Для обеспечения актуальности данных пользователю необходимо произвести операцию синхронизации данных, в результате которой ему передается наиболее новая информация.

Существует следующие режимы синхронизации:

-  Синхронизация

-  Полная синхронизация;

Рассмотрим более подробно эти режимы.

Операция синхронизации запускается с помощью команды «Синхронизация» главного меню «Сервер», либо с помощь кнопки «Синхронизация» на панели управления. Синхронизация осуществляется, начиная со времени последней успешной синхронизации (время сервера уполномоченного органа) и заканчивая текущим временем на сервере уполномоченного органа. Эта команда позволяет привести в соответствие данные УО (сервера) и данные ГРБС (учреждения) (клиента). При этом из уполномоченного органа приходит информация о ранее отправленных документов (отклонены, приняты и т. п.).

Простую синхронизацию делают для обновления каких-либо данных, например справочников или если были отправлены документы на рассмотрение в УО и необходимо проверить их состояние.

Страница «Информация» (рис. 2) содержит информацию об основных этапах синхронизации. В первой колонке выводимой таблицы используются следующие знаки:

-  Синий знак вопроса - операция (этап) еще выполняется и результат ее выполнения неизвестен;

-  Зеленая галочка - операция прошла успешно;

-  Зеленая стрелка - операция пропущена, так как данные не изменялись;

-  Красный перечеркнутый круг - операция прошла с ошибкой.

Рисунок 2 – Пример страницы «Информация»

Полная синхронизация – это синхронизация всех данных по лицевым счетам соответствующего удаленного клиента. Из базы данных клиента будут удалены все записи (кроме внесенных самим клиентом), которых нет в базе данных уполномоченного органа. Этот вариант используется для разрешения конфликтов при обычной синхронизации. Используется в редких случаях: при смене кода пользователя, при поломке текущей рабочей базы, при серьезных системных изменениях со стороны УО, при добавлении со стороны УО различных прав на новые лицевые счета или на возможность редактирования определенных полей при вводе документов.

Операция полной синхронизации выполняется при помощи команды «Полная синхронизация» меню «Сервер». При выборе этой команды появляется дополнительное окно с вопросом для подтверждения. При согласии, необходимо нажать кнопку «Да». После небольшой паузы, также как и при общей синхронизации, появится информационное окно «Синхронизация таблиц» (рис. 4).

При полной синхронизации пропадают все документы, не отправленные на сервер в УО! После завершения синхронизации нельзя продолжить работу с программой УРМ! Программу нужно ПЕРЕЗАПУСТИТЬ!

1.3  Схема состояний документов

Схема состояний документов представляет собой цепочку состояний, которую проходит каждый документ от создания до принятия (утверждения). Перевод состояния документа осуществляется при нажатии на кнопку перехода. При этом можно перевести состояние как одного документа, так и целой группы документов (для этого перед нажатием на кнопку перехода нужные документы выделяются с нажатой клавишей Shift или CTRL).

У отправленных документов изменяется статус (поле «Состояние» таблицы заголовков), они помечаются как отправленные и блокируются на удаление и редактирование (записи серого фона). Это позволяет хранить историю обращений к УО;

Каждый документ, который принят на рассмотрении в УО помечается значком (зеленая галочка);

Каждый документ, имеющий значение в поле «Причина отклонения» помечается значком (красный перечеркнутый круг). Отклоненные документы не учитываются никакими отчетами.

Кнопки изменения состояний документа находятся на верхней панели интерфейсов.

Внешний вид кнопок изменения состояния на интерфейсе «Расчет затрат учреждений» представлен на рисунке:

Панель содержит кнопки:

 - Передать на рассмотрение

- Вернуть на доработку

- Утвердить

- Отклонить

Наличие тех или иных кнопок на панели определяется правами пользователя.

На рисунке 3 изображена схема состояний документов для интерфейса «Расчет затрат учреждений».

Рисунок 3 – Схема состояний документов на интерфейсе «Расчет затрат учреждений»

1.4  Контроль данных

Контроль на смену состояний

Проверка данных документа на соответствие этому контролю осуществляется каждый раз при изменении состояния документа.

Контроль при смене состояний может быть:

Жесткий. В случае срабатывания такого контроля пользователь не сможет перевести документ в следующее состояние, пока не исправит ошибки.

Мягкий. В случае срабатывания мягкого контроля пользователь может сам определить, следует ли игнорировать ошибку и произвести переход, либо вернуться и доработать фрагмент.

В зависимости от типа контроля могут возникнуть следующие ситуации:

При переводе состояния появилось окно с зеленым кружочком .

Документ перевелся в новое состояние без предупреждений. Это означает, что ошибок во введенных данных обнаружено не было.

При переводе состояния появилось окно с желтым кружочком .

Желтый знак слева от записи документа говорит о том, что в записи найдена некритичная ошибка. Текст ошибки выводится в колонке окна контроля «Текст ошибки» рис. 4.

Рисунок 4 – Мягкий контроль данных

Ошибки мягкого контроля можно игнорировать. Для этого необходимо поставить галочку в колонке «Игнорировать ошибку» и нажать «ОК» рис. – 5. В этом случае документ будет переведен в новое состояние.

Рисунок 5 – Игнорирование ошибок мягкого контроля

Игнорировать ошибки мягкого контроля не рекомендуется. Лучше всего вернуться к документу и исправить ошибку, выводящуюся в колонке «Текст ошибки». Для этого необходимо нажать «Отмена» или «ОК», не проставляя галочку «Игнорировать ошибку».

Ошибки в окне контроля представляются в иерархическом виде. Так, если одна запись не прошла несколько контролей, то можно свернуть/развернуть список ошибок по этой записи. Для этого нажмите знак «+» или «-» в левой части колонки контроля «Наименование документа».

Иерархичное представление информации в окне контроля также позволяет игнорировать сразу все ошибки, выявленные в документе. Для этого достаточно поставить галочку в колонке «Игнорировать ошибку» у самой верхней записи дерева.

При переводе состояния появилось окно с красным кружочком .

Красный знак слева от записи означает, что в документе обнаружена критическая ошибка и документу не доступен ни один перехода. Данные ошибки необходимо исправлять в обязательном порядке. Для этого необходимо вернуться к записи, в которой найдена ошибка и исправить ее.

Рисунок 6 – Жесткий контроль данных

Проверка прав на переход

Описание	Текст ошибки	Тип контроля
Данный контроль проверяет наличие у пользователя прав на совершение перехода. В случае если прав на переход пользователю не назначено, выдается ошибка	Не доступен ни один переход	Жесткий

Контроль на не превышение доли участия специалиста в услугах

Описание	Текст ошибки	Тип контроля
Контроль проверяет не превышение доли участия специалиста непосредственно участвующего в оказании услуг. В сумме доля участия в услугах по должности должна быть равна 1	Доля распределения по должности в сумме должна быть = 1	Жесткий – при отправке на рассмотрение распределения затрат по услугам

Контроль на сохранение данных

Контроль на сохранение данных срабатывает при сохранении проделанных изменений в документе. Данный вид контроля всегда является жестким, то есть, при наличии ошибок нет возможности проигнорировать их и перевести задачу в новое состояние. Такой контроль используется для поддержания ссылочной целостности базы данных и обеспечивает уникальность ключевых полей.

Проверка заполнения обязательных полей

Описание	Текст ошибки	Тип контроля
Данный контроль проверяет наличие данных в обязательных для заполнения полях заголовка и детализаций документа. В случае, если не заполнено обязательное поле, выдается ошибка.	Поле должно иметь значение	Жесткий

Предварительный просмотр выполнения контроля

Если необходимо узнать результат выполнения контроля без перевода документа в новое состояние, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра выполнения контроля. Для этого необходимо нажать на кнопку состояния, в которое нужно перевести задачу, удерживая клавишу CTRL. Отличие от стандартного совершения перехода состоит в том, что если даже запись успешно прошла контроль, свое состояние она не изменит. Данная функция полезна, когда в процессе работы над документом нужно проверить, корректно ли введены данные, не отправляя при этом документ на рассмотрение.

1.5  Блокировка записей на интерфейсах

Часто при работе с удаленными пользователями через УРМ, перед отправкой документа на доработку, необходимо заблокировать корректно введенные данные (записи), чтобы исключить их ошибочную правку. Для этого на интерфейсах «Расчет затрат учреждений» реализована возможность блокирования записей.

Заблокировать запись можно следующим образом:

1.  Встать на запись, которую нужно заблокировать;

2.  Кликнуть на ней правой кнопкой мыши.

В выпадающем меню (рис. 7) выбрать в зависимости от вида блокировки «Заблокировать/разблокировать запись», либо «Заблокировать/разблокировать запись с детализациями», далее нажать – «Сохранить изменения».

Рисунок 7 – Контекстное меню

Значение «Заблокировать/разблокировать запись» блокирует только заголовок документа. Напротив заблокированной записи появится значок . При наведении на значок курсора мыши появляется сообщение о пользователе, заблокировавшем запись –

Значение «Заблокировать/разблокировать запись с детализациями» блокирует и заголовок документа и все подчиненные ему детализации. Напротив заблокированной записи и записей в ее детализациях появится значок .

Разблокировать заблокированную запись может только тот пользователь, который поставил блокировку. Для разблокирования нужно встать на запись, вызвать правой кнопкой мыши меню (рис.7) и нажать «Заблокировать/разблокировать запись» либо «Заблокировать/разблокировать запись с детализациями», если запись заблокирована вместе с детализациями.

2  Порядок работы в ПМ «Расчет затрат учреждений»

На рабочем месте «Расчет затрат учреждения» государственные учреждения ведут расчет расходов учреждения в разрезе статей КОСГУ для казенных учреждений и элементов (направлений) затрат для бюджетных и автономных учреждений, выделяют расходы на содержание имущества учреждения, рассчитывают расходы на оказание государственных услуг и формируют смету иных расходов и смету услуг с выделением расходов на услуги, оказываемые учреждением и расходов на содержание имущества учреждения. .

1  Запустить программу с помощью значка «Удаленное рабочие место»;

2  В открывшемся окне «Вход в систему» выбираем базу «БОРтест», нажимаем кнопку «Далее»;

Работа с программным модулем начинается с заполнения справочников.

2.1  Заполнение справочника «Должности»

Данный справочник используется при расчете государственным (муниципальным) учреждением фонда оплаты труда специалистов и при распределении фонда оплаты труда специалистов, принимающих непосредственное участие в оказании государственных (муниципальных) услуг, по разным услугам. Задача ГРБС – это согласовать заполнение данного справочника учреждениями, приняв соответствующие записи

Пользователю для проверки заполнения справочника необходимо выбрать рабочее место «Справочная информация» интерфейс «Должности» и нажать на панели управления кнопку .

Перед пользователем появится следующий интерфейс – рис. 8.

Рисунок 8 – Справочник «Должности»

  1  Справочник «Должности» содержит несколько уровней детализации

  2  Поле «ГРБС» заполняется путем ввода с клавиатуры или выбора из справочника (см. рис. 9), который вызывается щелчком мыши. Из справочника выбирается код ГРБС, затем нажимается кнопка ;

Рисунок 9 – Выбор кода ГРБС из справочника КВСР

  3  Поле «Лицевой счет» выбирается из справочника (см. рис.10), который вызывается щелчком мыши. В данном справочнике пользователю открывается обобщенный лицевой счет, который необходим для синхронизации УРМ с АС «Бюджет», а также обобщает детализированные лицевые счета, в разрезе которых планируются разные виды расходов. Из справочника выбирается лицевой счет, напротив необходимой записи проставляется «галочка» в поле «Выбор», затем нажимается кнопка ;

Рисунок 10 – Выбор лицевого счета из справочника «Сопоставления лицевого счета и типа учреждения»

  4  Поле «Наименование лицевого счета» подтягивается автоматически при выборе лицевого счета;

  5  Для перехода в детализацию необходимо сохранить введенные данные с помощью кнопки «Фиксировать изменения», а далее нажать «Сохранить изменения». Перейти в режим детализации документа можно с помощью кнопки «Детализация»;

Рисунок 11 – Детализация «Группа должностей»

  6  В детализации «Группа должностей» поля «Код» и «Наименование» заполняются вручную с клавиатуры. В данной детализации заполняются группы профессий рабочих и должностей служащих, сформированных с учетом сферы деятельности учреждения и на основе требований к профессиональной подготовке и уровню квалификации (например: код группы – 01, наименования группы – главная группа);

  7  Заполнив все поля необходимо нажать на кнопку «Фиксировать изменения», а затем – «Сохранить изменения» и перейти к заполнению детализации «Категория должностей» (см. рис.12);

Рисунок 12 – Детализация «Категория должностей»

  8  В детализации «Категория должностей» поля «Код» и «Наименование» заполняются вручную с клавиатуры, например: код категории – 01, наименования группы – руководители;

  9  Заполнив все поля необходимо нажать на кнопку «Фиксировать изменения», а затем – «Сохранить изменения» и перейти к заполнению детализации «Должности сотрудников» (см. рис.13):

Рисунок 13 – Детализация «Должности сотрудников»

  10  В детализации «Должности сотрудников» поля «Код» и «Наименование» заполняются вручную с клавиатуры. Если закладки «Группы должностей» и «Категории должностей» не заполняются по причине ненадобности, то кодировку должностей можно прописывать таким образом, чтобы учесть различные группы. Например, начинать с группы 01.00.00.000 – ДИРЕКЦИЯ, 01.01.00.000 – Директор, 01.02.00.000 – Зам. Директора; 02.00.00.000 – БУХГАЛТЕРИЯ, … , 03.00.00.000 - ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ БИБЛИОТЕКИ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, и т. д.

  11  Поле «Группы должностей» заполняется путем ввода с клавиатуры или выбора из справочника «Группы должностей» (см. рис.14), который вызывается щелчком мыши. Из справочника выбирается код группы должностей, затем нажимается кнопка ;

Рисунок 14 – Выбор кода группы должностей из справочника

  12  Поле «Категория должностей» заполняется путем ввода с клавиатуры или выбора из справочника «Группы должностей» (см. рис.15), который вызывается щелчком мыши. Из справочника выбирается код группы должностей, затем нажимается кнопка .

Рисунок 15 – Выбор кода категории должностей из справочника

  13  Заполнив все поля необходимо нажать на кнопку «Фиксировать изменения», а затем – «Сохранить изменения».

  14  ГРБС необходимо проверить, пришедшие от учреждений документы (в состоянии «На рассмотрении ГРБС»), и если нет замечаний, то перевести в состояние «Принят» по кнопке - Принять. Иначе нужно отправить документ учреждению обратно на доработку по кнопке - Доработать.

2.2  Интерфейс «Расчет затрат учреждения»

На рабочем месте «Расчет затрат учреждения» бюджетные (автономные) учреждения ведут расчет собственных расходов в разрезе статей КОСГУ.

Для начала работы необходимо выбрать рабочее место «Расчет затрат учреждений» интерфейс «Смета учреждения» и нажать «Выполнить»

Внешний вид интерфейса представлен на рисунке ниже:

Рисунок 16 – Рабочее место «Расчет затрат учреждений» - Интерфейс «Смета учреждения»

Для сортировки документов используется панель параметров запроса.

Перечень параметров ограничения выборки представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Параметры-ограничения выборки данных на интерфейсе «Смета учреждения»

Имя параметра	Значение параметра	Способ ввода значения
Имя пользователя	Ограничение выборки данных по пользователю	Выбор значения из справочника пользователей, проставление галочки в поле. По умолчанию в системе стоит «галочка» у пользователя, под логином которого был осуществлен вход в систему. Пользователь при наличии «галочки» в поле видит только те записи, которые были им созданы. Для просмотра записей, созданных другим пользователем необходимо выбрать пользователя из списка и проставить «галочку» в поле. (Права на просмотр записей других пользователей назначаются администратором).
Лицевой счет	Ограничение выборки данных по лицевому счету	Ввод с клавиатуры или выбор из справочника лицевых счетов, проставление галочки в поле.
+ Слой	Наименование слоя, в котором хранятся данные
	ГРБС	Ограничение выборки данных по ГРБС	Ввод с клавиатуры или выбор из справочника КВСР, проставление «галочки» в поле.
Лицевой счет	Ограничение выборки данных по лицевому	Ввод с клавиатуры или выбор из справочника лицевых счетов, проставление галочки в поле
+ Примечание	Ограничение выборки данных по значению (тексту) в поле «Примечание»	Ввод с клавиатуры
	Тип ограничения	Выбор типа ограничения	Выбор из выпадающего списка
+ Даты	Ограничение выборки данных по дате принятия
	Тип даты	Выбор типа даты	Выбор из выпадающего списка
С	Ограничение даты «С»	Ввод данных с клавиатуры либо выбор из встроенного календаря
По	Ограничение даты «По»	Ввод данных с клавиатуры либо выбор из встроенного календаря
+ Состояния	Ограничение выборки данных по состоянию документа	Проставление «галочки» в поле.
	На доработке	Состояние документа «На доработке»	Проставление «галочки» в поле.
На рассмотрении	Состояние документа «На рассмотрении»	Проставление «галочки» в поле.
На рассмотрении отраслевого отдела	Состояние документа «На рассмотрении отраслевого отдела»	Проставление «галочки» в поле.
Отклонен	Состояние документа «Отклонен»	Проставление «галочки» в поле.
Создан	Состояние документа «Создан»	Проставление «галочки» в поле.
Утвержден	Состояние документа «Утвержден»	Проставление «галочки» в поле.
+ Версия данных		Из выпадающего списка выбирается версия данных
	Не ограничивать по версиям	Не ограничивать по версиям	Проставление «галочки» в поле.

Для сортировки данных на панели параметров необходимо ввести ограничения выборки данных и нажать на панели управления кнопку «Выполнить» . Документы будет отсортированы в рамках параметров ограничения.