Инструкция по делопроизводству в Территориальной избирательной комиссии города Губкинского (стр. 2 )

Верно

Секретарь

территориальной избирательной комиссии

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

На копиях отправляемых документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью "Для документов".

4.24. Реквизит "Отметка об исполнителе". Включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

4-35-16

4.25. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Этот реквизит включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя.

4.26. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)". Идентификатор (имя файла на магнитном носителе) обязательно проставляется в правом углу нижнего поля каждой страницы документа шрифтом № 8, например: В0301012.doc.

5.  Рассылка отправляемых документов

5.1. Отправка из ТИК писем, телеграмм и других документов производится секретарем ежедневно с 9 до 17 часов, кроме выходных и праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день.

5.2. Документы отправляются адресату фельдсвязью, почтой, передаются по телеграфу, по электронной почте ГАС "Выборы", по каналам факсимильной связи, по сети Интернет или нарочным.

Рассылка отправляемых документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик.

5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти, правительственные учреждения, законодательные и исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, территориальные избирательные комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа).

5.4. Отправляемые письма направляются за подписью председателя ТИК на общем бланке. По согласованию с председателем либо по его поручению письма могут подписываться членами ТИК. Письма и телеграммы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы бухгалтером ТИК.

5.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями, передаются для регистрации секретарю ТИК. Отправляемые документы регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства с оформлением карточки (приложение 8).

Если отправляемое письмо является ответом на поступающий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник поступающего документа к копии отправляемого письма. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

5.6. При отправке письма по списку рассылки более чем в четыре адреса, подписывается и регистрируется только один экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

При отправке телеграммы более чем в четыре адреса, необходимо оформить подлинник, сделать копию и подготовить два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в ТИК и вместе со вторым экземпляром списка рассылки подшивается в дело.

5.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки («Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно»), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом.

5.8. Обработка исходящих документов, отправляемых заказной почтой, включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление в двух экземплярах реестра на заказную корреспонденцию и передачу в почтовое отделение связи (приложение 9).

5.9. В случае направления исходящих документов специальной (фельдъегерской) связью, необходимо составить реестр в трех экземплярах (для иногородних документов) и подготовить расписки на документы, направляемые в пределах города (приложение 10,11).

5.10. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются секретарем ТИК через почтовое отделение связи заказными письмами с уведомлением.

5.11. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел ТИК.

5.12. Неправильно оформленные отправляемые документы и личная корреспонденция к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6.  Работа с обращениями граждан

6.1. Письменные обращения граждан (далее - обращение), поступившие в ТИК, регистрируются секретарем отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления (Приложение 12). Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, регистрируются в день поступления в ТИК.

6.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения обращения, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер и делается отметка "Повторно".

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации ставится отметка "Коллективное".

6.3. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

6.4. Обращения граждан после регистрации передаются председателю ТИК.

6.5. Обращения граждан с резолюцией председателя ТИК направляются исполнителю.

Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя ТИК в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.6. Письменные обращения граждан, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции ТИК, докладываются в установленном порядке председателю ТИК и по его поручению в течение пяти дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок направления ответа автору письма, а при необходимости - и в ТИК.

В случае если решение поставленных в письменных обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

6.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

6.8. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 6.7 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие в установленном порядке в суд.

6.9. Письменные обращения, поступившие в ТИК, рассматриваются не позднее 30 дней со дня регистрации.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения гражданина, исполнитель должен направить докладную записку на имя председателя ТИК с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 30 дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

6.10. Обращения граждан о нарушении закона в ходе избирательной кампании, кампании референдума рассматриваются в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а обращения, поступившие в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если содержащиеся в обращениях факты нуждаются в дополнительной проверке, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.

6.11.  Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

6.12. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело" по представлению секретаря ТИК. В случае если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

6.13. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган.

6.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

6.15. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

6.16. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу.

6.17.  Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает Председатель ТИК.

6.18. Исполненные письма граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел ТИК вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.

7.  Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных на заседании территориальной избирательной комиссии. Протокол заседания территориальной избирательной комиссии.

7.1.  Проект повестки дня заседания ТИК готовит ее секретарь. Проект повестки формируется на основании планов работы, поручений содержащихся в постановлениях Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа в сроки, предусмотренные регламентом ТИК, и после согласования с председателем комиссии подписывается секретарем.

7.2.  Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами ТИК с привлечением, в необходимом случае, специалистов.

7.3.  Документы, представляемые к рассмотрению на заседании ТИК, должны включать проект решения и указанные в тексте проекта приложения (обращение, разъяснение, заявление, инструкцию, методическое письмо, перечень, план, отчет, справку, информацию и пр.), а при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все документы должны иметь реквизит «Заголовок к тексту».

7.4.  Проекты документов, представляемые на рассмотрение ТИК, визируются исполнителями. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются бухгалтером ТИК. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

7.5.  К проекту документа приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании ТИК.

7.6.  После просмотра и внесения в материалы необходимых поправок секретарь ТИК пишет на проектах представленных документов резолюцию «На заседание», расписывается, тиражирует весь пакет материалов и комплектует для членов ТИК, в том числе с правом совещательного голоса, папки с документами, подлежащими рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания в сроки, установленные регламентом комиссии.

7.7.  Накануне дня заседания секретарь ТИК представляет председателю ТИК список приглашенных на заседание ТИК, в котором указываются фамилия, имя, отчество приглашенных, их должности, официальное название представляемого органа.

7.8.  Перед началом заседания секретарь ТИК, ответственный за подготовку заседания, регистрирует лиц, приглашенных на заседание. Данный список предоставляется председателю ТИК.

7.9.  Документы, рассмотренные на заседании ТИК, при необходимости, должны быть доработаны в сроки, установленные регламентом ТИК.

7.10.  При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия ТИК решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

7.11.  Текст решения (выписки из протокола) печатается на бланке установленного образца (приложение 13), визируется лицами, с которыми ранее согласовывался проект и сохраняются в течение года в машиночитаемом виде. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

7.12.  Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению материалов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, а также бухгалтером, если в приложении содержатся вопросы финансового характера.

7.13.  Если вопросы, содержащиеся в решении, касаются деятельности одной или нескольких организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование органа (организации), должность, фамилия, инициалы должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись. Лист согласования подписывается исполнителем, согласовавшим документ.

7.14.  К оформленному для подписания решению (выписке из протокола) исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которым этот документ должен быть разослан. Список рассылки документов готовится секретарем комиссии.

7.15.  Копии решений ТИК могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в ТИК.

7.16.   Оформленный комплект документов (решение или выписка из протокола¸ обозначенные в его тексте приложения) подписывается секретарем и передается председателю ТИК на подписание.

7.17.  Если на заседании ТИК функции председателя ТИК осуществлял заместитель председателя ТИК, а в его отсутствие - секретарь ТИК или один из членов ТИК с правом решающего голоса, а также если функции секретаря ТИК осуществлял один из членов ТИК с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении, выписке из протокола оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя комиссии" - в случае временного отсутствия председателя ТИК;

"Исполняющий обязанности председателя комиссии" - в случае отсутствия заместителя председателя ТИК и при наличии решения ТИК о возложении на секретаря либо одного из членов ТИК с правом решающего голоса функций председателя ТИК;

"Исполняющий обязанности секретаря комиссии" - в случае наличия распоряжения председателя ТИК или исполняющего обязанности председателя ТИК о возложении на одного из членов ТИК с правом решающего голоса функций секретаря ТИК.

7.18.   После подписания решения ТИК регистрируются, им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки.

7.19.  Нумерация решений состоит из номера протокола и порядкового номера решения в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ТИК, разделенных косой чертой.

7.20.  Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает секретарь ТИК. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать ТИК.

7.21.  На основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. составляется протокол.

7.22.  На заседании ТИК ведется подробный либо краткий протокол (приложение 14, 15). Протоколы заседаний ТИК оформляются на бланках установленной формы в срок, установленный нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность ТИК.

7.23.   Текст протокола заседания ТИК состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя (председательствующего), присутствующих на заседании заместителя председателя, секретаря и членов ТИК, в том числе с правом совещательного голоса, а также приглашенных на заседание.

Если на заседание приглашено более 15 представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

7.24.  Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение ТИК по каждой обсуждаемой проблеме, фиксируются результаты голосования. По вопросу, связанному с обсуждением жалобы, заявления или обращения, поступившими в ТИК, ведется подробный протокол с помощью расшифровки аудиозаписи заседания.

К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры решений и приложения к ним, при необходимости пояснительные записки по рассматриваемым вопросам, а также особые мнения членов ТИК и копии ответов на заявления, рассмотренные на заседании.

7.25.  Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем заседания.

7.26.  Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий ТИК.

7.27.  Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает секретарь ТИК. Копии протоколов заверяются подписью секретаря ТИК и печатью "для документов", используемой в ТИК.

7.28.  Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 12 и имеют следующие реквизиты:

7.29.  Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

7.31. Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

7.32.  Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

7.33.  Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

7.34.  Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего и секретаря заседания, их личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

7.35.  Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

7.36.  Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

7.37.  Протоколы заседаний ТИК и документы к ним подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел ТИК.

8. Оформление распоряжений.

8.1. Проекты распоряжений готовятся по поручению председателя, а в его отсутствие - заместителя председателя или секретаря ТИК, оформляются в установленном порядке.

8.2.  Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

8.3.  В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

8.4.  В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

8.5.  Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

8.6.  В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом.

8.7.  Распоряжения председателя ТИК печатаются на бланке установленной формы шрифтом № 12 (приложение 16).

8.8.  При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

8.9.  Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения.

8.10.  Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект. Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза бухгалтера. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в нижней его части.

8.11.  Распоряжения подписывает председатель ТИК, по согласованию с председателем – заместитель председателя или исполняющий обязанности председателя ТИК. Датой распоряжения является дата его подписания.

8.12.  Распоряжения регистрируются отдельно от другой документации и формируются в дела секретарем ТИК, ответственным за делопроизводство, в соответствии с номенклатурой дел ТИК.

8.13.  Распоряжениям по основной деятельности присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

8.14.  Распоряжения по личному составу готовятся с использованием унифицированных форм документов по учету кадров, применяемых в ТИК, присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года.

8.15.  Распоряжения по личному составу делятся на два вида:

8.16.  1) срок хранения которых составляет 75 лет (распоряжениям о приеме, переводе, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, о дисциплинарных взысканиях, поощрениях, присвоении квалификаций, разрядов, установлении окладов и надбавок, увольнении, об утверждении и изменении штатного расписания);

2) с ограниченным сроком хранения (5 лет ( распоряжения об очередных и ученических отпусках, командировках, премировании, о награждениях наградами).

8.17.  В распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается глаголами: «Назначить», «Перевести», «Уволить», «Премировать» и так далее. Каждый пункт должен быть точно сформулирован в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации.

8.18.  Подписанные распоряжения по личному составу оформляются и регистрируются ответственным за делопроизводство отдельно от распоряжений по основной деятельности и подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел ТИК.

8.19. По вопросам установления ежемесячной доплаты к государственной пенсии и пенсии за выслугу лет председатель ТИК издает распоряжения.

8.21. Распоряжения каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.

Датой распоряжения является дата его подписания.

8.22. Номера по основной деятельности нумеруются с буквой «р» (например, ), номера распоряжений по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, - с буквами «лс» (например, ), номера распоряжений по личному составу с ограниченным сроком хранения – с буквой «к» (например, ).

9.  Служебные письма

9.1. Служебные письма ТИК готовятся:

как ответы о выполнении поручений должностных лиц органов исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа;

как ответы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ТИК;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

9.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя ТИК на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.

9.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

9.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа "Территориальная избирательная комиссия считает..." или от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

9.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

10.  Контроль за исполнением документов.

10.1.  Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Избирательной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа, решения ТИК, распоряжения председателя ТИК, планы мероприятий, входящие документы с учетом резолюций председателя (заместителя председателя, секретаря) ТИК, исходящие письма, требующие ответа, обращения граждан и др.

10.2.  Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на секретаря ТИК.

10.3.  Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.

10.4.  Распоряжения председателя ТИК и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах. Поручения с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок.

10.5.  Срок исполнения документа может быть продлен только председателем (заместителем председателя, секретарем) ТИК. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее, чем за 2–3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока или необходим сбор дополнительной информации. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

10.6.  На каждый контрольный документ может быть оформлена контрольная карточка в двух экземплярах (приложение 17). Один экземпляр контрольной карточки находится у секретаря ТИК, а другой вместе с документом направляется исполнителю.

10.7.  При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

10.8.  После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу.

Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. Основанием для снятия документа с контроля:

письменное предложение на имя лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов, о снятии поручения с контроля, подписанное исполнителями и согласованное с лицом, давшим поручение;

решение ТИК, распоряжение председателя комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на поступивший документ, подписанный председателем (заместителем председателя, секретарем) ТИК.

Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на самом документе.

10.9.  Решение ТИК снимается с контроля по решению ТИК на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе.

10.10.  Документ не является исполненным, если он пересылается для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы, организации и учреждения. В этом случае исполнитель ставит отметку о продлении срока рассмотрения до получения ответа.

Документ является исполненным, если он направлен в иные органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для информирования автора о результатах.

10.11.  Секретарь ТИК, ответственный за делопроизводство в ТИК, ежемесячно представляет председателю ТИК информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

11.  Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, для проставления отметок о получении, регистрации документов в ТИК используются гербовые и другие печати и штампы.

11.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя ТИК.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи председателя ТИК изготавливается по согласованию с председателем.

11.3. Гербовая печать проставляется на почетных грамотах и благодарностях ТИК, финансовых документах, гарантийных письмах, договорах и в других предусмотренных законодательством случаях.

11.4. На рассылаемых копиях решений ТИК, выписок из протокола проставляется печать с надписью: "Территориальная избирательная комиссия города Губкинского. Для документов".

При заверении копий документов проставляются штампы "Копия", "Верно", а также штамп, содержащий заверительную подпись председателя/секретаря ТИК и дату заверения.

11.5. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

11.6. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель ТИК.

11.7. Пришедшие в негодность печати и штампы подлежат сдаче секретарю ТИК и уничтожению, о чем составляется акт, а в журнале оттисков печатей и штампов (приложение 18) ставится соответствующая отметка.

11.8. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на секретаря и председателя ТИК.

12. Техническое обеспечение работы с документами

12.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов

12.1.1. Тексты документов и материалов проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) и выводятся на бланк ТИК в соответствии с требованиями к компьютерной обработке текстов (приложение 19).

12.1.2. Для распечатки текстов документов и материалов используются бланки установленной формы и бумага стандартных размеров.

12.1.3. Передаваемые для компьютерной обработки рукописи, а также вставки, поправки, сноски должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа ручкой с синим, фиолетовым или черным стержнем с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Для компьютерной обработки не принимаются вырезки из газет и журналов. При подготовке для компьютерной обработки рукописных материалов особое внимание следует обращать на то, чтобы были разборчиво написаны фамилии, наименования организаций, их адреса, специальные термины, географические названия и иностранные слова.

12.2. Копирование и тиражирование документов и материалов

12.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются секретарем ТИК.

12.2.2. Для копирования и тиражирования принимаются только материалы и документы ТИК.

12.2.3. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления.

12.2.4. Документы, выносимые на рассмотрение ТИК, тиражируются в первую очередь.

12.3. Диктофонная запись

12.3.1. Диктофонная запись заседаний ТИК и других мероприятий, проводимых в ТИК, осуществляется секретарем.

12.3.2. При необходимости по решению ТИК, указанию председателя ТИК производится расшифровка диктофонной записи заседания ТИК и других мероприятий, проводимых в ТИК.

Диктофонные записи заседаний ТИК и иных мероприятий по минованию надобности, но не ранее чем через семь дней, стираются. Исключение составляют диктофонные записи хода заседаний ТИК по вопросам рассмотрения жалоб (обращений) граждан, а также обсуждения спорных вопросов, в том числе рассмотрение которых привело к особому мнению членов ТИК. В этом случае диктофонные записи хранятся в электронном виде в течение одного года, а затем стираются.

13. Формирование дел, передача их в Архив,

использование архивных документов

13.  1. Составление и утверждение номенклатуры дел